Бухгалтерский учет и документальное оформление операций с подотчетными лицами (на примере ООО "Профгарант")

Исходя из положений абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работнику должны быть возмещены все расходы в связи с командировкой, произведенные им с разрешения работодателя[2].На основании полученных от работника документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.Рассмотрим хозяйственную ситуацию в ООО «Профгарант».В августе 2018 года сотрудник отдела андеррайтинга ООО «Профгарант»Журавлева Г.Е. приказом № 47 от 6.08.2018 г. была направлена в командировку вг. Сочи с целью обучения и повышения квалификации. Срок командировки 6.08.2018 г. по 8.08.2018 г.В Приказе указано, что возмещаются все расходы и суточные в размере 700 рублей.Из кассы организации работнику на основании заявления был выдан аванс в сумме 9000,00 руб. по расходному кассовому ордеру. По приезду из командировки, работник предоставил авансовый отчет на сумму 8508,80 руб. К авансовому отчету приложены железнодорожные билеты по маршруту г. Невинномысск – г. Сочи, счет гостиницы за проживание. Остаток внесен в кассу по приходному кассовому ордеру.Бухгалтерские проводки по учету данных операций представлены в таблице 6.Согласно бухгалтерскому законодательству все расходы по командировке отражаются в составе расходов организации. Налоговый кодекс РФ определяет предельные суммы, которые не подлежат налогообложению по налогу на доходы физических лиц и страховыми взносами. Таблица 6 – Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами в августе 2018 года по командировкеНаименование хозяйственных операцийПервичный документКорреспонденция счетовСумма, руб. коп.Дебет Кредит12345Выданы денежные средства под отчет Журавлевой Г.Е.Расходный кассовый ордер № 246 от 6.08.1871.150.19000,00Отражены расходы:-проезд ж/д транспортом- проживание в гостинице- суточные (700,00*3)Авансовый отчет № 139 от 11.08.18ж/д билетыИтогосчет гостиницысуточные44.119.444.144.171.171.171.171.13116,6442,163158,803250,002100,00Неиспользованная сумма аванса внесена в кассу Журавлевой Г.Е.Приходный кассовый ордер № 151 от 11.08.1850.171.1491,20Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.Если по итогам проверки представленных работником подтверждающих документов выяснится, что израсходована большая сумма, чем было выдано работнику, ему должен быть возвращен перерасход. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).Решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса. Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).Таким образом, для удержания указанных денежных сумм из заработной платы работника от него необходимо получить письменное согласие, оформленное в произвольной форме. Аналогичное мнение высказано в Письме Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0.Если работник не согласится с наличием задолженности, взыскать с него невозвращенные суммы аванса можно будет только через суд.После получения от работника согласия решение об удержании возвращенной суммы следует оформить приказом. Установленной формы такого приказа нет, поэтому работодатель разработал его самостоятельно [34].Рассмотрим порядок учета расчетов с подотчетными лицами в организации по хозяйственным расходам.На основании заявления водителя Буркова И.М. 14.03.2018 г. были выданы денежные средства из кассы в подотчет на ремонт автотранспорта в размере 15000,00 руб. по расходному кассовому ордеру. 15.03.2018 г. работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 14875,00 с приложенными подтверждающими документами – акт выполненных работ, кассовый чек. Неиспользованная сумма аванса была возвращена в кассу по приходному кассовому ордеру.Бухгалтерские записи представлены в таблице7.Таблица 7 – Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами по ремонту автомобиля в марте 2018 года Наименование хозяйственных операцийПервичный документКорреспонденция счетовСумма, руб. коп.Дебет Кредит12345Выданы из кассы денежные средства под отчет Буркову И.М.Расходный кассовый ордер № 116 от 14.03.1871.150.115000,00Осуществлены расходы по ремонтуАвансовый отчет № 97 от 15.03.1844.171.114875,00Возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса Буркова И.М.Приходный кассовый ордер № 81 от 15.03.1850.171.1125,00Кроме того, в организации выдаются суммы на приобретение материальных ценностей подотчетным лицом.На основании заявления сотруднику отдела страхования Харюшину В.А. 23.05.2018 г. были выданы денежные средства под отчет на хозяйственные нужды (приобретение бумаги) в размере 2600,00 по расходному кассовому ордеру. Работник приобрел товарно-материальные ценности, предоставил 24.05.18 г. авансовый отчет на сумму 2580,00 руб. с приложением товарного и кассового чеков. Остаток неиспользованного аванса возвращен в кассу организации по приходному кассовому ордеру (таблица 8). Таблица 8 – Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами в мае 2018 года по приобретению товарно-материальных ценностейНаименование хозяйственных операцийПервичный документКорреспонденция счетовСумма, руб. коп.ДебетКредит12345Выданы из кассы денежные средства под отчет Харюшину В.А.Расходный кассовый ордер № 154 от 23.05.1871.150.12600,00Отражена стоимость материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицомАвансовый отчет № 97 от 24.05.1810.171.12186,00Отражена сумма НДСАвансовый отчет № 97 от 24.05.17, Счет фактура № 4 от 24.05.18.19.171.1394,00Остаток неиспользованного аванса возвращен в кассу Харюшиным В.А.Приходный кассовый ордер №92 от 24.05.1850.171.120,00Аналитические данные отражают процесс возникновения кредиторской и дебиторской задолженности по суммам, которые выдаются работникам на командировочные и хозяйственные расходы, или по возмещению ущерба (приложение В). При составлении ООО «Профгарант» бухгалтерской отчетности остатки подотчетных сумм (задолженность подотчетных лиц) отражаются в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты). 2.4Оптимизация учетных и контрольных процедур расчетов с подотчетными лицами в организацииВ результате проведенного анализа работы бухгалтерии выяснено, что внутренний контроль расчетов подотчетными лицами в организации не ведеться. Поэтому предлагаем следующий порядок проведения внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в организации.Для соблюдения нормативного законодательства в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации должен проводиться регулярный внутренний контроль, направленный на:- проверку документального подтверждения расчетных операций;- контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;- проверку организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;- сверку данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;- проверку организации синтетического учета в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;- сверку оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;- проверку соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности;- проверку инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов[18].Процедуры проведения внутреннего контроля могут совпадать с процедурами проведения аудиторской проверки. Проведем предварительную оценку системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами ООО «Профгарант»по предложенным нами вопросам за 2018 год (приложение Г).Оценку системы бухгалтерского учета в организации предлагается произвести с помощью таблицс оценкой ответов каждого вопроса, отраженных в приложении Д.Итоговая оценка рассчитывается путем деления суммы всех оценок на количество вопросов: 12,5/18=0,6944.Следовательно, надежность системы бухгалтерского учета составляет 69,44%.Такая величина риска контроля позволяет сделать вывод, что вООО «Профгарант» действует хорошая система внутреннего контроля и бухгалтерского учета.Для проведения комплексного внутреннего контроля предлагаем следующий алгоритм проведения (таблица 9).Таблица 9 - Программа проведения внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Профгарант»Проверяемая организацияООО «Профгарант»Период контроля01.02.19 – 28.02.19Проверяемый период01.01.2018-31.12.2018№ Перечень контрольных процедурИсточник информации1231. Анализ, документов регулирующих расчеты с подотчетными лицами1.1Проверка наличия внутренних нормативных документов (список подотчетных лиц, сроки отчетности, норма суточных и т.д.)Учетная политика, приказы, авансовые отчеты1.2Анализ основных положений учетной политики2. Проверка обоснованности выдачи денежных средств в подотчет, правильности оформления и предоставления авансовых отчетов2.1Проверка соответствия порядка учета подотчетных сумм порядку, установленному нормативными документами Учетная политика, приказы, отчетные документы, авансовые отчеты2.2Проверка остатка и своевременности составления авансовых отчетовПродолжение таблицы 91233 Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм3.1Проверка правильности заполнения авансовых отчетовПриказы, заявления о выдаче денежных средств в подотчет, расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты3.2Проверка документальной обоснованности подотчетных сумм4. Проверка отражения в учете операций с подотчетными лицами.Контроль тождественности данных бухгалтерской отчетности данным регистров бухгалтерского учета4.1Проверка правильности отнесения подотчетных сумм на соответствующие счета бухгалтерского учетаАвансовые отчеты, бухгалтерские справки, журналы-ордера, ведомости4.2Проверка правильности оприходования ТМЦ, приобретенных через подотчетное лицо4.3КонтрольныепроцедурыРегистры бухгалтерского учетаПредложенный алгоритм содержит детальный перечень контрольных процедур с указанием источником информации.Для документирования проведенных контрольных процедур контролер может использовать различные рабочие документы.При проведении контроля необходимо помнить, что расчеты с подотчетными лицами имеют прямую связь со следующими разделами учета, такими как:- проведение операций, отражающих движение денежных средств в кассе организации; - проведение расчетов с поставщиками и подрядчиками организации; - проведение операций, отражающих движение материальных ценностей организации и др. [37].Рассмотрим порядок проведения контрольной проверки по каждому пункту программы проведения внутреннего контроля.Анализ документов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, проводится сплошным методом и рассматривается список лиц, утвержденных руководителем для получения ими подотчетных сумм.В ходе проверки контролер можетзапросить приказ об учетной политике организации, приказ о назначении лиц, имеющих право получения подотчетных сумм и сроках сдачи авансовых отчетов, приказ об установлении размеров суточных (таблица 10). Таблица 10 – Рабочий документ «Проверка наличия документов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами»Наименованиевнутреннего документа регламентирующего учетИмеется (+), не имеется (-)Реквизиты организационно -распорядительного документаПримечания1234Приказ об утверждении учетной политики на 2018+№146 от 30.12.2017г.-Приказ о назначении лиц, имеющих право получения подотчетных сумм и сроках сдачи авансовых отчетов+№3 от 11.01.18-Приказ об установлении размера суточных+№4 от 11.01.18-В результате фактически проведенной проверки сделан вывод, что учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с принятой учетной политикой: в ООО «Профгарант» имеется приказ о назначении списка лиц, которым разрешено выдавать подотчетные суммы, определен срок возврата подотчетных сумм, предельнаясумма, подлежащая выдаче в подотчет. Проверка обоснованности выдачи денежных средств в подотчет, правильности оформления и предоставления авансовых отчетов показала, что расчеты с подотчетными лицами вООО «Профгарант» нормативно урегулированы, имеются все необходимые приказы.Рабочий документ представлен в таблице 11.Установлено, что выдача подотчетных сумм лицам, не указанным в приказе, не производится. Выданные суммы аванса не превышают предельные суммы, установленные приказом в ООО «Профгарант».Основной задачей внутреннего контроля в направлении проверки документальной обоснованности использования подотчетных суммявляется контроль целесообразности и законности использования подотчетных сумм. Таблица 11 – Рабочий документ «Проверка соответствия порядка учета подотчетных сумм порядку, установленному нормативными документами».Авансовый отчетПодотчетное лицоВыданная сумма, руб.Вид расходаРаботник включен/не включен в перечень подотчетных лицЗамечания№Дата1234567435.02.188Бурков Илья Михайлович15000,00Услуги шиномонтажаВключенНет6721.03.18Ионичева Анна Сергеевна1350,00Услуги почтовой связиВключенНет9814.05.18Бабинцев Сергей Петрович2800,00Хозяйственные нуждыВключенНет15909.09.18Кропанев Александр Алексеевич4100,00Командировочные расходыВключенНет24630.11.18Ракова Мария Николаевна2200,00Хозяйственные расходыВключенНетЕсли это командировка, то проверяются авансовые отчеты с указанием в них видов расхода и приказа, в котором указана цель командировки, если же это приобретение материальных ценностей, то проверяется фактическое приобретение тех ценностей, на которые были выданы подотчетные суммы.При осуществлении своей деятельности организация может приобретать материально-хозяйственные ценности, денежные документы и многое другое не только по безналичному расчету, но и за наличный расчет. При этом организация выдает из кассы денежные средства работнику организации для того, чтобы тот выполнил определенные действия, которые ему были поручены. Также была осуществлен контроль остатка и своевременности предоставления авансовых отчетов, проводимая путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в приказе руководителя. Рабочий документ представлен в таблице 12.Таблица 12 – Рабочий документ «Проверка остатка и своевременности представления авансового отчета»Авансовый отчетПодотчетное лицоВид расходаОста-ток подотчетной суммы, руб.Выдача денежных средствАО подле-жал представ-лениюЗамечания ауди-тора№ДатаДатаСумма, руб.1234567891017.01.18Попов Сергей АлексеевичХозяйственные расходы-14.01.181200,0017.01.18Нет5112.03.18Ракова Мария НиколаевнаХозяйственные расходы-09.12.18135,0012.12.18Нет10422.05.18Бабинцев Сергей ПетровичХозяйственные расходы560,0019.05.181000,0022.05.18Выдача при наличии остатка12806.07.18Ионичева Анна СергеевнаУслуги почтовой связи-03.07.182100,0006.07.18Нет13619.07.18Шутова Ольга СергеевнаХозяйственные расходы-16.07.18460,5019.07.18Нет14211.08.18Главатских Елена ЛеонидовнаХозяйственные расходы-08.08.181160,0014.08.183 дня про-срокаВо внутреннем регламенте организации указано, что подотчетные суммы не могут быть выданы сотруднику, если он не отчитался по ранее выданным ему суммам. Данная ошибка является наиболее распространенной, поэтому контроль должен осуществляться сплошным методом.Проведенный контроль своевременности представления авансовых отчетов в ООО «Профгарант» выявил факт несвоевременного представления авансового отчета № 142 от 11.08.18г. подотчетным лицом Главатских Е.Л.Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицаминачинают с установления тождества учетных и отчетных данных по рисунку 3.Рисунок 3.Тождество отчетных и учетных данных по расчетам с подотчетными лицамиПосле расчета суммы командировочных расходов подотчетные лица должны вернуть в кассу организации по приходному кассовому ордеру неизрасходованные авансы, в свою очередь перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру вдень сдачи авансового отчета.Кроме того, бухгалтер после проверки должен проставить суммы расходов и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет должен быть подписан бухгалтером и руководителем организации.На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.Необходимо проверить также срококончательного расчета по авансовому отчету, а также срок, в течение которого можетбыть принято и оформлено решение об удержанииподотчетной суммы из заработной платы подотчетного работника организации.Контролеру необходимо проверить правильность, законность и целесообразность возмещения данных расходов. Данная проверка была проведена с помощью рабочего документа, который представлен в таблице 13.Таблица 13 – Рабочий документ «Проверка правильности возмещения командировочных расходов»ФИООправдательные документыПриказПроверка возмещения командировочных расходовЕстьНетЕстьНетПравильноНеправильно1234567Попов Сергей АлексеевичХХХРакова Мария НиколаевнаХХХБабинцев Сергей ПетровичХХХИоничева Анна СергеевнаХХХШутова Ольга СергеевнаХХХГлаватских Елена ЛеонидовнаХХХВ ходе проверки было выявлено, что все суммы рассчитаны правильно.Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами был проверен на основе сверки записей по журналу по счету 71. Затем остатки по данному счету сверяются с остатками в Главной книге.Аналитический учет расчетов ведется в разрезе каждого подотчетного лица и каждой выданной суммы аванса. Регистром, сочетающим в себе синтетический и аналитический учет, является журнал-ордер № 7, запись в который производится на основании утвержденных авансовых отчетов, а также приходных и расходных документов.Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки [30].Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным участком учета, а с другой – именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: - отсутствие оправдательных документов, - несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Следует отметить, что указанные ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.Завершающий этап внутреннего контроля предполагает проведение анализа полноты выполнения программы внутреннего контроля и классификации выявленных ошибок и нарушений, в результате чего оформляютрезультаты проверки, формулируютсявыводы и предложения[19].В итоговых рабочих документах отражаются причины нарушений норм бухгалтерского и налогового законодательства, последствия нарушений для организации, рекомендации по устранению выявленных нарушений.Порядок оценки эффективности учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Профгарант» предлагается проводить главному бухгалтеру и руководителю организации для своевременного определения уровня риска возникающих нарушений бухгалтерского и налогового законодательства.В результате фактические проведенного внутреннего контроля и рассмотрев основные локальные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в организации в целях улучшения расчетов с подотчетными лицами рекомендованы следующие мероприятия (таблица 14).Особое внимание необходимо уделить водителю, который осуществляет развоз сотрудников к месту осмотра машин или заключения страховых полисов, так как именно ему выдаётся основная часть подотчетных сумм на топливо.Таблица 14 – Мероприятия по совершенствованию учета и контроля за расчетами с подотчетными лицами в ООО «Профгарант»Выявленная ошибкаПредлагаемое мероприятие12Выдаются денежные средства в подотчет при наличии остатка ранее выданного авансаВозложить обязанность на бухгалтера по составлению справки по выданным в подотчет суммам каждые 10 днейВыявлен факт несвоевременного представления авансового отчетаРекомендуется не выдавать денежные средстваПроизводится выдача суммы под отчет при отсутствии заявления на выдачу денежных средствНеобходимо передать кассиру бланки заявления под отчет, чтобы без заявления денежные средства не выдавалисьК учету принят документ, не соответствующий требованиям ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» из-за отсутствия штампа магазинаРекомендуется не принимать к учету данный авансовый отчет, вычитать из заработной платы сумму по товарному чекуВ целях улучшения расчетов с подотчетными лицами в рамках выпускной квалификационной работы рекомендуется следующее:- разработка инструкции для подотчетных лиц, которая поможет избежать ошибок при оформлении оправдательных документов (приложение Е);- оформление топливных карт для уменьшения документооборота по заправкам и возмещению НДС;- в действующем маршрутном листе предлагается добавление графы для заполнения показаний спидометра, что позволит бухгалтерии сверять данные с путевыми листами (приложение Ж);- возложение на бухгалтера обязанности по составлению справки по выданным в подотчет суммам каждые 10 дней.В результате исследования можно сделать выводы, что внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами в организации был проведен соответствует некоторым положениям международных стандартов аудита, который показал, что в организации соблюдаются практически все требования законодательства по порядку выдачи и оформления подотчетных сумм, составления авансовых отчетов. ЗАКЛЮЧЕНИЕПо результатам проведенного исследования в выпускной квалификационной работе были сделаны следующие выводы.Проблема учета и контроля расчетов с подотчетными лицами является актуальной, так как в организациях денежные средства под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Подотчетные лица – это сотрудники организации, которые получают авансом денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы, при расчетах с которыми может возникнуть как дебиторская задолженность, так и кредиторская задолженность, которая так или иначе влияет на финансовое состояние организации и на ее платежную дисциплину.Денежные средства в ООО «Профгарант» могут выдаваться на приобретение топлива, на ремонт автомобилей, на почтовые расходы, на покупку хозяйственных товаров для собственных нужд, на спецодежду работникам отдела комплектования, в качестве аванса на командировочные расходы.Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются соответствующими первичными документами, в качестве которых организация использует унифицированные документы согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»).Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на командировочные и хозяйственные расходы в ООО «Профгарант»применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо по дебету показывает сумму задолженности за подотчетным лицом по полученным суммам, сальдо по кредиту – задолженность организации перед подотчетным лицом по возмещению перерасхода.Аналитический учет по счету 71 в программе «1С: Бухгалтерия» организован по подотчетным лицам. В бухгалтерской отчетности задолженность подотчетных лиц должна быть отражена по состоянию на отчетную дату в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты). Проведенный внутренний контроль состояния расчетов с подотчетными лицами показал, что организация соблюдает законодательство по формированию документов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, обоснованности выдачи денежных средств в подотчет, правильности оформления и предоставления авансовых отчетов, документальной обоснованности использования подотчетных сумм, по отражению в учете операций с подотчетными лицами.Проведенные теоретические и практические исследования позволили выработать следующие рекомендации по оптимизации учетных и контрольных процедур расчетов с подотчетными лицами в организации:- оформление топливных карт для уменьшения документооборота по заправкам и возмещению НДС и своевременных расчетов с бюджетом;- разработка инструкции для подотчетных лиц, которая поможет избежать ошибок при оформлении оправдательных документов;- изменение формы действующего маршрутного листа, в котором предлагается добавить графу для заполнения показаний спидометра. В результате данного нововведения возможно будет проводить встречную проверку показаний маршрутного и путевого листов. Форма документа должна быть закреплена в учетной политике ООО «Профгарант»;- возложение на бухгалтера обязанности по составлению справки по выданным в подотчет суммам каждые 10 дней.Соблюдение предложенных рекомендаций в ООО «Профгарант» позволит повысить эффективность расчетов с подотчетными лицами через усиление контроля за оформлением подотчетных сумм и их целевым расходованием.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВПРИЛОЖЕНИЯ