Деловые совещания порядок и этапы подготовки.

Умение владеть речью и ясно выражать мысли — один из важных признаков культурного человека. Кроме того, следует уделить внимание улучшению дикции.
Хороший доклад должен отличаться:
целеустремленностью;
позитивностью;
логической стройностью;
смысловой точностью;
литературностью языка;
грамматической правильностью;
выразительностью речи;
доступностью;
экспрессией;
эмоциональностью.
Совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими и поверхностными решениями. Это, в свою очередь, сказывается на поведении участников совещания, вызывая чувство апатии, нежелание вдумываться в проблему и участвовать в ее обсуждении. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано, причем излишняя эмоциональность нежелательна.
В настоящее время большие доклады (сообщения) заранее размножают и рассылают для ознакомления участникам совещания. В этом случае заседание начинается с вопросов по теме доклада и изложения точек зрения участников.
Кроме того, для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации различного рода (слайды, настенные таблицы, графические материалы и т.д.). Следует учитывать, что громоздкие, запутанные диаграммы, мелкие чертежи затрудняют восприятие доклада.
Восьмой этап — подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание.
Место для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы собравшихся. Это не должен быть тесный кабинет при большом числе участников или большой зал для небольшой группы.
В отдельных случаях целесообразно проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.
Помещение для совещания должно удовлетворять требованиям по обеспечению закрытости совещания (хорошая звукоизоляция), иметь комфортную температуру, необходимую освещенность, удобную для работы мебель, необходимое оборудование.
Средства наглядного изображения (проекторы, мультимедийные проекторы, демонстрационные доски и т.д.) должны быть заранее проверены и подготовлены к работе.
Таким образом, описываемые действия по подготовке совещания обладают в основном техническим характером, их влияние на последующее его проведение и, в частности, на связанную с ним психологическую атмосферу весьма значительно. По существу, речь идет о создании определенного настроя персонала на необходимые деловые отношения на совещании. Следовательно, тщательная, детальная проработка основных организационных моментов делового совещания оказывает решающее влияние на эффективность его проведения при минимальных затратах времени.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, следует сделать ряд выводов по рассмотренной теме.
Можно выделить целый ряд этапов подготовки делового совещания. На каждом этапе есть свои особенности и нюансы, которые необходимо учитывать для получения от делового совещания максимального эффекта.
При организации проведения совещания  нужно руководствоваться следующими принципами:
деловая встреча необходима только для обсуждения вопросов, неразрешимых в рабочем порядке;
подготовка информации производится специалистами заблаговременно;
эффективность встречи, как правило, обратно пропорциональна числу участников;
если подготовка мероприятия поручена нескольким сотрудникам, нужно назначить ответственного;
цель дискуссии — получить от выступающих конкретные предложения;
принятие решения включает указание исполнителей, определения сроков выполнения и конкретизацию работ.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Аюпов А.Ф. Культура делового совещания // Психологические науки. – 2016. - №47-3.
Валеева И.И. Подготовка и проведение делового совещания // Социологические науки. – 2016. - №54-3.
Жернакова М.Б., Румянцева И.А. Деловые коммуникации. Теория и практика / М.Б. Жернакова, И.А. Румянцева. - М.: Юрайт, 2014. - 384 с.
Лаундес Л. Как говорить с кем угодно и о чем угодно. Психология успешного общения. Технологии эффективных коммуникаций / Л. Лаундес. - М.: Добрая книга, 2016. - 384 c.
Самохвалова А.Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций / А.Г. Самохвалова. - М.: Речь, 2012. - 336 с.





Самохвалова А.Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций / А.Г. Самохвалова. - М.: Речь, 2012. – С. 144.
Лаундес Л. Как говорить с кем угодно и о чем угодно. Психология успешного общения. Технологии эффективных коммуникаций / Л. Лаундес. - М.: Добрая книга, 2016. – С. 127.
Валеева И.И. Подготовка и проведение делового совещания // Социологические науки. – 2016. - №54-3.
Жернакова М.Б., Румянцева И.А. Деловые коммуникации. Теория и практика / М.Б. Жернакова, И.А. Румянцева. - М.: Юрайт, 2014. – С. 192.
Аюпов А.Ф. Культура делового совещания // Психологические науки. – 2016. - №47-3.















12








2