Использование средств автоматизации документооборота кардинально меняет сущность работы в области делопроизводства и регистрации документов.
Для того чтобы автоматизировать ведение делопроизводства и управление документооборотом, в том числе управление нормативными документами, организовать архивное хранение документов, создать корпоративную систему электронного документооборота, необходимы соответствующие программные решения.
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор АСДОУ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
В качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот», автором данной работы предлагается использовать более современную систему ДОУ на базе платформы OPEN TEXT.
В качестве основных подходов при разработке OPEN TEXT автор данной работы предложил использовать:
максимально базовые функциональные возможности самой платформы Open Text;
интеграционные возможности платформы Open Text;
приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность на рынке;
возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента.
Разработанная недавно автоматизированная программа OPEN TEXT соответствует российскому законодательству и стандартам по ведению документационного обеспечения управления, а именно:
Федеральному закону Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 №152 –ФЗ «О персональных данных»;
Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен (Приказ  Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 2 сентября 2011 г);
DoD 5015.02, MoReq2.
Далее представим, основные функциональные возможности автоматизированной системы по ведению документооборота перед уже существующей системой в компании ООО «Маркап ВТ»:
управление документами – систематизированный процесс регистрации документов;
управление записями – система - управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия;
ОРД – подсистема управления организационно-распорядительной документацией;
сollaboration – совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей;
управление уведомлениями через почтовые службы – среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т.д.;
сase Management - мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан;
workFlow – система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения;
массовый ввод – оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями;
search Server – поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы.
Таким образом, можно предположить, что в результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Маркап ВТ», произойдут следующие качественные изменения в текущей работе с документами:
повысится качество ведения за входящими, исходящими и внутренними документами;
исключаются потери отдельных документов;
осуществится контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения,
сократится время поиска документов и другой информации.
Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать выводы. ООО «Маркап ВТ» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Регистрация документов в ООО «Маркап ВТ» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям: при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма и ведение бумажных внутренних карточек. Также, например, регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем автором разработана и предложена автоматизированная программа на базе платформы OPEN TEXT в качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование на тему автоматизированные системы регистрации документов в ООО «Маркап ВТ», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
История развития документооборота и делопроизводства в целом берет свое начало с Древнерусского государства. В историческом аспекте история документооборота разбита на определенные этапы развития: приказное, коллежское, министерское, делопроизводство советского времени и современного.
В каждом представленном периоде развития делопроизводства регистрация документов имеет очень важное значение. Так если в приказном делопроизводстве на приказах лишь только делались отметки, то уже в коллежском делопроизводстве документы, как входящие, так и исходящие заносились в книги. Регистрация документов при министерском делопроизводстве вошла в историю как процесс, который являлся многоуровневым и был централизованным.  Так как на каждой ступени подразделения делопроизводственной службы производилась дублирующая регистрация документа. Что в последствие приводило к усилению волокиты и многолетнему путешествию документов по инстанциям и к резкой бюрократизации государственного аппарата царской России.
В настоящее время с переходом от традиционного документооборота к электронному документообороту, регистрация документов также претерпела изменения. Регистрация документов теперь ведется с помощью автоматизированных систем документационного оперативного управления.
Рынок российских автоматизированных систем представлен большим разнообразием программ, которые были рассмотрены в данной работе.
Во второй главе курсовой работы на основе компании ООО «Маркап ВТ» была проанализирована система регистрации документов.
ООО «Маркап ВТ» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами.
ООО «Маркап ВТ» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе документационного обеспечения управления, так и в других Департаментах.
В целом делопроизводство ООО «Маркап ВТ» отвечает современным требованиям к организации работы с документами.
Регистрация документов в ООО «Маркап ВТ» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям. Так как при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма, и ведутся бумажные контрольные карточки. Также регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем во второй главе предложена новая автоматизированная система электронного документооборота на базе платформы OPEN TEXT.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности коллективной работы с документами, их создания, регистрации, а также управления ими.
В результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Маркап ВТ», произойдут качественные изменения в текущей работе с документами, а в частности при регистрации документов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.: Проспект, 2010-32с.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. №25. ст.3060.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
Положение об Управлении документационного обслуживания ООО «Маркап ВТ»,2006г.
Утвержденная организационная структура службы ДОУ ООО «Маркап ВТ», 2006г.
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. - № 3. – С. 38-44.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2011. - № 1. - С. 6.
Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. - 208с.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2012. - 178с.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., обнов. – Спб.: Питер, 2013. - 176с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. – 6-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2014. - 288с.
Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.
Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. - http://www.dssconsulting.ru/
Делопроизводство - http://delpro.narod.ru/histor4.html
Информатизация в регионах России - http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
История делопроизводства -http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/kollezhskoe-deloproizvodstvo.html
Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM - http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278.
Лившиц В.А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. – М., 1974.-171c. - http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html
Общее учреждение министерств 1811 г. Т.31. -http://www.hrono.ru/dokum/1800dok/1811min.php
Система электронного документооборота - http://www.ramec.ru/services/soprovogdenie/_doc/

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Организационная структура ООО «Маркап ВТ»



ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ
не подлежащих регистрации
в ООО «Маркап ВТ»


Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. - № 1. - С. 6.
Лившиц В.А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. – М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL: http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html
Общее учреждение министерств 1811 г. Т.31. Электронный ресурс]- URL:http://www.hrono.ru/dokum/1800dok/1811min.php
Лившиц В.А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. – М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL: http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html
Квеско С. Б., Киреенко В. Е. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, 2005. – С.26.
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов/ Ю. Демин. – М.: Феникс, 2010. -С.24.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
Положение об Управлении документационного обслуживания ООО «Маркап ВТ»
Утвержденная организационная структура службы ДОУ ООО «Маркап ВТ», 2006г.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- С.75.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34
Система электронного документооборота [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.ramec.ru/services/soprovogdenie/_doc/









34

49