Автоматизация регистрации документов

Рисунок 3 – Регистрационно-контрольная карточка входящего документа системы «Дело»

Здесь: 1 – Закладка «Основные реквизиты», 2 – Закладка «Дополнительные реквизиты», содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов, 3 – Панель инструментов, 4 – Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах); 5 – Дополнительные разделы: «Сопроводительные документы», «Адресаты» и «Журнал передачи», 6 – Файлы, прикреплённые к РК, 7 – Поручение.
С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе «ДЕЛО» существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введённого с клавиатуры.
Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).

Рисунок 4 – Регистрационно-контрольная карточка входящего документа системы «Дело»
Система обеспечивает регистрацию и дальнейшую работу с обращениями граждан. Для этой цели в РК предусмотрен соответствующий реквизитный состав (рисунок 5).

Рисунок 5 – Регистрация писем граждан
Ввести в РК документа информацию о связанных документах можно, воспользовавшись функцией контекстного автопоиска. Установка параметров поиска связанных документов осуществляется в настройках пользователя (рисунок 6).




Рисунок 6 – Организация поиска

Если при регистрации некоторых групп документов необходимы реквизиты, отсутствующие в основном разделе РК, технолог системы может, не прибегая к программированию, создать любое количество дополнительных реквизитов. Это могут быть текстовые реквизиты, в том числе с фиксированным списком значений, а также реквизиты типа «дата», «число», «флаг» (переключатель). Дополнительные реквизиты могут создаваться для использования в РК и при рубрикации документа.
Для создания дополнительных реквизитов достаточно завести необходимое их описание в справочник (рисунок 7), а затем прикрепить к соответствующим группам документов. Прикрепленные к группе документов дополнительные реквизиты доступны на соответствующей закладке РК. Созданные реквизиты автоматически становятся поисковыми и могут использоваться в отчётных формах.


Рисунок 7 – Ведение справочников

Система позволяет вводить в РК любое количество поручений (резолюций и пунктов документов) (рисунок 8).

Рисунок 8 – Входящая корреспонденция

Для сравнения приведу карточку входящей корреспонденции программы «Регистрация документов организации 3.1» (рисунок 9).

Рисунок 9 – Карточка входящей корреспонденции системы «Регистрация документов организации 3.1»

В зависимости от установленных пользовательских настроек поручения в РК показываются линейно или с учётом иерархии. Поручения могут быть контрольными или неконтрольными. Контрольность поручения может устанавливаться автоматически или вручную. В поле «Контроль» вносится информация о должностном лице, контролирующем процесс исполнения поручения. Обязательными для заполнения реквизитами резолюции являются её автор и исполнитель(ли). Перечень авторов резолюции может быть задан системным технологом для конкретного пользователя. Резолюция может иметь признак конфиденциальности, быть подчинённой по отношению к пункту документа или вышестоящей резолюции.
Система «ДЕЛО» позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов. Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса. К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц, выполняющих содержательную работу по исполнению документов. Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.
В зависимости от настроек базы данных системы «ДЕЛО», контрольность документов в системе определяется в соответствии с одним из двух правил:
• Правило 1 – контрольность документа определяется контрольностью его поручений. Иными словами, документ автоматически становится контрольным документом, если имеет контрольные поручения (пункты или резолюции).
• Правило 2 – контрольность документа не зависит от контрольности его поручений. Документ может быть поставлен на контроль и снят с контроля пользователем вручную.
Регистрация завершается, в частности, сохранением документа.
Таким образом, на российском рынке существует множество электронных систем документооборота, позволяющих автоматизировать процесс регистрации разнообразных документов. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства: реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учёта и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей.

















Заключение
В заключение можно сделать следующие выводы. Информатизация общества является третьим революционным скачком, переворотом в информационной сфере человечества. Она требует создания соответствующих информационных структур, индустрии информатики. Даже небольшим компаниям приходится работать  с огромным количеством документов – договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.
Автоматизация процессов делопроизводства даёт возможность полностью или частично заменить ручные карточные регистрационные формы документов на современную интегрированную компьютерную систему, которая включает следующие преимущества:
внесение гораздо больших сведений о документах, учитывающих особенности организации;
непосредственно в структурных подразделениях организация децентрализованной (в том числе посредством АРМ) регистрации документов с агрегированием сведений о них в единой базе данных организации;
организация на основе базы данных информационно-справочной работы;
ведение эффективного контроля за исполнением документов.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Список литературы
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. – М.: КноРус, 2008. – 248 с.
Бастриков М.В., Пономарёв О.П. Информационные технологии управления: Учебное пособие. – Калининград: Изд. КВШУ, 2005. – 138 с.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К. Корнеева. – М.: Проспект, 2004. – 456 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с.
Кирюхин Ю.Г., Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Ч. 1. – Пенза: Изд. ПГУ, 2005. – 142 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота. Версия 8.9.5: Руководство пользователя. Том 1. – М.: Электронные офисные системы. – 749 с.
Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: учебное пособие. – М.: Изд. МЭСИ, 2004. – 119 с.
Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом: Учебное пособие. – М.: Изд. МЭСИ, 2004. – 116 с.
Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. – Пенза: Изд. ПГУ, 2005. – 95 с.
Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота. // Финансовый директор. – 2004. – № 7-8. – С. 73-78.
Волоха А.А., Торохов К. Автоматизация делопроизводства, документооборота, проектирования и управления знаниями. // Корпоративные системы. – 2005. – № 2.
Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Электронные офисные системы. – 2006. – № 7. – С. 48-62.
Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы с документами. // Делопроизводство. – 2008. – № 1. – С. 14-17.
Пахтанова О., Прохоров А. Российские системы автоматизации документооборота. // Компьютер-Пресс. – 2005. – № 7. – С. 36-40.
Савельев А. «Электронный документооборот» или «Автоматизация делопроизводства»? // Время МБ. – 2005. – № 1-2. – С. 12-14.
Автоматизация программных систем делопроизводства и документооборота. – [Электронный ресурс]: статья, журнал «Office», № 4, NetCom Technology Company 1995-2009. Режим доступа: http://www.eos.com.ua, свободный.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов. – [Электронный ресурс]: энциклопедия делопроизводства, консалтинговая группа «Термика». Режим доступа: http://ftp.termika.ru, свободный.
О системе «Дело». – [Электронный ресурс]: энциклопедия делопроизводства, консалтинговая группа «Термика». Режим доступа: http://ftp.termika.ru, свободный.
Прохоров А.Н. Офисное делопроизводство. – [Электронный ресурс]: электронный учебник, Интернет университет информационных технологий, 2007. Режим доступа: http://www.intuit.ru, свободный.



Волоха А.А., Торохов К. Автоматизация делопроизводства, документооборота, проектирования и управления знаниями. // Корпоративные системы. – 2005. – № 2.
Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота. // Финансовый директор. – 2004. – № 7-8. – С. 73-78. – С. 74.
Пахтанова О., Прохоров А. Российские системы автоматизации документооборота. // Компьютер-Пресс. – 2005. – № 7. – С. 36-40. – С. 36.
Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: учебное пособие. – М.: Изд. МЭСИ, 2004. – 119 с. – С. 39.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с. – С. 90.
Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом: Учебное пособие. – М.: Изд. МЭСИ, 2004. – 116 с. – С. 26.
Кирюхин Ю.Г., Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Ч. 1. – Пенза: Изд. ПГУ, 2005. – 142 с. – С. 12.
Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. – Пенза: Изд. ПГУ, 2005. – 95 с. – С. 44.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. – С. 123.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К. Корнеева. – М.: Проспект, 2004. – 456 с. – С. 136.
Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы с документами. // Делопроизводство. – 2008. – № 1. – С. 14.
Савельев А. «Электронный документооборот» или «Автоматизация делопроизводства»? // Время МБ. – 2005. – № 1-2. – 12-14. – С. 12.
Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Электронные офисные системы. – 2006. – № 7. – С. 48-62. – С. 61.
Прохоров А.Н. Офисное делопроизводство. – [Электронный ресурс]: электронный учебник, Интернет университет информационных технологий, 2007. Режим доступа: http://www.intuit.ru, свободный.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов. – [Электронный ресурс]: энциклопедия делопроизводства, консалтинговая группа «Термика». Режим доступа: http://ftp.termika.ru, свободный.
Пахтанова О., Прохоров А. Указ. соч. – С. 37.
О системе «Дело». – [Электронный ресурс]: энциклопедия делопроизводства, консалтинговая группа «Термика». Режим доступа: http://ftp.termika.ru, свободный.
Автоматизация программных систем делопроизводства и документооборота. – [Электронный ресурс]: статья, журнал «Office», № 4, NetCom Technology Company 1995-2009. Режим доступа: http://www.eos.com.ua, свободный.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота. Версия 8.9.5: Руководство пользователя. Том 1. – М.: Электронные офисные системы. – 749 с. – С. 97.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота. Указ. соч. – С. 109.
Бастриков М.В., Пономарёв О.П. Информационные технологии управления: Учебное пособие. – Калининград: Изд. КВШУ, 2005. – 138 с. – С. 132.












30



1

2

3

4

5

6

7

АРМ руководителя

АРМ составления неформализованных документов

АРМ составления шаблонов документов

ББД

БЭД

АРМ регламентации маршрутов

АРМ контроля исполнения поручений

АРМ передачи документов

АРМ регистрации документопотока

АРМ контроля исполнения документов

АРМ формирования дел

АРМ сканирования и распознавания документов