Организация ведения номенклатуры дел кадровой службы на предприятии (на примере конкретной организации)

Необходимо отметить, что в предложенной ПИ номенклатуре на 2018 год установленные сроки хранения документов по личному составу не соответствуют установленным изменениями в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.03.2016 №43-ФЗ.Изменениями срок хранения некоторых документов по личному составу, созданных после 2003 года - 50 лет.Таким образом, отсутствие типовой номенклатуры для отдела кадров позволяет предприятиям организовывать ведение номенклатуры дел с учетом сложившихся порядков и традиций ведения делопроизводства. Установленная схема систематизации документов в номенклатуре дел является обязательной к исполнению. Грамотно составленная номенклатура дел группирует документы по признакам,применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп кадровых документов.ГЛАВА 3 РЕКОМЕНДАЦИИПО ВЕДЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИООО «И.М.М.»В качестве рекомендаций по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО «И.М.М.» следует отметить, что в основных документах должна быть установлена связь структур, и взаимоотношения между руководителем и филиалами-магазинами в других городах. На основании изучения документов по всем вопросам деятельности ООО «И.М.М.» составлена сводная номенклатура дел, в которой дела формируются из документов на всех сотрудников ООО, всех структурных подразделений.Составить номенклатуру кадрового направления деятельности, по мнению автора, следует с учетом таких рекомендаций:1.Разработать и направить для работы типовую номенклатуру дел структурных подразделений ООО. Номенклатура подразделений должна быть типовой, т.е. обязательной к исполнению. В типовую номенклатуру подразделений внести только те документы или копии, которые создаются там или направляются руководителем для исполнения. Таким образом, все указанные дела будут заведены в течение года, им присвоены единые индексы дел для всех структурных подразделений, что ускорит и облегчит работу сотрудникам, на которых возложены обязанности по делопроизводству в подразделениях.Опираясь на составленную номенклатуру дел ООО «И.М.М.» разработаем типовую для подразделений.ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮПодразделений ООО «И.М.М.»На 2018 год Директор ООО «И.М.М.» _____________В.В. Голубев «___»___________ _____г Индекс делаЗаголовок делаКоличество делСрок хранения дела и № статей по перечнюПримечания 1234503-1Приказы, распоряжения директора , документы по личному составу(прием, увольнение, перемещение (перевод), поощрения, взыскания) Копии50 л. ЭПК Ст. 19 бСозданные после 2003 года03-2Приказы директора по отпускам (основные, дополнительные, без сохранения денежного содержания) Копии50 л.(2)ЭПКСт. 19 б(2) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением -5 л. Созданные после 2003 года03-3Приказы по финансовым вопросам, в т.ч. о поощрении и материальной помощи. Копии50 л.Ст. 19 аСозданные после 2003 года03-4Положения об отделах структурных подразделений. Копии50 л.Ст. 55 аСозданные после 2003 года03-8Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел5 л. Ст. 665Не направленные в Отдел кадров03-10Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел50 л. ЭПКСт. 671Созданные после 2003 годаНе направленные в Отдел кадров03-14Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок5 л. (1)Ст.676Для направления в Отдел кадров03-16Графики предоставления отпусков1 г.Ст. 69303-19Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения сотрудников Копии50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-20Журнал регистрации служебных контрактов 50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-21Журнал регистрации индивидуальных трудовых договоров50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-22Журнал регистрации дополнительных соглашений50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-23Книга учета личных дел50 л.Ст.695 бСозданные после 2003 года03-24Журнал учета приказов по личному составу (прием, увольнение, перемещение, перевод, поощрения, взыскания и т.п.)50 л.Ст.695 аСозданные после 2003 годаВедется в электронном виде03-27Журнал учета приказов по отпускам3 г.Ст.695 жВедется в электронном виде03-31Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности3г.Ст. 87003-32Номенклатура дел подразделенияДЗН (1)Ст. 200 а (1) Не ранее 3л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел.Главный специалист отдела кадров Подпись Расшифровка подписиНачальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписиИтоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____годув ООО «И.М.М.»По срокам храненияВсегоВ том числе: ПереходящихС отметкой «ЭПК»1234ПостоянногоВременного (более 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)ИтогоГлавный специалист отдела кадров Подпись Расшифровка подписиНачальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписиДата2. Кроме того, предлагается сохранить индексацию дел, принятую в номенклатуре дел ООО «И.М.М.». Так, в Типовой номенклатуре подразделений отсутствуют дела с отчетами, личные дела сотрудников, личные документы, документы о постановке на воинский учет, т.к. они не требуются в работе подразделений. Такое расположение индексов дел упростит работу с документами, их регистрацию и поиск, т.к. структурные подразделения находятся на довольно отдаленном расстоянии.3. В типовой номенклатуре, в разделе Примечания следует также указать, что в деле имеются документы по каким-либо причинам не направленные в Отдел кадров или переданные ОК в оригинале для работы с ними в подразделении.Таким образом, выбор той или иной системы управления документами в организации зависит от заданий, которые предстоит решать с помощью данной системы, типа управленческой структуры, масштабов деятельности организации, ее технических и финансовых возможностей.Данные рекомендации по совершенствованию системы управления нормативно-методического обеспечения кадровой службы направлены на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильное формирование дел, обеспечение сохранности документов и информации, усовершенствование управленческими информационными ресурсами.Улучшение системы документооборота является способом реализации действующего законодательства в области кадрового и делопроизводственного обеспечения.Устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:- проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;- обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;- внедрять на предприятии комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу отдела и каждого его сотрудника; - обеспечивать совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами в ООО «И.М.М.»;- использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов.ЗАКЛЮЧЕНИЕИзучив и проанализировав нормативно-правовую и нормативно-методическую базу отдела кадров ООО «И.М.М.» можно сделать следующие выводы:1. Кадровое делопроизводство осуществляется на основе типовых и примерных положений, правила и методических рекомендаций, которые сопровождают деятельность предприятия в сфере кадрового делопроизводства.2. Выявлен порядок и особенности составления номенклатуры дел кадровой службы на примере ООО «И.М.М.». Анализ показал, что номенклатура дел не полностью отражает делопроизводство отдела кадров, охватывает не все процессы с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архивное подразделение (архив) предприятия.3. Проведена работа по составлению номенклатуры дел ООО, предложено разработать типовую номенклатуру дел для структурных подразделений ООО «И.М.М.».Основанием для создания номенклатур дел ООО «И.М.М» и типовой номенклатуры для подразделений ООО является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Необходимость создания индивидуальной номенклатуры в организации обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, т.к. подразделения территориально размещены в разных городах, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.Таким образом, знание системы документации в ООО способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установлению сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.В заключение можно сделать такие выводы, организация ведения номенклатуры дел в ООО «И.М.М.» служит для определения сроков хранения создаваемых документов, и важнейшим справочным пособием. Номенклатура регламентирует системы документации, которые содержат документы свойственные одной отраслевой системе (кадры, архив).Разработанная номенклатура дел Отдела кадров – это система документации по личному составу, содержащая документы свойственные одной отраслевой системе. Система документации по личному составу предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и направлениями деятельности отдела данной организации.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ1.Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года. – ст.41.2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. – ст. 113. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».5. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29 мая 2008 года № 248н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых профессий рабочих».6. О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.03.2016 №43-ФЗ. Опубликовано на сайте Федеральное архивное агентство (http://archives.ru)7. Типовая форма штатного расписания для бюджетных организаций, утвержденная Государственным комитетом статистики России от 06.04.2001 № 26.8. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов,утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерацииот 21 августа 1998 г.9. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213. По состоянию на 25 сентября 2006 года.10. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526. – С. 11. 11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 №558, зарегистрированного Минюстом России 08.09.2010 №18380.– С. 3.12. Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 (извлечения).13. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».14. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76. Раздел «I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ».15. Диденко А.Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. – С. 3.16. Иванова Н.А., Жулина Е.Г. Экономика и социология труда. Шпаргалка. М. 2009. – С.5.http://www.alleng.ru/d/econ/econ367.htm17. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. М.: Юнити. 2002. – С. 10.18. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. – М.: ИНФА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – С. 3.ПРИЛОЖЕНИЕ 1НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛУТВЕРЖДАЮОтдела кадровНа 2017 годДиректор ООО «И.М.М.»_____________В.В. Голубев«___»___________ _____гИндекс делаЗаголовок делаКоличество делСрок хранения дела и № статей по перечнюПримечания1234503-1Приказы, распоряжения директора , документы по личному составу(прием, увольнение, перемещение (перевод), поощрения, взыскания)50 л. ЭПКСт. 19 бСозданные после 2003 года03-2Приказы директора по отпускам (основные, дополнительные, без сохранения денежного содержания)50 л.(2)ЭПКСт. 19 б(2) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением -5 л. Созданные после 2003 года03-3Приказы по финансовым вопросам, в т.ч. о поощрении и материальной помощи50 л.Ст. 19 аСозданные после 2003 года03-4Положения об отделах структурных подразделений50 л.Ст. 55 аСозданные после 2003 года03-4Отчеты по кадровой работе10 л.Коллективный договор и приложения к нему10 л.03-5Личные дела и должностные регламенты руководителя и заместителя руководителя организации50 л.Ст. 656 аСозданные после 2003 года03-6Личные дела и должностные регламенты работников50 л. ЭПКСт. 656 бСозданные после 2003 года03-7Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (1)Ст. 664(1)Невостребованные 50 л.Созданные после 2003 года03-8Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел5 л.Ст. 66503-9Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должностьПост.Ст. 67003-10Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел50 л. ЭПКСт. 671Созданные после 2003 года03-11Штатное расписаниеПост.Ст. 7103-12Списки сотрудников, прошедших аттестацию5 л.Ст. 685 д03-13Списки сотрудников, получающих персональные ставки, оклады10 л. (1)Ст.685 з(1) При отсутствии лицевых счетов – 50 летСозданные после 2003 года03-14Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок5 л. (1)Ст.676(1) При отсутствии приказов – 50 лет ЭПКСозданные после 2003 года03-15Документы о потребности в работниках, сокращении работников (сведения о потребности в работниках, свободных рабочих местах (вакансиях)5 л.Ст. 65003-16Графики предоставления отпусков1 г.Ст. 69303-17Списки военнообязанных сотрудников3 г.Ст. 685 е03-18Личные карточки сотрудников, поставленных на воинский учет3 г. (1)Ст. 695 е(1) После увольнения03-19Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения сотрудников50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-20Журнал регистрации служебных контрактов50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-21Журнал регистрации индивидуальных трудовых договоров50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-22Журнал регистрации дополнительных соглашений50 л.Ст. 695 бСозданные после 2003 года03-23Книга учета личных дел50 л.Ст.695 бСозданные после 2003 года03-24Журнал учета приказов по личному составу (прием, увольнение, перемещение, перевод, поощрения, взыскания и т.п.)50 л.Ст.695 аСозданные после 2003 годаВедется в электронном виде03-25Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки5 л.(2)Ст. 695 з(2) В зарубежные командировки–10л.Ведется в электронном виде03-26Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним50 л.Ст.695 вСозданные после 2003 годаПереходящее с 2011 года03-27Журнал учета приказов по отпускам3 г.Ст.695 жВедется в электронном виде03-28Журнал регистрации больничных листов5л.Ст.89703-29Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы5 л.Ст.695 д03-30Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе вооруженных сил Российской Федерации5 л.Ст.69203-31Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности3г.Ст. 87003-32Номенклатура дел отделаДЗН (1)Ст. 200 а(1) Не ранее 3л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел.03-33Переписка с органами исполнительной власти (ИФНС, ПФ, ФСС) по финансовым вопросам5 л.Ст. 27Главный специалист отдела кадров Подпись Расшифровка подписиНачальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписиИтоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____годув ООО «И.М.М.»По срокам храненияВсегоВ том числе:ПереходящихС отметкой «ЭПК»1234ПостоянногоВременного (более 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)ИтогоГлавный специалист отдела кадров Подпись Расшифровка подписиНачальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписиДатаПРИЛОЖЕНИЕ 203.01 Архив03.01-01Положение об архиве До замены новым ст. 21 б03.01-02Планы и отчеты о работе архива3 г.ст. 16703.01-03Акты проверки наличия и состояния документов, акты о выделении документов к уничтожениюДо минования надобности03.01-04Описи дел:а) постоянного хранения, по личному составу (утвержденные, согласованные);б) временного храненияПост.ст. 117 а3 г. ст. 117 бНе утвержд. – до минов. надоб.После уничтож. дел03.01-05Заявления о выдаче архивных справок, выписок из документов, переписка по их выдаче3 г.ст. 130