технология обеспечения сохранности архивных документов

Архивные документы «олицетворяют историю государства, подтверждают права граждан, организаций» [4] и страны в целом, они поддерживают принципы демократии, включая право граждан обладать всеми необходимыми сведениями о деятельности органов власти.
Доступ к архивным документам прошлого, нынешнего и будущих поколений российских граждан будет возможен лишь в том случае, если они будут храниться в надлежащих условиях. Следовательно, задача обеспечения сохранности архивных документов остается приоритетной.
Отметим, что ключевые цели и задачи развития отечественного архивного дела определяются Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 г., Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства, государственными программами Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» и «Развитие культуры и туризма (2013–2020 годы)», различными федеральными целевыми программами, такими, как «Электронная Россия (2002–2010 годы» и «Культура России (2012–2018 годы)», а также программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.
В перечисленных документах имеются и рекомендации по сохранению архивных документов.
Так, учитывая тот факт, что хранилища большинства российских архивов «уже загружены или приближаются к предельной загруженности» [4], необходимо:
продолжить совершенствование архивной инфраструктуры путем строительства новых и реконструкции старых зданий архивов, включая «выделение дополнительных помещений, приспосабливаемых под хранилища, в том числе для приема архивных документов на постоянное хранение, ведомственный срок хранения которых истек» [4]. Заметим, что преимущество должно быть отдано строительству новых зданий, где могут быть реализованы современные логистические технологии хранения и поиска документации, что, без сомнения, позволит снизить издержки на их дальнейшее содержание и последующую эксплуатацию;
повысить уровень безопасности архивных фондов посредством модернизации материально-технической базы государственных и муниципальных архивов, в частности, особо ценных объектов культурного наследия народов РФ;
сконцентрировать «усилия не на увеличении объемов реставрации архивных документов, а на повышении качества и сложности реставрационных работ» [4], что впоследствии дало бы возможность подвергнуть реставрации самые ценные и потенциально менее долговечные документы;
увеличить объем работ по формированию страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда РФ – составной части Единого российского страхового фонда документации, а также изучить возможность предоставления электронным копиям архивных документов статуса, аналогичного страховым копиям на пленочном носителе;
завершить формирование автоматизированной системы государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации согласно принципу единой информационной сети, обеспечив тем самым сохранение и развитие единого информационного архивного пространства;
расширить масштабы оцифровки архивных документов, электронные копии которых вместе с фондом пользования на пленочном носителе должны в перспективе стать ключевым объектом выдачи пользователям в читальных залах взамен подлинников;
активизировать формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и соответствующих региональных реестров, обеспечив их размещение в сети Интернет.
Что касается использования информационных технологий, то имеются две главные составляющие: создание информационных ресурсов и варианты работы с ними. Можно с уверенностью сказать, «что по обеим составляющим архивами России пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала» [5, с. 199], приобретении опыта, а также разработке специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.
Важно подчеркнуть, что перспективой информатизации архивной отрасли можно считать более разнообразное применение информационных технологий в архивном деле, постепенном проникновении их во все направления архивных работ. Например, таких, как:
комплектование архива и экспертиза ценности документов;
формирование и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива с целью ускорения процессов поиска информации;
комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении или в учреждениях-источниках комплектования;
учет документов архива и осуществление контроля за обеспечением сохранности документов;
образование страхового фонда и фонда пользования документами;
тщательная информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, которые поступают в архив от структурных подразделений учреждения, иных организаций, исследователей и граждан.
Таким образом, можно сделать вывод, что рекомендации по совершенствованию сохранности архивных документов вполне осуществимы. Кроме того, обеспечение сохранности исторического и культурного наследия народов нашей страны является одной из важнейших задач государства, без решения которой невозможно дальнейшее гармоничное развитие общества.















ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, согласно которому ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями российского законодательства, обеспечивает соответствующие условия для дальнейшего использования документов.
Организация архивного хранения документов - сложный и трудоемкий процесс. В настоящее время архивное хранение документов можно представить как многофункциональный способ для сохранения наиболее важных и в то же время не востребованных документов предприятия.
В действующем законе говорится об условиях хранения документов, чтобы продлить им жизнь. А значит, если документы хранятся на предприятии, необходимо оборудовать специально отведенное помещение для организации архива. Кроме того, необходимо обезопасить документы от пожаров, установив противопожарные системы, оборудовать различными регуляторами с целью поддержания заданной температуры и влажности в помещении, обеспечить безопасность посредством внедрения камер слежения и прочих приборов, усилением охраны, проводить периодические санитарные мероприятия.
Основное место в системе обеспечения сохранности документов при их использовании, так или иначе, принадлежит традиционным внутриархивным методам контроля за движением фондов и дел.
Сохранность документов не может быть обеспечена без проведения реставрационных работ, то есть восстановления первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению. Для этого используются различные современные технологии на базе отечественного и зарубежного производства.
С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В силу этого проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.
Для решения проблем использования технологий по обеспечении сохранности архивных документов был разработан проект «Концепции развития архивного дела на период до 2020 года», который представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб ДОУ, поскольку благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с бумажными и электронными документами, а также быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.










СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
Нормативные правовые акты:
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014) // СПС КонсультантПлюс.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014) // СПС КонсультантПлюс.
Проект Распоряжения Правительства РФ «О проекте концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (по состоянию на 03.07.2014) (подготовлен Минкультуры России) // СПС КонсультантПлюс.
Основная литература:
Горохов, С.Н., Лобанов, Е.М. Современные технологии хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2014. - № 1. – С. 193-200.
Гришина, М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. – 2011. - № 2. – С. 48-51.
Егоров, С. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. – 2009. - № 6. – С. 19-28.
Кузнецов, С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2012. - № 7. - С. 6-12.
Приютов, А.В. Техническая укрепленность архивов, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры: нормативная база и практика РГВИА // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 28-33.
Савина, Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов: Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми НЦ УрО РАН. – Сыктывкар, 2013. – С.319-336.
Тихонов, В.И. Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения (статьи разных лет) / В.И. Тихонов. - М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. – 384 с.
Управление документацией: прошлое настоящее и будущее: программа Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. памяти Т.В. Кузнецовой, 21-22 марта 2013 г., г. Москва / РГГУ, ИАИ.– М., 2013.– 26 с.
Шабанова Т.Е. О некоторых актуальных проблемах сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 3-10.
Шарапова, И.С. Основные аспекты превентивной консервации архивных документов // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 10. – 25.
Электронные ресурсы:
15. Альбрехт, Б.В. Условия хранения документов в архиве [Электронный ресурс]: Архивный портал naar.ru. – 2013. Режим доступа: http://naar.ru/articles/usloviya-hraneniya-dokumentov-v-arhive. - 22.08.2014.
16. Бухгалтерские документы и их архивное хранение [Электронный ресурс]: Электрон.журн. «Клерк.ру». – 2014. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/362051. - 22.08.2014.
17. Губина, Е.Р. Современные способы реставрации и консервации архивных документов [Электронный ресурс]: Колледж «Императорский Александровский Лицей». – 2013. Режим доступа: http://apl.com.ru/2013/04/современные-способы-реставрации-и-ко. - 22.08.2014.
18. Как восстановить и консервировать поврежденные документы [Электронный ресурс]: «Делис Архив». – 2012. Режим доступа: http://www.archiv.ru/useful_information/topical_issues/20356. - 22.08.2014.
19. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс]: Система электронного архива. – 2012. Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078. - 22.08.2014.
20. Памятка по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования «Архива города» [Электронный ресурс]: Автоматизированные архивные технологии. – 2013. Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-pamyatka-po-obespecheniyu-sohrannosti-dokumentov.htm. - 22.08.2014.
21. Просюкова, А. Тонкости архивного хранения документов организаций и индивидуальных предпринимателей [Электронный ресурс]: Небо. Онлайн-бухгалтерия. – 2014. Режим доступа: http://nebopro.ru/content/tonkosti-arhivnogo-hraneniya-dokumentov-organizaciy-i-individualnyh-predprinimateley. - 22.08.2014.















3