Система электронного документооборота «ELMA: Электронный документооборот»

шаблоны являются заготовками стандартных документов. Определенные их участки включают в себя фрагменты, предназначенные для вставки туда нужных данных (в автоматическом режиме). Режим создания шаблонов имеет дружественный интерфейс и не требует навыков программирования. Ввод документа в шаблон показан на рисунке 10.Рис. 10. Режим использования шаблонного документаТакже в режиме LMA реализован процесс управления договорной работой. Реализация договорной работы выполняется с использованием маршрутов, изображаемых в виде графических схем. Большая часть всех действий при этом производится в автоматическом режиме. Те немногие операции, требующие участия пользователей в рамках управления договорным процессом, на схемах обозначаются прямоугольниками красного цвета (рис.11).Рис.11. Технологическая схема работа с договорамиПеред отправкой документа по определенному маршруту производится его создание. Можно использовать уже готовый файл или сделать новый с применением шаблона (рис.12).Рис.12. Создание договораПервым шагом является согласование договора с юридической службой. В форме имеется постановка задачи и данные, касающиеся документа. Для просмотра карточки документа достаточно активировать соответствующий режим. В меню есть специальные операции под названием «Согласовать», «Отказать» (рис.13).Рис.13. Режим согласования документа с юридической службойОтправка руководителю профильногоподразделения. Если документ не требует доработки, он отправляется юристом на согласование руководителю профильногоподразделения. Юристом при этом производится указывание сроков, участников и необходимых комментариев. Согласование может производиться как по параллельной схеме, так и по последовательной.Рис.14. Режим отправки на согласование договораЭтапподписания договора генеральным директором. На данном этапе директор проводит ознакомление со всеми версиями договора и выбирает одну из них для подписания. Он может воспользоваться операциями, имеющими названия «подписано», «не подписано» (рис.15).Рис.18. Режим подписания договора руководителемТаким образом, рассмотренные режимы автоматизации технологии документооборота с использованием ELMA соответствуют стандартным технологиям работы службы делопроизводства и управления документами.ЗаключениеОсновной задачей в рамках данной работы являлся анализ технологий документооборота, выявление недостатков существующей технологии работы с информацией, анализ функционала системыELMA для автоматизации процессов, связанных с деятельностью специалистов, работающих с распорядительными документами, обращениями граждан, а также формирующих исходящие документы.На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение автоматизированного варианта решения данной задачи. Показано, что технологический процесс, реализованный в ELMA,является достаточно гибким и позволяет настраивать технологические этапы работы с документами в соответствии со спецификой организации.Таким образом, внедрение данной системы на предприятия различного вида деятельности и формы собственности может производиться при условии настройки соответствующих технологических цепочек. Рассмотрение технологии работы с электронными архивами, файловыми хранилищами, работы с договорами, настройками маршрутов документов показало, что система является максимально универсальной и может применяться на предприятиях в том числе Северо-Западного региона.Список использованных источниковELMA: Электронный документооборот. О программе. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://crm74.ru/page/elma-docО компании ELMA. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.elma-bpm.ru/vacancy/Пшенко А. В., Степанов Е. А. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности; Академия - Москва, 2007. - 272 c. Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии; ГроссМедиа, РОСБУХ - Москва, 2009. - 248 c.Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Прикладная информатика (по областям)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр." /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2009.-153 с.Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб.: Питер, 2009.