Аудит найма в организации

Подобрать специалистов на роль наставников – сложная задача. Но когда на плечи наставника ложатся решение многочисленных проблем подопечного (иногда – нескольких подопечных), и этот труд ничем не компенсируется, наставничество рассматривается только как дополнительная обуза. Причем, не надо забывать, что выполнение собственных должностных обязанностей с наставника никто не снимает. Иногда ему приходится «дорабатывать» еще и за своих подопечных. Поэтому большинство сотрудников под любым предлогом отказываются от обязанностей наставника, и формирование системы наставничества заходит в тупик. Поэтому необходимо продумать систему стимулирования наставников, чтобы привлечь способных квалифицированных сотрудников к этой работе.Одним из инструментов, с помощью которых можно управлять адаптацией новичка, является «Лист адаптации» (пример приведен в Приложении 6). Этот документ готовится менеджером по персоналу и подписывается новым сотрудником в первый же день работы. В листе указывается:цели на испытательный срок. Они определяются руководителем и разъясняются им новичку при подписании листа адаптации;мероприятия по адаптации, которые могут включать вводный инструктаж о правилах ООО , знакомство с сотрудниками, вводное обучение, работу с наставником. Вместе с перечнем мероприятий прописываются даты и время их проведения, фамилия и должность ответственного;перечень мероприятий к исполнению, т.е. перечень так называемых «контрольных точек».Очень часто новые работники начинают тонуть в море предоставляемой информации. Аудитор рекомендуетпроводить блиц-тесты по результатам адаптации, или (что еще лучше) ее фрагментам на усвоение предоставленного материала. Пример подобного вопросника приведен ниже.Когда нашеОбщество было создано?Каковы основные продукты и услуги, предоставляемые нашим Обществом?Наиболее популярный продукт(услуга), предоставляемый нашим Обществом?Кому Вы звоните, в случае невозможности выхода на работу?Каков график Вашей работы и др.Заключительной частью процедур оценки и введения в должность нового работника является установление обратной связи и получение оценки самой процедуры. На данном этапе:новый работник, его руководитель, наставник и менеджер по персоналу оценивают процесс адаптации на предмет его эффективности и достижения поставленных целейновый работник получает обратную связь по результатам его работы в период испытательного срока.Можно считать процесс адаптациизавершенным, если:новый работник получил необходимый объем знаний и навыков, способен применить его в работе;работа стала для него привычной, отсутствуют напряжение, неуверенность, страх;поведение нового сотрудника соответствует требованиям его должности и начальства;рабочие показатели нового сотрудника соответствуют установленным для данной должности нормативам;новый сотрудник испытывает удовлетворение от выполняемой работы, считает справедливой оценку своего трудового вклада.Учитывая отсутствие правовых норм, регулирующих процедуры введения в должность, все вышеизложенное носит исключительно рекомендательный характер. Каждая организация индивидуально решает, нужно ли использовать программу адаптации, в каком объеме, стоит ли вносить какие-либо дополнительные аспекты.ЗаключениеРезультаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что целькурсовой работы достигнута – проведен аудит найма персонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП – Финансы и Ресурсы».В целом решены важнейшие задачи курсовой работы:проведен анализ теоретических основ аудита найма персонала организации;проведен аудит найма персонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП – Финансы и Ресурсы»; подготовлено аудиторское заключение по наймуперсонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП – Финансы и Ресурсы».Система управления персоналом является комплексом мероприятий по работе с персоналом. Система управления персоналом направлена на достижение целей организации, что обеспечивается целенаправленной работой с ее сотрудниками. Кадровый аудит — это процедура, которая используется для того, чтобы оценить эффективность системы управления персоналом, существующей в организации, насколько соответствует целям и стратегии развития организации ее кадровый потенциал.Задачи кадрового аудита:обнаружить проблемы в сфере управления персоналом организации;сформировать эффективные методы управления персоналом;привести систему управления персоналом в соответствие с законодательством;определить вклад службы персонала в эффективность компании в целом;оптимизировать затраты на управление персоналом. Процесс аудита в области управления персоналом технологически должен состоять из шести этапов:Формализовать идею проведения аудиторской проверки, определить ее цели и гипотетические выгоды организации от ее проведения.Подобрать персонал для проведения проверки, если необходимо – провести его обучение.Собрать отчетные данные по работе с персоналом на всех уровнях управления человеческими ресурсами.Подготовить предварительные отчеты, обсудить их с линейными руководителями.Предоставить отчет первому лицу организации и ответственному за работу с персоналом, выработать совместно с ними основные рекомендации по совершенствованию СУП.Внедрить предложенные мероприятия в процесс жизнедеятельности организации. Общество с ограниченной ответственностью «ВП – Финансы и Ресурсы» создано в 2005 году.Общество ведет несколько видов деятельности:создание и использование баз данных и информационных ресурсов;деятельность в области архитектуры;деятельность в области недвижимости, сдача внаем собственной недвижимости;финансовый лизинг;финансовое посредничество.Следует обратить внимание на весьма высокую текучесть кадров в Обществе (2009 год – 23%, 2010 год – 49%, 2011 – 20%, при том, что нормальная «естественная» текучесть персонала составляет 3 – 5%).Основными причинами высокой текучести персонала, по мнению автора, являются:неэффективные процедуры отбора и оценки кандидатов на вакантные должности;неэффективные процедуры адаптации;прецеденты резких увольнений и наборов персонала.Проведенный аудит найма персонала в ООО «ВП Финансы и Ресурсы» предоставляет достаточные основания для подтверждения мнения о том, что трудовое законодательство при найме персонала в основном выполняется.Однако, был выявлен ряд недостатков:отсутствует положение о защите персональных данных работников;отсутствует единая форма заявки на подбор персонала;процедуры отбора и оценки кандидатов на вакантные должности недостаточно эффективны;отсутствуют программы адаптации новых сотрудников Общества.Был подготовлены и представлен руководству Общества ряд рекомендаций для совершенствования процедур найма персонала.Так в области найма персонала были даны рекомендации:в части своевременного оформления новых сотрудников Общества;в части подготовки Положения о защите персональных данных работников Общества, предложена примерная структура Положения о защите персональных данных работников;в части планирования потребности персонала, проведения ситуационного и проективного интервью с кандидатами на вакантные позиции Общества, предложен примерный бланк заявки на подбор необходимого персонала;в части формирования эффективных программ адаптации новых работников Общества, формирования системы наставничества. Предложен ряд документов для поддержки вышеуказанных нововведений (перечень тем адаптации, лист оценки деятельности работника в период прохождения испытательного срока, примерный бланк «Листа адаптации», блиц-тест по результатам адаптации).Практически все рекомендации автора настоящей работы одобрены руководством Общества, ряд из них реализован на момент написания работы, остальные находятся в работе и должны быть реализованы до конца третьего квартала 2012 года.Перечисленные рекомендации легли в основу комплексной программы, в соответствии с которой будет осуществляться формирование эффективной кадровой политики ООО «ВП – Финансы и Ресурсы».Главное в том, что сотрудники Общества смогут добиться большего лишь тогда, когда у них будет сильная мотивация к этому, то есть желание, стремление добиться большего, чем они уже добились на сегодняшний день. Это стремление необходимо в них не только создать, но и найти нужные средства для его поддержания на высоком уровне.Библиографический списокГражданский кодекс Российской Федерации. Части 1,2,3 и 4 – М.: Проспект, КноРус, 2010, – 544 с.Трудовой Кодекс Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2010. – 256 с.Федеральный закон «О персональных данных» № 152 – ФЗ от 27 июля 2006 г.// Консультант ПлюсФедеральный закон «О коммерческой тайне» № 98 – ФЗ от 29 июля 2004 г.// Консультант ПлюсПостановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № 1 от 05 января 2004 г.// Консультант ПлюсПостановление Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» № 85 от 31 декабря 2002 г.// Консультант ПлюсПостановление Минтруда РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10 октября 2003 г.// Консультант ПлюсАрмстронг, М. Практика управления человеческими ресурсами/ М.Армстронг. – СПб.: Питер, 2009. – 848 с.Аширов, Д.А. Управление персоналом/Д.А.Аширов. – М.: ТК Велби, Проспект, 2009. – 432 с.Базаров, Т.Ю. Управление персоналом/Т.Ю.Базаров. – М.: Академия, 2010. – 224 с.Веснин, В.Р. Управление персоналом. Теория и практика/ В.Р.Веснин. – М.: Проспект, 2010. – 688 с.Гэд, Т. Они просто не знали, что можно жить иначе / Т.Гэд//Управление персоналом. – 2010. – № 2. – С.6Егоршин, А.П. Организация труда персонала/А.П.Егоршин, А.К.Зайцев. - М.: Инфра-М, 2009. – 320 с.Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом/А.Я.Кибанов. – М.: Инфра-М, 2007. – 448 с.Мищенко, О. Под прицелом – кадровая стратегия / О.Мищенко, И.Бетанова//Справочник по управлению персоналом. – 2008. – № 12. – С.10Мордовин, С.К. Управление персоналом. Современная российская практика/ С.К.Мордовин. – СПб.: Питер, 2007. – 304 с.Спивак, В.А. Управление персоналом для менеджеров/В.А.Спивак. – М.: Эксмо, 2007. – 624 с.Сербиновский, Б.Ю. Управление персоналом/ Б.Ю.Сербиновский. – М.: Дашков и Ко, 2008. – 462 с.ПриложенияПРИЛОЖЕНИЕ 1. СТРУКТУРА ПОЛОЖЕНИЯ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ОБЩЕСТВАПолитикаЦели и область примененияЗаконодательные акты – основания для разработки ПоложенияПонятие и состав персональных данных работниковПорядок ввода в действие и изменения ПоложенияОбщие положенияСбор, обработка и хранение персональных данных работниковСтруктурные подразделения, работающие с персональными данными работниковНосители информации, используемые при работе с персональными даннымиДоступ к персональным данным работникаВнутренний доступ (работники Компании)Внешний доступ (другие организации и граждане)Безопасность персональных данныхВнутренняя защита (порядок работы с конфиденциальной информацией Компании)Получение персональных данныхХранение персональных данных Использование персональных данных Передача персональных данныхВнешняя защита (защита от несанкционированного доступа к персональным данным работников извне)Права работникаКоллективные права Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работникаПРИЛОЖЕНИЕ 2 БЛАНК ЗАЯВКИ ПОТРЕБНОСТИ В КАДРАХМенеджеру по персоналу ООО «ВП – Финансы и Ресурсы»«_____»________________2012 годаПотребность в кадрах от ___________________________________________ (ФИО, должность, подразделение)Наименование должностиПостоянная/временная работа(если временная, указать период с __________ по ____________) Уровень заработной платы (постоянная часть + переменная часть)К какой дате требуется работник Краткое описание основных обязанностейТребуемое образование/квалификация Требуемый практический опыт работы Основные навыки, умственные или личностные требования Возрастные ограничения (если имеются) Руководитель работника (должность, Ф.и.о.)Подчиненные работника (кол-во работников по должностям)Если это замещение увольняющегося работника, заполните следующие графы:Ф.и.о. заменяемого ДолжностьДата увольненияЗаработная плата (постоянная часть + переменная часть)Причина увольненияЕсли это расширение штатов, заполните следующие графы:Чем вызвана потребность в расширении?Объясните, почему невозможно избежать этого расширения при помощи организационных илидругих измененийПримечание: При введении новой должности приложить должностную инструкцию.ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ТЕМ АДАПТАЦИИКоды, используемые в графе «КОГДА»:ПД – первый деньПН – первая неделяПМ – первый месяцКД – после первого месяцаКоды, используемые в графе «КТО»:МП – менеджер по персоналуРУ – руководитель работникаСА – самостоятельная ориентацияКО – коллега по работе (наставник) ПЕРЕЧЕНЬ ТЕМ АДАПТАЦИИКТОКОГДАТЕМА АДАПТАЦИИОрганизацияИсторияМиссияФилософия ведения бизнесаЦели ООО «ВП Финансы и Ресурсы»Организационная структураОписание отраслиПродукты и услугиКлиентыОплата трудаСистема окладов и часовых тарифных ставокСистема учета рабочего времениПересмотр окладов/часовых тарифных ставокПереработкаСистема удержаний и вычетовПрименяемые формы документацииГарантии и компенсацииМедицинское страхованиеСтрахование жизниСтимулирующие выплатыПризнание заслуг перед компанией и вознаграждения за выслугу летВозмещение затрат на обучениеПодготовка и повышение квалификацииСистема участия в прибыляхПосещаемостьЧасы работыПравила связанные с опозданиями и различными причинами отсутствия на работеОсобые причины отсутствия на работеПраздникиОтпускаИсполнение государственных обязанностейОхрана труда и здоровья сотрудников, техника безопасностиПравила охраны труда и техники безопасностиДействия в случае экстраординарных ситуацийПервая помощь пострадавшимБезопасность на ПредприятииПроцедуры безопасностиОбласти ограниченного доступаКонфиденциальностьПорядок работы в неосновные часыКлючиЛояльность к организации и ее секретам ушедших работниковТестирование на наркотики и алкоголизмВнутрифирменное информирование сотрудниковВнутрифирменная газетаДоски объявленийСправочник работникаИспользование автоответчиковИспользование электронной почтыПередвижение работниковПарковка личного транспортаКомандировкиРасходы по командировкамЛичный комфорт сотрудниковМеста отдыха и перерывовКафетерии и комнаты приема пищиПолитика в области куренияТуалетыЯщики хранения личных вещейОбед в первый деньТрудовая деятельностьЧто ожидается от работниковКачество трудаСтандарты деловой этикиКонфликт интересовИспытательный срокУстав одеждыТелефонный этикет и правила пользования телефономПродвижение по службеОценка и аттестацияДисциплинарные взысканияОснования для увольненияЛичные звонки и посетителиПредложения сотрудниковРавные возможности наймаСексуальные притеснения на рабочем местеПринятие подарковЕсли у Вас есть вопросы…ПРИЛОЖЕНИЕ 4ПРОГРАММА АДАПТАЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКА ООО, НАЗНАЧАЕМОГО НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА РАЗРАБОТОККоды, используемые в графе «КОГДА»:ПД – первый деньПН – первая неделяПМ – первый месяцКД – после первого месяцаКоды, используемые в графе «КТО»:МП – менеджер по персоналуРУ – руководитель работникаКТОКОГДАТЕМА АДАПТАЦИИОплата трудаМППДСистема окладов и часовых тарифных ставокМППДСистема учета рабочего времениМППДПересмотр окладов/часовых тарифных ставокМППДПереработкаМППДСистема удержаний и вычетовРУПНПрименяемые формы документацииГарантии и компенсацииМППДСтимулирующие выплатыМППДВозмещение затрат на обучениеМППДПодготовка и повышение квалификацииРУПМСистема участия в прибыляхПосещаемостьМППДЧасы работыМППДПравила связанные с опозданиями и различными причинами отсутствия на работеОхрана труда и здоровья сотрудников, техника безопасностиМППНПравила охраны труда и техники безопасностиМППНДействия в случае экстраординарных ситуацийМППНПервая помощь пострадавшимБезопасность на ПредприятииМППДПроцедуры безопасностиМППДОбласти ограниченного доступаМППДКонфиденциальностьМППДПорядок работы в не основные часыМППДКлючиМППМЛояльность к организации и ее секретам ушедших работниковПередвижение работниковМППДПарковка личного транспортаМППНКомандировкиМППНРасходы по командировкамТрудовая деятельностьРУПНЧто ожидается от работникаРУПНКачество трудаМППДСтандарты деловой этикиМППДКонфликт интересовМППДУстав одеждыМППДТелефонный этикет и правила пользования телефономРУПНПродвижение по службеМППМОценка и аттестацияМППМДисциплинарные взысканияМППМОснования для увольненияМППМЛичные звонки и посетителиМППМПредложения сотрудниковРУПНПринятие подарковРУ, МПКДЕсли у Вас есть вопросы…ПРИЛОЖЕНИЕ 5ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА В ПЕРИОД ПРОХОЖДЕНИЯ ИСПЫТАТЕЛЬНОГО ПЕРИОДАФ.И.О.сотрудника _________________________________________________Дата окончания испыт. срока_________________________________________Должность________________________________________________________Подразделение_____________________________________________________Дата выхода на работу_______________________________________________Оценка сотрудника за период с_________________по_____________________ПоказательОценкиКомментарииплохоудов.хорошоотличноВыполнение поставленных задачРезультативность работыЗнания по профилю работыНавыки по профилю работыОтношение к работеРаботоспособностьИнициативностьТворческие способностиДисциплинированностьУправляемостьВзаимоотношения в коллективеВзаимоотношения с внешними партнерамиУправленческие способностиАналитические способностиДополнительные комментарии:Рекомендации (обвести номер предлагаемого решения):1. Продолжить проверку в период установленного испытательного срока.2.Уволить как не прошедшего испытание, искать замену.3.Приступить к поиску замены, в связи с предполагаемым увольнением.Срок увольнения с4.Перевести на другую должность _5.Считать прошедшим испытание.6.Другое (раскрыть):Подпись руководителя подразделенияПодпись сотрудникаПРИЛОЖЕНИЕ 6 ЛИСТ АДАПТАЦИИ НОВОГО СОТРУДНИКАФ.И.О.: Иванов Иван ИвановичДолжность: Менеджер по недвижимостиПодразделение: Отдел недвижимости и архитектурыРуководитель: Сидоров М.С.Дата выхода на работу: 15 ноября 2012 г.Испытательный срок: 3 месяца с 15.11.12 г. по 15.02.13 г.Задачи на испытательный срок:выполнение принятых ежемесячных планов по продажам (в руб.);прием территории:ознакомление с клиентской базой, личное знакомство с ключевыми клиентами;определение потенциала вверенной территории;знакомство с сотрудниками;ознакомление с внутренними правилами и процедурами отдела недвижимости и архитектуры.Мероприятия по адаптации:МероприятиеДата, времяОтветственный сотрудникПодпись о выполненииИнструктаж о внутренних правилах ООО «ВП Финансы и Ресурсы»Менеджер по персоналуЗнакомство с организацией и сотрудникамиНаставник«Welcome!» –тренингМенеджер по персоналуЭкскурсия по офисуМенеджер по персоналуТренинг «Техника продаж»Менеджер по персоналуТренинг «Наставничество»Менеджер по персоналу«Прием» вверенной территории: истории продаж, текущей ситуации, плановНаставникОзнакомление с правилами и процедурами: сроками и алгоритмами расчета бонусов, зарплат; подготовкой отчетов, проектов, финансовых документовНаставникОзнакомление с порядком взаимодействия отдела недвижимости и архитектуры с другими подразделениями (изучение памяток)НаставникМероприятия к исполнению:МероприятиеДата, времяОтветственный сотрудникПодпись о выполненииКомментарииОформление кадровых документов Менеджер по персоналуПроверка знания ассортимента компанииНаставникМестные командировки НаставникЗнакомство с ключевыми клиентамиРуководительЗнакомство с сотрудникамиРуководительБеседа с руководителем по прошествии первого месяца испытательного срокаРуководительПринятие решения о дате окончания испытательного срокаРуководительПодпись руководителя С программой ознакомлен:Подпись сотрудника2012 г.