Возможности применения эл.документов в кадровой службе

Есть несколько способов внедрения системы электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов «SAP R3 ERP».
1.Осуществление «пилотного» проекта, когда специализированная профильная программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация «полномасштабного» проекта – система устанавливается и настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.
2.Внедрение специализированной профильной программы «SAP R3 ERP» сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения [7, с. 20].
Функциональные возможности «SAP R3 ERP» позволяют очень эффективно решать задачи по обработке неструктурированной информации, такие как создание корпоративного хранилища кадровых электронных документов, управление организационно-распорядительными документами, сбор и консолидация корпоративной отчетности, контроль качества продукции и услуг, управление кадровой документацией, поддержка Web-сайтов, построение корпоративных информационных порталов и информационное обеспечение приложений делопроизводства.
Решения, полученные, с помощью системы специализированной профильной программы «SAP R3 ERP» позволяют, создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках программы.
Следует акцентировать внимание на том, что использование системы «SAP R3 ERP» в качестве платформы для автоматизации управления документам отдела управления персоналом имеет следующие преимущества:
полная автоматизация управления кадровыми документами на предприятии;
поддержка распределения и высокая масштабность системы, проверенная опытом использования в крупнейших мировых корпорациях
Внедрение перехода на электронный документооборот в организации призван обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от старого состояния к новому.
Прежде чем планировать объем изменений, нужно оценить, готова ли организация внедрять изменения.
Как показало исследование, проведенное в организации, предприятие переосмысливает свои рабочие процессы с целью повышения их эффективности. От сотрудников требуются навыки командной работы и способность к постоянному обучению. ООО «Бонус» рассматривается как объект в контексте процесса непрерывных изменений. И сотрудник предприятия постоянно выбирает – либо принимать изменения и становиться участником всеобщих процессов, либо сопротивляться им, обрекая себя на изоляцию от внешнего мира.
Распоряжения Президента РФ № 552-РМ от 10.07.2012 г. «О работе с электронными документами в электронном документообороте» в масштабах одного предприятия, даже если оно имеет несколько подразделений, применяют системы электронного документооборота. Но такая форма ведет к сокращению управленческого персонала, т.к. внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу.
Задача внедренной специализированной профильной программы «SAP R3 ERP» в первую очередь должна определить четкие цели и задачи проекта. Не может считаться корректно сформулированной цель «внедрить «SAP R3 ERP». Цель должна определять, какие стратегические задачи или проблемы вы хотите решить с помощью данного проекта. Исходя из поставленной цели, формулируются задачи проекта.
Так, если цель – автоматизация делопроизводства в специализированной профильной программе для отдела управления персоналом, организация хранения корпоративных кадровых документов, то задачей проекта будет внедрение электронного архива. Если перед компанией стоит стратегически более масштабная цель – повысить качество управления компанией, то очевидно, что задачей проекта по внедрению специализированной профильной программы будет автоматизация всех процессов документооборота на предприятии, что позволит обеспечить их прозрачность и управляемость, контроль исполнения этапов, повышение исполнительской дисциплины [11].
Именно корректная формулировка целей и задач позволит впоследствии правильно спланировать сроки и ресурсы проекта, выбрать подходящую систему, а также критерии оценки успешности проекта.
На этом этапе особая ответственность ложится на руководство отдела управления персоналом, так как именно оно должно выявить реальные потребности компании в области документационного обеспечения управления, помочь оценить возможности и потенциальные проблемы.
Правильная постановка целей и задач поможет определить границы проекта – перечень бизнес-процессов, которые в рамках поставленных задач будут автоматизированы, а также глубину планируемых изменений.
Например, в компании давно и эффективно используется система для учета и отслеживания исполнения трудовых договоров, но согласование документов происходит на бумаге, при этом высококвалифицированные специалисты вынуждены тратить время на хождение по кабинетам, договоры теряются или залеживаются в других бумагах. Очевидно, что в этом случае целесообразно в рамках внедрения специализированной профильной программы автоматизировать только процесс согласования.
Поиск документов, зарегистрированных в системе, возможно, осуществить за считанные минуты. Тогда как при обычном хранении документов вне профильной программе, может тратиться масса времени на поиск нужного документа, кто его создавал, кому он был отправлен, был ли он создан.
Автоматизация документов в специализированной профильной программе «SAP R3 ERP» позволит высвободить ресурсы работников и направить их на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки.
Различные формы отчетов в системе документооборота в «SAP R3 ERP» позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о занятости работников отдела управления персоналом и своевременному перераспределению задач между ними.
Эффективность внедрения специализированной профильной программы «SAP R3 ERP» повышает результативность взаимодействия работников. Снижается количество рабочих конфликтов.
Программа также исключит риск потери документов. Кто не сталкивался с ситуацией потери нужного документа (положили не в ту стопку, ушел в отпуск или уволился сотрудник, не передав дела). Использование «SAP R3 ERP» сведет к минимуму потерю документов в процессе работы.
Система электронного документооборота с использование специализированной профильной программы «SAP R3 ERP» позволит более эффективно использовать накопленные в организациях знания (обеспечивая доступ к единому хранилищу документов), практически исключат использование неактуальной информации [11]
В заключение следует отметить: прежде чем приступать к оптимизации, нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть, затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными результатами.
Оценивая плюсы и минусы, следует помнить, что бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других, причем не всегда в лучшую сторону. Приведем пример из практики.
Специализированная профильная программа, по сравнению с обычным электронным пакетом офисных программ, обладает рядом преимуществ:
использование заранее заготовленных форм документов;
экономия затрат при считывании информации;
оперативность при передаче в организации по контролю труда на предприятиях по электронной почте;
возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.


Заключение

Итогом исследования стали представленные ниже выводы.
В ходе исследования в работе было рассмотрена и проанализирована особенность внедрения специализированной профильной программы документооборот отдела управления персоналом. Стало очевидно, что преимущество специализированной профильной программы - это повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор - внедрение специализированной профильной программы в документооборот позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью профильной программы документооборота успешно решаются задачи управления качеством.
Как показало исследование - существенным недостатком в работе с документами в современных организациях, основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или распечатанный на бумаге, созданного в текстовом редакторе Word. Использование специализированной профильной программы для оформления, хранения и передачи документов в организации, зачастую, - нет. Следовательно, на современных предприятиях целесообразно применение профессионально специализированной профильной программы в управлении ДОУ - СЭД «SAP R3 ERP».
Для организаций любой формы собственности рекомендуется внедрение специализированной профильной программы и автоматизации делопроизводства с помощью бизнес-процессов СЭД «SAP R3 ERP».
Различные формы отчетов в системе документооборота в СЭД «SAP R3 ERP» позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о занятости работников отдела управления персоналом и своевременному перераспределению задач между ними. Эффективность внедрения специализированной профильной программы СЭД «SAP R3 ERP» повысит результативность взаимодействия работников.
Список литературы

Бавыкин, В. Новый менеджмент. Управление предприятием на уровне высших стандартов [Текст] / В.Бавыкан. - Учебное пособие.- М.: Экономика, 2011. - 389 с.
Великанова С.С. Организация делопроизводства службы персонала / С.С. Великанова // Инновационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные, философские, политические, правовые закономерности и тенденции: материалы Международной научно-практической конференции: в 3 частях/ отв. ред. В.И. Долгий, А.И. Карпович. Саратов, 2014. – 112 с.
Генкин Б.М. Экономика и социология труда: учебник для вузов. - 2-е исправ. и доп. - М.: Норма-инфра-М, 2013. – 505 с.
Гуияр Ф. Ж., Келли Дж. Н. Преобразование организации: Пер. с англ. — М.: Дело, 2013. – 224 с.
Гусарова М.А. Тропынин А. Стратегия управления персоналом: понятия и классификация» // Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011 - № 7 (июль). С. 41-46.
Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (Компьютерные технологии в делопроизводстве). – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2010. – 176 с.
Кузнецова Т. В., Подольская И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства //Делопроизводство. 2013. - № 1. – С.45-50
Митрофанова Е.А. Разработка внутренних нормативных документов, фиксирующих систему управления персоналом // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2013. - № 3. – С. 14-20.
Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Правда, об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2014. -224 с: ил. (Серия "БиэнесПРО").
Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота / Пер. с англ. С.Макарова. – Режим доступа www.cornwell.co.uk/moreg.html.
Система SAP R3 ERP - описание модулей программы// http://www.clouderp.ru/tags/SAP R3 ERP_r3_erp.













22