Документооборот в организации (на примере: Межрайнонной Инспекции Федеральной Налоговой службы №6 по ХМАО-Югре в гор. Нижневартовске

На уровне «Делай»:- выполнение запланированных функций;- опытная эксплуатация процессов.На уровне «Проверяй»:- мониторинг количества отправленных и полученных документов;- мониторинг архивных записей;- мониторинг сроков исполнения поручений по процессу.На уровне «Действуй»:- анализ полученных показателей;- выявление сбоев или нарушений;- внесение изменений в цикл и последующие применение данных изменений.Такой цикл легко можно адаптировать под все процессы налоговой службы, он позволяет проводить дополнительный контроль на разных этапах и служит основой для выполнения процессов и реализации функций Федеральной налоговой службы. Использование цикла позволит обеспечить правильную работу по документационному обеспечению процессов, структурировать работу' документооборота в инспекции, позволит избежать лишней документации, так как использование цикла позволит постоянного адаптировать и улучшать процесс.Основные преимущества данного цикла:- доступность в использовании;- адаптация под все процессы налоговой службы;- дополнительный контроль процессов налоговой службы;- постоянное улучшение деятельности Федеральной налоговой службы в той степени, насколько это необходимо.Но помимо преимуществ данного цикла, есть и ряд недостатков:- анализ эффективности процессов можно качественно произвести только по факту' получения результатов, то есть, не проводится оценка эффективности на разных этапах процесса;- сложность реализации данного цикла под каждый процесс налоговой службы. Если применять данный цикл под каждый процесс, то это будет очень трудоёмкий и долгосрочный проект, который потребует как большие материальные и трудовые затраты, так и постоянный мониторинг.Чтобы устранить появившиеся недостатки предлагается производить оценку качества на ранних этапах процессов налоговой службы. Моделировать возможные ситуации, рассматривать альтернативные варианты решения проблем при работе процессов налоговой службы. Помимо этого, применять цикл только для основных процессов налоговой службы, что позволит избежать лишней работы и обеспечит качественную работу налоговой службы. Для этого необходимо сгруппировать процессы по различным направлениям и применять к ним цикл «Планируй - Делай – Проверяй - Действуй».Помимо внедрения цикла «Планируй - Делай - Проверяй -Действуй» предлагается разработать алгоритм обработки документации.Такой алгоритм будет содержать несколько этапов обработки документации.Первоначальный этап позволяет обработать входящую документацию, как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Для выполнения этого этапа обработки потребуются специальный программный комплекс, специализированный электронный удалённый сервер для записи, архивный журнал и организация работы архива. Документы при использовании такого метода должны подлежать регистрации и последующей обработке.На следующем этапе предлагается рассортировка полученных документов по ответственным исполнителям и соисполнителям. В ходе обработки на данном этапе необходимо чётко структурировать в чьи полномочия входит тот или иной документ для последующей обработки. К работе над этим этапом привлекается отдел общего и хозяйственного обеспечения, который принимает почтовые конверты, факсы, документы в бумажном и электронном виде и несёт ответственность за делопроизводство в инспекции.Для следующего этапа регистрируется специальная «карточка» документа, которому она соответствует. Такая «карточка» называется- поручение. Поручение может быть со сроком исполнения и без срока исполнения. Срок исполнения определяется в зависимости от типа документа. Поручения бывают различных видов:- для ознакомления (информационные документы, которые могут применяться в работе);- для исполнения (процессы, по которым необходимо выполнение или принятие решения об отказе от исполнения).Данный этап очень важен при обработке документов, поэтому, как ранее и предлагалось, при внедрении данного алгоритма необходимо использовать систематизацию документооборота, где будут определены сроки выполнения процессов, типы процессов налоговой службы, организована типовая работа с документами разных видов.На следующем этапе предполагается обработка поступившего поручения. Обработка зависит от содержания поручения. Для тех поручений, где стоит статус «для исполнения» нужно в установленный срок принять решение. Решения могут быть разных видов:- исполнено (документ обработан, отправлен ответ либо функция реализована);- не исполнено (в зависимости от внешних и внутренних факторов обработки);- без исполнения (если по поручению не обязателен ответ или принятия решения (например, повторная регистрация документа));- без рассмотрения (если документ содержит не правомерную информацию или нарушает нормы, стандарты, закон).В случае если поручение носит характер «для ознакомления», то ответственное лицо должно ознакомиться с документов и поставить признак ознакомления.После формирования ответа по поручению ответственный исполнитель и соисполнители закрывают поручение в специализированном программном комплексе.Документы, полученные в результате такой обработки, передаются в архив для последующего хранения и использования в будущем.Пример такой обработки полученных данных можно рассмотреть на процессе отправки и получения почты «Для служебного пользования».На примере поступления почтового отправления почтой для служебного пользования, предлагается применять следующие этапы обработки:- регистрация документа, полученного от внешнего источника, в электронном виде в специальный ресурс, а также внесение записи в журнал почты для служебного пользования на бумажном носителе;- ознакомление сотрудника отдела делопроизводства с полученным документом;- распределение полученных документов по определённым базам информации в специализированный программный комплекс;- назначение исполнителя, ответственного за обработку данного документа;- создание поручения;- ознакомление ответственного исполнителя, в чью компетенцию входит данный документ;- формирование исходящей документации, ответа или решения;- оформление закрытия поручения;- организация хранения данных, полученных в результате процесса.Метод внедрения единой системы документооборота позволит создать единый принцип обработки документов, который обеспечит дополнительные формы контроля, а также уменьшить риск потери данных и организует правильную систему документооборота в инспекции.2.3. Проблемы и трудности организации документооборота в МИ ФНС России №6На данный момент в сфеределопроизводства налоговых органов, в том числе и в Межрайонной ИФНС России №6, существует ряд актуальных проблем. К ним можно отнести следующие: а) расхождение в терминологии нормативно-правовых и методических документов, регулирующих делопроизводство и организацию документооборота; б) отсутствие возможности работы в «СЭД-регион» с бумажными документами; в) несоблюдение сроков обработки документов; г) повышенные трудозатраты и время на обработку бумажной информации;д) отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого структурного подразделения.Для решения указанных выше проблем мы рекомендуем соответствующие мероприятия (таблица 3).Таблица 3 – Мероприятия, связанные с повышением эффективности организации документооборота в Межрайонной ИФНС России №6Проблема в системедокументооборотаМероприятиепосовершенствованиюРасхождение в терминологии нормативно-правовых иметодических документов, регулирующих делопроизводство и организацию документооборотаРабота по уточнению и совершенствованию всего нормативно- правового обеспечения по вопросам стандартизации делопроизводства и документооборотаОтсутствие возможности работы в «СЭД-регион» с бумажными документамиСовершенствованиесистемыэлектронногодокументооборотаНесоблюдениесроковобработкидокументовПовышение контроля со стороны руководства налогового органа и специалистов по ведению делопроизводстваПовышенные трудозатраты и время на обработку бумажной информацииПривлечение кадров из каждого структурного подразделения налогового органа, на которых официально были бы возложены обязанности делопроизводителейОтсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого структурного подразделенияРазработка регламентов для каждого отдела Инспекции, постоянноеподдержание их актуальности и своевременная корректировкаНалоговые органы Российской Федерации составляют единую систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет обязательных платежей. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления налоговых органов играет важную роль в повышении финансовой эффективности деятельности государства и его административно- территориальных единиц.ГЛАВА 3. СЭД В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИ ФНС РОССИИ № 6В налоговой инспекции реализована и работает «Система электронного документооборота ИФНС» в программной среде LotusNotes.Основой LotusNotes является технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты, например:− текст, числа и графические изображения;− файлы, подготовленные MS Word или MS Excel;− аудио и видеофайлы;− ссылки на другие документы Notes и многое другое.В СЭД МНС России таким контейнером является электронная регистрационная карточка (РК) документа.Основной информационной единицей системы является электронная регистрационная карточка (РК), которая заводится на любой поступивший или созданный документ и представляет собой массив данных, в котором содержится информация о данном документе – набор обязательных реквизитов документа (регистрационный номер документа, вид документа, дата получения, отправитель, исполнитель, состояние исполнения). Таким образом, обмен документов в СЭД ИФНС фактически осуществляется посредством обмена регистрационными карточками с вложенными электронными образами (файлами) этих документов между различными базами данных.В состав системы входит набор взаимосвязанных модулей (баз данных), предназначенных для выполнения разнообразных процессов работы с документами. Каждый модуль соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информацииЭто означает, что все модули системы являются БД LotusNotes, располагаются на сервере, управляются и обслуживаются серверными программами. Клиентские приложения на рабочих местах пользователей предназначены для ввода, редактирования и отображения хранимой в БД информации.Модульная структура СЭД ИФНС и единый стандарт доступа к информации обеспечивают процессы приема, регистрации, разработки, отправки и архивирования документов на основе набора БД, работающих вединой среде. При этом между отдельными БД возможен автоматический обмен документами.Все модули (БД LotusNotes), входящие в состав системы, можно разделить на три группы, что изображено в таблице 4.Таблица 4 – Модули LotusNotesОбщесистемныесловари и справочникиОбщесистемныесервисыСпециализированныефункциональныеСправочник организации; внешние адресаты; словариШаблоны; регистратор; согласование; поручения; коммутатор; и др.Канцелярия (несколько типов БД); исходящие; ОРД и др.Общесистемные словари и справочники – места хранения нормативно- справочной информации:− «Справочник организации». Для обеспечения работы СЭД необходимо иметь информацию о структуре организации, подразделениях, которые входят в её состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые работают в этой организации. Именно эти задачи и решает модуль «Справочник организации».− «Внешние адресаты». В справочнике «Внешние адресаты» содержится необходимая информация о внешней организации.Общесистемные сервисы – это модули, которые предоставляют услуги по обработке информации:− Модуль "Регистратор" предназначен для присвоения документам регистрационных номеров в СЭД. В этом модуле при настройке системы создается необходимый набор программных счетчиков, определяющих формат регистрационных номеров.− Модуль «Согласование» предназначен для визирования и согласования в электронном виде любых документов: проектов приказов, распоряжений, исходящих документов, ответов на письма и заявления граждан и т.д.− Модуль «Поручения» предназначен для контроля исполнительской дисциплины сотрудников. По своей сути, это универсальный инструмент управления, позволяющий ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение в масштабах всей организации.Специализированныефункциональныеподсистемы–подсистема «Делопроизводство» состоит из набора модулей (БД), условно называемых канцеляриями. Общее число модулей и функциональное назначение каждого из них соответствуют технологии ведения традиционного делопроизводства. Так, в БД «Канцелярия структурного подразделения» осуществляется информационная поддержка следующих процессов:− ввод резолюции и постановка на контроль исполнения (для документов, адресованных руководителю структурного подразделения);− формирование поручений по документу, контроль их исполнения и снятие с контроля;− отправка документов в дело (в архив);− согласование и утверждение проектов исходящих документов, регистрация исходящей и внутренней корреспонденции [22].На основе почтового шаблона создается база данных, предназначенная для отправки и получения электронной почты при помощи Notes. Такую базу данных можно создать как на сервере, так и на локальном компьютере. Она является наилучшей из используемых клиентами Notes или Интернета.Почтовый шаблон содержит календарь и средства планирования, предназначенные для упорядочения рабочего времени, организации мероприятий и собраний и назначения задач другим пользователям. Представление календаря напоминает настольный календарь и облегчает просмотр запланированных мероприятий.Рассмотрим работу некоторых функций приложения.Создание сообщения. Для создания почтовых сообщений существуют три простых формы:− Записка – эта форма используется для создания сообщений.− Ответ – эта форма используется для ответов на сообщения. Форма вызывается только при выделении документа на который составляется ответ.− Ответ с документом – эта форма аналогична форме ответа с той разницей, что исходное сообщение, на которое составляется ответ, вкладывается в ответное сообщение.До отправки сообщения необходимо заполнить:− Кому – основной получатель сообщения. Сообщение предназначено ему и он должен предпринять какие-либо действия по этому сообщению.− Копия – получатели сообщения, от которых не требуется принятие каких-либо действий по нему.− СК – получатели скрытой копии сообщения.Сообщение отправляется с помощью действия «Отправить».Календарь и планирование. Эта БД может быть использована для организации времени, хранения сведений о задачах и собраниях и создания следующих сведений, доступных всем пользователям Notes:− Запись календаря − запись календаря используется как для личных мероприятий, так и для планирования собраний с другими пользователями. Для приглашения пользователей на собрания используется вкладка «Приглашения и заказы». Можно отправить объявление о собрании, указать пользователей, чье присутствие обязательно и необязательно и найти время для собрания, которое свободно для всех приглашенных.− Сообщение со связью − эта форма используется для отправки пользователям ссылки на документ. Это особенно удобно, если документ содержится в базе данных с общим доступом на сервере. Например, при чтении БД «Обсуждения» пользователь решает ознакомить с каким-либо документом других. Тогда он создает сообщение со связью с этим документом, что упрощает для других его нахождение.− Сообщение о звонке − эта форма используется для отправки сообщения другим пользователям.− Задача − пользователь может использовать эту форму как для напоминания о необходимых делах, так и для назначения задач другим пользователям. При назначении задач другому пользователю или группе пользователей у них есть возможность извещения о выполнении задачи. Для удобства организации прохождения задач пользователя и назначенных задач имеется несколько представлений.Профиль календаря автоматически создается с установками по умолчанию. Наряду с установками календаря в нем указываются пользователи, которым дается доступ на просмотр свободного времени. Для изменения установок используйте меню Действия − Средства календаря − Профиль календаря.Папки и представления. Предоставляются следующие представления и папки:− Входящие.− Календарь − представление выглядит как настольный календарь. Запланированные мероприятия могут выводиться в представлении двухдневной, недельной, двухнедельной или месячной календарной страницы.− Черновики.− Отправленные. Пользователь может выбрать автосохранение отправленных сообщений или запрос на сохранение каждого сообщения.− Корзина.− Задачи − в этом представлении появляются задачи пользователя и задачи, назначенные другим пользователям. Представление позволяет отследить когда и какое задание было выполнено.− Собрания − в этом представлении выводятся приглашения на собрания и ответы приглашенных сотрудников.Имеется возможность создания собственных папок и представлений для организации работы с почтой. На рисунке 7 представлена рабочая область программы, на рисунке 8 изображено одно из представлений на примере корзины.Рисунок 5 – Рабочая областьРисунок 6 – Окно почтыОдним из модулей специализированных функциональных подсистем СЭД является база данных «Канцелярия структурного подразделения».В ней осуществляется информационная поддержка следующих основных процессов:− ввод резолюции и постановка на контроль исполнения (для документов, адресованных руководителю структурного подразделения);− формирование поручений по документу, контроль их исполнения и снятие с контроля;− отправка документов в дело (архив);− согласование и утверждение проектов исходящих документов, регистрация исходящей и внутренней корреспонденции, а также выполнение иных делопроизводственных процессов.Кроме того, СЭД-ИФНС состоит из модулей, соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули поступающих, отправляемых, внутренних и организационно-распорядительных документов [23].Таким образом, анализ процессов позволил выявить, что для совершенствования информационной поддержки взаимодействия подразделений налоговой инспекции необходимо в анализируемом бизнес-процессе полностью перейти отбумажного к электронному документообороту. Это позволит повысить эффективность функционирования налоговой инспекции в части работы с юридически значимыми и судебными документами. Таким образом сократится большой объем бумажных документов, временных, денежных, трудовых затрат на рутинные ручные операции, снизятся задержки в делопроизводстве за счетопределения конкретных маршрутов перемещения документов и контроля их исполнения, а также увеличится защита и скорость обмена информацией.ЗАКЛЮЧЕНИЕДокументационное обеспечение управления качеством организуется на всех уровнях деятельности налоговой службы. Федеральная налоговая служба работает с различными потребителями своих процессов, поэтому документационное обеспечение должно организовываться на разных этапах процессов налоговой службы и соответствовать всем государственных нормам, которые установлены законом. Тем самым обеспечивая качественную и бесперебойную работу по организации государственных услуг.Для реализации правильной политики качества в области документационного обеспечения были рассмотрены два технологических процесса налоговой службы, на основании которых сформированы общие и базовые требования к документационному обеспечению, организована правильная работа по делопроизводству, а также определены необходимые методы по совершенствованию документооборота налоговой службы.Такой результат получен систематизацией документационных ресурсов налоговой службы, описанием алгоритмов обработки документов в налоговой службе, внедрением цикла «Планируй - Делай - Проверяй - Действуй», организацией работы по стандартизации процессов налоговой службы и введением качественной и объективной системы обратной связи.Применение данных методов позволяет обеспечить следующие преимущества:- единый и бесперебойный алгоритм работы с документами;- уменьшение появления возможных рисков при обработке документов;- формирование чётких и понятных стандартов налоговой службы;- уменьшение количества ненужных документов, а также структуризация документов по процессам;- обеспечение объективной оценки качества процессов налоговой службы, на основании которой формируются правильные параметры для обеспечения стандартов.Организация методов по совершенствованию документационного обеспечения управления качеством носить формальный характер и может применяться, почти, ко всем процессам налоговой службы, но такой способ совершенствования будет иметь свои недостатки, например:- кропотливая работа по разработке стандартов, так как все стандарты должны создаваться с учётом применения всех аспектов законодательства и соответствовать всем государственным нормам;- каждый процесс имеет свои уникальные характеристики, поэтому необходимо рассматривать каждый процесс отдельно.- медленная реакция на нарушения при работе методов.Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что документационное обеспечение управления качеством налоговой службы ещё находится в стадии разработки и адаптации к условиям внешней среды, для совершенствования текущей системы можно применять различные методы, что позволит не только обеспечить выполнение функций налоговой службы, но и организовать качественную работу на всех этапах деятельности.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВОб утверждении положения о Федеральной налоговой службе : постановление от 30.09.2004 N 506 ред. от 23.09.2017. // Справочная правовая система«КонсультантПлюс».–Режимдоступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_49673/Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. 1 [Электронный ресурс] :федер. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ ред. от 19.02.2018. // Справочная правоваясистема «КонсультантПлюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/Об утверждении миссии и основных направлений деятельности Федеральной налоговой службы : приказ от 28 ноября 2014 года N ММВ-7- 12/607@. –2014.Аккумуляция знаний в информационном пространстве предприятий региона / В. П. Ковалевский, О. В. Буреш, М. А. Жук, О. М. Калиева. – Оренбург : Финансы и статистика, 2011. – 252 с.Аристархова М. К., Перевезенцева А. Ю. Норма в системе налогового администрирования РФ // Современная налоговая система: состояние, проблемы и перспективы развития. Материалы XI Международной заочной научной конференции. 2018. С 16-26Аристархова М. К., Шеина А. Ю. Аналитическая деятельность как основа налогового консультирования // Современная налоговая система: состояние, проблемы и перспективы развития. Материалы XI Международной заочной научной конференции. 2018. С 11-15Ахмадулина, А.Т., Капацына, Е.А. Журнал "Делопроизводство" / А. Т. Ахмадулина, Е. А. Капацына // Документационное обеспечение деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России. – 2011. –№2Голубев, С. А. Управление проектами с помощью MicrosoftProject 2010 : Методические указания по выполнению лабораторных работ / Голубев С.А., Цветкова Н.А. – 2014 г. – 29 с.Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] : Просто об электронном документообороте. – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknowИНТУИТ [Электронный ресурс] : Экономическая эффективность информационных систем. – Режим доступа: https://www.intuit.ru/studies/professional_skill_improvements/1574/courses/507/lect ure/11553?page=2Корниенко, Е. В. Теория управления : учебное пособие для студентов / Е. В. Корниенко, Л. Д. Шиндина; ; Мин-во образования и науки РФ, Федеральное гос. образовательное учреждение высш. проф. образования "Российский гос. социальный ун-т", Фил.в г. Таганроге. – Таганрог : С. А. Ступин, 2015. – 171 с.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – Москва : ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2012. – 304 с.Логика бизнес [Электронный ресурс] : Лицензирование. – Режим доступа: ecm.blogic20.ru/logikaecm/docflow/licenseМенеджмент, управление [Электронный ресурс] : Функциональная структура управления. – Режим доступа: http://www.upravlenie24.ru/funkzionstruktura.htmНалоговый вестник [Электронный ресурс] : Создание и применение системы электронного документооборота в налоговых органах. – Режим доступа: http://www.nalvest.ru/nv-articles/detail.php?ID=28289Налоговый вестник [Электронный ресурс] : Технология налогового контроля. – Режим доступа: http://www.nalvest.com/nv- articles/detail.php?ID=23841О типовом положении об инспекции МНС России с предельной численностью свыше 100 единиц и типовых положениях об отделах : приказ от 11.03.2003 N БГ-3-25/113. –2003.Прохоров, П. В. Анализ развития карьеры государственного служащего на примере межрайонной ИФНС России № 5 по Московской области / П. В. Прохоров // ГосРег: государственное регулирование общественных отношений. – Химки, 2016. – Т. 4, № 18. – С. 22.Твой бизнес [Электронный ресурс] : Электронный документооборот на предприятии. – Режим доступа: https://tvoi.biz/dokumenty/elektronnyj- dokumentooborot/organizatsiya-elektronnogo-dokumentoo.htmlЦентр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела [Электронный ресурс] : Организация работы с документами. – Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107ЭОС [Электронный ресурс] : Виды систем электронного документооборота. – Режим доступа: https://www.eos.ru/dop-info/sed.phpTADVISER [Электронный ресурс] : Виды систем электронного документооборота. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Самые_популярные_СЭД/ECM-системы