Роль деловой переписки в деятельности организации

Подготовка управленческого решения состоит из 5 процедур, применительно для альтернативы №1:информационная подготовка – высокий (70-80%);разработка вариантов – средний (40-50%);согласование – низкий (10-15%);выбор одного решения – низкий (10-15%);утверждение – низкий (10-15%).Таблица 5Матрица эффективности управленческого решения по альтернативе №1СВУНВУНСУННУНСтабильныйКорректирующийИнновационныйОпределим рискидля альтернативы №1:Организация выполнения – риск состоит в управленческих ошибках ответственного лица, которое будет заниматься разработкой и внедрением новых подходов.Контроль – существует риск того, что контроль может быть не эффективен, что связано с большим объемом информации и документации.Информирование субъекта управления – рисков нет, так как руководство осведомлено о проблеме и является инициатором её решения.Подготовка управленческого решения состоит из 5 процедур, применительно для альтернативы №2:информационная подготовка – высокий (70-80%);разработка вариантов – средний (40-50%);согласование – средний (40-50%);выбор одного решения – низкий (10-15%);утверждение – средний (40-50%).Таблица 6Матрица эффективности решения по альтернативе № 2СВУНВУНСУННУНСтабильныйКорректирующийИнновационныйРиски и их степень для альтернативы №2:Организация выполнения – возможным риском здесь может стать риск, связанный с неэффективностью принимаемых решений со стороны ответственного лица по разработке методических пособий по различным технологиям работы с обращениями.Контроль – риск, связанный с тем, что проверить эффективность принятых решений можно будет спустя продолжительное количество времени, контроль на начальном этапе невозможен.Информирование субъекта управления – рисков нет, так как руководство осведомлено о проблеме и является инициатором её решения.Результаты реализации предложения:1. Повышение прозрачности движения документов.Служащие получат возможность на экране компьютера видеть все документы, находящиеся в работе, поручения, с которыми необходимо работать в данный момент, а у руководителей всех уровней появляется возможность в режиме реального времени видеть ход исполнения документа, например, исполнение ответов на обращения граждан, поступившие документы, документы, срок исполнения которых истекает. Передвижение документов между служащими, процесс становятся полностью контролируемыми в режиме реального времени.2. Повышение управляемости.Рис. 3. Реализация предложенияУвеличение скорости информационных потоков и уменьшение количества ошибок при принятии управленческих решений через использование актуальных и своевременных данных позволит повысить управляемость в целом. Мероприятие по совершенствованию работы служащих с обращениями граждан выразится в снижении социальной напряженности. Повышение ответственности служащих при работе с обращениями, своевременность ответов населению, будет способствовать повышению лояльности населения к органам власти, а также увеличит открытость власти. Социальный эффект от реализации проекта по совершенствованию работы с обращениями граждан выразится в повышении доверия граждан, будет способствовать вовлечению жителей в решение вопросов. Грамотная, хорошо организованная работа с обращениями граждан обеспечивает прозрачность, гласность, доступность при решении социально значимых вопросов. Внедрение в практику работы информационных технологий, автоматизация информационного обмена позволяет создать общую информационно-технологическую инфраструктуру, позволяющую повысить эффективность взаимодействия граждан и органа власти. Информатизация процессов не только снизит нагрузку на служащих, организующих личные приемы, снизит очереди на прием и количество необходимых посещений. Кроме того, это позволяет решить проблему низкой осведомленности граждан как о собственных правах, так и о механизмах их реализации, графике работы, порядке принятия решений и т.п. Можно будет уточнить нужную информацию, используя онлайн связь. Население сможет, используя удаленный доступ, с личного или рабочего компьютера выяснить для себя нужную информацию. ЗаключениеТаким образом, при оформлении письма используется бланк письма. Следует соблюдать требования ГОСТ 7.0.97-2016.Особенностями составления служебного письма является наличие реквизита «адресат», полных справочных данных, ссылка на номер и дату документа.Анализируя практику работы с перепиской, можно сделать выводы о том, что проблемами в работе являются: устаревшая система бумажного учета обращений, отсутствие автоматизированной комплексной системы учета обращений, недостаточный контроль исполнения документов по подготовке ответов на обращения граждан.Одним из механизмов, способствующих повышению информированности населения о социальных гарантиях и государственных услугах, является широкое внедрение и использование информационно-коммуникационных технологий. Руководством, как в настоящее время, так и в дальнейшем будет проводиться целенаправленная работа по своевременному решению проблем, поднимаемых в обращениях, недопущению фактов невнимания к нуждам и обоснованным просьбам людей, совершенствованию указанной работы и защите законных прав и интересов граждан.Для решения проблемы предлагается разработка собственной электронной приемной и системы работы с перепиской. При этом будут автоматизированы следующие функции работы с гражданами:ввод и корректировка информации об обращениях граждан и организаций;назначение исполнителя и срока исполнения запросов;ввод и корректировка информации об исполнении;отображение списка запросов, отобранных по параметрам, а именно: по исполнителю запроса, по заданной тематике, по статусу заявителя, по результату ответа.поиск по совпадению регистрационного номера запроса, по началу наименования заявителя, по началу фамилии гражданина, относительно которого запрашивается информация.проверка при вводе нового запроса на повторность по фамилии гражданина, относительно которого запрашивается информация;создание повторных обращений, содержащих уточняющую информацию к первичным запросам; контроль сроков исполнения запросов и уведомление об истечении сроков исполнения путем выделения в общем списке цветом запросов, срок исполнения которых подходит к концу;отображение статусов (срочные, контрольные, срок исполнения истек, не принятые к исполнению) запросов путем выделения соответствующим цветом в общем списке запросов; отображение на экране и печать журнала регистрации запросов за определенный период времени;получение и печать статистических отчётов (по виду запроса, по тематике, по статусу заявителя);подсчет количества просмотренных и использованных дел, количества выданных копий документов, листов и распечатка соответствующего отчета;для каждого запроса формирование таблицы, содержащей информацию об использованных для ответа документах. Для совершенствования организации работы с обращениями граждан предлагается:разработать собственную систему автоматизации;ввести положение по работе с обращениями граждан;открыть Интернет-приемной обращений граждан.Планируемый результат: повышение имиджа в глазах налогоплательщиков и т.д.Результатом реализации проекта станет:1. Повышение прозрачности движения документов. 2. Повышение управляемости. Социальный эффект от реализации мероприятий повышение доверия граждан к учреждению, вовлечение жителей в решение вопросов онлайн.Список используемой литературы«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)// «Собрание законодательства РФ». - 04.08.2014. - № 31. - Ст. 4398.Федеральный закон от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».Об утверждении правил организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов и порядка оформления ветеринарных сопроводительных документов в электронном виде // Вестник ветеринарии. 2015. № 1 (72). С. 5-12.О гражданской законодательной инициативе в городе Москве: закон Москвы от 11 декабря 2002 г. № 64 (ред. От 29 мая 2013 г.) // Ведомости Московской городской Думы. 2003. № 2. Ст. 340.О гражданской инициативе в Ростовской области: областной закон Ростовской области от 3 марта 2014 г. № 121-ЗС // Наше время. 2014. № 80.О Декларации прав и свобод человека и гражданина: Постановление Верховного Совета РСФСР от 22 ноября 1991 г. № 1920-1 // Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991. № 52. Ст. 1865.О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области: Закон Астраханской области от 10 апреля 2012 г. № 14/2012-ОЗ // Сб. законов и нормат. Правовых актов Астраханской области. 2012. № 17.О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение в государственные органы Амурской области и органы местного самоуправления: Закон Амурской области от 6 июля 2011 г. № 510-ОЗ // Амурская правда. 2011. № 123.О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение: закон Калужской области от 27 марта 2008 г. № 419-ОЗ (ред. От 9 марта 2010 г.) // Весть. 2008. № 109.О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Мурманской области: Закон Мурманской области от 9 июля 2010 г. № 1249-01-ЗМО (ред. от 10 декабря 2013 г.) // Мурманский вестник. 2010. № 123.О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Архангельской области: Закон Архангельской области от 15 марта 2012 г. № 436-29-ОЗ (ред. от 17 октября 2013 г.) // Волна. 2012. № 11.АргеноеваА.З. Основные задачи совершенствование практики работы с обращениями граждан в органах государственной власти Чеченской республики // Экономика и социум. 2015. - № 2-1 (15). - С. 303. Белов И.В. Государственные юридические бюро как субъекты оказания бесплатной юридической помощи // В сборнике: Бесплатная юридическая помощь: законодательное регулирование и практика применения в Российской Федерации материалы международной научно-практической конференции аспирантов, преподавателей, практических работников. 2015. С. 13.Буряк Н.Ю., Буряк В.Д. Международная деловая переписка как средство достижения успеха (культурологический аспект) // Символ науки. 2016. № 10-3 (22). С. 182-184.ВатолинаМ.В., ВатолинаД.О. Деловая переписка в зарубежной практике // В сборнике: Реклама и связи с общественностью: традиции и инновации Труды пятой юбилейной Международной научно-практической конференции. Редколлегия: А.Н. Гуда (пред.) [и др.]. 2017. С. 193-206.Веретехина С. В. Психометрические тесты и программные решения. // Материалы Афанасьевских чтений. - 2015. -Т.1.; 13. С.120.Гордина Е.А., Афанасьева Л.С. Деловая и дипломатическая переписка businessаnddiplomaticcorrespondence // Новосибирск, 2018.Гуменюк Г.Х. Обращения граждан как способ участия в управлении делами государства и общества // В сборнике: Правозащитная деятельность в современной России: проблемы и их решение Сборник научных трудов Международной научно-практической конференции. Санкт-Петербургский университет управления и экономики. 2015. С. 82.Деловая переписка / В книге: психология делового общения Кустова Е.И. Санкт-Петербург, 2016. С. 152-154.Деловая переписка на иностранном языке. Английский язык / KryachkoV.B., KhvanN.S., MozgovayaO.V. // Электронное учебное пособие / Министерство образования и науки Российской Федерации, Волжский политехнический институт (филиал) Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования "Волгоградский государственный технический университет". Волжский, 2017. ВеретехинаС.В., ВеретехинВ.В. Информационные технологии. Пакеты программного обеспечения общего блока «IT-инструментарий» // Издательство «Русанс». – 2015. С.44.ИгебаеваФ.А. Служебная переписка в деловой коммуникации // NovaInfo.Ru. 2016. Т. 1. № 42. С. 271-273.КаляноваЛ.М. Особенности официально-делового стиля при ведении деловой переписки // В сборнике: Современные парадигмы научных воззрений сборник научных статей по итогам международной научно-практической конференции . 2016. С. 81-82.Карасев А.Т. Законы субъектов Российской Федерации об обращениях граждан // Российский юридический журнал, № 1, январь-февраль 2015 г.КиросоваН.В. Обращения граждан как способ информационной открытости органов государственной власти: некоторые проблемы документирования // Вестник научных конференций. 2015. № 3-6 (3). С. 67.КолышкинаТ.Б., ШустинаИ.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное пособие / Москва, 2017. Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс (2-е изд., испр. и доп).Маслова С.Я. Лингвистические и структурные особенности деловой письменной переписки будущих виноделов на английском языке // APRIORI. Cерия: Гуманитарные науки. 2016. № 2. С. 32.Матвеева Е.А. Культурный дискурс литературного языка в аспекте деловой переписки // В сборнике: Образование: прошлое, настоящее и будущее Материалы I Международной научной конференции. 2016. С. 68-70.Меженин Я.Э. Роль диалога в совершенствовании обращений граждан к органам власти // Социология в современном мире: наука, образование, творчество. 2015. № 7. С. 151-154.МещерягинаВ.А. Содержание конституционно-правовой категории «обращение граждан» в Российской Федерации // Проблемы обеспечения, реализации, защиты конституционных прав и свобод человека. 2015. № 4. С. 120.МокшановаО.А. Деловая переписка на английском языке // Научный альманах. 2017. № 3-2 (29). С. 139-142. Мусина А.Р. Деловая переписка в профессиональной деятельности современного специалиста // В сборнике: Наука молодых - будущее России Сборник научных статей 2-й Международной научной конференции перспективных разработок молодых ученых. В 5-ти томах. Ответственный редактор А.А. Горохов. 2017. С. 241-244.Нечаева А.А., Хохлова А.А. Обучение деловой переписке // Образовательная среда сегодня: стратегии развития. 2016. № 2 (6). С. 68-70.Овчинникова Л.О., Резникова Т.Н. Деловые игры и служебная переписка: обучение коммуникации в профессиональной сфере // В сборнике: Закон и правопорядок в третьем тысячелетии материалы международной научно-практической конференции. Калининградский филиал Санкт-Петербургского университета МВД России. 2017. С. 112-115.Петрова Е.С. Способы реализации категории вежливости в деловой электронной переписке // В сборнике: филология и культурология: современные проблемы и перспективы развития сборник материалов XX Международной научно-практической конференции. 2016. С. 7-8.Румянцева В.Г., Им В.В. Институт обращений в органы государственной и местной власти: понятие, сущность, содержание // История государства и права. 2011. – С. 15.Савосина Н.Г. О некоторых аспектах правового регулирования права граждан на обращение в органы государственной власти // Государственная власть и местное самоуправление. 2011. С. 102.СайрановаЮ.С. Деловая переписка в профессиональной деятельности современного специалиста // Экономика и социум. 2016. № 11-1 (30). С. 1128-1131.Старостенков Н.В. Социально-гуманитарное образование в России: состояние и перспективы развития // Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. – 2013. С.307.СумыгинаЮ.А. Англоязычная деловая переписка: основные принципы // В сборнике: XIX Всероссийская студенческая научно-практическая конференция Нижневартовского государственного университета Сборник статей. 2017. С. 290-292. ТарановаО.Л. Электронная деловая переписка с англоязычными партнерами как необходимость современного бизнес-общения // В сборнике: межкультурная коммуникация и профессионально-ориентированное обучение иностранным языкам сборник материалов региональной научно-практической конференции. 2018. С. 45-48.ТахауоваЭ.М. Деловая переписка как способ профессиональной коммуникации // В сборнике: Филологические науки: состояние, перспективы, новые парадигмы исследований Материалы Международной заочной (электронной) научной конференции для молодых ученых, посвященной 60-летию филологического факультета. Ответственный редактор МухтаруллинаА.Р.. 2017. С. 289-293.ТортуноваИ.А. К вопросу о жанровой специфике современной деловой переписки // Новая наука: Стратегии и векторы развития. 2016. № 1-3 (58). С. 111-114.ТортуноваИ.А. Лингвистический "образ" современной деловой переписки // Верхневолжский филологический вестник. 2016. № 2. С. 80-86.Трофимова М.Н. Деловая переписка на китайском языке как разновидность юридических текстов / В книге: Молодежь XXI века: образование, наука, инновации Материалы VI Всероссийской студенческой научно-практической конференции с международным участием. В 2-х частях. Под редакцией Л.П. Полянской. 2017. С. 168-169. Хавина Е.А., Карпенко Е.В. Деловая переписка как инструмент маркетинговых коммуникаций // В сборнике: экономика и право: анализ тенденций и перспектив развития материалы Всероссийской научно-практической конференции: в 2-х ч.. Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет. 2016. С. 234-239. ЧоЫ.Е. Усиление личностного начала в современной русской деловой переписке: положительные и отрицательные моменты // Вестник Российского университета дружбы народов. Серия: Русский и иностранные языки и методика их преподавания. 2016. № 1. С. 53-60. Шарипова Э.Я. Деловая переписка в профессиональной деятельности современного специалиста // Экономика и социум. 2016. № 11-1 (30). С. 1634-1637.Щербаков А.В. Современная электронная деловая переписка в аспекте коммуникативного принципа этичности // Народное образование. 2016. № 4-5. С. 76-80.UrazaevaN.R., EmetsT.V. Деловая переписка на немецком языке // Электронное издание / Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова. Магнитогорск, 2016. ПриложениеГКУ «Хозяйственное эксплуатационное управление»Генеральному директоруООО «Кримален»К.С. Масалис___________№_______На №______от________Уважаемая Кристина Станиславовна!В связи с тем, что мы уже подали заявку об участии в благотворительной акции «Барнаул без наркотиков», к сожалению, мы вынуждены отказать Вам.Генеральный директор Е.С. Коровина О. В. Грачева240-17-26