Документационное обеспечение управления ПАО Лукойл

С точки зрения лексического аспекта должностная инструкция обладает небольшим количеством терминов и профессионализмов, но учитывается и то, что она будет прочитана и является только внутренним документом. Должностная инструкция написана в деловом стиле, где не допускаются жаргонизмы, сленг, научные термины и т.п. Для правильного употребления слов в тексте недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать особенности лексической сочетаемости слов, т.е. их способность соединяться друг с другом. Слова в данномтексте документаупотребляются только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.С точки зрения морфологии и синтаксиса должностная инструкция четкая и лаконичная. Все разделы построены в виде коротких предложений, что облегчает восприятие при чтении.Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Нетупотребления многозначных слов, примечаний и ссылок. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей. Стиль изложения формально-логический. Информация излагается предельно ясно, четко и недвусмысленно. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложенияв должностной инструкции предъявляются особые требования:- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;- однозначность используемых слов и терминов;- нейтральный тон изложения.Что касается должностной инструкции службы документоведа и положения об отделе ДОУ, то они имеют не всегда правильно, точно иполно изложенные и оформленные инструкции. Требуется разработка новых документов.3.2. Совершенствование работы по контролю исполнения документовКонтрольисполненияпорученийсовокупностьдействий,обеспечивающихсвоевременноеисполнениедокументов.Современнаяпроблема,нанашвзгляд,заключаетсявслабойправовойинормативнойрегламентацииконтроля,ворганизацииработывслужбеделопроизводства.Нормативно-методическиедокументымежотраслевогодействияразрабатывалисьдляфедеральныхоргановисполнительнойвласти.Онинеявляютсянормативнымидокументамидляфирм,созданныхвкакой-либоорганизационно-правовойформе,кромегосударственногоучреждения.Даитребованиякорганизацииконтроляизложенытамвсамомобщемвиде.Несмотрянаэтотфактфирмамследуеториентироватьсянаэтидокументыдляупорядочениядокументооборота.Федеральныйзаконот27.07.2006№149-ФЗ«Обинформации,информационныхтехнологияхизащитеинформации»ст.11установил:Вфедеральныхорганахисполнительнойвластидокументированиеинформацииосуществляетсявпорядке,устанавливаемомПравительствомРоссийскойФедерации.Кчислутребований,установленныхПравительствомРФ,относятсяположениярядадокументов,которыезатрагиваютвопросыконтролязасрокамиисполнения.ВнаибольшемобъемеэтитребованияизложенывТиповомрегламентевзаимодействияфедеральныхоргановисполнительнойвластииТиповомрегламентевнутреннейорганизациифедеральныхоргановисполнительнойвласти.Типовойрегламентвнутреннейорганизациифедеральногоорганаисполнительнойвластипредусматриваетобязательноесозданиевегоструктуреспециализированногоструктурногоподразделения,котороеиобеспечиваетконтрользаисполнениемдокументов.Ономожетноситьназвание:контрольно-инспекторскаягруппа,группаконтроля,инспекцияпоконтролю.Ихназваниянеунифицированы.НаличиеконтрольныхструктурилипоручениеконтрольныхфункцийодномуизработниковслужбыДОУнеосвобождаетруководителейотнепосредственногоконтролязаисполнениемдокументов,заданий,поручений,атакжезаповседневнойдеятельностьюподчиненных.Болеетого,именноотруководителязависитэффективностьконтроля.СерьезнойпроблемойконтролявПАО«Лукойл»являетсятотфакт,чторуководительставитнаконтрольтольковыборочныедокументы,контрольприменяетсякак«пожарная»мера.Субъектыуправленческойструктурынеоцениваюткакбольшойнедостатоквсвоейработезадержкуисполнениязаданияилинарушениеустановленныхсроковисполнениядокументов.Какправило,увсехестьнато«объективные»причины.Нижемырассмотримметодырешенияданнойпроблемы.Руководительобязанконтролироватьвсенаправлениядеятельности,всевопросывпределахсвоихфункцийиполномочий,нонедоводитьконтрольдомелочнойопекиподчиненных.Руководительконтролирует,какправило,общеесостояниеработы,качествоеевыполнения,сутьрешаемыхуправленческихзадач.Однаковпрактикеуправлениябольшинствокоммерческихорганизацийэтотважнейшийпринципуправлениянезакрепленникакимлокальнымактом,контрольреализуетсяруководителемвтомобъеме,которыйемукажетсянаиболеецелесообразным.Типовыерегламентыособоподчеркиваютрольруководителейвсехуровнейвконтролезаисполнением,практическиустанавливаяэтуфункциюкакоднуизобязательныхдолжностныхобязанностей.Согласнодействующимправиламделопроизводства,контролюподлежатвседокументы,требующиеисполнения.Крометого,поуказаниюруководстваорганизацииилиструктурногоподразделениянаконтрольмогутбытьпоставленылюбыедокументы,отдельныепунктыизних,устныеилиписьменныераспоряженияруководителя.Регламенттакжеустанавливаетсоставдокументов,которыеподлежатобязательномуконтролю.Внормативныхдокументахмежотраслевогодействияпрактическинепредусмотренапроцедураинформированияруководителя,давшегозадание,осрывесрокаисполнения.Формыинформированияруководителеймогутбытьразными.ВПАО«Лукойл»дваразавнеделюисполнителямигенеральномудиректорунаправляютсясправкиоконтроле:-напоминаниеоконтрольныхпорученияхпопонедельникам;-напоминаниеонеисполненныхконтрольныхпорученияхпопятницам.Приэтомследуетотметить,чтопериодичностьпредставлениятакойинформациивнормативныхдокументахнеопределена.Вданныхсправкахуказываютсясведенияокорреспонденте(авторе),документе,номере,дате,краткомсодержании,резолюции,срокеисполнения,фамилииисполнителя.ВсправкиоконтролеПАО«Лукойл»удобнобылобывключитьвтабличнуюформуколонкусколичествомдней,оставшихсядоконцасрокаисполнения.Ранжированиепорученийподатеокончаниясрокаисполнениятожеоченьудобно–этопозволяетисполнителюбыстрееориентироватьсяиболееэффективноуправлятьсобственнымрабочимвременем.ВТиповыхрегламентахопределенпорядокинформированияосрывесрокаисполнения.Структурноеподразделение,обеспечивающееконтрользаисполнением,еженедельнопредставляетруководителюинформациюонаходящихсянаконтроледокументахпоформе,определеннойруководителемфедеральногоорганаисполнительнойвласти.Крометого,должностноелицо,ответственноезаисполнение,втечение2-3днейпослеистечениясрокаобязанопредставитьруководителю,которыйдавалзадание,объяснениеоходеисполненияпоручения,перечислитьисполнителей(должностныхлиц),причинынеисполнениявустановленныйсрокимерыответственности,предлагаемыеилипринятыевотношениивиновныхвнеисполнениипорученияработников.Контроллернедолженвыяснятьправдивостьпредоставленнойисполнителеминформацииоходевыполненияпоручения.Ответственностьзаправдивостьпредоставленияинформациидолжнынестиисполнители.Еслиответственныйисполнительнеуспеваетисполнитьпоручениекустановленномусроку,тоондолжензанесколькоднейдоокончаниясрокаподготовитьдокладнуюзапискунаимяруководителясуказаниемпричинневозможностиисполненияпоручениявовремяипросьбойопродлениисрокаисполнения,указавпланируемыйсрок.Снятиеисполненногодокументасконтролядопускаетсяпослефактическогоисполненияпредусмотренныхрезолюцией(инымобразом)заданий,поручений,запросови/илидокументированногоподтвержденияихисполненияпосуществусобязательнымсообщениемрезультатовисполнениязаинтересованнымсторонам.Своевременность,полнотаикачествоисполнениядокументапроверяютсявсоответствиисдействующимворганизациипорядком.Решениеоснятиипоручениясконтроляпринимаетсятолькоруководителем,давшимпоручение,аконтрользаисполнениемпорученийпрекращаетсятольконаоснованиидокументированногоподтвержденияисполнения.Данныеоходеирезультатахконтролязаисполнениемдокументовдолжныучитыватьсяипериодическиобобщаться,тоестьанализироваться.Итогомработыявляютсяотчетыобисполнениипоручений,которыепредоставляютруководителям.Периодичностьформированиятакихотчетов,ихколичествоиформукаждогоизнихорганизацияопределяетсамостоятельно.Какправило,данныеотчетысодержатследующиеданные:-общееколичествопоручений,подлежащихисполнениюзаопределенныйпериод;-количествоисполненныхзаопределенныйпериодпоручений,сгруппированныхпоисполнителямилиструктурнымподразделениям;-количествонеисполненныхзаопределенныйпериодпорученийилиисполненныхспревышениемсрока,приэтомсведениягруппируютсяпоисполнителямилиструктурнымподразделениям;-причинызадержекисполненияпоручений.Наосновеполученнойинформациируководительорганизациипринимаетрешения,направленныенасовершенствованиеработыпоисполнениюдокументовиоптимизациисистемыконтролязаисполнениемдокументов.УчетиобобщениерезультатовконтроляисполненияпорученийвПАО«Лукойл»полностьюотсутствует.ДляПАО«Лукойл»намипредложенаследующаяформаотчетностипоисполнительскойдисциплине(см.табл.2).Таблица2Сводныйотчетпоисполнительскойдисциплиневотношениипоручений,выданныхруководителеморганизацииДатасоставленияотчета02.10.2016ОтчетныйпериодС01.09.2016по30.09.2016Общееколичествовыданныхпоручений322-изнихпоставленонаконтроль300-изнихснятосконтроля298АнализируемыепоказателиЗаместительдиректораИ.О.ФамилияДиректоручебногоцентраИ.О.ФамилияЗаместительдиректорапоАХЧИ.О.ФамилияКол-во%Кол-во%Кол-во%Поступившиенаисполненияпоручения103-99-98-Исполненныепоручения103100%99100%9698%Неисполненныепоручения00.0%00.0%22.0%Поручения,неисполненныевсрок00.0%00.0%11.0%Приростнарушенийпосравнениюспредыдущимотчетнымпериодом(с01.08.2009по31.08.2009)--1.2%-0%-3.2%Такжеможетбытьиспользованаиинаяформаотчетности.Внейхорошовидныданныекакпоотдельнымисполнителям,поподразделениям,такипоорганизациивцелом,атакжеоченьполезнадетализацияинформацииопоручениях,выполненныхснарушениемсрокаиневыполненных(см.табл.3,4,5).Таблица3Отчетобисполненииконтрольныхпорученийруководителяорганизации,имеющихсрокисполненияс01.10.2008по31.12.2016Датасоставленияотчета:19.10.2016Подразделение/исполнительКонтрольныепорученияВсегоИсполненоНаисполнениивсрокспереносомсрокаснарушениемсрокасрокнепоступилсрокперенесенсрокистекБухгалтерияИ.О.Фамилия1312410600И.О.Фамилия214701420ВСЕГО:4531111020Отделкадров<…>Отделсбыта<…>ИТОГО:307225935875Таблица4Данныеопоручениях,исполненныхснарушениемсрока№п/пРег.№/датаКоррес-пондент/ктоподписалКраткоесодержа-ниеПоруче-ниеПлановаядатаиспол.Исполни-тельПричинынеисполнениявсрок1Вх.-326от05.10.2009ООО«Восток»Опрод-лениидоговоранаобслу-живаниетехникиПродлитьдоговорнаобслу-живаниетехники09.10.2009И.О.ФимилияВпроектдого-Ворабыливне-сеныправки,ООО«Восток»задержалподписаниеизмененногопроекта<…>Таблица5Данныеонеисполненныхпоручениях,сроккоторыхистек№п/пРег.№/датаКоррес-пондент/ктоподписалКраткоесодержа-ниеПоруче-ниеПлановаядатаиспол.Исполни-тельПричинынеисполнениявсрок1Пр-31от07.10.2009И.О.ФамилияОпроведе-нииобученияработевкорпора-тивномпорталеПровестиобучениепоработевкорпора-тивномпорталедлясотрудников12.10.2009И.О.Фимилия07.10.2009троесотрудников,которыедолжныбылипроходитьобучение,заболели.<…>Взаключениехотелосьбыотметить,чтоцельконтролязасрокамиисполнения,которыйведетделопроизводственнаяслужба,-содействиесвоевременномуиправильномуисполнениюдокументовипорученийруководителя,оперативноеобнаружениепервыхпризнаковсрываисполненияилипоручения,получениеинформации,необходимойдляоценкидеятельностиподразделенийиисполнителей,своевременноеинформированиеобэтомруководителя.Тоестьвсозданииусловийдляпринятиясвоевременныхмерпоисполнениюприугрозеегосрыва.ТиповыерегламентыявляютсяосновойразработкиРегламентовфедеральныхоргановисполнительнойвластииихтерриториальныхорганов.Онинемогутрассматриватьсякакнормативныйдокументдлянегосударственныхструктуруправления.ОднакодетальнаяразработкапроцедурыконтролязасрокамиисполнениядокументоввполнеможетбытьиспользованаслужбамиДОУприрегламентацииделопроизводства.ВЫВОДЫ:1.ВтретьейглаверазработаныметодическиерекомендациииобразцыпроектовположенияослужбеДОУиположенийоботделах,входящихвслужбуДОУ,должностныхинструкцийсотрудниковслужбыДОУ.Нанашвзгляд,внедрениеположенийидолжностныхинструкцийвпрактикупоможетразрешитьбольшинствоизвозникающихворганизацииконфликтныхситуаций.Крометого,ихприменениепозволитболееполноиобоснованнооцениватьрезультатытрудавсегоколлективаподразделенияивкладотдельныхработников,приниматьрешенияоморальномиматериальномстимулированиисотрудников.2.Врезультатеслабогоконтролязаисполнениямидокументовипорученийнамипредложено:-ставитьнаконтрольвседокументывобществе,требующиеисполнения;-обязатьконтролеровформироватьотчетыобисполнениидокументовипорученийипредоставлятьихруководству;-утвердитьпериодформированияотчетовобисполнениидокументовипоручений;-утвердитьпереченьотчетовобисполнениидокументовипоручений,атакжеихформу.Наосноверезультатованализаотчетовдолжныразрабатыватьсяиприниматьсямерыпоускорениюисполненияпоручений,повышениякачестваисполнительскойдисциплины,совершенствованиюорганизацииконтроляууправлениявцелом.ЗаключениеВнастоящеевремяПАО«Лукойл»,какимногиедругиероссийскиекомпании,перешлоотвопросов,связанныхисключительносэкономическимкризисом,квопросамразвитиябизнеса,расширенияинфраструктуры,построениясистемыкорпоративногоуправления.Совершенствованиедокументационногообеспеченияуправления–этоодинизнаиболееважныхэлементоввуправленческомпроцессе.ОбъемыинформациивозрастаютскаждымгодомиихсвоевременнаяобработкавозможнатолькоприрациональнойорганизацииДОУиприменениисовременныхсистемэлектронногодокументооборота.ВходеанализадокументационногообеспеченияуправленческойдеятельностиПАО«Лукойл»былирассмотреныосновныенаправлениядеятельности,организационнаяструктураиаппаратуправлениякомпании,изученызаконодательныеинормативныеакты,регулирующиеегодеятельность,описанаорганизацияработыслужбы,отвечающейзаорганизациюДОУвкомпании,изученыорганизационно-правовыеинормативно-методическиедокументы,регулирующиеегодеятельность,составдокументовкомпании,проанализированаорганизацияработысдокументами.Анализпоказал,чтоделопроизводствоотвечаетсовременнымтребованиямкслужбамДОУповсемнаправленияморганизацииработысдокументами.Вместестем,многиенедостатки,выявленныевходеанализаДОУ,вопределеннойстепениобъясняетсявключениемслужбы,ответственнойзаорганизациюДОУ(группапоработескорреспонденцией)всекретариат,этообстоятельствоснижаетправовойстатусслужбы.Службадолжнадействоватьнаправахсамостоятельногоструктурногоподразделения,подчиненногонепосредственноруководителюорганизации.Нормативнаябазадокументационногообеспечения,какужеотмечалось,имеетсущественныенедостатки,которыевыражаютсявследующем:-отсутствуютположениеосекретариатеиположениеогруппепоработескорреспонденцией;-отсутствуютдолжностныеинструкциисотрудниковсекретариата;-сотрудникисекретариатанеимеютпредставленияосвоихправах,немогутчеткосформулироватьсвоидолжностныеобязанности,задачиподразделения,сотрудникамикоторогоониявляются,всвязисэтимненесутникакуюответственностьпередПАО«Лукойл»заненадлежащееисполнениесвоихобязанностей.-отсутствиевсоставесекретариатаархива,скоторымделопроизводственнаяслужбаподдерживаеттеснуюсвязьвпроцессеработы.-отмечаетсянизкийуровеньорганизацииконтроляисполнениядокументов,следствиемчегоявляютсячастыеслучаисрывасроковисполнениядокументов.ПорезультатампроведенногоанализабылисформулированыпредложенияпорационализациидокументационногообеспеченияуправленческойдеятельностиПАО«Лукойл»(нормативно-правовоеобеспечениеслужбыДОУисовершенствованиеконтролязаисполнениемдокументовипоручений).Оцениваярезультатыпроведенногоанализа,былиразработаныследующиедокументы:1.ПоложениеослужбеДОУ.2.ДолжностнаяинструкцияначальникаслужбыДОУ.3.Положениеоканцелярии.4.Должностнаяинструкцияделопроизводителя.5.Должностнаяинструкциядокументоведа.6.Должностнаяинструкцияинспекторапоконтролю.7.Должностнаяинструкцияэкспедитора8.Положениеобархиве.9.Должностнаяинструкцияархивиста.10.Должностнаяинструкцияархивариуса.11.Положениеосекретариате12.Должностнаяинструкциясекретаря-референта.Авторомвыполненыследующиеразработки:-методикаразработкиположенийоструктурныхподразделенияхидолжностныхинструкцийвсоответствииспредложеннымирекомендациями;-обосновананеобходимостьчеткогораспределенияобязанностейнаосноведолжностныхинструкций;-рекомендациипосовершенствованиюорганизацииработысдокументамиворганизацииконтроляисполнениядокументов,атакжесовершенствованияфункцииконтроляисполнениядокументовипорученийруководстваобщества.Необходимоорганизоватьповышениеквалификациисотрудниковделопроизводственногоподразделениянагодичныхочно-заочныхкурсахповышенияквалификациидлясотрудников,неимеющихбазовогообразованиявобластидокументационногообеспеченияуправления,организованныхВНИИДАД.Сотрудниквобластиделопроизводствадолженпостоянноследить:-во-первых,завыходящимизаконодательными,правовымиактами,касающимисявопросовдокументированияиДОУиупорядоченияработысдокументамиипоправками,вносимымивэтиакты;-во-вторых,стремитьсявнедрятьворганизацииновейшиетехнологииворганизациюновейшиетехнологиивобластидокументацииобеспеченияуправления.РеализацияуказанныхмероприятийпозволитзначительноулучшитьорганизациюдокументационногообеспеченияуправленческойдеятельностивПАО«Лукойл»,и,вконечномсчете,повыситкачествоуправлениявсейорганизациивцелом.Списокиспользованныхисточниковилитературы1.ИсточникиОпубликованныеКонституцияРоссийскойФедерации(принятавсенароднымголосованием12.12.1993)(сучетомпоправок,внесенныхЗаконамиРФопоправкахкКонституцииРФот30.12.2008N6-ФКЗ,от30.12.2008N7-ФКЗ)//СобраниезаконодательстваРоссийскойФедерации.2009.№4.Ст.445.ГражданскийкодексРоссийскойФедерации(частьпервая)от30.11.1994№51-ФЗ(принятГДФСРФ21.10.1994)(ред.от06.04.2011) // Собрание законодательства РФ. 1994. N 3. Ст. 434.УголовныйкодексРоссийскойФедерацииот13.06.1996N63-ФЗ(принятГДФСРФ24.05.1996)(ред.от04.05.2011)// Собрание законодательства РФ. 1996. N 39. Ст. 464.«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // Собрание законодательства РФ. 2001. N 9. Ст. 37.Федеральныйзаконот08.02.1998N14-ФЗ(ред.от28.12.2010)«Обобществахсограниченнойответственностью»(принятГДФСРФ14.01.1998)(сизм.идоп.,вступающимивсилус01.01.2011)// Собрание законодательства РФ. 1998. N 33. Ст. 474.Федеральныйзаконот22.10.2004N125-ФЗ(ред.от27.07.2010)«ОбархивномделевРоссийскойФедерации»(принятГДФСРФ01.10.2004)// Собрание законодательства РФ. 2004. N 35. Ст. 432.Федеральныйзаконот27.07.2006N149-ФЗ(ред.от06.04.2011)«Обинформации,информационныхтехнологияхиозащитеинформации»(принятГДФСРФ08.07.2006)// Собрание законодательства РФ. 2006. N 37. Ст. 376.Федеральныйзаконот27.07.2006N152-ФЗ(ред.от23.12.2010)«Оперсональныхданных»(принятГДФСРФ08.07.2006)// Собрание законодательства РФ. 2006. N 36. Ст. 3746.Федеральныйзаконот17.07.1999N176-ФЗ(ред.от28.06.2009)«Опочтовойсвязи»(принятГДФСРФ24.06.1999)// Собрание законодательства РФ. 1999. N 32. Ст. 4536.Федеральныйзаконот10.01.2002N1-ФЗ(ред.от08.11.2007)«Обэлектроннойцифровойподписи»(принятГДФСРФ13.12.2001)// Собрание законодательства РФ. 2002. N 32. Ст. 4232.Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об акционерных обществах»// Собрание законодательства РФ. 1995. N 2. Ст. 24.Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»// Собрание законодательства РФ. 2011. N 321. Ст. 231.Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) «О коммерческой тайне»// Собрание законодательства РФ. 2004. N 3. Ст. 432.ПостановлениеПравительстваРФот22.09.2009N754«ОбутвержденииПоложенияосистемемежведомственногоэлектронногодокументооборота»//СобраниезаконодательстваРФ.2009.N39.Ст.4614.Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление) // «Бюллетень Минтруда РФ», N 4, 2002.Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 24.09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти». // «Собрание законодательства РФ», 24.01.2005, N 4, ст. 305.Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010, с изм. от 06.04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» // Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38 // «Собрание законодательства РФ», 01.08.2005, N 31, ст. 3233.Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526) предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 38, 19.09.2011.ПостановлениеПравительстваРФот19.01.2005N30(ред.от24.09.2010)«ОТиповомрегламентевзаимодействияфедеральныхоргановисполнительнойвласти»// «Российская газета», N 12, 25.01.2005.ПостановлениеПравительстваРФот28.07.2005N452(ред.от24.09.2010,сизм.от06.04.2011)«ОТиповомрегламентевнутреннейорганизациифедеральныхоргановисполнительнойвласти»// «Российская газета», N 171, 05.08.2005.НеопубликованныеУставПАО«Лукойл».ИнструкцияподокументационномуобеспечениювПАО«Лукойл».Инструкцияповедениюархивногодела Положениеобэлектронномдокументообороте.2.Нормативно-методическаялитератураГОСТР6.30-2003.Унифицированныесистемыдокументации.Унифицированнаясистемаорганизационно-распорядительнойдокументации.Требованиякоформлениюдокументов(принятивведенвдействиеПостановлениемГосстандартаРФот03.03.2003N65-ст).М.,ИПКИздательствостандартов,2003(Требованиякоформлениюдокументов).Системастандартовпоинформации,библиотечномуииздательскомуделу.Управлениедокументами.Общиетребования.ГОСТРИСО15489-1-2007(утв.ПриказомРостехрегулированияот12.03.2007N28-ст).М.,Стандартинформ,2007.ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.Государственнаясистемадокументационногообеспеченияуправления.Основныеположения.Общиетребованиякдокументамислужбамдокументационногообеспечения(одобренаколлегиейГлавархиваСССРот27.04.1988,ПриказГлавархиваСССРот23.05.1988N33)(вместес«Правиламизаполненияосновныхреквизитоврегистрационно-контрольныхформ(РКФ)»,«Примернымположениемослужбедокументационногообеспеченияуправления»).М.,ГлавархивСССР,1991.Квалификационныйсправочникдолжностейруководителей,специалистовидругихслужащих(утв.ПостановлениемМинтрудаРФот21.08.1998N37)(ред.от14.03.2011).Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059)ПриказМинкультурыРФот25.08.2010N558«Обутверждении«Перечнятиповыхуправленческихархивныхдокументов,образующихсявпроцесседеятельностигосударственныхорганов,органовместногосамоуправленияиорганизаций,суказаниемсроковхранения»(ЗарегистрировановМинюстеРФ08.09.2010N18380).Бюллетеньнормативныхактовфедеральныхоргановисполнительнойвласти.2010.N38.ПриказРосархиваот19.01.1995N2«Обутверждениипримерногоположенияопостояннодействующейэкспертнойкомиссииучреждения,организации,предприятия».ПостановлениеМинтрудаРФот26.03.2002N23«Обутверждениинормвременинаработыподокументационномуобеспечениюуправленческихструктурфедеральныхоргановисполнительнойвласти».БюллетеньМинтрудаРФ.2002.N4(Постановление).ПостановлениеМинтрудаРФот25.11.1994N72«ОбутвержденииМежотраслевыхукрупненныхнормативоввременинаработыподокументационномуобеспечениюуправления».ПостановлениеМинтрудаРФот10.09.1993N152«ОбутвержденииНормвременинаработыпоавтоматизированнойархивнойтехнологииидокументационномуобеспечениюоргановуправления».М.,Центральноебюронормативовпотруду,1993(Нормы).Нормативывременинаработыпосовершенствованиюдокументационногообеспеченияуправленияминистерств,ведомств,предприятийиорганизаций.-М.:ВНИИДАД,1992.ОК011-93.Общероссийскийклассификаторуправленческойдокументации(утв.ПостановлениемГосстандартаРФот30.12.1993N299)(ред.от23.12.2010).3.ЛитератураАльбрехтБ.В.Архивыкоммерческихорганизаций.–М.:МЦФЭР,2005.-192с.БайковаИ.Ю.Настольнаякнигаделопроизводителя/И.Ю.Байкова.–2-еизд.,доп.-М.:Эксмо,2009.–352с.БыковаТ.А.Основныеправилаорганизациидокументооборота//Справочниксекретаряиофис-менеджера2010.№3.с.32.БыковаТ.А.,СанкинаЛ.В.Документационноеобеспечениеуправлениянегосударственныхорганизаций:Учеб.пособие.-М.:ИНФРА-М,2010.–288с.ВяловаМ.Л.Номенклатураделорганизации//Справочниксекретаряиофис-менеджера2010.№2.с.37.ГалаховВ.В.,КорнеевИ.К.Делопроизводство:Образцы,документы.Организацияитехнологияработы.–3-еизд.,перераб.идоп.М.;Проспект,2009.–480с.ДодоноваМ.И.СлужбаДОУ:историявопроса,структура,задачи,правовоеобеспечение//Делопроизводство2009,№2.КаменеваЕ.М.Организацияконтролязаисполнениемпоручений//Делопроизводствоидокументооборотнапредприятии2008.№2.с.27.КузнецовС.Л.Современныетехнологиидокументационногообеспеченияуправления.М.:ИздательскийдомМЭИ,2010.–232с.КузнецоваТ.В.Делопроизводство(документационноеобеспечениеуправления)5-еизд.,испр.идоп.М:ООО«Журнал«Управлениеперсоналом»,2007.-528с.КузнецоваТ.В.Организацияделопроизводстватребуетпрофессиональныхзнаний//Делопроизводство2010.№1.с.6.ЛаринМ.В.,РысковО.И.УправлениедокументаминаосновемеждународногостандартаИСО15489-2001:Метод.пособие/М.В.Ларин,О.И.Рысков;ВНИИДАД.М.,2005.-110с.Разработканормативныхдокументовподокументационномуобеспечениюорганизации.Рекомендации.М.,ВНИИДАД,2007.–264с.РогожинМ.Ю.Справочникподелопроизводству.СПб.:Питер,2007,-192с.:ил.–(Серия«Современныйофис-менеджмент»).РумянцеваС.А.ПрактикасоставленияположенияослужбеДОУ//Справочниксекретаряиофисменеджера2009.№5.с.27.РумянцеваС.А.Созданиеслужбы(отдела)документационногообеспеченияуправления//Справочниксекретаряиофисменеджера2009.№1.с.25.СанкинаЛ.В.Контрольисполнениядокументов//Справочниксекретаряиофис-менеджера2011.№2.с.16.4. Интернет-ресурсыhttp://www.lukoil.ru/ПриложениеУТВЕРЖДАЮГенеральный директорВ.Ю. Алекперов 26.03.2016Публичное акционерное общество «Лукойл»(ПАО «Лукойл»)ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ_________№_____МосквадокументоведаI. Общие положения1. Документовед относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации2. На должность:- Документовед назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;- Документовед - назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет;- Документовед-лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится директором.4. Документовед должен знать:4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся документационного обеспечения управления.4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.4.5. Организацию архивного дела.4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.4.7. Основы программирования.4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.4.10. Документоведение.4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.4.13. Основы экономики, организации труда и управления.4.14. Законодательство о труде.4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.4.16. Правила и нормы охраны труда.5. Документовед подчиняется директору.6. На время отсутствия (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.II. Должностные обязанностиДокументовед:1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.3. Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.6. Организует внедрение систем ведения документации.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.III. ПраваДокументовед вправе:1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.IV. ОтветственностьДокументовед несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.Приложение 2Движение входящего документаДвижение докладной запискиДвижение Решения учредительного собранияДвижение ответного письмаПриложение 3Публичное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл»_______№____МоскваПриложение 4Организационная структура предприятияПриложение 5Публичное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл»ПРИКАЗ_________№_____МоскваО разработке номенклатуры делВ целях оптимизации работы системы делопроизводства,ПРИКАЗЫВАЮ:Разработать номенклатуру дел на 2016 г до 24.12.2015.Ввести номенклатуру дел в действие с 01.01.2016.Ознакомить с номенклатурой дел руководителей структурных подразделений.Контроль исполнения возложить на секретаря Сахманову О.В..Генеральный директорПриложение 6Публичное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл» АКТ_________№_____Москварасследования аварииОснование: затопление офиса ПАО «Л у к о й л»Составлен комиссией:Председатель − бухгалтер А.А. Муравьева, начальник службы ДОУ К.С. Масалис, секретарь фирмы Д.Е. Карасева.26 сентября 2015 г. в 9 − 00 ч. Д.Е. Карасева, придя на рабочее место, обнаружила, что офисное помещение залито водой. Путем опроса было выявлено, что причиной затопления стала компания ООО «Зима», расположенная этажом выше.В результате проверки состояния оборудования офиса, комиссия выявила, что в результате затопления вышли из строя: 2 ПК, 1 МФУ общей стоимостью 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.Комиссия сделала заключение о необходимости замены поврежденного оборудования.Составлен в 3-х экземплярах:1-й экземпляр − в бухгалтерию;2-й экземпляр − в отдел материального снабжения;3-й экземпляр − в ООО «Шипучка».Председатель комиссииА.А. МуравьеваЧлены комиссии К.С. Масалис Д.Е. КарасеваПриложение 7Публичное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл»Россия, 101000, Москва, Сретенский бульвар, д.11.Генеральному директоруООО «Кримален»К.С. Масалис___________№_______На №______от________Уважаемая Кристина Станиславовна!В связи с тем, что мы уже подали заявку об участии в благотворительной акции «Москва без наркотиков», к сожалению, мы вынуждены отказать Вам.Генеральный директор В.Ю. АлекперовО.И. Грачева(495)238764Приложение 8Бланк письмаПубличное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл»Россия, 101000, Москва, Сретенский бульвар, д.11.Генеральному директоруООО «Кримален»К.С. Масалис___________№_______На №______от________Приложение 9Схема операцийПередача писем с пометкой «лично»Возврат на обратный адрес (дело-ль, почта)Входящий документКомплектность соблюдена? (дело-ль)Нет нет даСортировка (дело-ль)Требуется регистрация? (дело-ль)нет даПередача документов директору, замам, в структурные подразделениярегистрация (дело-ль)требуется наложение резолюции? нетдаНаложение резолюции (директор/замы)Рассылка по инстанциям (дело-ль)Уничтожение документов (подразделения)Подшивка в документов в дела, хранение (подразделения)Исполнение документов (подразделения)Схема движения входящих документовКонсультация (делопроизводитель)Регистрация (делопроизводитель)Готовый исходящий документПодписание (директор, замы, начальники отделов)Согласование и корректировка (визирующие инстанции, исполнитель)Правильно оформлен проект док-та? (делопроизводитель)Проект исходящего документа (исполнитель)нетдаОтправка почтой (делопроизводитель)Передача исполнителюСхема движения исходящего документаПриложение 10УТВЕРЖДАЮГенеральный директорВ.Ю.Алекперов26.05.2015Публичное акционерное общество «Лукойл»ПАО «Лукойл»_______№____Москва ПОЛОЖЕНИЕоб отделе ДОУ1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1.Отдел ДОУ (далее отдел) является структурным подразделением ПАО «Лукойл» (далее ПАО «Лукойл»).1.2.Отдел в своей деятельности подчиняется директору ПАО «Лукойл», а в его отсутствие – исполняющему обязанности директора ПАО «Лукойл», работает под руководством начальника отдела. Работу отдела курирует и направляет руководитель аппарата ПАО «Лукойл».1.3.Деятельность отдела осуществляется в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями ПАО «Лукойл».1.4.Отдел в своей деятельности должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, законодательными, правовыми актами Правительства Российской Федерации, нормативно-правовыми актами и решениями Российской Федерации, Уставом Служебным регламентом настоящим Положением об отделе.2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ 2.1.Отдел осуществляет возложенные на него функции и задачи.2.2.Основными задачами отдела являются:-организация единого порядка работы с документами в ПАО «Лукойл» и обеспечение четкой организации делопроизводства;-содержание и правильная эксплуатация здания ПАО «Лукойл» и прилегающей территории;-организация и координация работ по охране труда и противопожарной безопасности в здании ПАО «Лукойл». 2.3.Основными функциями отдела являются:--обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;-систематический анализ состояния работы с документами в ПАО «Лукойл», контроль за качественным и своевременным исполнением документов;-обеспечение отправки документов в вышестоящие органы и другим адресатам по почте, телеграфу, факсимильной связи, электронной почте, посредством курьерской доставки;-осуществление методического руководства организацией работы по подготовке документов в аппарате и структурных подразделениях ПАО «Лукойл»;-организация материально-технического обеспечения совещаний, созываемых директором ПАО «Лукойл» и его заместителями, руководителем аппарата; -хранение и использование печатей ПАО «Лукойл» в соответствии с действующим законодательством; -организация работы специалистов по созданию условий для обеспечения деятельности директора ПАО «Лукойл», его заместителей, руководителя аппарата;-обеспечение потребностей сотрудников ПАО «Лукойл» в оборудовании, инвентаре, оргтехнике, канцелярских товарах, надлежащее хранение и сохранность имущества;-ведение учета и хранение документов, поступающих из вышестоящих органов, собственных директивных документов и сдачу их в архив в соответствии с установленными требованиями;-обеспечение соблюдения требований охраны труда, мер по противопожарной безопасности; - участие в организации и проведении основных мероприятий общественно-политической, социальной, экономической и культурной жизни города и района;-осуществление иных задач, определенных директором ПАО «Лукойл» и руководителем аппарата.3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ Для осуществления своих целей и задач отдел:3.1.Исполняет обязанности и пользуется правами в соответствии с Законом Российской Федерации.3.2.Отдел в соответствии с возложенными на него задачами имеет право:-разрабатывать и вносить на рассмотрение директора ПАО «Лукойл», руководителя аппарата проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела,-запрашивать в установленном порядке от отделов и других подразделений ПАО «Лукойл» информацию, необходимую для осуществления функций отдела.4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ4.1.Сотрудники отдела несут ответственность за:- неисполнение или ненадлежащее исполнение по их вине возложенных на них служебных обязанностей, за несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, - несоблюдение норм этики; - несохранение иной охраняемой законом тайны, служебной информации;- совершение в процессе своей деятельности правонарушений;- низкую исполнительскую дисциплину;- разглашение секретных сведений, конфиденциальной информации, ставших известными в результате исполнения должностных обязанностей, разглашение персональных данных;- превышение служебных полномочий в умышленных целях;- достоверность информации, которую они предоставляют как от своего имени, так и от имени своего подразделения;- неправильность и неполноту использования предоставленных им прав; - действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.4.2.Сотрудники отдела несут материальную ответственность в соответствии с законодательством за причиненный по их вине ущерб.5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ5.1.Отдел состоит из начальника отдела, заместителя и специалистов.5.2.Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности приказом директора ПАО «Лукойл» по согласованию руководителем аппарата. 5.3.Сотрудники отдела выполняют служебные обязанности в соответствии с утвержденными должностными инструкциями. 5.4.Начальник отдела вносит на согласование руководителю аппарата ПАО «Лукойл» предложения о назначении и освобождении сотрудников отдела, а также о поощрениях и наложении на них дисциплинарных взысканий.5.5.Начальник отдела действует от имени отдела и представляет его во всех муниципальных учреждениях, предприятиях всех видов собственности и общественных организациях.5.6.В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела.