Совершенствование законодательного регулирования современного документационного обеспечения управления персоналом организации

Кроме того, порядок использования фирменных бланков с логотипом ООО «Zest» установленного образца, а также печатей, которые проставляются на такой документации как справки, выдаваемые работникам, рекомендательные письма и т.д., закреплен в части четвертой ГК РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ (в ред. 12.03.2014).Таким образом, основным нормативно-правовым актом, регламентирующим документационное обеспечение управления персоналом в организации, является Трудовой кодекс РФ. Это обусловлено тем, что ТК РФ регулирует отношения работодателей и работников, являющихся основными элементами системы управления организацией.Большинство из документов, содержащих нормы права, прописанные в ТК РФ, полежат обязательному применению.Следует отметить, что рассматриваемая организация не использует локальные законодательные нормативные акты, относящиеся к числу рекомендованных или определяемых спецификой деятельности организации.Документация по личному составу, используемая в ООО «Zest», носит унифицированный характер, и порядок ее оформления содержится в ГОСТе.2.2 Направления совершенствования законодательного регулирования документационного обеспечения управления в ООО «Zest»Законодательное регулирование документационного обеспечения управления персоналом является предметом постоянного внимания со стороны государства в целом и законодательных органов власти, в частности.В настоящее время регламентация положений, касающихся документационного обеспечения управления персоналом со стороны государственных органов, осуществляется в направлениях непосредственно законодательного регулирования, когда в правовом поле устанавливаются права и обязанности работодателей и сотрудников в той или иной области трудовых отношений; стандартизации и унификации документов, а также создания нормативно-методической основы их формирования, использования и исполнения.Так, законодательное регулирование документационного обеспечения управления персоналом в рассматриваемой организации направлено на соблюдение обязательных норм и правил поведения как руководства ООО «Zest», так и сотрудников в отношении обеспечения соответствующих условий труда, трудовой дисциплины, обеспечения оговоренной оплаты труда и т.д.Кроме того, законодательными актами Российской Федерации закрепляются требования к документам, создаваемым не только на бумажном носителе, но и имеющим цифровую (электронную) форму, к обеспечению защиты информации при организации документооборота в ООО «Zest». Это является особенно актуальной задачей в связи с повсеместной практикой применения информационных технологий, позволяющих оптимизировать движение документации как внутри самой организации, так и за ее пределами.Стандартизация и унификация документов, которая является вторым направлением деятельности государственных органов по законодательному регулированию документационного обеспечения управления персоналом на современном этапе, позволяет рассматриваемой организации сократить время на составление необходимой кадровой документации, обеспечить ее преемственность и понимание сотрудниками без необходимости использования специальных знаний, а также осуществлять контроль за правильным ведением документов, регламентирующих трудовую деятельность в ООО «Zest».И, наконец, нормативно-методическое обеспечение регламентирует порядок создания, оформления документации, правила ее хранения и использования в текущей деятельности рассматриваемой организации, а также положения, касающиеся структуры службы управления персоналом рассматриваемой организации, что значительно повышает эффективность ее работы.В виду того, что большинство документов, используемых в системе управления персоналом ООО «Zest» носит унифицированный характер, и работа с документацией не отличается особой трудоемкостью, в состав службы управления персоналом входят две штатные единицы - делопроизводитель и менеджер по персоналу.Таким образом, можно сделать вывод о том, что в действующем законодательстве содержатся нормы, которые обязательны для исполнения при организации делопроизводства в службе управления персоналом ООО «Zest», а также те, которые носят рекомендованный характер. Данные нормы закреплены в ТК РФ, ряде Федеральных законов, содержатся в ГОСТе, который раскрывает правила ведения и оформления документации, что позволяет придать документам юридическую силу (в том числе и на цифровых носителях).Вместе с тем, проведенный анализ позволил выявить направления совершенствования законодательного регулирования документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Zest».Во-первых, необходимо принятие законодательных актов, которые бы регламентировали порядок внедрения информационных технологий и программного обеспечения, позволяющего вести специализированные базы данных унифицированной документации, проверять ее в интерактивном режиме на соответствие требованиям современного законодательства. В настоящее время существуют базы данных, позволяющих вести документацию во всех сферах деятельности, что в значительной степени затрудняет поиск необходимого документа, а иногда вызывает необходимость его правки, поскольку тот или иной документ, касающийся кадрового делопроизводства в организации, носит в части оформления локальный характер.Кроме того, необходимо законодательно закрепить обязательность наличия на АРМ менеджеров по персоналу своевременно обновляющегося программного обеспечения справочного характера в отношении законодательства. Хотя, в рассматриваемой организации и используются справочные правовые системы, их наличие на рабочих местах является инициативой руководства, стремящегося повысить эффективность работы службы управления персоналом.Также представляется необходимым законодательно обосновать обязательное наличие в рассматриваемой организации, документации, которая бы регламентировала организационную культуру, способствовала бы более четкому осознанию со стороны сотрудников ценностей ООО «Zest» и своего места в данной организации.Следует отметить, что наличие кодекса корпоративной этики и бренд-бука пока что носят лишь рекомендательный характер, а их нормативно-методическая основа пока не имеет четко прописанных положений.Таким образом, несмотря на некую универсальность применяемых документов в системе управления персоналом рассматриваемой организации и их законодательной регламентации существует ряд «слабых мест», которые необходимо нейтрализовать путем совершенствования законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления персоналом – это совершенствование законодательной базы в отношении программно-информационного обеспечения процессов создания, ведения, контроля и хранения документации, что отвечает современным условиям информационного общества и в отношении формирования корпоративных документов, которые бы усилили степень корпоративной ответственности сотрудников за результаты работы в данной организации.ЗаключениеДокументационное обеспечение управления персоналом является важным фактором повышения его эффективности, поскольку способствует эффективной организации документооборота на всех уровнях управления, позволяет руководителю осуществлять делегирование полномочий с минимальным дублированием функций, повышает осознание работниками общеорганизационных целей и своего места в организации, создает для сотрудников систему мотивации к труду, экономит временные ресурсы при решении управленческих задач.В системе документационного обеспечения управления персоналом первостепенное значение имеет кадровая документация, структура которой представлена локальными нормативно-правовыми актами, которые в зависимости от порядка применения могут быть обязательными, рекомендованными и зависящими от специфики организации, а также документацией по личному составу, плановой, учетной документацией, отчетной, справочной и персональной документацией.Данные документы направлены на регламентацию трудовых отношений в организации, создание надлежащих условий труда и отдыха работников, системы мотивации. В качестве объекта рассмотрения специфики документационного обеспечения управления персоналом организации и его законодательного регулирования было выбрано общество с ограниченной ответственностью «Zest» (сокращенное наименование – ООО «Zest»), являющееся рекламным агентством полного цикла и осуществляющем свою деятельность в Екатеринбурге.Проведенный анализ состава кадровой документации в ООО «Zest» показал, что основным нормативно-правовым актом, регламентирующим документационное обеспечение управления персоналом в организации, является Трудовой кодекс РФ. Это обусловлено тем, что ТК РФ регулирует отношения работодателей и работников, являющихся основными элементами системы управления организацией.Большинство из документов, содержащих нормы права, прописанные в ТК РФ, полежат обязательному применению.Следует отметить, что рассматриваемая организация не использует локальные законодательные нормативные акты, относящиеся к числу рекомендованных или определяемых спецификой деятельности организации.Документация по личному составу, используемая в ООО «Zest», носит унифицированный характер, и порядок ее оформления содержится в ГОСТе.Тем не менее, несмотря на некую универсальность применяемых документов в системе управления персоналом рассматриваемой организации и их законодательной регламентации существует ряд «слабых мест», которые необходимо нейтрализовать путем совершенствования законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления персоналом – это совершенствование законодательной базы в отношении программно-информационного обеспечения процессов создания, ведения, контроля и хранения документации, что отвечает современным условиям информационного общества и в отношении формирования корпоративных документов, которые бы усилили степень корпоративной ответственности сотрудников за результаты работы в данной организации.Список литературыТрудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 04.11.2014)[ Электронный ресурс]. – Режим доступа: [Консультант Плюс] Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)[Электронный ресурс]. – Режим доступа: [Консультант Плюс]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)[Электронный ресурс]. – Режим доступа: [Консультант Плюс]Басаков, М. И. Делопроизводство. Конспект лекций / М. И. Басаков. – М.: Феникс, 2009. – 192 с.Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кирсанова. – М.: Инфра-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. – 304 с.Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности / И. Ю.Крылова. – СПб.: Бизнес-пресса, 2011. – 240 с.Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности / А. А. Раздорожный. – М.:Инфра-М, 2009. – 303 с.Румынина, Л. А. Документационное обеспечение / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2008. – 224 с.Стенюков, М. В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 2007. – 223 с.