Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных (в органах внутренних дел).

По названной причине высшие звенья управления органов МВД оказались перегруженными избыточными сведениями. Кроме того, в разных видах и формах отчетности есть дублирование показателей. В результате значительная часть сведений просто не используется, хотя на их подготовку уходит немало времени. Такое положение дел затрудняет выявление тенденций и процессов, знание которых необходимо для управления кадрами, стратегическое руководство.1
В современных условиях требуется коренным образом изменить систему отчетности. Учет кадров в основном направлен на документальное отражение прохождения службы рядовым и начальствующим составом, фиксирование трудовой деятельности, на обеспечение руководителей подразделений справочной информацией, нужного для правильного решения вопросов о служебном использовании конкретных работников. С повышением уровня управления возрастает и значение учета, выступающего в качестве информационной основы глубокого и всестороннего анализа количественного и качественного состава кадров. Все большую роль он приобретает в принятии управленческих решений, направленных на улучшение работы с персоналом.
В кадровых аппаратах органов внутренних дел существует большое количество специализированных учетов (карточки, списки, журналы) с ограниченным набором информации по различным аспектам прохождения службы. Как отмечалось, в них нередко дублируются сведения и социально-демографического (возраст, национальность, образование), и административного характера (специальное звание, должность). Внесение изменений в содержащиеся в картотеках, списках учетные данные работников (например, при смене фамилии) занимает много времени и вынуждает сотрудников кадровых служб проходить большой объем работы, не требующей высокой квалификации. Объем информации по кадрам достиг в некоторых органах внутренних дел такого уровня, что в ручную он уже не может быть переработан с должной тщательностью.
Указанное обстоятельство, а также увеличение количества запросов относительно тех или иных характеристик персонала, ограничение штатной численности кадровых подразделений объективно выдвигают проблему использования в их работе современных средств вычислительной техники. Примение компьютеров позволило существенно повысить качество учетно-аналитической деятельности, освободить сотрудников кадровых служб от значительной части рутинной работы.
2.2. Применение информационных технологий
Результатом бурных информационных процессов, охватывающих все сферы общественных и производственных отношений, является постепенный переход к постиндустриальному информационному обществу, которое характеризуется обилием информации, циркулирующей по коммуникационным каналам связи, а также наличием всех необходимых средств для ее хранения, передачи, обработки и использования.
Совокупность систематических и массовых способов и приемов обработки информации во всех видах человеческой деятельности с использованием современных средств связи, полиграфии. Вычислительной техники и программного обеспечения называется информационной технологией.1
Информационные технологии используются для автоматизации выполнения большого числа монотонных и рутинных операций: документооборот, задачи учета, контроля и распределения различных ресурсов, задачи, связанные с большим объемом вычислений, поиск необходимой информации в больших информационных массивах.
Практика уже показала перспективность использования информационных технологий для учета персонала служб. Однако здесь еще не решен ряд вопросов организационного, технического и правового характера. Для сокращения количества учетных материалов, циркулирующих в кадровых службах органах внутренних дел, представляется целесообразным разработать и нормативно закрепить единый учетный документ. Он должен содержать необходимые сведения о сотрудниках и быть приспособленным к его использованию на компьютере.
В комплекс мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения кадровых служб, и особенно учетно-аналитических подразделений, обязательной является подготовка их персонала к использованию в своей деятельности принципиально новых технологий. Глубокие знания компьютерных технологий и умение выполнять конкретные функции кадрового аппарата позволяет оптимально сочетать возможности информационных технологий с потребностями органов внутренних дел в качественном информационном обеспечении работы с личным составом. Процесс внедрения новейших информационных технологий должен иметь правовую основу. Ее отсутствие приводит к созданию в органах внутренних дел фрагментарных, несовместимых автоматизированных систем, не учитывающих специфику различных служб.
Таким образом, решающая роль в совершенствовании информационного обеспечения кадровых служб принадлежит надлежащей организации учета и отчетности. Это является необходимой предпосылкой оптимизации всей работы с кадрами органов внутренних дел.




Заключение
В ходе работы была изучена кадровая служба, как накопитель документированных персональных данных в органах внутренних дел. Рассмотрены учет и структура документационной системы, влияние использование новейших информационных технологий.
Многообразие и необходимость удовлетворения потребностей личности сотрудника органов внутренних дел, его включенность в социальные процессы приводят к тому, что работа с личным составом превращается в сложную многоэлементную систему. Она имеет экономические, социальные, политические, психологические и правовые аспекты. Из этого следует.
Система работы с личным составом нуждается в управлении в целях наиболее рациональной расстановки кадров и их эффективного использования в соответствии с потребностями различных служб при одновременном учете и развитии индивидуальных способностей каждого сотрудника.
Вся система работы с кадрами не может сводиться к одному из ее элементов, например, только к подбору или лишь к обучению кадров.
Решение кадровых проблем требует системного комплексного подхода, учета множества взаимосвязанных факторов.
Необходимо использование в полной мере информационных технологий, где следует отражать сведения о персональных данных каждого сотрудника. Решающая роль принадлежит организации учета и отчетности. Делопроизводство ведется в порядке, установленном МВД Российской Федерации.
Кадровая политика в органах внутренних дел должна сочетать в себе стабильность кадров с их постоянным обновлением, обеспечивать приток новых сил. Основные ее направления это: прогнозирование создание новых рабочих мест с учетом внедрения новых технологий; разработка программ развития персонала с целью решения не только сегодняшних, но и будущих задач организации на основе совершенствования систем обучения и служебного продвижения работников; разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом; создание современных систем подбора и отбора персонала; разработка социальных программ и т.д.
Подразделения кадров органов внутренних дел являются самостоятельными структурными подразделениями. Содержание кадровой функции постоянно находятся в развитии – от простого учета кадров до широкого спектра задач (подготовка, переподготовка, аттестация, организация продвижения по службе, социальная и правовая защита и др.). Ведущей задачей кадровой службы является постоянное обеспечение количественного и качественного состава кадров во всех структурных звеньях системы МВД России.


Список использованной литературы
1.Борисов А.Б. Вопросы совершенствования информационного обеспечения кадровых аппаратов органов внутренних дел / А.Б. Борисов // Труды Академии МВД Российской Федерации. – М.: Академия МВД, 1993. – С.45 – 53.
2.Воронов А.М. Процесс управления в органах внутренних дел / А.М. воронов. – М.: ВНИИ МВД России, 2003. – 64с.
3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – 15с.
4.Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., 2000. – 148с.
5.Дроздов В.А. Организация работы с кадрами в системе управления органами внутренних дел / В.А. Дроздов. – М.: Академия МВД России, 1996. - 130с.
6.Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел: Учебник. – Воронеж: Воронежский институт МВД России, 2001. – 210с.
7.Кадровая служба предприятий, организаций, фирм в современных условиях: Материалы региональной научно-практической конференции 19-20 апреля 2001г. – Магнитогорск: ЦПК «Персонал», МАГУ, 2001. – 43с.
8.Кардашова И.Б., Маслов А.Е. Кадровые аппараты органов внутренних дел: структурное построение и направление деятельности / И.Б. Кардашова, А.Е. Маслов. – М.: Московский институт МВД России, 2003. – 38с.
9.Колодкин Л.М., Фатула А.В. Организация работы с кадрами в органах внутренних дел / Л.М. Колодкин, А.В. Фатула. – М.: Академия МВД СССР, 1990. – 96с.
10.Морозов В.М. Социальные проблемы подготовки кадров правоохранительных органов / В.М. Морозов. – Владимир: Вдадимирский институт Минюста России, 1999. – 292с.
11.Мякишев Г.М. О некоторых понятиях теории работы с кадрами / Г.М. Мякишев // Труды Академии МВД Российской Федерации. – М.: Академия МВД России, 1993.- С. 73.- 80.
12.Основы управления в органах внутренних дел: Учебник / Под ред. В.П.Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – 260с.
13.Ребров С.Г. Кадры в системе управления органов внутренних дел / С.Г. Ребров. – М.: Московская академия МВД России, 2000. – 42с.
14.Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации / П.П. Сергун. – Саратов: СЮИ МВД РФ, 1998. - 236с.



1 Мякишев Г.М. О некоторых понятиях теории работы с кадрами //Труды Академии МВД Российской Федерации. – М.: Академия МВД России, 1993. –С. 75.
1 Кардашова И.Б.,Маслов А.Е. Кадровые аппараты органов внутренних дел: структурное построение и направление деятельности. – М.: Моск. Университет МВД России, 2003. – С.5.
1 Основы управления в органах внутренних дел / Под ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – С. 209.
1 Ребров С.Г. Кадры в системе управления органов внутренних дел. – М.: Московская академия МВД России, 2000. – С.14.
2 Там же, С.15.
1 Основы управления в органах внутренних дел / Под ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – С.212.
1 Основы управления в органах внутренних дел \ Под ред. В.П. Сальникова. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – С. 214.
1 Делопроизводство: Учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., 2000. – С. 21.
2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, - 1998. – С. 1.
1 Мякишев Г.М. Система работы с кадрами в органах внутренних дел //Труды Академии МВД Российской Федерации. – М.: Академия МВД, 1989. – С.22.
1 Борисов А.В. Вопросы совершенствования информационного обеспечения кадровых аппратов органов внутренних дел // Труды Академии МВД Российской Федерации. – М.: Академия МВД, 1993. –С. 48.
1 Борисов А.В. Вопросы совершенствования информационного обеспечения кадровых аппаратов органов внутренних дел // Труды Академии МВД Российской Федерации.– М.: Академия МВД, 1993. – С. 49.
1 Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел: Учебник – Воронеж: Воронежский институт МВД России, 2001. – С.32.












25