Условия хранения документов

Довольно выборки в размере 2% от общего объема массива для заключения выводов о состоянии массива в целом. Несомненный плюс - временные затраты намного меньше, чем при сплошной выборке. Минус – метод предоставляет лишь усредненные сведения об общем состоянии массива без определенной оценки состояния документов, которые в выборку не попали;
Попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста сотрудниками архива при выполнении ими служебных обязанностей (в случае, когда их непосредственные обязанности связаны с полистными просмотром дел). В данном случае наиболее предпочтительно кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Плюс этого метода - минимальные затраты времени. Минус - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дают возможности заключить выводы о физическом состоянии любого отдельно взятого архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.[16]
Физическое состояние документов может быть оценено по наличию либо отсутствию типовых дефектов текстов или бумаги. Наличие и вид дефекта бумаги и текста может быть определен визуально при полистном просмотре каждого отдельно взятого документа. При этом является важным обратить внимание на «возраст» документа (год его создания); это помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста внимание следует обратить на цвет текста, способ его нанесения, на общий по всему листу или локальный характер повреждения.
Оценка и проверка физического состояния документов должна выявлять качественные признаки (цвет, способ написания текста, прочность бумаги, степень угасания и другие), а не количественные показатели (длина, вес, число и другие). Этим определяется некоторая субъективность оценок эксперта. Посему особую важность имеет подготовленность эксперта. Ему следует заниматься отработкой техники экспертизы на моделях. Эксперт не может пропустить дефекты, даже в случае их однотипности.[13]
Учет физического и технического состояния архивных документов с бумажным основанием производится в: листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; листе-заверителе; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; картотеке (или книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента.
Учет физического и технического состояния архивных документов может быть осуществлен в автоматизированном режиме или на бумажном носителе соответственно установленным реквизитам контрольно-учетных документов.

Техническая и физико-химическая обработка документов
Цели физико-химической и технической обработки архивных документов:
Восстановление их свойств, технических характеристик, долговечности;
Устранение причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
Воспроизведение документной информации на более устойчивых носителях.
Основные виды данной обработки архивных документов с бумажным основанием:
Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс технологических операций и работ с целью восстановления свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
Дезинсекция, дезинфекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биозащиты, биопрофилактики и уничтожения биологических вредителей на архивных документах и в архивохранилищах;
Воспроизводство архивных документов с целью формирования страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;
Замена оригиналов с разрушенными либо недолговечными носителями копиями для сохранения документной информации и другие;
Фотореставрация архивных документов со слабоконтрастным и угасшим текстом;
Обеспыливание архивных документов;
Переплет архивных документов;
Обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в частности при применении способов и средств сушки, дезинсекции, дезинфекции, реставрации, замораживания, дезактивации, воспроизведения и прочих видов целевой обработки. [19]
Электронные и аудиовизуальные документы зависимо от физической природы носителя могут быть подвержены перечисленным реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
1. Архивные документы на дисковых носителях:
Протирке антистатиком;
Обеспыливанию;
1. Архивные документы на магнитной ленте:
Замене покоробленных и пересохших склеек;
Очистке поверхности от пыли и частиц грязи на особом очистительном оборудовании;
Перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, которые могли возникнуть из-за перепадов температуры и влажности при транспортировании и хранении архивных документов;
Оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
3. Кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
Укреплению просечек и склеек;
Удалению жировых, восковых и других загрязнений;
Переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
Ремонту перфорации;
Обеспыливанию;
Ремонту поврежденных полей кадров.[14]
Граморигиналы фонодокументов могут подвергаться электрохимической очистке.
Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов делятся на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов может быть проведена по итогам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве при учете принадлежности их к разным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов разных видов и архивных возможностей. Приоритетными здесь являются уникальные документы и особо ценные документы.
Внеплановыми называются работы, которые выполняются при аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым либо локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.[18]
Срочные меры по санитарной обработке, выделению, изоляции архивных документов и мест их хранения должны быть предприняты и при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Заключение

Подводя итоги изучения условий хранения документов и проведения мероприятий, связанных с профилактикой либо устранением дефектов, может быть сделан ряд выводов.
Оптимальные условия хранения документов должны обеспечиваться строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).
Документы должны быть размещены в хранилищах рационально, согласно учетным документам в порядке, который обеспечивает их оперативный поиск. С целью закрепления места хранения и поиска документов в хранилище должны быть составлены постеллажные и пофондовые топографические указатели.
Для установления соответствия фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях, выявления повреждённых дел, которые могут содержать документы с затухающими текстами, подлежащие реставрации, дезинфекции, переворота на другую сторону, переплёта и другими дефектами должны проводиться плановые и внеплановые проверки наличия и состояния архивных документов. С целью сохранения ценной документной информации при утрате или повреждении оригиналов документов создается страховой фонд, а также фонд пользования.
Для выявления общей картины состояния фондов архива и нахождения документов с определенными повреждениями, которые нуждаются в плановой либо срочной специальной обработке осуществляется проверка физического состояния документов. Приоритетное значение здесь имеют фонды, содержащие особо ценные и уникальные документы; подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, пены, воды при тушении пожара и других) I и II категорий; имеющие высокий спрос у сотрудников архива и исследователей; содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и другие). Проверка физического состояния документов осуществляется всегда методом полистного просмотра дел. Оценка и проверка физического состояния документов должна выявлять качественные признаки (цвет, способ написания текста, прочность бумаги, степень угасания и другие), а не количественные показатели (длина, вес, число и другие).
Для восстановления свойств архивных документов, технических характеристик, долговечности, для устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, для воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях осуществляются физико-химическая и техническая обработки, которые могут быть плановыми и внеплановыми. Данные виды обработки документов могут осуществляться различными методами в зависимости от физической природы носителя информации.
Если все перечисленные мероприятия проводятся своевременно и незамедлительно, а также строго соблюдена условия хранения и транспортировки документов, то важнейшая задача архива – поддержание документов в сохранности – будет исполнена надлежащим образом.




Список использованных источников

Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 201 с.
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 101 с.
Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 299 с.
Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 92 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 298 с.
Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 189 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 202 с.
Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 514 с.
Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 296 с.
Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 97 с.
Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. –309 с.
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 96 с.
Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 204 с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 311 с.
Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 124 с.




















5


3


28