Роль ВНИИДАД в возрождении стандартизации сферы ДОУ

«Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач».«Стандартизация направлена на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих или потенциальных задач». Что дает эта деятельность: во-первых, повышает производительность труда, его эффективность и качество продукции, процессов и услуг; во-вторых, сокращает время на разработку, производство продукции, процессов и услуг; в-третьих, уменьшает материальные и трудовые затраты на разработку, производство и эксплуатацию продукции, процессов и услуг; и последнее, повышает мобилизационную готовность промышленности. «Стандартизация как практическая деятельность заключается в установлении нормативных документов по стандартизации и применению правил, норм и требований, обеспечивающих оптимальное решение повторяющихся задач в сферах общественного производства и социальной жизни. Эта деятельность направлена на: комплексное нормативно-техническое обеспечение всестороннего совершенствования управления народным хозяйством; интенсификацию общественного производства и повышение его эффективности; ускорение научно-технического прогресса и улучшение качества продукции; рациональное и экономное использование ресурсов». Одной из форм стандартизации является унификация, однако это понятие не является предметом анализа в настоящей курсовой работе.2.2. Стандартизация ДОУ и архивного дела в Российской федерации на современном этапеСтандартизация ДОУ и архивного дела в РФ на современном этапе. Неотъемлемой частью государственного управления является документационное обеспечение – деятельность аппарата управления по документированию и организации работы с документами в процессе реализации государственным органом функций и властных полномочий. Документационное обеспечение управления во многом влияет на качество принимаемых органами государственной власти и управления решений, на оперативность их исполнения и результативность. Директор ВНИИ документоведения и архивного дела, д.и.н., профессор, член «Гильдии Управляющих Документацией» Ларин Михаил Васильевич отмечает, что в нашей стране «остро стоит вопрос об упорядочении правовых норм в области документирования и документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления».В последние годы принят ряд федеральных законов, в которых в той или иной степени урегулированы вопросы работы с документацией и информацией: Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1, Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ, федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ, «О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ, «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 и др. М.В. Ларин утверждает, что «современное российское законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документационного обеспечения управления. Наблюдается неполнота и незавершенность правового регулирования, отсутствие системного подхода». Но, в настоящее время разработкой нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления занимаются Правительство Российской Федерации, Минэкономразвития России и другие федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Заместитель начальника отдела ДОУ ВНИИДАД, Варламова Людмила Николаевна, к.и.н. в своей статье говорит: «Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, все активнее транснациональные корпорации стремятся занять достойное положение на ее рынке и все острее в этой связи встает проблема установления еденных требований (стандартов), в том числе в сферах ДОУ и ИОУ». И в этой связи разработка и внедрение ВНИИДАД национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования», являющимся аутентичным переводом международного стандарта ISO 15489-1—2001 «Informationanddocumentation. Recordsmanagement. General», можно охарактеризовать одним из ключевых решений развития ДОУ в современных условиях. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» – самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно. Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Однако необходимо учитывать почтенный возраст этого документа – многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007. Область его применения – все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. Базовыми и актуальными являются определения терминов «документ; документированная информация», «реквизит документа», «юридическая сила документа», «документирование», «система документации», «архивный документ», «архивный фонд», «документальный фонд» и другие. ЗАКЛЮЧЕНИЕИнформация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.Разумеется, что поставленные в курсовой работе вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.В процессе работы мы уяснили, что в развитом обществе стандартизация является одним из важных инструментов управления организациями и предприятиями. Она непосредственно влияет на повышение эффективности общественного производства, представляя собой научный метод оптимального упорядочения в масштабах государства номенклатуры и качества выпускаемой продукции. Стандарт и качество -неотделимы друг от друга. Государственный стандарт предназначен концентрировать передовой промышленный опыт и новейшие достижения науки и техники, связывая их с перспективами развития народного хозяйства. Тем самым стандарт превращается в норму общественно необходимых требований к качеству продукции. Таким образом, считаю, что цель работы достигнута, задачи, поставленные во введении, решены. Хотя, безусловно, деятельность ВНИИДАД требует продолжения изучения, особенно в контексте того, что каждый год архивные материалы, документы государственного уровня пополняются. Их качественное сбережение – главная функция структуры, которая является объектом исследования в настоящей курсовой работе. Список литературы и источниковИсточникиГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации термины и определения» сайт РСТ [Электронный ресурс]. – Электрон.дан. – Режим доступа: http://www.norm-load.ru(дата обращения – 27 октября 2015 года)Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» – КонсультантПлюс. [электронный ресурс] код доступа. – http://www.consultant.ru (дата обращения – 27 октября 2015 года)ЛитератураБанасюкевич В. Современная нормативная база делопроизводства [Текст] / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 1997. - № 2/1. - С.7-13.Банасюкевич В. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача [Текст] / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Делопроизводство. - 1998. - №1. - С.5-8.Банасюкевич В. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 1998. - № 1. - С. 15-19. Банасюкевич В. Экспертиза ценности документов [Текст] / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С. 19-23. Банасюкевич В. Функции управленческих документов [Текст] / В.Д. Банасюкевич; ВНИИДАД // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения: тез.сообщ. к теоретическому семинару. - М., 1973. - С. 69.Бобылёва М. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота [Текст] / М.П. Бобылёва // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №1. - С. 6-17.Варламова Л. Современноесостояниедел в сферестандартизациипроцессовдокументационногообеспеченияуправления: опытРоссии / Л.Н. Варламова // Трудытретьеймеждународнойконференции«Стандартизацияинформационныхтехнологий и интероперабельность – SITOP 2009. Москва. – С. 137–140.Димов Ю. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебник для вузов / Ю.В. Дымов. 2-е изд. – Издательство: Питер, 2005. – 432 с. – С. 73. Делопроизводство: учеб.для вузов [Текст] / Т.А. Быкова, JI.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, JI.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.Ларин М. Управление документацией и новые информационные технологии [Текст] / М.В. Ларин. - М.: Науч. кн., 1998. - 137 с.Ларин М. Управление документацией в организациях [Текст] / М.В. Ларин.- М.: Науч. кн., 2002. - 288 с.Ларин М. Управление документацией: Теория и практика: Тезисы доклада [Текст] / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 7-12.Мингалёв В. Общие закономерности итенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения) [Текст] / В. С. Мингалёв. - М., 1983.Митяев К. История и организация делопроизводства в СССР [Текст]: учеб.пособие / К.Г. Митяев; под ред. A.B. Чернова. - М.: МГИАИ, 1959. - 353 с. Митяев К. Теория и практика архивного дела. [Текст]: учеб.пособие / К.Г. Митяев. - М.: МГИАИ, 1946; Митяев К. Документоведение, его задачи и перспективы развития [Текст] / К.Г. Митяев // Вопр. Архивоведения. - 1964.Соколова А. Делопроизводство в государственном аппарате [Текст] / А.Н. Соколова. - Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 1997. – 249 с. Соколова А. Деловая документация в сфере управления [Текст] / А.Н. Соколова. - М.:3нание,1985. – 64 с.; Соколова А. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки [Текст] / А.Н. Соколова. - М.,1985. Деп. в ОЦНГИ ВНИИДАД, №039-86.