Особенности служебной переписки

д.). Подлежащие передаче документы учитываются в органе, их отправившим, с присвоением порядкового номера факсограммы, указания краткого содержания, количества листов. Передаваемый за один сеанс документ не должен быть большого содержания, как правило, не должен превышать 10 страниц. В большинстве случаев передачи документов с использованием средств факсимильной связи, требуется досылка оригинала данного документа. С развитием средств электронной связи факсограммы стали использоваться в значительно меньшем количестве, так как такой способ передачи документов уступает электронному по скорости и качеству передачи информации.
В настоящее время подавляющем большинстве органов государственной власти внедрена система внутреннего электронного документооборота, предполагающая создание, получение, обработку, хранение и использование электронных документов. Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию электронных документов аналогичны требованиям, предъявляемым к документам соответствующего вида, составляемом на бумажном носителе. Аналогичное правило распространяется и в отношении реквизитов таких документов, кроме оттиска печати. Если электронное сообщение заверено в установленном порядке электронной подписью соответствующего вида, то оно приравнивается к оригиналу документа и досылки в бумажной форме не требует. В таких случаях применяется реквизит " отметка об электронной подписи", в содержание которой входят сведения о сертификате ключа электронной подписи: 1) номер, 2) фамилия, имя, отчество владельца, 3) срок действия. Она должна размещаться в месте, соответствующей месту размещения подписи на аналогичном бумажном документе, быть видимой и читаемой, не перекрывать другие элементы текста документа или элементы отметки об электронной подписи.
3. Контроль за выполнением служебных документов

Система контроля за выполнением служебных документов является неотъемлемой частью документооборота органов государственной власти, которая обеспечивает эффективность управления как состоящих в соподчинении органов и структурных подразделений, так и во взаимоотношениях с иными органами, учреждениями, организациями. Обязательное наличие системы контроля является отличительной особенностью служебной переписки, осуществляемой в органах государственной власти. Основной целью делопроизводственного контроля является получение оперативной информации должностными лицами органа государственной власти о ходе выполнения служебных документов, а также своевременное пресечение возможных нарушений, связанных с их исполнением.
К основным мероприятиям в сфере контроля являются следующие:
учёт и постановка служебных документов на контроль;
формирование контрольных дел на служебные акты длительного исполнения, с установлением промежуточных сроков контроля и отчётности, а также подготовки итоговой информации об исполнении;
своевременное выявление отклонений от сроков, объёма и параметров исполнения служебных документов;
учёт исполнительской дисциплины и информирования должностных лиц органов государственной власти о качестве исполнения служебных документов в разрезе направлений деятельности либо по структурным подразделениям;
информирование исполнителей о приближении сроков исполнения служебных документов;
по запросу – выдача информации о контролируемых служебных документах.
Регламентация вопросов необходимости постановки служебного документа на контроль осуществляется в инструкциях по делопроизводству соответствующих органов государственной власти. Как правило основаниями для постановки служебного документа на контроля являются:
поручение по выполнению служебного документа, исходящее от руководителя органа государственной власти или его заместителей;
резолюция руководителя или его заместителей на служебном документе содержит отметку о постановке его на контроль;
предусмотрено предоставление сведений о ходе исполнения служебного документа в вышестоящий орган государственной власти
в содержании акта, изданного руководителем органа государственной власти содержаться конкретные поручения, задания для отдельных структурных подразделений, подведомственных учреждений, их руководителей.
Организация контроля за служебной перепиской в органах государственной власти является неотъемлемой и необходимой частью служебного документооборота. Объём принимаемых решений и реализуемых задач требует возложение функций контроля не только на непосредственных руководителей структурных подразделений, заместителей руководителя государственного органа, но и на специально выделенное для осуществление данной функции структурное подразделение.






Заключение

Служебная переписка является письменной формой коммуникации и имеет правовую значимость. Неоспоримое влияние на форму служебной переписки и средства её передачи оказывают современные информационные технологии. Следствием развития информатизации и применения электронных документов явилось принятие новых государственных стандартов в делопроизводстве, в которых устанавливаются общие требования в отношении документов, изготовленных обычным способом - на бумажном носителе и электронных документов. Служебная переписка, существующая в деятельности органов государственной власти, является выражением управленческих функций, поэтому служебные документы носят официальный характер и направлены, прежде всего на решение правовых и организационных задач. Служебные документы, объёдинённые общим названием служебная переписка, имеют особенности, характерные для области их применения, однако система государственного управления базируется на унификации обязательных элементов таких документов. В органах государственной власти в обязательном порядке предусмотрена и функционирует система контроля за организаций служебной переписки. Обязательность контрольной функции является особенностью, отличающую служебную переписку органов государственной власти от служебной переписки иных организаций, предприятий, где специфика правоотношений, небольшой диапазон контактов с внешними организациями может не предполагать наличие такого контроля.
Таким образом, организация служебной переписки имеет свои особенности, отличающие её от документационного обеспечения иных принимаемых нормативных и управленческих актов, что более всего проявляется в деятельности органов государственной власти и управления.


Список использованных источников

1. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 №477 (ред. от 26.04.2016) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//КонсультантПлюс
2. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 №222 (ред. от 31.01.2012) "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи"//КонсультантПлюс
3. Приказ Росархива от 23.12.2009№ 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"//КонсультантПлюс
4. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст (ред. от 14.05.2018) "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"//КонсультантПлюс
5. Постановление главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 N 1315 (ред. от 30.03.2018) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края"//КонсультантПлюс
6. Приказ Росреестра от 15.09.2016 №П/464 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии"//КонсультантПлюс
7. Кузнецов С.Л.: Новый ГОСТ на оформление документов /"Делопроизводство", 2017, №2
8. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник для бакалавров. -М. Юрайт, 2015. - 575 с.
9. Тортунова И.А. Лингвистический "образ" современной деловой переписки/ Верхневолжский филологический вестник, 2016 №2 с.80-86
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//КонсультантПлюс
"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) //КонсультантПлюс
Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012) "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи"//КонсультантПлюс









18