Виды служебной документации

Необходимо отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер оказывает влияние большое количество факторов, таких, к примеру, как личности адресата и отправителя, их должности, а также ситуация.
Перед тем, как отправлять письмо, нужно продумать некоторые ключевые моменты:
- следует определить такие характеристики, как тип письма (гарантийное, сопроводительное, извещение, напоминание и др.), а также является ли оно презентационным и предполагает ли ответ;
- установить степень доступности для адресата (есть ли необходимость в уточняющем письме);
определиться со степенью срочности письма и способом отправки (если письмо является срочным, лучше его отправить по электронной почте или заказным письмом).
Все указанные моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки законодательно не установлены, но существует несколько шаблонов и документов, в соответствии с которыми можно оформить служебное письмо.
Целью составления и отправления служебных писем является чаще всего необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Из этого вытекают основные требования к составленному тексту: лаконичность, четкость и ясность. Письмо по возможности должно быть посвящено одному вопросу (это даст получателю возможность ускорить обработку письма, и, в конечном итоге, его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, обычно отправляют несколько писем (одно письмо — один вопрос).
Размер не должен в большей части случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать к кратким письмам (до 6-7 строк) заголовки, поскольку данные письма могут содержать одну часть и вступления не требуют. Подавляющая часть писем включает в себя две части:
- вступление. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся определенные факты;
- заключение. Здесь делают выводы, гарантии, просьбы, предложения.
Служебное письмо должно иметь:
- организация-отправитель и её наименование;
- дата;
- адрес получателя и определенный корреспондент;
- вступительное обращение и указание цели письма;
- раскрывающая тему часть;
- заключение в формуле вежливости и подпись;
- указание на приложения, если имеются таковые.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Служебная документация является весьма разнообразной по выполняемым ею функциям, по назначению и содержанию, по степени доступности информации, содержащейся в ней. Существуют различные критерии классификации служебных документов, но самыми часто используемыми из них являются докладная записка,  служебная записка, объяснительная записка, справка (может быть служебного или личного характера), протокол (краткий, полный, стенографический), акт, план, отчет, доклад и др. 
Служебные письма могут занимать до 80% всего документооборота организации. Это все документы, которые применяются для связи учреждения с внешними структурами. Существуют такие виды служебных писем, как сопроводительные, письма-приглашения, информационные, извещения, письмо-просьба, письмо-заявка, письмо-подтверждение, письмо-напоминание,   письмо-требование, письмо-благодарность, гарантийное письмо и др.
Любой служебный документ должен соответствовать действующему законодательству и другим руководящим документам, основываться на фактах и содержать реальные и конкретные указания или предложения, не дублировать требования, которые содержатся в изданных ранее документах, а при необходимости иметь на них ссылки, а также соответствовать утвержденной форме, если предусмотрена таковая.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2014. – 176 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 304 с.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 256 с.
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – 576 с.
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. – 11-е изд., перераб., доп. – М.: Академия, 2014. – 288 с.

Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2014. – 43 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 92 с.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 107 с.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. – 108 с.
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. – 11-е изд., перераб., доп. – М.: Академия, 2014. – 87 с.
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – 111 с.
Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2014. – 46 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 96 с.












2


14


2


4