Совершенствование бизнес-процессов в сфере дополнительных образовательных услуг ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.

Данное изменение бизнес процесса сделает его упрощенным по количеству производимых действий с ним. Совершенствование изучаемого бизнес процесса будет проводится одним из самых распространенных методов, применяемых на практике организациями: перепроектирование процесса. Данный метод позволит оптимизировать сам процесс, уменьшить затраты на его воспроизводство, но при всем этом не изменить основополагающую структуру организации. На рисунке ниже приведем схему оптимизированного бизнес процесса. Рисунок 11 -Схема оптимизированного бизнес-процесса «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникумПосле проведения оптимизации данного бизнес процесса сократится время прохождения бизнес процесса и затраты на его исполнение, в том числе и трудовые ресурсы. Это произойдет в силу того, что разработку и утверждение программ для обучения необходимо выполнить один раз, впоследствии бизнес процесс будет исполнятся с момента определения потребности в обучении. Проведем анализ потерь в бизнес - процессе «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Проведенный анализ бизнес-процесса в первой главе показал, что основные потери наблюдаются в отношении «ожидания». Первые потери от ожидания на уровне утверждения программы обучения на КПК или ПП. Вторые потери от ожидания повторное обучение при неуспешной сдаче итоговой аттестации КПК или ПП.Так же можно выявить потери в отношении транспортировки: учебные программы КПК и ПП разрабатываются и согласовываются совместно с предприятиями, которые предоставляют работников для проведения их обучения. Следовательно, все документальные учебные программы на согласование, внесение корректировок и утверждение транспортируются на предприятия. В связи с чем возникают потери.На основании выше сказанного в рамках «бережливого производства» можно предложить реформировать рабочие места сотрудников для устранения выявленных потерь бизнес - процесса «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров».Разработаем аттестационную карту потерь в бизнес - процессе «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум. Для этого проведем качественную оценку выявленных нами потерь бизнес-процесса в виде потери рабочего времени.Таблица 2- Качественная оценка выявленных нами потерь бизнес-процесса в виде потери рабочего времениВид потерьВлияние на неэффективное использование рабочего времениЦели и предполагаемые методы устранения потерьОжиданиеПростои по причине согласования, внесения корректировок и утверждения учебных программ с предприятиями приводят к временным затратам в пределах до 15% рабочего времени.Внедрение автоматизированного документооборотаТранспортировкаОтсутствие согласованности в действиях предприятий и учебного заведения приводят к нагрузкам на транспортировку и бумажный документооборот. Данный вид потерь приводит к неэффективному использованию рабочего времени в пределах 10% рабочего времени.Согласование всех материалов в электронном виде.Внедрение автоматизированного документооборотаДалее на основании выявленных потерь в бизнес-процессе и качественного анализа потерь построим аттестационную карту потерь по выбранному бизнес - процессу «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Таблица 3 - Аттестационная карта потерь по бизнес - процессу «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум, %Инструменты для устранения потерьОбнаруженные потери составляют до 25% рабочего времениОжиданиеТранспортировка15%10%Внедрение автоматизированного документооборота в учебном учреждении3,1Организации рабочих мест программным обеспечением0,7Управление логистикой в отношении документооборота - согласование всех материалов в электронном виде2,5Точное время1Защита от ошибок1,5Итого устранения потерь5,33,5Всего устранениям потерь8,8Уровень потерь после реализации мероприятий25%-8,8%=16,2%На основании построенной аттестационной карты потерь мы видим, что уровень неэффективного использования рабочего времени снизиться до 16,2% с 25%.Осуществим выбор инструментов для устранения потерь в бизнес - процессе «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Для устранения выявленных потерь мы выбираем:- внедрение электронного документооборота в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум- организация электронного документооборота с предприятиями.Разработаем проектные мероприятия по устранению потерь бизнес - процессе «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» в ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.В программном обеспечении MicrosoftProjectмы разработали проект по реализации внедрения электронного документооборота.Рисунок 12 - Проект по реализации внедрения электронного документооборотаДалее представим диаграмму Ганта данного проекта.Рисунок 13 – Диаграмма Ганта реализуемого проектаНа основании выше сказанного можно сделать вывод, что реализация проекта займет 13 дней.Составим матрицу ответственности реализации данного проекта.Основные обозначения матрицы ответственности:- «О – отвечает» – тот, кто несет ответственность за данный результат (обычно это кто-то из числа членов команды, которые непосредственно обеспечивают получение данного результата);- «У – утверждает» – тот, кто утверждает результат (выбирается из числа лиц, принимающих окончательное решение о выполнении работы и качестве результата);- «К – консультирует» – тот, кто дает дополнительные ориентиры для своевременного получения качественного результата (в этой роли выступают сведущие в данной области люди, которые не входят в число лиц, принимающих окончательное решение);- «И – информирует» – тот, кого обязательно надо информировать о полученном результате (это те члены команды проекта, действия которых зависят от качества и времени получения данного результата).Таблица 7 – Матрица ответственности Наименование этапаГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум ПредприятияСторонняя компания по производству и реализации ПОРазработка технической документации проекта внедрения электронного документооборотаО--Поиск подходящего программного средстваО-КПриобретение программного средстваО-КЗаключение договора с производителем программного средства на техническую поддержкуО-ОУстановка ПО на рабочие места сотрудников техникума-ОУстановка связи с предприятиями по электронному документооборотуОО-На основании представленной матрицы ответственности можно сделать вывод, что за реализацию проекта отвечает ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Рисунок 14 – Бизнес –процесс реализации проекта3. Оценка эффективности проектных решений с применением MicrosoftProjectВ предыдущем параграфе мы с помощью программного обеспечения MicrosoftProjectразработали проект по реализации внедрения электронного документооборота. В данном параграфе сформируем финансовый план проекта.Для данного проекта будут использованы собственные финансовые средства ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Затраты на внедрение программного обеспечения по электронному документообороту составят 576,6 тыс. руб., в том числе:- стоимость программного обеспечения 455,5 тыс. руб.;- установка и оказание услуг технической поддержки- 20 % от стоимости ПО и дополнительного оборудования – 91,1 тыс. руб.;- 30 тыс. руб.- работа специалиста по обучению персонала работе в программе.ЗаключениеЦель работы состояла в совершенствовании бизнес-процесса образовательного учреждения на примере ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Для достижения поставленной цели в ходе выполнения исследования были решены следующие задачи:1. Рассмотрены теоретико-методологические основы управления процессами.Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, которые имеют определенные временные рамки, конкретные ресурсы на входе, и направлены на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Оптимизация бизнес-процессов – это частичное улучшение, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т.п., а также увязывание различных бизнес-действий между собой. Качественная часть бизнес-процесса характеризуется его эффективностью.2. Проведен анализ основных и вспомогательных бизнес-процессов ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.В данном учреждении три основных бизнес-процесса:- образование на бюджетной основе (на основании государственного задания и государственного финансирования)- платные образовательные услуги (дополнительное образование)- научно-исследовательская деятельностьК вспомогательным можно отнести следующие бизнес процессы:- обеспечение финансово-хозяйственной деятельности- материально-техническое оснащение3. Проведена оптимизация бизнес-процесса «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров» образовательного учреждения на примере ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Для совершенствования был выбран бизнес –процесс дополнительного образования.В состав данного бизнес процесса входят следующие задачи, стоящие перед ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум: сотрудничество с предприятиями города в плане профильной подготовки специализированных кадров. Разработка и реализация совместно с предприятиями новых программ подготовки специалистов. организация на базе ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум обучения сотрудников предприятий –на курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовки.организация и участие в проведении обучающих семинаров.совместно с предприятиями актуализация программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки.Проведенный анализ бизнес-процесса на предмет выявления потерь показал, что основные потери наблюдаются в отношении ожидания и транспортировки.В рамках «бережливого производства» можно предложить реформировать рабочие места сотрудников для устранения выявленных потерь бизнес - процесса «Подготовка инженерно-технических и рабочих кадров».На основании проведенного качественного анализа потерь было выявлено неэффективное использование рабочего времени в пределах 25%. На основании построенной аттестационной карты было выявлено, что что уровень неэффективного использования рабочего времени после реализации проекта по внедрению электронного документооборота и налаживания связи по электронному документообороту с предприятиями снизиться до 16,2% с 25%.С помощью программного обеспечения MicrosoftProjectразработали проект по реализации внедрения электронного документооборота. Реализация проекта займет 13 дней.На основании построенной матрицы ответственности можно сделать вывод, что за реализацию проекта отвечает ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Формирование финансового плана проекта показало что затраты на внедрение программного обеспечения по электронному документообороту составят 576,6 тыс. руб.Для данного проекта будут использованы собственные финансовые средства ГБПОУ Челябинский радиотехнический техникум.Список литературыБашнянин Г. И., Третьяков Г. С. Эффективность дерегуляции экономических систем переходного типа: методологические проблемы метрологического анализа / Г. И. Башнянин, Г. С. Третьяков - Спб.: Издательство Санкт-Петербургской коммерческой академии, 2012. – 502 c.Диесперов В. С. Эффективность производства / В. С. Диесперов. - М.: ННЦ «Ин-таграр. Экономики», 2012. - 80 с.Друкер П.Ф. Информация, которая действительно нужна руководителю / Измерение результативности бизнес-процессов компании / Питер Ф. Друкер; пер. с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2011. - 220 с.Качество в XXI веке. Роль качества в обеспечении конкурентоспособности и устойчивости развития: пер. с англ. / Под ред. Г. Ватсона. - М .: «Стандарты и качество», 2012. - 280 с.Кондрашов А. М., Пашута М. Т. Состояние и эффективность бизнес-процессов в промышленности/ А. М. Кондрашов, М. Т. Пашута - М.: Научный мир, 2011. – 52 с.Коноплицкий В. А. Экономический словарь: толково-терминологический / В. А. Коноплицкий, Г. И. Филина. - М .: КНТ, 2013. – 577 с.Отчеты о финансовых результатах показателей НП «Объединение подземных строителей» за 2013-2015 гг.Паламарчук Г. Трансформация организационных структур в экономике / Г. Паламарчук, А. Паламарчук // Вопросы экономики. – 2011. - № 12.Пригожин А.И. Управленческие бизнес-процессы: неопознанные ресурсы//Управление персоналом. - 2010. - №1.Федеральная служба государственной статистики, основные показатели инвестиционной и строительной деятельности в Российской Федерации в 2015 году, № 3.Швец В.Е. К вопросу определения результативности и эффективности СМК / В.Е. Швец // Методы менеджмента качества. - 2014. - № 6. Экономика строительства / Под ред. Степанова И. С. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт-Издат, 2014. – 620 с.ИНТАЛЕВ. Технология Вашего успеха. Электронный ресурс: http://www.intalev.ru/.Официальный сайт НП «Объединение строителей подземных сооружений, промышленных и гражданских объектов». – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.metrotunnel.ru/index/.Руководство по улучшению бизнес –процессов; Harvardbusinessschoolpress; пер. с анг. –М.: АльпинаПаблишер, 2015 год, 132 стр. Муравьева А.А., Пожидаев Р.Г. Совершенствование бизнес процессов: задачи будущих исследований/ А.А. Муравьева, Р.Г. Пожидаев. Вестник ВГУ. Серия: экономика и управление, - 2013г. 152 стр. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпораций. Манифест революции в бизнесе – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007 год.Харрингтон Дж., Эсселинг К.С., Нимвеген Х.В. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. – М.: Азьука, БМикро, 2014 год, 320 стр.