Организационные функции секретаря

Если проанализировать управленческую деятельность в организациях, то можно выделить ряд направлений повышения ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. По оценкам экспертов, именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. В курсовой работе подробно рассмотрена роль секретаря в подготовке и проведение совещаний.
Совещание - один из важных управленческих инструментов, который позволяет обсудить насущные проблемы, совместно найти и принять решения, а впоследствии согласованно реализовать их в работе. От качества подготовки совещания зависит 80% успеха, поэтому не стоит недооценивать этот этап работы.
Таким образом, следует сделать вывод, что работа секретаря важна и ответственна, многие компании нуждаются в грамотных и подготовленных секретарях. Однако, следует отметить, что повышать квалификацию секретарей можно с помощью профессионального обучения и тренингов.

Список использованной литературы

1. Емельянов Ю.Н. Активное социально-психологическое обучение. Л.: ЛГУ, 2005. 168 с.
2. Кавтарадзе Д.Н. Обучение и игры. Введение в активные методы обучения. М.: Моск. психолого-социальный институт, Флинта, 2008. 191 с.
3. Платов В.Я., Подиновский В.В., Бельский А.А. Деловые игры по охране труда в строительстве. М.: Стройиздат, 1987. 202 с.
4. Романова Е.С. 99 популярных профессий. Психологический анализ и профессиограммы. 2-е изд. СПб.: Питер, 2003. 464 с.
5. Тарелкина Т.И. Подбираем секретарей по-научному // Турбизнес. 2002. N 9. С. 14 - 17.
8. Деркач А.А., Зазыкин В.Г., Селезнева Е.В. и др. Толерантность личности: характеристики, закономерности, механизмы формирования: Монография. М.: РАГС, 2003. 197 с.
9. Третьякова А.Н. Формирование толерантности у сотрудников, специализирующихся в сфере делопроизводства: Дис. ... канд. психол. наук. М., 2009. 160 с.
10. Чудновский А.Д. Роль персонала в улучшении качества услуг // М.: ГУУ, 2003. С. 4 - 11.
11. Управление персоналом организации. Практикум / Под ред. А.Я. Кибанова. М. 2003. 296 с.
12. И.В.Сироткина Униформа для персонала "Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", 2008, N 5
13. Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря. СПб.: Питер, 2007.34с.
14. Веселов П.В. Профессия секретарь. М., Маркетинг,1999. 16 с.
Приложение 1


Примерная должностная инструкция секретаря
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Секретарь относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.
1.5.3. ...(иное - указать конкретно)
1.6. Секретарь должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи офиса.
1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).
1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.
1.6.9. Деловой этикет.
1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.
1.6.11. Правила и нормы охраны труда.
1.6.12. ...(иное - указать конкретно).
1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: ...(указать конкретно наиболее важные).
1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.
1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник - указать конкретно).

2. Обязанности

2.1. Секретарь обязан:
2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.1.3. Вести офисное делопроизводство.
2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.
2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.
2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.
2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.
2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.
2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.
2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.
2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.
2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.
2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.18. Выполнять другие деловые поручения и указания директора либо (по согласованию с заместителем директора по управлению) делегировать их выполнение другим работника офиса.

3. Права

3.1. Секретарь имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.
3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).
3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
4. Взаимоотношения по должности

4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).
5. Ответственность
5.1 Секретарь несет ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.
Приложение 2

Основные законодательные акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря руководителя

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской
Федерации".
4. Федеральный закон "Об акционерных обществах".
5. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью".
6. Федеральный закон "Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации".
7. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации".
8. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и
о защите информации".
9. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации".
10. Федеральный закон "О коммерческой тайне".
1. Указ Президента РФ "Вопросы системы и структуры федеральных
органов исполнительной власти".
2. Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
3. Постановление Правительства РФ "Об утверждении Положения о системе
межведомственного электронного документооборота".
4. Нормативно-правовые акты органов власти субъекта Российской
Федерации (по месту осуществления деятельности компании).
5. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (по месту
осуществления деятельности компании).
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Положение о коллегиальном (единоличном) органе управления.
3. Положение о структурном подразделении: секретариате, офисе,
канцелярии, группе обеспечения управления, общем отделе и т.п.
4. Инструкция об организации повседневной деятельности (общая или по
видам деятельности, например, инструкция по делопроизводству, инструкция по организации приема, инструкция по организации протокольных мероприятий и т.п.).
5. Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения со
сведениями, составляющими охраняемую законом тайну (в общем случае -коммерческую тайну).
6. Правила (регламент, иной документ) о порядке обращения с
персональными данными работников.
7. Нормы (нормативы) времени на выполнение основных видов работ
в процессе секретарской деятельности.
8. Стандарты на выполнение основных видов работ в процессе
секретарской деятельности.
9. План основной деятельности компании (на текущий год).
10. Инструкция по охране труда.

 Приложение 3
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ УТВЕРЖДАЮ │
│ Наименование должности│
│ руководителя компании│
│ Подпись И.О. Фамилия│
│ 00.00.0000 │
│ │
│ ПЛАН │
│ подготовки _______________ совещания │
│ (указать тип) │
│ │
│1. Цель совещания: ______________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│2. Повестка дня совещания: │
│2.1. ____________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Докладчик (информатор): _________________________________________________│
│2.2. ____________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Докладчик (информатор): _________________________________________________│
│2.3. ____________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Докладчик (информатор): _________________________________________________│
│3. Дата совещания: ________________. Время совещания: ___________________│
│4. Регламент совещания. │
│4.1. Планируемая общая продолжительность: _______________________________│
│4.2. Перерывы в работе совещания: _______________________________________│
│5. Место проведения совещания: __________________________________________│
│6. Состав участников совещания. │
│6.1. Из числа сотрудников компании: _____________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│6.2. Не из числа сотрудников компании: __________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│7. Ведущий совещания: ___________________________________________________│
│8. Меры организационно-технического и информационного обеспечения: │
│8.1. Выполнить немедленно: ______________________________________________│
│8.2. Поручить: __________________________________________________________│
│8.3. Связаться: _________________________________________________________│
│8.4. Оповестить: ________________________________________________________│
│8.5. Доложить: __________________________________________________________│
│8.6. Другое: ____________________________________________________________│
│ │
│Секретарь руководителя: _________________________________________________│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 Приложение 4
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ НАИМЕНОВАНИЕ КОМПАНИИ │
│ В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ │
│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ ПРОТОКОЛ │
│_______________________________________________________________ совещания│
│ (наименование типа совещания │
│_________________________________________________________________________│
│ или наименование совещательного органа - комиссии, комитета, рабочей │
│ группы и т.п.) │
│ │
│"__" ________ 20__ г. N ______│
│ │
│ _________________________________ │
│ (наименование населенного пункта) │
│ │
│На совещании присутствуют: ______________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (при количестве участников свыше 10 указывается - "по прилагаемому │
│ списку") │
│ │
│ ПОВЕСТКА ДНЯ │
│ │
│1. ______________________________________________________________________│
│Доклад (информация) _________________________________________________ <2>│
│ (указать должность, фамилию и инициалы │
│ выступающего) │
│ │
│ РАССМОТРЕНИЕ 1-го ВОПРОСА │
│ │
│Слушали: ________________________________________________________________│
│ (указать в соответствии с п. 1 повестки) │
│Выступили: ______________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (должность, фамилия и инициалы выступающего, краткая запись выступления │
│ либо ссылка на прилагаемый к протоколу тексту выступления или его │
│ стенограммы) │
│Постановили (решили): ___________________________________________________│
│ (суть решения, сроки выполнения, ответственный │
│ за выполнение) │
│Голосовали: _____________________________________________________________│
│ (указываются результаты голосования) │
│ │
│ СПРАВКИ, ОБЪЯВЛЕНИЯ │
│_________________________________________________________________________│
│ (должность, фамилия, инициалы выступивших, суть справок (объявлений)) │
│ │
│ ОСОБЫЕ МНЕНИЯ │
│_________________________________________________________________________│
│ (должность, фамилия, инициалы выступивших, суть мнений) │
│ │
│Председатель ________________________ Секретарь _________________________│
│Отметка о рассылке выписок из протокола _________________________________│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение 5


ГРАФИК ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
на "__" _________ 20__ г.

N п/п Наименование организации (подразделениякомпании) Должность,фамилия, имя, отчество Мотивы посещения Контактнаяинформация Предварительноевремя приема  Решение руководителя 1 2 3 4 5 6 7
Резервное время: с __________ по ___________ (указать конкретно).

Наименование должности
Подпись
Дата

Приложение 6

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ НАИМЕНОВАНИЕ КОМПАНИИ │
│ В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ │
│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ ЛИСТ БЕСЕДЫ │
│ с посетителем │
│ │
│ _________________________________________________________________ │
│ (фамилия, имя, отчество, должность, организация, подразделение) │
│ │
│1. Содержание беседы о: _________________________________________________│
│Вопрос: _________________________________________________________________│
│Ответ ___________________________________________________________________│
│ │
│Вопрос: _________________________________________________________________│
│Ответ ___________________________________________________________________│
│ │
│Вопрос: _________________________________________________________________│
│Ответ ___________________________________________________________________│
│ │
│Вопрос: _________________________________________________________________│
│Ответ ___________________________________________________________________│
│2. Мнения сторон о порядке решения вопроса посетителя: │
│Мнение руководителя: ____________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Мнение посетителя: ______________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│3. Решение руководителя: ________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│4. Решение доведено до сведения _________________________________________│
│ (кому, когда) │
│5. Дополнительные указания руководителя: ________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│6. Материалы беседы переданы ____________________________________________│
│ (кому, когда) │
│7. Материалы беседы помещены в __________________________________________│
│ (номер дела в соответствии с номенклатурой)│
│ │
│Подпись секретаря руководителя: _________________________________________│
│ │
│ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ: │
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение 5
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ НАИМЕНОВАНИЕ КОМПАНИИ │
│ В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ │
│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ СПРАВКА-ЛЕГЕНДА │
│ к письменным материалам посетителя │
│ │
│ _______________________________________________________________ │
│ (фамилия, имя, отчество, должность, организация, подразделение) │
│ │
│1. Дата обращения, регистрационный номер по Журналу учета _______________│
│_________________________________________________________________________│
│2. По данному вопросу обращается впервые (повторно) _____________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (нужное подчеркнуть, указать дату прежнего обращения) │
│3. По данному вопросу ранее обращался к _________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (указать фамилию, должность, организацию лица, к которому обращался) │
│4. Результат прежних обращений __________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (кратко охарактеризовать результат и его причину) │
│5. Краткое содержание вопроса ___________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (характер вопроса, суть проблемы, причины обращения) │
│6. Мнение специалиста предприятия _______________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│(кратко изложить мнение специалиста со ссылкой на руководящие документы) │
│7. Указания руководителя по работе с посетителем: _______________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (принять срочно, принять позднее, запросить доп. материалы, ответить │
│_________________________________________________________________________│
│ письменно, направить на прием к заместителю руководителя, к специалисту,│
│_________________________________________________________________________│
│ нужное подчеркнуть и дополнить конкретным указанием) │
│ │
│Подпись руководителя: ______________________ │
│ │
│О решении руководителя сообщено │
│_________________________________________________________________________│
│ (кому, когда, кем) │
│Материалы письменного обращения помещены в ______________________________│
│ (указать номер дела, страницу)│
│Подпись секретаря: ______________________ │
│ │
│Приложение: _____________________________________________________________│
│ │
│Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Емельянов Ю.Н. Активное социально-психологическое обучение. Л.: ЛГУ, 2005. 168 с.

Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря. СПб.: Питер, 2007.34с.

Чудновский А.Д. Роль персонала в улучшении качества услуг // М.: ГУУ, 2003. С. 4 - 11.

Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря. СПб.: Питер, 2007.34с.

Деркач А.А., Зазыкин В.Г., Селезнева Е.В. и др. Толерантность личности: характеристики, закономерности, механизмы формирования: Монография. М.: РАГС, 2003. 197 с.

Третьякова А.Н. Формирование толерантности у сотрудников, специализирующихся в сфере делопроизводства: Дис. ... канд. психол. наук. М., 2009. 160 с.

Управление персоналом организации. Практикум / Под ред. А.Я. Кибанова. М. 2003. 296 с.

Емельянов Ю.Н. Активное социально-психологическое обучение. Л.: ЛГУ, 2005. 168 с.

Емельянов Ю.Н. Активное социально-психологическое обучение. Л.: ЛГУ, 2005. 168 с.

Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря. СПб.: Питер, 2007. 34с.
Кавтарадзе Д.Н. Обучение и игры. Введение в активные методы обучения. М.: Моск. психолого-социальный институт, Флинта, 2008. 191 с.

Кавтарадзе Д.Н. Обучение и игры. Введение в активные методы обучения. М.: Моск. психолого-социальный институт, Флинта, 2008. 191 с.










47