Управление рабочим временем управленческого персонала торгового предприятия.

Для того, чтобы повысить эффективность организации и управления временем необходимо также постоянно заниматься классификацией затрат времени и определять содержание различных видов управленческих работ, определять нормативы затрат труда и руководителей и специалистов нашего предприятия, внедрять на предприятии стандартные форму учёта выполнения работ и карточки времени.


Заключение

Проблемы, связанные со временем, стоят перед очень многими людьми. С подобными проблемами сталкиваются все предприниматели и менеджеры. Для их преодоления обычно составляют планы, расписывают до часа дни, недели... Но планы почти никогда не выполняются или рушатся как по не зависящим от нас причинам, так и потому, что просто не успеть все сделать.
К. Хаберкорн считает, что даже самые высококвалифицированные руководители впадают в один из семи «грехов» (а иногда и во все сразу) Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны и взаимосвязи между отдельными видами планов — долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40— планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел
Менеджмент неразрывно связан с людьми, занятыми управлением. Труд в этой сфере носит название управленческого. По сравнению с другими видами труда в организации он имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах.
Чтобы выполнять свои сложные и ответственные функции, менеджеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием. Требования к их профессиональной компетенции можно условно подразделить на две группы. Первую составляют знания и умения (искусство) выполнять профессиональную работу в такой специальной области, как управление. Важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, т. е. специализация управленческих работников.
В ходе пилотажного обследования персонала ООО «ВОСТОК» было опрошено 30 экспертов - руководителей и специалистов организации.
Средний возраст обследованных работников вполне отвечает требованиям работоспособности и свидетельствует о большой доле молодых руководителей и особенно специалистов- 32, 7 года, причем 80% еще не достигли сорокалетнего рубежа.
Средний стаж работы в занимаемой должности составил около 4-х лет, при этом 90% опрошенных считают, что занимаемая ими должность соответствует полученной специальности и в ближайшее время привлекательна для 75% экспертов, тогда как 25% хотели бы уже в ближайшее время заниматься более ответственной работой.
Важное место в данной работе принадлежит анализу непосредственно деловых качеств руководителя.
Для того чтобы построить модель деловых качеств руководителя предлагается начать этот процесс с построение модели рабочего места, для которого будут определены определённые деловые качества руководителя и специалиста.
Как видно из данного анализа нами определены определённые характеристики рабочего места на основании которых можно построить модели содержания деловых качеств руководителя, который будет занимать определённую должность в организации.
В качестве основных рекомендаций по построению модели количественной оценке качеств руководителя можно предложить использовать в качестве критерия оценки показатели результативности сотрудника.
Учет этих факторов обязателен при проведении оценки результативности труда конкретных должностных лиц в конкретных условиях места и времени, так как повышает степень обоснованности, объективности и достоверности выводов оценивания.

Список литературы

Абрамов Л.И., Манаенкова Э.А. Организация и планирование строительного производства. Управление строительной организацией: Учебник для вузов. — М.: Стройиздат, 2000.
Аверченко Л.К. Совершенство личности менеджера // ЭКО. -2003. - №8.
Аппенинский А.И. Человек и бизнес. Путь к совершенству — М.: Барс, 2005. - 228.
Артамонова Р.И. Найдешь себя — найдешь работу // Управление персоналом. — 2007. — № 11.
Банасюкевич В. Организация документирования управленческого решения // Управление персоналом. — 2009. — № 3.
Барков В.И. Новая записная книжка // ЭКО. — 2009. — № 7.
Бекетов Е. Как эффективно использовать время // ЭКО. — 2002. -№4.
Беккер Г. Теория распределения времени // США. Экономика, политика, идеология. — 2006.— № 2.
Берд П. Обуздай свой телефон! Как положить конец тирании собственного телефона. — Минск: Амалфея, 2006. — 212 с.
Бизнес и менеджер / Сост. И.С. Дораховский и др. — М.: Азимут-центр, 2002.
Биркенбиль М. Молитвенник для шефа: Пер. с нем. — М.: Экономика, 2003. -388с.
Бойделл Т. Как улучшить управление организацией: Пособие для руководителя. — М.: ИНФРА-М, 2005.
Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 2009. — 428 с.
Брегг П.С. Формула совершенства. — СПб.: Наука, 2003.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. -80с.
Васильев В.М. и др. Управление в строительстве: Учебник для вузов. — М.: АСВ, 2001.
Васильев В.М. Управление в строительстве: Учебник для вузов. – М.: АСВ,2001. – С. 267.
Ваше преуспевание в ваших руках / Д. Карнеги, Л.Дж. Питер, С.Н. Паркинсон, А. Блох. — М.: Республика, 2003. — 447 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. менеджмент: Учебник, - М.: Гардарика, 2008. С. 23 – 24.
Гамидулаев Б.Н. Экономия времени и показатели его оценки в процессах управления предприятием: Учебное пособие. Пенза: ПГУ,2007. – С. 59.
ДеренгП. Хотите стать менеджером? / пер. с нем. – М.: СП Интерэкспорт, Экономика,2004. – С. 45
Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Совету деловым людям, как использовать рабочее время. М.: Инрерэксперт, ИНФРА – М,2005. – С. 95.
ЗайвертЛ. Ваше время в ваших руках. Пер. с англ. – М.: ИНФРА – М, 2005. С. 95.
Зигерт В., Ленг Л. Руководить без конфликтов: Сокр. Пер. с нем. – М.: Экономика, 2000. С. 303.
Кричевский Р.А. Если Вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 2006. – С. 139.
Ниссинен Й., Войтилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. – М.: Экономика,2008. С58.
Ниссинен, Воутилайнен. Временные ресурсы руководителя Менеджер, 2000. № 1. – С. 25 – 35.
Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – М.: ИНФПА – М, 2002. С. 223.
Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления: Учебное пособие. – Ростов на дону, «Фениес», 2007. С. 230.
Сацков Н.Я. Методы и приёмы деятельности менеджеров и бизнесменов. – Белая Церкрвь: Белоцеркрвная книжная фабрика, 2003. – С. 29 – 30.
Управление организацией: Учебник. / Под ред. А. Г. Поршнёва. – М.: ИНФРА - М, 2008. С. 30
Приложение 1




























Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Востов»
Приложение 2
АНКЕТА
Организацией проводит исследование, посвященное изучению затрат рабочего времени и содержанию управленческого труда, как умение управлять самим собой. Это исследование проводится в исключительно научных целях, и собранные данные будут использованы в обобщенном виде.
Выбранный ответ пометьте галочкой в окошке или обведите маркер слева
Благодарим за сотрудничество!

Ваша должность в организации в настоящее время ________________
________________________________________________________
Ваш общий трудовой стаж
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
Сколько лет вы работаете в данной организации
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
Сколько лет вы работаете в данной должности
а) до 1 года г) 6 – 10 лет ж) 21 – 25 лет
б) 1 – 2 года д) 11 – 15 лет з) более 25 лет
в) 3 – 5 лет е) 16 – 20 лет
5. На какой период времени Вы планируете свою деятельность?
а) день
б) неделя
в) месяц
г) год

6. Сколько времени Вы уделяете планированию?
а) 10-15 минут
б) 15-30 минут
в) 30-60 минут
г) более часа

7. Как часто Вы корректируете распланированную деятельность?
______________________________________________________________

8. Как Вы реагируете на резко изменившуюся в соответствии с планами ситуацию, не выполнением планированных дел в срок?
а) делегирование дел
б) откладывание на другой день
в) отмена
г) Другое_______________________________________________

9. Что из ниже перечисленного Вы привыкли планировать:
а) работа
б) досуг (отдых)
в) занятие спортом
г) финансовые потоки (приток, расход, накопление, сбережение)
д) Другое _______________________________________________
______________________________________________________
10. Сколько процентов Вашего суточного времени вы проводите на рабочем месте?
_______________________________________________________

11. Как к этому относятся Ваши близкие, родственники, семья?
а) нейтрально
б) негативно
в) положительно
г) другое_________________________________________

12. Какими средствами Вы привыкли пользоваться при планировании времени?
а) дневник времени
б) органайзер бумажный
в) органайзер электронный
г) планер
д) другое_________________________________________
________________________________________________________

13. В какое время суток Вы планируете свою деятельность?
а) утром
б) вечером
в) в рабочее время

14. Используете ли Вы какие-то методы систематизирования поступающей информации?
________________________________________________________

15. В какое время вы принимаете и отправляете Эл. Почту?
_________________________________________________________

16. Как часто Вы делаете перерывы?
а) каждый час
б) каждые 2 часа
в) пользуюсь только обеденным перерывом
а) Свой вариант ответа_____________________________

17. Каким образом Вы проводите отведённое на работе время для отдыха (перерывы)
а) газета
б) общение
в) физические упражнения
г) кофе (чай)
д) другое_________________________________________
_________________________________________________________

18. Имеете ли Вы распорядок дня (сколько спите, чем вы занимаетесь перед сном, когда просыпаетесь)
а) да
б) нет
в) мне хватает планирования рабочего дня
19. Какими техниками самоменеджмента Вы пользуетесь?
а) ситтуационный
б) правило Парето 20\80

20. Как часто вы наводите порядок на рабочем месте (в бумагах….)
а) каждый день
б) неделю
в) месяц
г) как будет необходимо

21. Уделяете ли время саморазвитию, образованию….
а)да
б) нет
22. Анализируете ли Вы свою деятельность по прошествии дня, недели, месяца?
а) да
б) нет

23. На сколько процентов результаты распланированного Вами дня выше от нераспланированного?
________________________________________________________
24. Придаёт ли Вам планирование чувство уверенности в завтрашнем дне?
а) Да
б) Нет
25. Ощущаете ли Вы какое-либо удовлетворение, спокойствие от распланированного на завтра дня?
а) Да
б) Нет

26. Сколько времени освобождается для досуга?
________________________________________________________

27. На сколько процентов вам удаётся использовать свой личностный потенциал
________________________________________________________

28. Как вы считаете, неполное использование вашего потенциала связано
а) с данной необходимостью на рабочем месте
б) с физической (эмоционально-волевой ) не готовностью
в) с отсутствием необходимых условий на рабочем месте
г) другое_________________________________________

29. Отражается ли система самоменеджмента на росте доходов предприятия
а) Да, рост доходов очевиден
б) Нет коренных изменений
в) Затрудняюсь ответить

30. Какой % остаётся (или оставался бы) не выполненным из-за не спланированности дня, недели, месяца?
______________________________________________________

31. Имеете ли вы в своём подчинении работников организации?
а) Да
б) Нет

32. Планируете ли вы время своих подчинённых?
а) Да
б) Никогда об этом не задумывался
в) Нет
33. Довольны ли вы выполнением работы своих подчинённых?
а) Да
б) Нет
34. Как вы считаете, ваши подчинённые работают в полную силу?
а) Да
б) Нет
35. Проводили ли вы какие-либо мероприятия по повышению физического, а также эмоционально-волевого потенциала ваших подчинённых?
а) Да
б) Нет
36. Довольны ли вы деятельностью, которой занимаетесь?
а) да
б) нет
в) другое________________________________________
37. Укажите какие факторы в наибольшей степени оказывают влияние на умение менеджера управлять самим собой?
а) административные
б) социальные
в) экономические
г) правовые
д) демографические
е) свой вариант___________________________________

38. Проранжируйте (расставьте ранги) факторы в порядке убывания их значимости?

а) административные
б) социальные
в) экономические
г) правовые
д) демографические
И ещё немного о Вас

39. Ваш пол: женский мужской

40. Ваш возраст
а) до 20 лет в) 26 – 30 лет д) 36 – 40 лет
б) 20 – 25 лет г) 31 – 35 лет е) более 40 лет

41. Специальное образование
а) Вуз экономического профиля
б) Вуз другого профиля: ___________________________________
в) Техникум экономического профиля
г) Техникум другого профиля: ______________________________
д) Другое _______________________________________________


Способ за ответы
Приложение 3
Фотография рабочего дня начальника торгового отдела
Таблицы 1
Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего дня
Объект наблюдения на предприятии Текущее время Начало наблюдения 8.00 Получение корреспонденции и документов 8.00 Планирование рабочего дня 8.15 Совещание с подчинёнными 8.30 Работа с документами и обработка корреспонденции 9.30 Перевив на личные нужды 10.00 Решение текущих вопросов 10.15 Начало обеденного перерыва 12.00 Обеденный перерыв Совещание с директором предприятия по текущем вопросам 13.00 Ответы на телефонные звонки 13.30 Ожидание представителей рекламного агентства 14.00 Разработка рекламной компании с представителями рекламного агентства 14.20 Обсуждение и разработка плана рекламной компании 15.00 Техническое оформление принятого решения 16.00 Контроль проделанной в отделе маркетинга работы за день 16.20 Подготовка к следующему дню 16.50 Конец наблюдения 17.00 После проделанной работы на основе данных таблицы 1 заполним таблицу 2
Таблица 2.
Наблюдательный лист фотографии рабочего дня
Наименование затрат времени Текущее время Продолжительность, мин Индекс Получение корреспонденции и документов 8.00 15 ПЗ Планирование рабочего дня 8.15 15 ПЗ Совещание с подчинёнными 8.30 60 ОП Работа с документами и обработка корреспонденции 9.30 30 ОБ Перевив на личные нужды 10.00 15 ОТЛ Решение текущих вопросов 10.15 105 ОП Совещание с директором предприятия по текущем вопросам 13.00 30 ОП Ответы на телефонные звонки 13.30 30 НР Ожидание представителей рекламного агентства 14.00 20 ПР Разработка рекламной компании с представителями рекламного агентства 14.20 40 ОП Обсуждение и разработка плана рекламной компании 15.00 60 ОП Техническое оформление принятого решения 16.00 20 ОБР Контроль проделанной в отделе маркетинга работы за день 16.20 30 ОБ Подготовка к следующему дню 16.50 10 ПЗ После этого составим сводки одноименных затрат рабочего времени таблице 3.
Таблица 3
Сводка одноименных затрат рабочего времени
Индекс Наименование затрат времени Текущее время Продолжительность, мин ПЗ Получение корреспонденции и документов 8.00 15 ПЗ Планирование рабочего дня 8.15 15 ПЗ Подготовка к следующему дню 16.50 10 Итого 40 ОБ Работа с документами и обработка корреспонденции 9.30 30 ОБ Контроль проделанной в отделе маркетинга работы за день 16.20 30 Итого 60 ОП Совещание с подчинёнными 8.30 60 ОП Решение текущих вопросов 10.15 105 ОП Совещание с директором предприятия по текущем вопросам 13.00 30 ОП Разработка рекламной компании с представителями рекламного агентства 14.20 40 ОП Обсуждение и разработка плана рекламной компании 15.00 60 Итого 295 ОТЛ Перевив на личные нужды 10.00 15 Итого 15 НР Ответы на телефонные звонки 13.30 30 Итого 30 ПР Ожидание представителей рекламного агентства 14.00 20 Итого 20 ОБТ Техническое оформление принятого решения 16.00 20 Итого 20 Всего 480 После того как были сгруппированы затраты рабочего времени проведём заполнение таблицы 4
Таблица 4.
Фактические и проектируемые балансы рабочего времени
Индекс затрат


Категория затрат рабочего времени


Балансы Возможное сокращение затрат, мин
фактический проектируемый Продолжительность, мин Продолжительность, мин ПЗ Подготовительно-заключительное время 40 30 10 ОП Оперативное время 295 350 ОТЛ Время перерывов на отдых и естественные надобности 15 30 ОБ Время обслуживания рабочего места 60 30 30 НР Время непроизводительной работы 30 10 30 ПР Время прочих перерывов, зависящих от рабочего 20 10 10 ОБТ Время технического обслуживания 20 20 Итого 545 545 70 Как видно из данной таблицы в результате анализа нами выявлены четыре направления перерасхода рабочего времени в области:
Подготовительно-заключительное время– 10мин.
Время обслуживания рабочего места– 30 мин.
Время непроизводительной работы– 30 мин.
Время прочих перерывов, зависящих от рабочего – 10 мин.
На основании полученных данных проведём расчет коэффициентов использования рабочего времени и производительности труба на рабочем месте
1. Процент оперативного времени
К1= Топ/Тсм*100
К1= 295/480 = 61,4%
Данный показатель свидетельствует о недостаточном использовании оперативного времени в работе заместителя директора по маркетингу.
2. Процент потерь по организационно-техническим причинам и на непроизводительную работу.
К2 = (Тпо+Тнр)/Тсм*100
К2 = (0+30)/480*100 = 6,25%
Данный показатель также достаточно высок, что свидетельствует о наличии в работе данного руководителя вынужденных перерывов.
3. Процент потерь по вине рабочего
К3=(Тпр+(Тотлф-Тотлн))/Тсм*100
К3=(20+(15-(-30)) / 480 = 5/480 = 1,04%
Данный показатель находится на приемлемом уровне и почти на даёт возможностей для повышения производительности труда. В данном случаи возможно лишь перераспределение затрат рабочего времени за счёт сокращения времени непроизводительной работы и увеличения времени на отдых и перерывы на 15 минут.
4. Возможное повышение производительности труда за счет устранения потерь по организационно-техническим причинам и на непроизводительную работу.
П1=(Топ+Тнр)/(Тпз+Топ+ Тобс+Тотлн)*100
П1= (295+30) / (40+295+20+30)*100 = 325/385*100 = 84,4%
Как видно из данного показателя для данного руководителя существует возможность увеличения производительности труда.
5. Возможное повышение производительности труда за счет устранения потерь ПО вине рабочего.
П2=Тпр+ (Тотлф-Тотлн) / (Тпз+Топ+ Тобс+Тотлн) *100
П2= =(20+(15-(-30)) / (40+295+20+30)*100 = 5/385*100 = 1,29%
Как видно из данного коэффициента личная производительность заместителя директора по маркетингу находится на высоком уровне.
6. Общий возможный процент повышения производительности труда
П=П1+П2
П=84,4+1,29 = 85,69%.
Данный показатель свидетельствует что у заместителя директора по маркетингу существует возможность для поста производительности труда в 14,31% (100 – 58,69).
Таким образом мы видим, что производительность труда данного специалиста может быть увеличена.
Для определения нормативного оперативного вмени сначала надо найти коэффициент нормы штучного времени по сравнению с оперативным. Для этого:
Кув = 1+(Коб+Котл)/100, где:
Коб - коэффициент времени на обслуживание рабочего места, % от оперативного времени (5%); Котл, — коэффициент времени на отдых и личные надобности, % от оперативного времени (7%).
Кув = 1+(0,05+0,07)/100= 1,12
На основании данного показателя возможно найти нормативное оперативное время определяется по формуле:
Топн = (Тсм – Т п-зн) / Кув, где
Тсм — продолжительность смены, мин; T п-зн- норма подготовительно-заключительного времени, мин; Кув— коэффициент увеличения нормы штучного времени по сравнению с оперативным.
Топн = 480-30/1,13 = 401,7 мин.
Нормативное время обслуживания рабочего места
Коб н = Топн* Коб /100
Коб н = 401,7*5/100 = 20,1 мин
Нормативное время на отдых и личные надобности
Тотлн = Топн * Котл /100
Тотлн = 401,7*7/100 = 28,11 мин
По результатам фотографии рабочего времени необходимо сделать заключение.
На предприятии недостаточно эффективно используется оперативное время. При норме в 401,7 минут в день, руководитель фактически тратит только 295 минут. Это может стать резервом повышения производительности труда.











3


Зам. директора

Коммерческий отдел

Торговый отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров

Юридический отдел

Транспортно-экспедиционный отдел

фрукты и соки

колбасные изделия

молочные продукты

рыба

мясо

хлебобулочные изделия

кондитерские изделия

виноводочные изделия

мучные кондитерские товары

детское питание

газированные и минеральные воды

вкусовые товары

газеты и открытки

канцелярские товары

цветы, упаковка подарков

книги, прокат кассет

косметика

аптека

Склад №1

Склад №2


Склад №3


Склад №4


Склад №5


Директор