Метод управления качеством 5S. Внедрение метода 5S в архивном отделе организации НП

В свою очередь, каждый руководитель (включая начальников отделов) составил схему своей территории и назначил ответственных за рабочие места. На стендах в офисах, коридорах и технических помещениях появились подробные графики уборки.Прежде чем приступить к следующему этапу – аудиту рабочих мест, руководителям подразделений предоставляется время на наведение порядка (в нашем случае две недели). После этого заготавливается анкета-опросник и выдается всем сотрудникам организации без исключения. Вопросы в анкету предлагается включить следующие (Таблица 2):Таблица 2 – Аудит НП«Объединение подземных строителей»№Критерий по 5SОбъект проверкиФактическое состояниеБаллыВизуализацияОбозначение мест храненияОбозначений нет, документы архивные документы хранятся в общих шкафах с текущими документами1Наличие стандартовСтандарты по технике безопасности, уборке, системе менеджмента качестваЕсть 5Организация и порядок на рабочем месте Порядок сортировки и хранения документов на местахПрописан применительно к системе менеджмента качества (СМК) 3Содержание тумбочек с инструментами (канцелярскими товарами) и шкафов для храненияСоблюдение внутреннего стандарта размещенияВнутренним стандартом не регламентировано 1Закрепление ответственностиВсе помещения, все оборудованиеПомещения закреплены за ответственными лицами в контексте пожарной безопасности; оборудование не закреплено; технические помещения, места общего пользования не закреплены2Обозначение неисправностей оборудованияНаличие «сигнальных ярлыков» на метах неисправностейНе принято1Наличие средств уборкиОрганизация хранения средств уборкиДа 5Обучение Процент обученных принципам системы 5SНа момент внедрения – никто 1Улучшение Наличие планов действий по улучшениюИнтегрированы в документацию СМК по ИСО 90004Чистота рабочего места, рабочей зоныСтолы, оргтехника тумбочки, осветительные приборыНе регламентировано, поддерживается эпизодически1Итого:24/50Средние оценки, полученные в ходе анкетирования, далеки от идеальных: на предприятии выполняется только каждое второе требование, связанное с системой 5S. Как видно, исправления требуются достаточные.Поэтому на этапе сортировки было решено провести «кампанию красных бирок». Всем сотрудникам необходимо выдать красную клеящаяся бумага, и приступить к сортировке предметов на рабочем месте на «нужные и необходимые», «иногда нужны» и «редко или совсем ненужные». После этого целесообразно распространить действие красных бирок и на объекты внутри помещений (документацию, находящуюся в шкафах), и в помещениях общего пользования. Логичным результатом этого должно стать перемещение части архивных документов со всех подразделений в отдельное помещение, оборудованное соответствующим образом (относительно безопасности, температуры и влажности, пригодных для хранения бумаг). Таким помещением станет одно из пустующих технических помещений.При этом в обязательном порядке производится фотографирование рабочего места «до» и «после».Таким образом, будет произведено удаление из рабочей зоны всех предметов, не нужных для текущей деятельности, что соответствует выполнению принципа S1.Соблюдение порядка и рациональное расположение (2S) будем начинать с выделения на рабочем месте зон для каждого вида объектов (оргтехники, канцтоваров, телефонов, документации). Кроме того, документацию, подшиваемую в папки, также решено организовать путем применения папок разных цветов – например СНиПы будут храниться в красных папках, учредительные документы в синих, стандарты организации – в зеленых. Кроме того, на этом же этапе необходимо разработать номенклатуру всех дел, подлежащих как архивному хранению, так и наполняемых в процессе работы. Номенклатура в обязательном порядке должна вывешиваться на соответствующие шкафы для хранения документов. Кроме того, она должна войти в стандарт организации СТО-НП-002 «Требования к системе менеджмента качества». Нами рекомендуется такая номенклатура:Устав и Положения о партнерстве (хранится у директора и главного бухгалтера, у остальных сотрудников – в электронном виде)Стандарты организацииЗаконодательство РФДокументы общего собрания (протоколы)Решения Совета ПартнерстваСудебные документы (иски, решения, исполнительные листы)Экспертиза проектов документовСНиПыСанПиНыТехнические заданияОтчеты о деятельности ПартнерстваИнформация для членов ПартнерстваПереписка: входящиеПереписка: исходящиеПретензии и рекламацииДокументация по системе менеджмента качества (Руководство по качеству, аудит качества, управление записями и т.д.) и далее – бухгалтерские документы (кассовые книги, расходные и приходные ордера, платежные поручения и т.д.)На этом же этапе следует упорядочить содержимое тумбочек и ящиков столов. На поверхности рабочих столов и тумбочек не должно быть стационарных элементов (кроме мониторов, принтеров и телефонов), по окончании рабочего дня все прочие объекты убираются на свои места. Кроме того, нами рекомендовано выделить отдельное помещение для приема пищи сотрудниками НП «Объединение подземных строителей», куда перенести чайники, холодильник, микроволновые печи и т.д., находящиеся в подразделениях.3S – внедрение мероприятий по поддержанию рабочего места и организации в чистоте. Определяются источники загрязнений, труднодоступные для уборки места и принимаются меры по устранению причин загрязнения. Для персонификации ответственности разрабатывается схема закрепления рабочих зон за исполнителями. При этом убирается все: пол, оборудование, устройства, закрепленные территории, полки, шкафы и т.д. Уборка полов осуществляется специальным сотрудником (уборщиком), уборка пыли со столов, оборудования и т.д. производится сотрудником, за которым рабочее место закреплено.При этом качество уборки периодически контролируется сот стороны рабочей группы 5S. 4S – Стандартизация системы в первую очередь будет заключаться в интеграции ее в систему менеджмента качества по модели ИСО 9000, что потребует корректировки задач, указанных в политике в области качества. Отдельный стандарт организации нет необходимости составлять, достаточно внести изменения в СТО-НП-002 «Требования к системе менеджмента качества».При этом в стандарте четко должны быть прописаны первые три шага 5S и определен постоянный контроль исполнения стандартизованных процедур. Кроме того, сотрудникам рекомендуется подписать местонахождения объектов на рабочем месте.После этого для обеспечения дисциплины, постоянного совершенствования и поддержания достигнутых ранее результатов на НП «Объединение подземных строителей»следует выполнить несколько условий:выработать у персонала правильные привычки, закрепить навыки соблюдения правил (следуя одному из принципов менеджмента качества «вовлечение сотрудников», работники могут и должны самостоятельно вырабатывать правила организации своей деятельности, внося предложения по ее улучшению);провести дни «5S»с подведением итогов достижения запланированных показателей, анализом выполнения мероприятий, обсуждением текущих проблем и постановкой перспективных задач;наградить (премировать) сотрудников, наиболее отличившихся при внедрении системы, создать доску почета (в НП «Объединение подземных строителей» ее нет). на каждом этапе внедрения системы 5S в НП «Объединение подземных строителей» необходимо будет проводить внутренний аудит (проверку) с целью аудита: определениястепени внедрения системы 5Sвподразделении. Членами рабочей группы проводятся еженедельные аудиты по системе 5S. Аудит проводится по вопросам, утвержденным отделом бережливого производства.При проведении аудита будут рассматриваться следующие вопросы:оценка текущего состояния всех подразделений;результаты реализации мероприятий по внедрению системы 5S;предложения членов рабочей группы и работников подразделений по улучшению организации рабочих мест или поддержанию достигнутого уровня;анализ причин, приводящих к снижению уровня реализации принципов 5S;Первые 8 недель с начала внедрения системы 5S аудит будет проводиться еженедельно, по истечению этого периода– раз в две недели.Для перехода на следующие этапы с 1 по 3 необходимо набрать минимум 40 баллов 2 раза подряд.Для перехода на 4 этап необходимо набрать минимум 43 балла 2 раза подряд.Для перехода на 5 этап необходимо набрать минимум 45 баллов 2 раза подряд.Опросные листы аудитов хранятся вместе с документацией по системе менеджмента качества.ЗаключениеТаким образом, нам удалось внести предложения по разработке и внедрению системы 5S на предприятии НП «Объединение подземных строителей» с целью оптимизации рабочего времени и места. В частности, было предложены и разработаны:План-график внедрения системы 5S;Кампания «красные бирки»;Серия внутренних аудитов;Оптимизация документооборота с помощью номенклатуры дел;Создание новых помещений – архива и помещения для приема пищи.Все сделанные изменения предложено интегрировать в документацию системы менеджмента качества организации. Список литературыАкперовИ.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.ГАкперов, А.В. Сметанин, И.А Коноплева. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 400 с: Аристов О. В. Управление качеством: Учебник / О.В. Аристов. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 239 с.Барвинок Д.С. Внедрение системы 5S в Центре производственных компетенций // Электронный ресурс. Режим доступа http://www.up-pro.ru/library/production_management/lean/5s-cpk.html(дата обращения 11.04.2015 г.).Вдовин С. М.Система менеджмента качества организации: Учебное пособие / С.М. Вдовин, Т.А. Салимова, Л.И. Бирюкова. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 301 с.: 60x88 1/16.Внедрение системы 5S в офисе // Электронный ресурс. Режим доступа http://quality.eup.ru/DOCUM2/5soffice.html(дата обращения 11.04.2015 г.)Егоршин А. П. Организация труда персонала: Учебник / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 320 с.: 60x90 1/16.Зорин С.Н.Внедрение системы 5S // Производство Электроники. 2011. №5 -34-40.Ильенкова С. Д. Управление качеством [Электронный ресурс] : учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления (080100) / под ред. С. Д. Ильенковой. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 352 с.Карлова О.А. Теория и практика креативной деятельности [Электронный ресурс] : учеб. пособие / О. А. Карлова, Е. А. Ноздренко, И. А. Пантелеева и др. - Красноярск: Сиб. федер. ун-т, 2012. - 372 с.Комаров Е. И. Общий менеджмент: Учеб. пособие / Е.И. Комаров; Академия Народного Хоз. при Правит. РФ. - М.: ИЦРИОР: ИНФРА-М, 2010. - 269 с.: 60x88 1/16. - (Президентская программа подготовки управленческих кадров)Лукаш Ю.А. Профилактика конфликтов и иных негативных проявлений со стороны персонала как составляющая обеспечения безопасности и развития бизнеса [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Ю. А. Лукаш. - М.: Флинта, 2012. - 70 с. - ISBN 978-5-9765-1376-1Михеева Е. Н. Управление качеством: Учебник / Е.Н. Михеева, М.В. Сероштан. - 2-e изд., испр. и доп. - М.: Дашков и К, 2012. - 532 с.Нестерова, О. В. Управление стрессами [Электронный ресурс] : учеб. пособие / О. В. Нестерова. - М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2012. - (Университетская серия)Официальный сайт Некоммерческого партнерства «Объединение строителей подземных сооружений, промышленных и гражданских объектов» (НП «Объединение подземных строителей») // Электронный ресурс. Режим доступа http://metrotunnel.ru (дата обращения 11.04.2015 г.).Резник С.Д. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник, В.В. Бондаренко, Ф.Е. Удалов; Под общ. ред. С.Д. Резника. - 4-e изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2012. - 559 с.Система "5S" // Электронный ресурс. Режим доступа http://www.yaerz.ru/company/berezhlivoe-proizvodstvo/222/ (дата обращения 15.04.2015 г.)СТО-НП-002 Требования к системе менеджмента качества // стандарт организации Некоммерческое партнерство «Объединение строителей подземных сооружений, промышленных и гражданских объектов» (НП «Объединение подземных строителей») (саморегулируемая организация). 2013. Спб. – 26 с.Томас Фабрицио, Дон Тэппинг, 5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место / Пер. с англ. - М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2008. -214 с.Устав Некоммерческого партнерства «Объединение строителей подземных сооружений, промышленных и гражданских объектов» // Электронный ресурс. Режим доступа http://metrotunnel.ru (дата обращения 11.04.2015 г.).Хелдман, К. Профессиональное управление проектом [Электронный ресурс] / К. Хелдман ; пер. с англ. А. В. Шаврина. - 5-е изд. (эл.). - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012. - 728 с.: ил.