История создания и современные задачи ВНИИДАД

Практика документирования социально-значимой информации существует несколько тысячелетий. За это время она выработала систему понятий, сформировавшихся в процессе технологий закрепления информации [15, c. 55].Каждый термин в документоведения рассматривается с позиций адекватного отражения глубины семантики конкретного понятия, раскрытие сути его отличия от других понятий. Для реализации задач однозначного и точного словоупотребления целесообразно и далее изучать некоторые единицы терминосистемыархивоведения и документоведения[15, c. 56].«Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач» [1].«Стандартизация как практическая деятельность заключается в установлении нормативных документов по стандартизации и применению правил, норм и требований, обеспечивающих оптимальное решение повторяющихся задач в сферах общественного производства и социальной жизни [1]. Эта деятельность направлена на: комплексное нормативно-техническое обеспечение всестороннего совершенствования управления народным хозяйством[12, c. 73].Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, доктор исторических наук, профессор, член «Гильдии Управляющих Документацией» Ларин М. В. отмечает, что в нашей стране «остро стоит вопрос об упорядочении правовых норм в области документирования и документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления» [15, c. 115].М.В. Ларин утверждает, что «современное российское законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документационного обеспечения управления. Наблюдается неполнота и незавершенность правового регулирования, отсутствие системного подхода» [16, c. 7-12].Варламова Людмила Николаевна, кандидатисторическихнаук в своей статье говорит: «Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, все активнее транснациональные корпорации стремятся занять достойное положение на ее рынке и все острее в этой связи встает проблема установления еденных требований (стандартов)»[11, c. 139].ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента [1]. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» – самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно [1]. Документ будет полезен не только компаниям, использующим систему стандартизации, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме [15,c. 58]. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Однако необходимо учитывать почтенный возраст этого документа – многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007. Область его применения – все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу[1]. Как уже было отмечено, в состав научно-методических советоввходили и сегодня входят ведущие специалисты государственного архива научно-исследовательских учреждений и учебных заведений соответствующего профиля [4]. Председателем научно-методического совета назначается заместитель директора государственного архива.Научно-методический совет осуществлял свою деятельность в соответствии с годовым планом-отчетом работы государственного архива [4].Таким образом, основными формами методической работы является разработка актуальных вопросов методики архивного дела, подготовка на этой основе инструкций, рекомендаций и других методических пособий; внедрение разработанных документов в практическую деятельность архивных учреждений; изучение и обобщение передового опыта работы в области архивного дела и документоведения, его распространение путем подготовки обзоров и статей для публикации на страницах архивоведческих периодических изданий, докладов и сообщений на конференциях, совещаниях, семинарах [4]. Учитывая опыт предыдущих десятилетий, научно-архивные учреждения, такие как Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела,продолжают проводить научные исследования в области архивоведения, археографии, источниковедения, дипломатики, документоведения, истории государственных учреждений и общественных объединений, исторической географии, кодикологии, палеографии, сфрагистики и других специальных исторических дисциплин [4]. Центральное Государственное архивное агентство является научно-методическими центрами в области архивного дела, то есть учреждениями, ведущими научно-исследовательскую и методическую работу по профильным вопросам. Их задача состоит в координации научных исследований, подготовке сборников документов и справочников о составе и содержании профильных для данного архива документов, организации методической и консультативной помощи учреждениям по вопросам архивного дела, подготовке и внедрении нормативных и методических документов отраслевого значения, проведении методических совещаний, семинаров [16, c. 8]. Методическая работа государственных архивов - это разработка и совершенствование архивных технологий и внедрение их в практику работы. Методическая работа направлена ​​на создание рациональных приемов и методов конкретных работ и ведется на основе результатов научных исследований и обобщения опыта практической деятельности [20, c. 94].Основными формами методической работы Всероссийского научно-исследовательского институт документоведения и архивного дела являются:а) издание методических пособий;б) подготовка сообщений по методическим вопросам для сотрудников архивных учреждений;в) обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях научно-совещательных органов, методических семинарах, совещаниях;г) изучение и обобщение передового опыта;д) предоставление консультативно-методической помощи по вопросам архивного дела [20, c. 95].Видами методических пособий Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела являются инструкции (в том числе рабочие инструкции), методические рекомендации, методические указания, достопримечательности, схемы классификации документной информации, методические письма, номенклатуры дел, исторические справки в фонды и тому подобное [4].Инструкция регламентирует порядок выполнения работы, определяет содержание отдельных процессов и последовательность выполнения действий. Рабочие инструкции определяют организацию и методику работы по конкретной задаче: подготовки сборника к изданию, подготовки выставки, обработка фонда. С рабочей инструкцией, как правило, составляют расчетную часть, в которой определяется объем каждого вида работ, нормы выработки и бюджет времени; добавляют справки, схемы, таблицы.ЗаключениеИнформация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.В процессе работы мы уяснили, что в развитом обществе стандартизация является одним из важных инструментов управления организациями и предприятиями. Она непосредственно влияет на повышение эффективности общественного производства, представляя собой научный метод оптимального упорядочения в масштабах государства номенклатуры и качества выпускаемой продукции. Стандарт и качество - неотделимы друг от друга. Государственный стандарт предназначен концентрировать передовой промышленный опыт и новейшие достижения науки и техники, связывая их с перспективами развития народного хозяйства. Тем самым стандарт превращается в норму общественно необходимых требований к качеству продукции. Важную роль в разработке актуальных научно-методических проблем и в практическом совершенствовании методов архивных работ играют центральные государственные архивы, где сосредоточено не только ценные комплексы документов общегосударственного значения, но и собрано высококвалифицированные опытные научные кадры. Благодаря этому Центральные государственные архивы является научно-методическими центрами в области архивного дела.Архивные учреждения согласно специфике их деятельности разрабатывают теоретические и методические вопросы, проводят терминографические исследования в названных отраслях исторической науки, изучающие проблемы классификации и систематизации документов и документной информации. Важным звеном научной работы архивных учреждений является научно-информационная деятельность, охватывающая публикацию документов, подготовку архивных справочников с целью удовлетворения потребностей общества в полноценной и беспристрастной ретроспективной документной информации. Составной научной работы является научно-организационная деятельность.Список литературыГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации термины и определения» сайт РСТ [Электронный ресурс]. – Электрон.дан. – Режим доступа: http://www.norm-load.ru(дата обращения – 27 октября 2015 года)Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» – КонсультантПлюс. [Электронный ресурс] код доступа. – http://www.consultant.ru (дата обращения – 27 октября 2015 года)ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв. Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2018) Актуально в 2018 году [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.zakonprost.ru/content/base/part/323634 (дата обращения - 17 февраля 2018 года)Положение о научно-методическом совете [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.ugi-perm.narod.ru/index.files/docum.files/MetSovet.htm (дата обращения - 17 февраля 2018 года)Банасюкевич В. Современная нормативная база делопроизводства [Текст] / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 1997. - № 2/1. - С.7-13.Банасюкевич В. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача [Текст] / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Делопроизводство. - 1998. - №1. - С.5-8.Банасюкевич В. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 1998. - № 1. - С. 15-19. Банасюкевич В. Экспертиза ценности документов [Текст] / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 1998. - №3. - С. 19-23. Банасюкевич В. Функции управленческих документов [Текст] / В.Д. Банасюкевич; ВНИИДАД // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения: тез.сообщ. к теоретическому семинару. - М., 1973. - С. 69.Бобылёва М. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота [Текст] / М.П. Бобылёва // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №1. - С. 6-17.Варламова Л. Современное состояние дел в сфере стандартизации процессов документационного обеспечения управления: опыт России / Л.Н. Варламова // Труды третьей международной конференции «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность – SITOP 2009. Москва. – С. 137–140.Димов Ю. Метрология, стандартизация и сертификация: Учебник для вузов / Ю.В. Дымов. 2-е изд. – Издательство: Питер, 2005. – 432 с. – С. 73. Делопроизводство: учеб.для вузов [Текст] / Т.А. Быкова, JI.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, JI.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.Ларин М. Управление документацией и новые информационные технологии [Текст] / М.В. Ларин. - М.: Науч. кн., 1998. - 137 с.Ларин М. Управление документацией в организациях [Текст] / М.В. Ларин.- М.: Науч. кн., 2002. - 288 с.Ларин М. Управление документацией: Теория и практика: Тезисы доклада [Текст] / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 7-12.Мингалёв В. Общие закономерности итенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения) [Текст] / В. С. Мингалёв. - М., 1983.Митяев К. История и организация делопроизводства в СССР [Текст]: учеб.пособие / К.Г. Митяев; под ред. A.B. Чернова. - М.: МГИАИ, 1959. - 353 с. Митяев К. Теория и практика архивного дела. [Текст]: учеб.пособие / К.Г. Митяев. - М.: МГИАИ, 1946; Митяев К. Документоведение, его задачи и перспективы развития [Текст] / К.Г. Митяев // Вопр. Архивоведения. - 1964.Соколова А. Делопроизводство в государственном аппарате [Текст] / А.Н. Соколова. - Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 1997. – 249 с. Соколова А. Деловая документация в сфере управления [Текст] / А.Н. Соколова. - М.:3нание,1985. – 64 с.; Соколова А. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки [Текст] / А.Н. Соколова. - М.,1985. Деп. в ОЦНГИ ВНИИДАД, №039-86.