Организация и делопроизводство предприятия

Также следует отметить, что на практике при использовании данной методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по видам документов, а так же различный уровень оплаты секретаря, занимающегося регистрацией документов, или принимающих участие в согласовании, или выполняющих другие операции над документами. А уровень, в свою, очередь, зависит от характера работы, занимаемой должности, квалификации и опыта работы секретаря.Согласно оценке делопроизводства, проведенной в компании ООО «МаСКо», доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения специализированной профильной программы «DIRECTUM: Кадровые процессы». Высвобождение резервов рабочего времени секретаря не означает, что в организации должно автоматически последовать сокращение штатов. Гораздо более привлекателен другой вариант, при котором силами того же сотрудника будет выполняться существенно больший объем работ. Причем, скорее всего, сам секретарь этого не заметит, как не замечает тех минут, которые тратятся на привычные операции с документами.Кроме того, в новых условиях меняется сам характер трудовой деятельности секретаря: уменьшение рутинной, не интересной составляющей открывает возможность для творческого подхода к работе, позволит сотруднику проявлять инициативу.Для реализации предложенного проекта необходимы финансовые затраты, которые представлены в таблице 3. Общая величина издержек ООО «МаСКо» составит 50,0 тыс. рублей. Основные затраты будут связаны с разработкой стандартов в области делопроизводства.Таблица 3Финансовые затраты реализации предложенного проекта по совершенствованию организации кадрового документооборотаНазваниеруб.1. Разработка и внедрение Стандарта «Кадровая политика на предприятии»150002. Разработка и внедрение стандарта ООО «МаСКо»«Документирование командировок»200003. Разработка и внедрение Стандарта ООО «МаСКо»«Документооборот в области приказов и распоряжений руководителя»150005. Общая величина издержек ООО «МаСКо»50000Экономические результаты мероприятий по формированию системы управления персоналом должны выразиться в стоимостной оценке показателей эффективности. Дадим стоимостную оценку экономических результатов по следующим показателям: - снижение затрат на организацию оборота документов;- улучшение организации делопроизводства; - повышение производительности труда секретаряза счет внедрения новой программы ДОУ.Из вышесказанного сделаем вывод. В ООО «МаСКо» делопроизводителем целесообразно применять системуспециализированную профильную программу для обработки документов и электронного документооборота «DIRECTUM: Кадровые процессы», относящаяся к классу ECM-систем (EnterpriseContentManagement) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. PrtScrnпрограммы«DIRECTUM: Кадровые процессы» представлена на фото в Приложении 12.В заключение еще раз повторим: не следует оптимизировать бизнес-процессы ради самой оптимизации. Прежде чем приступать к оптимизации, нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть, затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными результатами. Оценивая плюсы и минусы совершенствования организации делопроизводства, следует помнить, что бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других, причем не всегда в лучшую сторону. В процессе анализа работы с документами выяснилось, что секретарь, осуществляющий создание, регистрацию и документооборот посредством не профильной программы, выполняет ряд рутинных операций. ЗаключениеВ данной курсовой работе был проведен анализ процесса ведения делопроизводства в ООО «МаСКо», выявлены основные направления совершенствования работы с документами.По результатам проведенного исследования можно сделать ряд выводов.Деятельность по работе с персоналом и кадровыми документами в ООО «МаСКо» регламентируется комплексом законодательных и локальных нормативных документов. В своей деятельности специалисты руководствуются действующим трудовым законодательством и локальными нормативно-правовыми актами по кадровому делопроизводству: Положением об Управлении, положениями об отделах, Положением о персональных данных, должностными инструкциями, на основании которых распределяются должностные обязанности.Регистрация, систематизация кадровых документов, ведение и хранение личных дел на предприятии ведется в соответствие с установленными в ООО «МаСКо», правилами. Текущее хранение документов, подготовка и передача дел к архивному хранению организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Трудовые книжки ведутся и хранятся в соответствии с Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.Экономические результаты рекомендованных мероприятий по автоматизации организации делопроизводства выразились в стоимостной оценке показателей эффективности.Список литературыКонституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 (с изм. на 04.08.2014 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2014. – № 31.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 03.08.2018 № 315-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683. Гражданский кодекс Российской Федерации. Принята ГД ФС РФ от 21.10.1994 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1994. – № 32. – Ст. 3301.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 28.12.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017).Закон РФ «О защите прав потребителя» от 07.02.1992 №2300-1 (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.07.2016) [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305.Закон РФ «Об охране окружающей среды Пермского края» (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.12.2016) [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/911524214.Постановление Правительства «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.11.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009. – № 25. – Ст. 3060.Приказ Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#friends#ixzz4P9CWrrdZ.Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной, учетной документации по труду и его оплате» // Официальный сайт организации «Консультант Плюс». Электронная справочная система. Режим доступа URL: http://www.consultant.ru/document/con.Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. – № 16. – Ст. 1539.Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112153.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 2005. – 75 с.Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_138570.Положение о персональных данных ООО «МаСКо». Утв. приказом директора от 05.11.2012 № 244-п // Текущий архив ООО «МаСКо».Положение об отделе организации и мотивации труда ООО «МаСКо». Утв. приказом директора от 24.02.2015 № 101-п // Текущий архив ООО «МаСКо».Положение об отделе развития и подготовки персонала ООО «МаСКо». Утв. приказом директора от 24.02.2015 № 100-п // Текущий архив ООО «МаСКо».Программа «Система электронного документооборота «Управление информацией и документацией». - 2012 // Текущий архив ООО «МаСКо».ГейхманВ.Л. Трудовое право: учебник для прикладного бакалавриата / В.Л. Гейхман. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 407 с.ДемушинаО.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина; Волгоградский филиал ФГБОУВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». – Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУВПОРАНХиГС, 2014. –180 с.Корнеев В.А. Делопроизводство: образцы, документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / И.К. Корнеева, В.В. Галахов, И.К. Корнеев, В.А. Кудряев. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2015. – 456 сМалькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия /Е.Н. Малькова // Кадровые решения. 2014. - № 7. - С. 20-25.Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Правда, об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2016. -250 с.Хачатурян Ю.А. Оформление унифицированных форм: основные правила и заполнение формы Т–1 / Ю.А. Хачатурян // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2015. - № 5. - С. 10-15.Правовая система «Консультант плюс»http://www.consultant.ru.Правовая система «Гарант» http://www.garant.ru.Сайт ООО «МаСКо» // http://маско.рф.ПриложенияПриложение 1Основные финансовые результаты деятельности ООО «МаСКо» за 2014-2017 гг.ПоказательЗначение показателя, тыс. руб.Изменение показателяСредне-годоваявеличина, тыс. руб.2014 г.2015 г.2016 г.2017 г.тыс. руб.(гр.5 - гр.2)± %((5-2) : 2)1. Выручка8947232101128241166276611800367+2853135+31,9106307972. Расходы по обычным видам деятельности837311494119551126662611661582+3288468+39,3101783193. Прибыль (убыток) от продаж (1-2)574118700869396140138785-435333-75,84524784. Прочие доходы и расходы, кроме процентов к уплате372312-6175497227232532-139780-37,51600795. EBIT (прибыль до уплаты процентов и налогов) (3+4)946430639115493367371317-575113-60,86125576. Проценты к уплате683141––-6831-10017187. Изменение налоговых активов и обязательств, налог на прибыль и прочее-205056-197735-117068-75774+129282↑-1489088. Чистая прибыль (убыток)(5-6+7)734543441339376299295543-439000-59,84619319. Фонд платы труда 686304207253345975851251795970561096663615,9774153047Совокупный финансовый результат периода734543441339376299295543-439000-59,8461931Изменение за период нераспределенной прибыли (непокрытого убытка)734544441340376298295543хххПриложение 2Организационная управленческая структура ООО «МаСКо»I Уровень: Центральный аппарат ООО «МаСКо»II Уровень: Аппарат управления ООО «МаСКо»III Уровень: Аппарат производственного объединения ООО «МаСКо»Приложение 4УТВЕРЖДАЮДиректорООО «МаСКо», г. Чернушка_______Е.В. Звонцов24.02.2015 г.ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (вводится в действие с 24.02.2015 № 99-п)I. Общие положения 1.1. Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия. 1.2. На должность секретаря-делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Секретарь-делопроизводитель непосредственно подчиняется директору предприятия.1.4. Во время отсутствия секретаря-делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.5. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется: - нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; - уставом предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя; - настоящей должностной инструкцией. 1.6. Секретарь-делопроизводитель должен знать: - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; - основные положения Единой государственной системы секретаря-делопроизводства; - структуру предприятия и его подразделений; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; - основы организации труда; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основные вопросы законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда.II. Функции На секретаря-делопроизводителя возлагаются следующие функции: 2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка исполненной документации по адресатам. 2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов. 2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.III. Должностные обязанности Для выполнения возложенных на него функций секретарь-делопроизводитель обязан: 3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения. 3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. 3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. 3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам. 3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. 3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. 3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.IV. Права Секретарь-делопроизводитель имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию. 4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.V. Ответственность Секретарь-делопроизводитель несет ответственность: 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.Должностная инструкция разработана в соответствии с ТК РФ.Ознакомлен(а) ________________________________________________________________(подпись)ФИО _______________________Дата подписанияПриложение 5Проект приказа (распоряжения) по организационным вопросамили основной деятельностиООО «МаСКо»ПРИКАЗ14.05.2018№173г. ЧернушкаОб участии ООО «МаСКо», г. Чернушкав международной выставке-ярмаркеВ связи с выполнением миссии компании ООО «МаСКо» г. Чернушкаи проведением PR-мероприятий в компании, -ПРИКАЗЫВАЮ:1. Руководителям отделов представить начальнику отдела маркетинга А.П. Петрову предложения по формированию стенда ООО «МаСКо», г. Чернушкак 24.05. 2018.2. Коммерческому директору подать заявку на участие в выставке в администрацию выставочного центра 20.05.2018 и подготовить проект договора по аренде стенда.3. Начальнику отдела рекламы подготовить рекламные проспекты и прайс-листы на представляемую продукцию и определить список сотрудников для консультирования посетителей выставки к 28.05.2018.4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела маркетинга А.П. Петрова.Финансовый директорличная подписьЕ.В. ЗвонцоваНачальник отдела маркетингаличная подписьА.П. Петров«___»________2018.Главный бухгалтерличная подписьЕ. О. Маркова«___»________2018.Сидоров 314 12 45В дело 02-16 Сотрудники ознакомлены18.05.2018 С. И. БурлаковаПриложение 6План рекомендацийВид документаРекомендацииИсполнителиРезультатыСрокПрогнозируемый эффект от реализацииУчредительные документы ОООЗамечаний нет.ДиректорДля проверки был предоставлен Устав Общества, учредительный договор, Протоколы общих собраний--Коллективный договорРекомендуется принять и утвердить в установленном законодательством порядке коллективный договор-В ходе проверки выявлено отсутствие указанного документа3 мес.Документ устанавливает правовую защиту работников и многих аспектов управления персоналомШтатное расписаниеПо ШР замечаний нетИнспектор отдела кадров--В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).График отпусковПо ГО замечаний нетИнспектор отдела кадровимеются в наличии все подписи сотрудников и расписаны даты отпусков-Документ планирует отпуск сотрудников и избежание хаотичного ухода всех сотрудников в отпуск в летний периодТрудовые книжки. Проверка соблюдения порядка ведения и храненияНеобходимо следовать п. 42 в вопросе хранения трудовых книжек, назначить ответственное лицо за их хранение. Рекомендуется исполнить требования п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 в отношении Журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.Инспектор отдела кадровТК хранятся в сейфе в отделе кадров, нет приказа об ответственном лице за ТК и их хранение3 мес.Указанные рекомендации соблюдают правовой подход к ведению и хранению ТК, учет работников и их стажа для расчета пенсий и оплаты больничных листовПриказы по личному составу за отчетный годРекомендуется заполнять приказы в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».Инспектор отдела кадровНайдены нарушения в оформлении приказов, отсутствии подписей сотрудников об ознакомлении1 мес.Сохранится порядок учета движения сотрудников и будут соблюдены все правила по работе с приказами по ЛСЛичные дела работающихЛД формируется в отдельной папке-скоросшивателе, так документы не будут перемешиваться между собой и будут находиться в хронологическом порядке постоянно.На титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно - Ф.И.О., пишется табельный номер и дату начала формирования дела, после увольнения – дату окончания.Порядок формирования ЛД не закреплен законодательством РФ. Работодатель самостоятельно устанавливает документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации представляем примерную:анкеты соискателя; заявления о приеме на работу; приказы о предоставлении места труда; заявления об увольнении (если есть, зависит от статьи увольнения); приказы об увольнении;копия паспорта гражданина; СНИЛС подчиненного (копия); ИНН (копия); военный билет; документ(ы) об образовании; фотографии (не личные, предназначенные для анкет); характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть); должностная инструкция для той или иной вакансии; автобиографияИнспектор отдела кадровНет хронологии в ЛД сотрудников;Отсутствуют некоторые документы в частности заявления о приеме сотрудников;Во некторых нет копий приказов;нет описи ЛД;ЛД оформлены в одном файле, а не в папке-скоросшивателе3 мес.Сохранится порядок ведения ЛД сотрудников и будут соблюдены все инструкции по работе с ЛДТабель учета рабочего времени за отчетный годИсключение подобных ошибок, оплата сотрудникам согласно перерасчёту оплаты труда в ближ. срокиИнспектор отдела кадровВыход работников на работу в выходные и праздничные дни, но оплата труда не в двойном тарифе, а расчет идет по обычному тарифу1 мес.Не нарушение НПА по выходу сотрудников, повышение мотивации, повышение имиджа компании как работодателяДолжност-ные инструкцииЗамечаний нетИнспектор отдела кадровДля проверки предоставлены в скоросшивателях, подписанные всеми работниками и директором2 мес.ДИ определяют права и обязанности каждого сотрудника, регулируют трудовые отношения, исключает случаи незапланированных расходов по труду на персоналПриложение 7Схема помещения и рабочего места секретаряокно1 – компьютер; 2 – принтер; 3 – стул; 4 – столПриложение 8Минимальные допустимые значения площади помещения и объема на одно рабочее место секретаряТип дисплеяОбозначениеМинимальнаяплощадьМинимальный объемДля дисплеев на базе электронно-лучевой трубки (ЭЛТ)(Sэ) и (Vэ)не менее 6 м2не менее 20 м3.На базе плоских дискретных экранов (ЖК).(Sж) и (Vж)не менее 4,5 м2Не менее 15 м3Приложение 9Суммарное время регламентированных перерывов в зависимости от продолжительности работы, вида и категории трудовой деятельностиКатегория тяжести и напряженности работысекретаряУровень нагрузки за рабочую смену при различных видах трудовой деятельности секретаряСуммарное время регламентированных перерывов при 8-часовой смене, минГруппа А, количество знаковГруппа Б, количество знаковГруппа В, (в часах)IIIДо 60000До 40000До 690Приложение 10Схема оснащения рабочего места секретаря ООО «МаСКо»Приложение 11Высота рабочих поверхностей в зависимости от роста секретаря Характер работыВысота рабочей поверхностинизкий ростсредний роствысокий ростСидя за рабочим столом700725750Стоя100010501100Приложение 12Элемент программы DIRECTUM