Ночной аудит и отчетность службы приема и размещения

Когда, к примеру, гостиница не примет на вооружение компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные потери обязаны быть предусмотрены в полном размере. Аудитор кроме того сможет записывать раньше не учтенные операции с наличностью.Согласование расхождений в статусе номеровРасхождения в статусе номеров обязаны быть решены в кратчайшие сроки. Ошибки в статусе номера могут привести к утратам заработка от малой полноты и оплошностях в записях. К примеру, в случае если гость выписан, а агент запамятовал адекватно оформить функцию выезда, то номер станет считаться занимающимся, хотя по сути он свободен. Ночной аудитор отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » правомочен убедиться, что расхождения между дневным докладом поэтажной службы и системы статуса номеров СПиР были согласованы к концу дня. Дабы уменьшить оплошности поэтажные службы обязаны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор обязан просмотреть отчет СПиР и поэтажных служб, чтоб утвердить статус всех номеров отеля. Когда СПиР считает, что номер занят, ну а в отчете поэтажной службы он значится свободным, то аудитор обязан прояснить правду. В такой ситуации быть может последующее:o гость, торопясь, мог уехать, хотя пренебрегал выписаться;o гость мог уехать, не собираясь выписываться;o агент или кассир имели возможность не прикрыть лист.Аудитор, проверив все происшествия, обязан показать лист для погашения и сделать свой выбор со статусом номера.В компьютеризированной системе процесс выписки автоматом заменяет статус номера.Баланс всех отделений (торговых точек)Ночной аудитор отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » сводит баланс всех филиалов, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов СПиР и информации по операциям иных подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и др первичные документы резюмируются и сравниваются. В том числе и всецело автоматизированные отели, традиционно хранят первичные документы для разрешения возможных расхождений.Детализированный аудит отдельного подразделения учитывает ревизию всех записей до того времени, пока же оплошность не станет обнаружена. Процесс аудита быть может запутанным с данной позиции. Традиционно говорят наиболее успешным предварительно свести баланс по всем филиалам, а в последующие дни выискивать отдельные промахи в записях.Но баланс в счетах и результатах подразделений еще не означает, что верные счета были подобраны для записи. Запись верной суммы в ошибочные счета и еще приведет к ошибочному результату. Данный вид промахов случается незамеченным до тех пор, пока же не появляются трудности со счетами посетителей. Ревизия расценок на номера (места)[16, c286]Ночной аудитор отели «Ренессанс Москва Монарх Центр» » имеет возможность востребовать у СПиР дать отчет по доходу от номеров (см. табл. № 1). Данный отчет указывает цены за любой номер и практические цены, по коим номера сданы, собственно позволяет уменьшить прибыль от номеров. Когда цены и практические цены не совпадают, то встает несколько вопросов, которые аудитор обязан решить:§ Если номер занят членом туристской группы или же корпоративным посетителем, имеющим льготы, адекватно ли использованы скидки к ценам?§ Если в номере только 1 постоялец, а практические цены равны ориентировочно половине, считается, ли постоялец одним из зарегистрированных? В случае если да, то зарегистрировался ли 2-ой гость. Верное внедрение информации о заработке и учете номеров готов стать основой для анализа заработков от номерного фонда, копия данного отчета быть может подготовлена для основного менеджера отеля. Поддержание системыДанный шаг используем исключительно к компьютерным системам. Т.к. компьютер ликвидирует потребность ведения различных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.п., то СПиР делаться чрезвычайно зависимой от адекватно функционирующей компьютерной системы.Поддержание отчета обязано предъявляться временами для проверки гладкой работы отеля на случай неисправности компьютерной системы.Доклады в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером традиционно, как минимум, печатаются 2 гостевых перечня: 1 копия для бухгалтера, а иная - для управления отеля. Доклад о статусе номеров разрешает агентам квалифицировать свободные и готовые номера.Подготовка отчетаНочной аудитор отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » традиционно отвечает за подготовку докладов, которые проявляют эффективность работы СПиР. Окончательный детализированный и суммарный доклады по подразделениям, балансовый доклад и особые доклады могут быть подготовлены для обзора руководством отеля. Окончательный детализированный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и хранятся с первичными документами в бухгалтерии.Балансовый доклад указывает численность постояльцев, которые подошли к лимитированию кредита (см. табл. 1). В компьютеризированной системе компьютер обязан быть запрограммирован так, чтоб имел возможность оформлять такой доклад по требованию. Таблица 1Балансовый отчетБалансовый отчет по главной гостевой книгеДата                                    март 8, 2014Аудитор Самоделок А. А. Проверен Коротеев С. С. Комната №Фамилия, инициалы гостяСуммаПредпринятые действия103Иванов П. К.498,72Связывалась - заплатил. Адрес и кредит утвержден подтвержденным заказом122В гостинице «Ренессанс Москва Монарх Центр» » используется полуавтоматический метод подсчета.Важным шагом в развитии учетных операций в гостиницах стало внедрение учетных машин. Учетные машины (кассовые аппараты) записывают гостевые операции на кассовых лентах, и одновременно выполняют множество других действий, которые упрощают работу бухгалтеров и аудитора.Ранее учетные машины выпускались электромеханические, а сейчас - электронные.Формы, используемые в полуавтоматической системе, включают данные о наличности - эквивалент ведомостей наличности в ручном аудите, и отчет аудитора, иногда называемый «Д» - картой. В таблице 3.3 приведен простой законченный отчет.Таблица 2Ночной аудиторский отчет Ночной аудиторский автоматический баланс № 34Дата Мрт 26  ДатаИтогКорректировкаИтогНомерМрт 2615,00 15,00РесторанМрт 2625,102,8527,95ТелефонМрт 260,300,550,85МеждугороднийМрт 262,21 2,21ПрачечнаяМрт 262,00 2,00РазноеМрт 26- -ОплатитьМрт 260,50 0,50Итого дебет 45,113,4048,51РазноеМрт 2610,15 10,15ОплатитьМрт 2613,79 13,79Итого кредит 23,94 23,94Разница 21,17  Открытый баланс 7909,96            Общ. балансМрт 26  7231,13 Аудиторский контроль    960Номер                                 1-         Дата изменена-         Контроль по нулю-         Запись защищена-         Аудиторский контроль защищенАудитор__________заключениеНочной аудитор служащий отеля, которые обычно обрабатывает как обязанности перед агентом стол и некоторые обязанности бухгалтерии. Это обусловлено тем, что большинство финансовых дней закрываются в или около полуночи, а нормальный рабочий день сотрудников в бухгалтерии не распространяться на этот час. В крупных отелях, ночных аудиторов может работать вместе с другими сотрудниками ночное время, например, сотрудники службы безопасности, телефон обслуживающего персонала, обслуживание в номерах обслуживающего персонала, а bellhops. В небольших гостиницах и мотелях, в ночь Аудитор может работать самостоятельно, и даже может быть только "по вызову", а это означает, что как только он или она работает завершает ежедневных отчетов, аудиторов удаляется в помещении, подальше от стола, оставаясь при этом доступны присутствовать на неожиданные просьбы гостей.На основе изученного материала можно сделать следующие выводы.Портье относится к категории технических исполнителей. На должность портье назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и индивидуальное обучение или среднее профессиональное образование, знание не менее 2-х иностранных языков в объеме специальных курсов.Обычно аудиторы работают только в ночную смену, так как тщательную проверку финансовых данных лучше проводить в наименее активное время деятельности гостиницы. Главная задача аудита — проверить и закрыть финансовую дату — базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводящий проверку и корректировку финансовых операций в системе, называется ночными аудиторами.Отчёты: генератор отчётов системы Front Office обеспечивает полным спектром стандартных и определённых предприятием отчётов.Управление Номерным Фондом: Модули Front Office работают с номерным фондом гостиницы.Управление Досугом: Неограниченное число занятий, забронированное на определённое время - теннис, гольф, парикмахерская и пр.Настройка и Конфигурация: Эти возможности системы Front Office позволяют запустить систему в работу, а также наладить и изменить систему в соответствии с нуждами предприятия.Интерфейсы: Front Office может взаимодействовать с различными системами MICROS-Fidelio и третьими системами.Настраиваемость и простота в обращении: дизайн системы Front Office включает в себя множество функций, упрощающих обучение и работу пользователя.список используемой литературыАрзуманова Т.И., Мачабели М.Ш. Экономика организации. – М.: «Дашков и К», 2013г. – 240 с.Балалова Е.И. Сервисная деятельность: Учет, экономический анализ и контроль , М.: "Дело и сервис", 2009г. –215с.Билл Прайс, Дэвид Джаффе Лучший сервис это отсутствие сервиса,переводчик: Анна Стативка ,M: «Альпина Паблишер», «Юрайт », 2010г. – 368 с.Вакуленко Р.Я., Кочкурова Е.А. Управление гостиничным предприятием, М: «Логос», 2010г. – 318 с.Иванилова С.В. Экономика гостиничного предприятия , М: «Дашков и К»,2013г. – 235с.Карташова М.К. Элементы сервисного обслуживания потребителей ,М: «Дело и сервис»,2009 г. – 212 с.Ляпина И.Ю.Организация и технология гостиничного обслуживания, М: «Академия», 2009г. – 95с.Малахова Н.Н.Инновации в туризме и сервисе. М.:«Феникс», 2010 г. – 244с.Малых Н.И. Экономика гостиничного предприятия, М: «Инфра-М», 2013г. – 320с.Неретина Т.Г. Основы сервисной деятельности. М.: «Флинта» , 2011г. – 168с.Рысев Н.П. Активные продажи. Как найти подход к клиенту, СПб.: «Питер» ,2010г. – 284с.Семенов В.М. Экономика предприятия: учебник – Санкт-Петербург: «Питер», 2010г. – 416 с.Скобкин С.С. Экономика гостиничного, ресторанного и туристического предприятия, M: «Российская Экономическая Академия им. Г.В. Плеханова», 2010 г. – 270с.Хмелев.В.В. Сервисная деятельность в обслуживании населения.М.: «Дашков и К»,2012 г. –220с.Управление качеством услуг туристических фирм. //Журнал «Курская 10», 02.2011, № 27. Электронный ресурс URL: http://www.hotel-lh.ru/news-turizm/upravlenie-kachestvom-uslug-turisticheskih-firm.html