Подготовка к началу операционного дня, подведение итогов и окончание рабочего дня

Порядок сдачи производственной документации при работе на кассовых аппаратах определен соответствующими инструкциями;- отчитаться в установленном порядке, пополнить аванс знаков почтовой оплаты и сдать шкатулку (ее содержимое) на хранение;- привести в порядок рабочее место и закрыть на ключ рабочий стол.По окончании операционного дня руководители или их заместители цехов и отделений связи обязаны лично:- принять от работников под расписку квитанционные тетради и именные вещи;- в необходимых случаях пополнить авансы знаков почтовой оплаты работникам связи;- проверить правильность ведения и оформления производственной документации, подведения итогов;- осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не осталось ли на них почтовых отправлений и документов, а также не сданных на хранение шкатулок (их содержимого);- проверить правильность оплаты денежных переводов, своевременность доставки почтовых отправлений и отправки сумм наложенных платежей.Сличением записи на извещении, по которому производилась выдача почтового отправления с реестром и копией квитанции проверяется правильность оприходования сумм платежей и своевременность отправки почтовых отправлений.[10].В узлах связи, а так же на почтамтах оформленные пачки документов после конечного контроля сдаются ответственному за их хранение лицу, а в отделениях почтовой связи они сдаются начальнику отделения или заместителю начальника. Хранить пачки документов на рабочих местах строго запрещено. На хранение в почтамт или узел связи в отдельных мешках отправляются документы по истечении полугодия с момента их оформления. На вложение мешков составляется опись в двух экземплярах, в которой указывается наименование документов, за какой период (дата начала и окончания), количество пачек, книг. Первый экземпляр описи вкладывается в мешок, а второй остается в отделении связи и подшивается в отдельную пачку.Страховой печатью опечатываются мешки с документами, которые отправляются на хранение. Они так же приписываются к общей накладной Ф.16.Квитанционные тетради ф. ф. 1, 47 как полностью, так и частично использованные, вместе с дневниками кассовых аппаратов, кассовыми справками ф. МС-42, дневниками ф. 130 по истечении отчетного периода отправляются по описи в почтамт или узел связи для проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления. Неиспользованные квитанции крестообразно перечеркиваются. 660. На почтамтах и в узлах связи все документы по истечении месячного срока, к которому они относятся, в том числе и документы, полученные из подчиненных отделений связи, сдаются по описи на хранение в архив. Квитанционные тетради, кроме тетрадей ф. 5 и реестров ф. 10, сдаются в архив после проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления. Все документы сдаются под расписку на копии описи.В архивах почтамтов и узлов связи производственная документация хранится на стеллажах в специальных картотечных ящиках или связанная в пачки по месяцам и отделениям связи. Учет и сроки хранения должны строго соответствовать требованиям Перечня документальных материалов, образующихся в деятельности администраций связи с указанием сроков хранения.[1].Начальники всех предприятий связи лично (в их отсутствие заместители) независимо от проверок, осуществляемых начальниками цехов и участков (там, где они есть), обязаны:- проверять в начале рабочего дня подготовленность операционного зала и рабочих мест для культурного обслуживания клиентуры;- постоянно проверять обеспеченность сохранности почтовых отправлений и переводных сумм;- контролировать своевременность и полноту поступления, обработки, отправки и доставки почтовых отправлений;- периодически присутствовать при обмене почты и вскрытии почтовых вещей;- ежедневно просматривать книги жалоб и предложений и принимать необходимые меры по жалобам, записанным в них.[18].Ежедневно в конце рабочего дня (смены) контролирующее лицо подсчитывает по копиям карты отправки ф.ПС16 количество и сумму исходящих (отправленных) денежных переводов, сданных на сортировку (отправку).Результаты подсчета отправленных денежных переводов, (сданных на сортировку), записываются на копии последней карты отправки ф.ПС16 за данный рабочий день (смену), сличаются с данными подсчета итогов по квитанциям ф.5 или отчетом СКС и подписываются контролирующим лицом.Количество принятых и отправленных электронных денежных переводов автоматизировано, сверяется с картой отправки фПС16.Работники, осуществляющие выдачу регистрируемых почтовых отправлений, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день (смену), на входящих картах отправки ф.ПС16, указывая количество почтовых отправлений, оставшихся от предыдущего дня (смены), поступивших за день (смену), выданных, досланных и возвращенных, остаток не выданных почтовых отправлений на следующий день (смену). Итог заверяется подписью работника с указанием должности и сверяется с фактическим остатком почтовых отправлений.[17].Для удобства подведения итогов в картах отправки ф.ПС16 рекомендуется применять штамп следующей формы: Остаток на _ ____ ______________(дата) (количество)Поступило ____Выдано ____Дослано и возвращено_______Остаток на ________(дата)Проверил ________ должность, подпись(дата)Сдал _____кол. ______ дата, время, _______________должность, подписьПринял _____кол. _____ дата, время, _______________должность, подписьВ районных (городских) узлах почтовой связи в конце операционного дня, кроме того, учитывается суточное движение почтовых отправлений и вещей по картам отправки ф.ПС16. На оборотной стороне последнего из этих документов делается запись по следующей форме:Остаток на____ __ ______________( дата) (количество)Поступило почтой_____Принято исходящих____Дослано или возвращеноСдано для выдачи или доставки___Отправлено с почтой_____Остаток на______________( дата)Проверил_ _____________должность, подписьСдал _____кол. ______ дата, время, _______________должность, подписьПринял _____кол. _____ дата, время, _______________должность, подписьВсе производственные документы должны подшиваться в отдельные пачки ежедневно по окончанию операционного дня. В зависимости от объемов формируемых документов пачки могут быть за смену, за день, за пятидневку и т.д.Извещения на оплаченные денежные переводы подшиваются по порядку записи переводов в реестр ф.ПС10 или в порядке последовательности их оформления на СКС, подсчитываются количество и сумма и сверяются с итогами реестра ф.ПС10 или отчетом СКС.В порядке очередности отправки и получения почты, подбираются и подшиваются в отдельные пачки карты отправки ф.ПС16. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов (извещений, накладных (карт отправки)) указывается название документов, наименование объекта почтовой связи, за какой период подшиты документы.После подведения итогов, подшивки и соответствующего оформления производственной документации перед окончанием операционного дня (смены) работник обязан:- сдать под расписку начальнику (заместителю начальника) отделения почтовой связи неиспользованные стикерыштрихкодов, номерные индикаторные пломбы,предварительно приведенные в порядок именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету. Порядок сдачи производственной документации при работе на СКС определен инструкциями. (Правила ведения кассовых операций и организации работы с наличными деньгами эксплуатационными предприятиями Министерства связи Республики Беларусь, инструкция по учету денежных средств, товарно-материальных ценностей и составлению отчетности в отделениях почтовой связи)- привести в порядок рабочее место.По окончании рабочего дня (смены) начальники (заместители начальника) объектов почтовой связи или другие контролирующие лица обязаны лично:- принять от работников под расписку в специальных журналах стикерыштрихкодов, номерные индикаторные пломбы, именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету;- проверить правильность ведения и оформления производственной документации, подведения итогов;- осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не остались ли на них почтовые отправления и документы;- проверить правильность оплаты денежных переводов, своевременность доставки почтовых отправлений и отправки сумм наложенного платежа. Правильность оприходования сумм наложенных платежей и своевременность их отправки проверяется сличением соответствия записей на извещении ф.ПС22, по которому выдавалось почтовое отправление (номер и дата приема денежного перевода наложенного платежа), с картой отправки ф.ПС16 и копией квитанции ф.5 или контрольной лентой СКС.Проверив закрыты ли форточки, выключена сургучница, отключены СКС, весы и т.д. начальник (заместитель) и оператор закрывают двери помещения, сдав на пульт «Охраны» объект почтовой связи под сигнализацию. Ключи от входных дверей хранятся у начальника (заместителя) отделения почтовой связи или другого контролирующего лица, исполняющего их обязанности.ЗаключениеВ городах создается целая сеть почтовых отделений, оказывающих широкий спектр услуг, легкодоступных для каждого потребителя. Для того чтобы создать наиболее продуктивно действующую сеть, производится расчет исходящий из данных. Создаются логистические почтовые маршруты не только для доставки писем, посылок и бандеролей, но и для доставки корреспонденции и периодических изданий. Для обслуживания же юридических лиц создается сеть ГСП, что является эффективным мероприятием, направленным на ускорение доставки и снижение затрат.Работа почтовой связи совершенствуется с каждым годом, постоянно расширяя спектр оказываемых услуг и технологии их оказания.Для того, чтобы эффективность работы почтовых отделений постоянно росла и находилась под четким и строгим контролем, необходимо строго следовать инструкциям и правилам подготовки, подведения итогов и окончания операционного дня почтовых служб.Организационный менеджмент, как и на любом другом предприятии, в услугах почтовой связи играет большую роль. Именно он в сочетании с Федеральными законами, уставами и прочими нормативными актами формирует весь поэтапный процесс операционного дня почтовых служб.Каждый работник обязан четко следовать рабочим инструкциям для того, чтобы избежать производственных ошибок, финансовых и информационных потерь.В ходе анализа материалов курсовой работы мною были изучены такие понятия как: операционный день в услугах почтовой связи; подготовка, подведение итогов и окончание операционного дня; операционный менеджмент. А так же были выявлены принципы размещения и развития почтовой сети.Почтовая служба выполняет огромное количество функций в жизни населения, что происходит благодаря хорошо организованному операционному менеджменту, а так же неукоснительному следованию сотрудниками инструкциям и правильному ведению отчетной документации.Список используемой литературы и электронныхисточноков.1. Федеральный закон «О почтовой связи» от 17.07.1999 г. № – 176 ФЗ.10. Тарифы на пересылку международных почтовых отправлений и услуги почтовой связи (Приказ №320 от 29.08.2005 г.).11. Почтовые правила – М: Радио и связь, 1992.12. Устав, Дополнительный протокол к Уставу, Конвенция и Соглашение Всемирного почтового союза. Пекин 1999 г. – М.: ACT, 2000.13. В.В. Шелихов, Н.Н. Шнырева, Г.П. Гавердовская «Оператор связи». М: ACADEMA, 2004.2. Правила оказания услуг почтовой связи (Постановление Правительства Российской Федерации №221 от 15.04.2005 г.).3. Временный порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (Приказ №305 от 30.07.2004 г.).4. Временный порядок приема и оформления сопроводительных документов и адресов на партионные регистрируемые почтовые отправления (утвержден письмом Минсвязи России от 19.07.2000 г. №212030).5. Временный порядок обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей (Приказ №409 от 04.10.2004 г.).6. Перечень видов и категорий регистрируемых почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении, с наложенным платежом (Приказ К» 261 от 06.07.2005 г.).7. Временный порядок приема, обработки, перевозки и вручения почтовых отправлений ускоренной почты «Отправлений 1-го класса» (Приказ №439 от 18.10.2004 г.).8. Временный порядок приема, обработки, перевозки и вручения отправлений EMS (Проект Минсвязи России, 2004 г.).9. Тарифы на пересылку внутренних почтовых отправлений и услуги почтовой связи (Приказ №162 от 03.09.2005 г.).10. Концепция развития рынка услуг почтовой связи до 2010 г. (Проект). Почта России. 2003.11.Концепция реструктуризации организаций федеральной почтовой связи. Почта России, 2001.12. Правила оказания услуг почтовой связи. Постановление правительства РФ от 26. 09. 2000 г. №725.13. Прейскурант «Тарифы на услуги почтовой связи, государственное регулирование которых осуществляет МАП России». От 14.04.2004.14.Российская Федерация «Федеральный закон о связи». – М., 1995.15. Федеральный закон «О почтовой связи». – М., 1999.16. Эл.ресурс : https://www.kazedu.kz/referat/15934217. Эл.ресурсКонсультантПлюс: www.consultant.ru.18. Эл.ресурс: http://sdamzavas.net/2-19073.html