«Совершенствование организационной структуры управления предприятием».

На основе проведенного анализа карты потока создания ценности и схемы складского помещения филиала ПАО «МТС» были выявлены потери времени при размещении материалов/оборудования на складе и выдачи со склада материалов/оборудования.
Данные проблемы приводят, следовательно, к некачественному обслуживанию и неэффективному функционированию склада филиала ПАО «МТС».

2.3. Совершенствование организационной структуры ПАО «МТС»

Для устранения выявленных потерь и совершенствование логистического процесса на складе филиала ПАО «МТС» логично использовать следующие методы и инструменты «Бережливого производства» (таблица 2.6).
Таблица 2.6
Рекомендации, направленные на устранение выявленных потерь
№ п/п Выделенные проблемы Мероприятие по устранению Отсутствие маркировки зон хранения материалов/оборудования Нанесение визуального разметки для наилучшего товародвижения материалов/оборудования на складе Неверно оформленные заявки на получение материалов/оборудования Разработка форм идентификации материалов/оборудования поступающих и хранящихся на складе Неправильное размещение материалов/оборудования на складе Внедрение сигнальных карточек «Канбан» для визуального контроля размещения материалов/оборудования на складе Данные рекомендации способствуют устранению выявленных проблем на складе филиала ПАО «МТС», а также выстраиванию оптимальных информационных потоков между участниками логистической цепи в процессе размещения или комплектации заказов на складе, тем самым, сократив финансовые затраты и время ожидания заказа на поставку материалов/оборудования со склада.
Однако проблема заключается в том, что в данной компании отсутствует отдел материально-технического обеспечения. Его функции выполняет дистрибьюторская компания, которая действует, не исходя из интересов ПАО «МТС», а исходя из собственных интересов, что и приводит к выявленным проблемам в материально-техническом обеспечении ПАО «МТС».
В соответствии с проведенным анализом приведем перечень мероприятий по совершенствованию процесса логистического управления ПАО «МТС» в таблице 2.7.
Таблица 2.7
Перечень проектных мероприятий по совершенствованию системы управления логистическими процессами ПАО «МТС».
Недостатки действующей системы управления ПАО «МТС». Проектируемые мероприятия Проектная документация Несоответствие действующей системы управления МТО потребностям компании Формирование новой системы целей и критериев их достижения Дерево целей Отсутствие регламентированной процедуры управления закупками Внедрение процессного подхода в управление закупками Обобщенная схема управления закупками Отсутствие координации при управлении логистическими процессами компании Проектирование новой оргструктуры управления закупками Проект новой оргструктуры
Таким образом, недостатки в организации МТО ПАО «МТС» привели к проблемам в МТО данной компании, что требует совершенствования организационной структуры управления МТО данной компании, что и будет рассмотрено в следующей главе работы. Основная цель закупочной деятельности ПАО МТС - своевременное обеспечение деятельности организации ТМЦ по максимально низкой цене приемлемого уровня качества. Данная цель вытекает из выбранной стратегии ПАО МТС - фокусирование на продаже ТМЦ за счет обеспечения низкой цены ТМЦ. Для проектирования системы целей управления закупками выделим следующие подпроцессы в процессе «Закупка ТМЦ»: 1. Определение потребности в закупке товарно-материальных ценностей; 2. оформление договора; 3. контроль хода исполнения заказа; 4. получение и проверка ТМЦ.
На основании таблицы 2.7 построим дерево целей на рисунке 2.5.










Рис. 2.5. Дерево целей закупочной деятельности ПАО МТС
Цели ПАО МТС в соответствии с выделенными подпроцессами приведены в таблице 2.8.
Таблица 2.8
Цели ПАО МТС в соответствии с выделенными подпроцессами
Подроцесс Цель Методы достижения цели Определение потребности в закупке ТМЦ 100% заявок коммерческого отдела должно быть обеспечено товарами в установленные сроки Своевременно выявлять потребность в закупке ТМЦ, устанавливать связи с надежными поставщиками Оформление договора 100% заявок коммерческого отдела должно быть обеспечено договорами с поставщиками Необходимый запас ТМЦ должен быть полностью обеспечен договорами на поставку ТМЦ Контроль хода исполнения заказа 100% заказов должны быть исполнены Содействие поставщикам в улучшении СМК Получение и проверка ТМЦ Достижение поставок 100% качественного товара Минимизировать расходы на доставку и снижение брака На основании данных таблицы 2.8 видно, что для достижения поставленных целей необходимо:
- своевременно выявлять потребность в закупке ТМЦ, устанавливать связи с надежными поставщиками;
- необходимый запас ТМЦ должен быть полностью обеспечен договорами на поставку ТМЦ;
- содействие поставщикам в улучшении СМК;
- минимизировать расходы на доставку и снижение брака.
Для выполнения поставленных целей необходимо:
- иметь организационную структуру, способную выполнить поставленные цели;
- внедрить процессное управление в деятельность ПАО МТС;
- разработать план внедрения предлагаемых мероприятий;
- дать оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Основное ответственное подразделение, на которое предлагается возложить ответственность за внедрение системы обеспечения качества закупок – отдел материально-технического обеспечения ПАО МТС, который предлагается создать.
Руководителя отдела материально-технического обеспечения предлагается назначить ответственным исполнителем за разработку и внедрение проекта. Также предлагается на специалистов отдела материально-технического обеспечения возложить дополнительные обязанности по обеспечению внедрения системы качества закупок.

2.4. Обязанности работников по организации закупок

Перечень обязанностей в связи с созданием системы качества закупок приведем в таблице 2.9.
В таблице использованы следующие обозначения:
Ответственность за выполнение функций:
О - отвечает за выполнение функции;
У - участвует в выполнении функции;
П - предоставляет необходимую информацию, исходные данные;
К - контролирует;
Р - принимает решение.
Исполнители:
МТО – отдел материально-технического обеспечения;
ГД – генеральный директор;
ИД – исполнительный директор;
ОМ – отдел маркетинга;
ОИО – отдел информационного обеспечения;
ОК – отдел кадров;
КО – коммерческий отдел;
Скл – склад.
Таблица 2.9
Перечень обязанностей в связи с созданием системы управления качеством закупок на ПАО «МТС»
Функции Исполнители МТО ГД ИД ОМ ОИО ОК КО Скл 1.Исследование потребностей покупателей Р К О,У П 2. Планирование потребности в товарах О,У Р К П 3. Поиск поставщиков О,У Р К П 4. Оценка поставщиков О,У Р К П 5. Заключение договоров с поставщиками О,У Р К П 6. Контроль качества закупок О,У Р К П 7. Хранение ТМЦ Р К П О,У 8.Продажа ТМЦ Р К О,У 9. Сбор отзывов покупателей о качестве ТМЦ Р К О,У 10. Оценка качества работы сотрудников Р К П О,У На основании данных таблицы 2.9 видно, что принимает решение на всех этапах функционирования системы управления качеством закупок генеральный директор, контролирует – исполнительный директор, предоставляет необходимую информацию – отдел информационного обеспечения. Отвечает за выполнение на этапе исследования спроса на ТМЦ – отдел маркетинга, на этапах организации закупок (планирования потребности в товарах, поиска и оценки поставщиков, контроля качества ТМЦ) – отдел материально-технического обеспечения, на этапе хранения ТМЦ – склад, на этапе продажи ТМЦ – коммерческий отдел.
В итоге в процесс контроля качества закупок включены все структурные подразделения организации:
На основании данных таблицы видно, что ОМТС выполняет 5 функций: планирование потребности в товарах; поиск поставщиков; оценка поставщиков; заключение договоров с поставщиками; контроль качества закупок. В ОМТС будет работать 10 человек – начальник отдела ОМТС и 9 менеджеров по закупкам.
Поиском поставщиков, их оценкой и заключением договоров с поставщиками занимается начальник отдела МТС, планирование потребности в МТС и контролем качества закупок занимаются 2 менеджера.
То есть функция планирования потребности в закупках и контроля качества не разделены: менеджер планирующий закупку, осуществляет контроль качества поставляемого товара. Разделение ответственности между менеджерами осуществляется по поставщикам.
Предлагается разделить ответственность по функциям:
- начальник отдела закупок будет заниматься координацией деятельности и контролем выполнения поставленных задач;
- менеджеры по работе с поставщиками (3 чел) будут заниматься поиском поставщиков, их оценкой и заключением договоров с поставщиками;
- менеджеры по планированию закупок (2 чел.) будут планировать закупку в соответствии с заключенными договорами;
- менеджеры по контролю качества закупок (4 чел.) будут осуществлять контроль качества поставляемых ТМЦ, а также точность и своевременность исполнения договорных обязательств с поставщиками.
Проектируемая организационная структура ОМТС приведена в таблице 2.6.

Рис. 2.6. Проектируемая организационная структура ОМТС ПАО МТС
Таким образом, предлагаемая организационная структура позволит четко распределить ответственность в организации закупок. План внедрения системы менеджмента качества закупок приведен в таблице 2.10: генеральный директор, принимая решение о создании системы менеджмента качества закупок поручает отделу МТО оценить действующую систему закупок и разработать план внедрения системы менеджмента качества закупок. Затем исполнительный директор распределяет ответственность в данной системе, а отдел кадров организует обучение персонала, документацию разрабатывает отдел МТО, а утверждает генеральный директор. Сертификация проводится органом, уполномоченным проводить сертификацию при участии исполнительного директора.
Продолжительность разработки и внедрения документации системы качества составляет 12-14 месяцев. Примерная потребность в услугах консультантов оценивается в 20-30 чел/дней.



Таблица 2.10
План внедрения мероприятий
МТО ГД ИД ОМ ОИО ОК КО Скл 1 Решение о внедрение системы менеджмента качества закупок Х 2 Оценка действующей системы качества закупок Х 3 Разработка плана внедрения системы качества закупок и построение дерева целей Х 4 Определение политики в области качества закупок Х 5 Формирование организационной системы качества закупок Х 6 Распределение ответственностив системе качества Х 7 Обучение работников применению стандартов ИСО серии 9000 Х 8 Определение состава (перечня) документации Х 9 Подготовка графика разработки и внедрения документации системыкачества Х 10 Разработка документации системы качества Х 11 Внедрение документации системы качества (в т.ч. обучение при необходимости) Х 12 Проведение внутреннего аудита Х 13 Осуществление корректирующих действий Х 14 Утверждение руководства по качеству Х 15 Выбор органа сертификации Х 16 Проведение сертификации Х По окончании разработки и внедрения системы качества органом по сертификации при участии консультантов может быть проведен предсертификационный аудит и определены направления доработки системы.

Заключение

Для разработки мероприятий по совершенствованию организации службы материально-технического обеспечения ПАО «Ростелеком» было выявлено, что основная цель закупочной деятельности ПАО «Ростелеком» - своевременное обеспечение деятельности организации ТМЦ по максимально низкой цене приемлемого уровня качества. При этом процесс закупочной деятельности ПАО «Ростелеком» организуется в рамках организации транспортной и складской логистики.
Основное ответственное подразделение, на которое предлагается возложить ответственность за внедрение системы обеспечения качества закупок – отдел материально-технического обеспечения ПАО «Ростелеком». В итоге в процесс контроля качества закупок включены все структурные подразделения. Для совершенствования процесса закупок ТМЦ предлагается применить к закупкам подход, закрепленный международными стандартами качества, предусматривающий использование процессного подхода к организации закупками.
В результате совершенствования процесса закупки улучшится выполнение договорных обязательств и улучшится качество поставляемых ТМЦ, что приведет к повышению эффективности процесса закупки. Внедрение системы качества закупок должно продолжаться не более 12-14 месяцев, а экономический эффект от ее внедрения составляет 451 млн. руб., его эффективность составляет 37,58%.

Список литературы



Управление организацией. /Под ред. Поршнева А. Г., Румянцевой З.П., Салиматина Н. А. – М.: Инфра-М, 2007. – с.213.
Кузнецов Ю В. Проблемы теории и практики менеджмента. СПб: ОЛБИС. 2015. – с.124.
Мильнер Б. З. Теория организаций. М.: ИНФРА-М, 2017. – с.75.









1



Система стратегического управления (ССУ)

Система оперативного управления (СОУ)


Система текущего управления (СТУ)



Объект управления (ОУ)

Цели организации

Стратегическая концепция

Целесообразная стратегия

Организационная модель

Стиль работы руководителя
Предыдущий опыт

Внешние условия
Организационная концепция

Организационная структура управления

Руководитель

Персонал

Директор

Функциональное подразделение 3

Функциональное подразделение 2

Функциональное подразделение 1

Работники

Работники

Работники

Директор

Функциональное подразделение 3

Функциональное подразделение 2

Функциональное подразделение 1

Линейные подразделения

Линейные подразделения

Линейные подразделения

Работники


Работники


Работники

Директор

Заместитель директора по развитию

Руководитель филиальной сети

Руководитель дивизиона продаж

Филиалы

Отделы продаж, закупок, маркетинга

Директор

Функциональное подразделение 1

Функциональное подразделение 2

Руководитель проекта 1

Работники

Работники

Работники

Руководитель проекта 2

Работники

Собрание акционеров

Совет директоров

Генеральный директор

Заместитель директора по финансам и учету

Техни-ческий директор

Директор по маркетингу и развитию

Директор по персоналу

Фин. Отдел

Бухгалтерия

Отдел информ. Обеспе-чения

Отдел тех. Обеспе-чения

Отдел маркетинга и продаж

Абонентский отдел

Отдел кадров

Своевременное обеспечение деятельности организации ТМЦ по максимально низкой цене приемлемого уровня качества

Достижение поставок 100% качественных материально-технических ресурсов

100% заказов должны быть исполнены

100% заявок коммерческого отдела должно быть обеспечено договорами с поставщиками

100% заявок коммерческого отдела должно быть обеспечено ТМЦ в установленные сроки

Начальник отдела

Менеджеры по работе с поставщиками (3 чел)

Менеджеры по планированию потребности в ТМЦ

Менеджеры по контролю качества закупок