обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации

Так, в п. 1 «Положения об Архивном фонде РАН» от 1994 г. говорилось: «Архивный фонд Российской академии наук представляет совокупность документов, образующихся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, имеющих научное, социально-культурное и историческое значение. Документы Архивного фонда Российской академии наук составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются собственностью Российской академии наук. Дела и документы, составляющие Архивный фонд Российской академии наук, в государственные архивы не передаются»2.В настоящее время АФ РАН – составная часть АФ РФ с правом ведомственного хранения документов, но без права собственности на них. Архивная служба РАН обязана соблюдать Регламент государственного учета архивных документов и представлять данные о своей части Архивного фонда РФ в ЦФК Росархива [11].Архивный фонд РАН сложен и многообразен по своему составу. Он включает научную документацию, в которой зафиксированы результаты исследовательской деятельности академических учреждений во всех областях науки, деловую (управленческую), отражающую многоплановую деятельность по руководству и координации в стране фундаментальных исследований, фоно-фотокино-техническую и электронную документацию, а также личные фонды академиков, членов-корреспондентов РАН и выдающихся ученых, тематические коллекции и многое другое.Архивный фонд РАН украшают такие всемирно известные собрания как фонды Отдела рукописей и документов и Архива востоковедов Санкт-Петербургского Института восточных рукописей, собрания Пушкинского Дома, ценнейшие документы по истории русской и западноевропейской литературы Института мировой литературы и Архива А.М. Горького. Научную и практическую ценность мирового уровня приобрел уникальный комплекс документальных материалов, связанных с проведением археологических исследований на территории России и за рубежом Института археологии РАН. С середины XX в. постоянное хранение документов Архивного фонда Академии наук осуществляют научные архивы региональных отделений АН, научных центров, отдел «Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра Уральского отделения РАН и другие архивные учреждения [12].ЦФК Архивного фонда Академии наук на бумажных карточках формировался в Архиве АН СССР задолго до его официального создания. Архив АН СССР, как головное учреждение отрасли, осуществлял контроль и научно-методическое руководство за постановкой делопроизводства и архивного дела в учреждениях и организациях АН, концентрировал все доступные ему сведения о документальных собраниях в институтах и представлял отчеты и паспорта в Главархив при Совмине СССР.В 1986 г. Президиум Академии, после общественного смотра сохранности документов, издал распоряжение № 1411-1243 от 04.07.1986 г., в котором Архиву АН СССР предписывалось создать условия для обеспечения полной сохранности документов АФ АН СССР как части Государственного Архивного фонда СССР. Именно тогда стал создаваться ЦФК как универсальный справочник о составе, содержании и месте хранения документальных фондов.Он состоял из двух разделов: 1) фондовые каталоги научных архивов с постоянным составом документов – Архива АН СССР и его филиала, отделений и научных центров, научно-отраслевых архивов (с постоянно-переменным составом документов) НИИ,2)фондовые каталоги научных архивов АН союзных республик из состава СССР.К 1987 г. в ЦФК насчитывалось 4 360 фондовых карточек (3 257 на фонды личного происхождения, 1 103 на фонды учреждений, 45 на разряды, 115 на коллекции). Общий объем взятых на учет дел составлял 3 075 190 единиц хранения. Последняя масштабная сверка учетных данных прошла в 1988 году. С 1992 г. в Архиве РАН был сокращен Отдел учета и научно-справочного аппарата, плановая работа по каталогизации прервалась.С начала 2000-х гг. на смену бумажным пришли компьютерные информационные технологии. В Архиве РАН была разработана и внедрена информационная система «Архивы РАН» (ИСАРАН), при финансовой поддержке Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ) была создана единая платформа для решения проблемы интеграции данных в архивной сети РАН. С 2010 г. работает сайт системы3.ИСАРАН сегодня – это комплекс, состоящий из 12 программных блоков и баз данных, которые, автоматизируя основные архивные виды работ (комплектование, описание, учет, хранение и использование архивной информации), интегрируют сведения для научно-исследовательской деятельности и решения прикладных архивоведческих задач. Главные инструменты интеграции – базы данных «Учет и каталог», «Персональный состав РАН» и «История учреждений РАН» [2].Опишем интеграционный механизм ИСАРАН в реализации функции ведения централизованного государственного учета документов АФ РАН-ФАНО (т.е. создания базы данных – БД ЦФК). Программное обеспечение разработанное в Архиве РАН, изначально использовало идею создания БД, которая является ни чем иным, как ЦФК архивного фонда РАН-ФАНО и которая обеспечивается интеграционными инструментами программного приложение «Учет и каталог». Ядро ИСАРАН – база данных «Учет и каталог», изначально строилось на международных стандартах архивного описания, унифицированной структуре данных и являлось типовой платформой для всех архивных учреждений РАНФАНО. БД и ПО «Учет и каталог» зарегистрированы в Роспатенте, ПО «Учет и каталог» свободно распространяется по системе академических архивов.Академическим архивам при подключении предлагаются разные варианты: от полного программного комплекса «ИСАРАН» (12 баз данных и программных модулей) до веб-версии БД «Учет и каталог», которая была введена в 2013 г. с описанием документов на двух уровнях – «Фонд» и «Опись» (только для заполнения ЦФК). В 2014 г. добавлена возможность создание электронных описаний на всех четырех уровнях: «Фонд» – «Опись» – «Дело» – «Документ».Веб-приложение использует библиотеку JavaScript (Ext JS), которая позволяет создавать сложныйweb-интерфейс, поддерживает все популярные браузеры и платформы (InternetExplorer, Opera, GoogleChrome, Mozilla и т.д.). Применима при использовании практически любой операционной системы, в том числе мобильной (iOS, Android).За последние годы разработана методика организации, ведения и использования электронного ЦФК РАН. БД ЦФК академических архивов может рассматриваться как ведомственная информационная система, представляющая сведения о составе АФ РАН и предназначенная для информационного обеспечения пользователей архивных документов. Контент ЦФК доступен для пользователей на сайте ИСАРАН.БД ЦФК формируется посредством программного приложения «Учет и каталог» ПК ИСАРАН. БД ЦФК академических архивов является централизованным хранилищем интегрированных метаданных с возможностями: общего (по всем архивам) и раздельного поиска информации; фильтрации и сортировки данных; составление общей учетно-отчетной документации (научносправочного аппарата, статистики, паспорта, путеводителей); генерация общего электронного каталога.В БД ЦФК содержится информация о составе и содержании собраний документов архивных учреждений. Объектами БД ЦФК являются хранилища ретроспективной информации учреждений РАН-ФАНО: научные и научно-отраслевые архивы; рукописные отделы и документальные собрания научно-исследовательских институтов (НИИ), музеев и библиотек; базы (банки) данных НИИ РАН о научных исследованиях и проектах [17].Работа по созданию Электронного ЦФК Архивного фонда РАН была начата с перевода старого (бумажного) каталога в машиночитаемый формат. К 2015 г. в БД ЦФК ИСАРАН включены сорок шесть приложений (реализуя технологию «клиентсервер») на архивы научных учреждений РАН-ФАНО. Реляционные БД, организованные в соответствии с концепцией структуры ИСАРАН заполнены метаданными, в основном, на двух уровнях архивного описания: «фонд – опись». В отдельных случаях присутствуют метаданные третьего и четвертого уровней описания (дела – документы), которые уже формируют электронный каталог. Общий объем электронных записей на всех уровнях в БД ЦФК составляет: 5 386 документальных собраний (фондов и коллекций); 7 456 описей дел документальных собраний – фондов, 1 412 369 ед. хранения; 226 107 каталога – заголовков единиц хранения (архивных дел) или отдельных описаний документов.Возможно представление в ИСАРАН полнотекстовых документов и электронных копий любых стандартных форматов, включая мультимедийные.Раздел сайта «Центральный фондовый каталог» состоит из 4-х подразделов: Архивы – Фонды – Реестр описей – Каталог. В подразделе «Архивы» (список которых систематизирован по региональному принципу) ЦФК предоставляет пользователям возможность общего («Все архивы») и раздельного (конкретно по каждому архиву) поиска информации. Представление данных академическими архивами унифицировано: фонды, описи, каталог и путеводитель.С 2014 г. началось активное включение академических архивистов и научных сотрудников НИИ в работу по дистанционному созданию информационного контента баз данных научных архивов и рукописных отделов, осуществляющих постоянное хранение документальных собраний. К каждому архиву – участнику проекта – применялся индивидуальный подход. Так, например, в научном архиве Института археологии РАН был примененспециальный конвертер, который позволил осуществить перевод электронной версии ранее созданной в Институте базы данных«Научные отчеты о полевых исследованиях Института археологии» в формат ИСАРАН. Конверторы планируется применить в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН, в Отделе «Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра УО РАН, в Рукописном отделе Института русской литературы (Пушкинский Дом) РАН и других архивах [9].Информационные возможности академических архивов не только не исчерпаны, они в большом количестве случаев находятся в состоянии «не поднятой целины». Сама возможность репрезентативно представить архивные собрания РАН на страницах сайтов являет собой большой скрытый потенциал, масштаб которого сегодня даже трудно оценить. Объединяющим содержательным фундаментом контента БД является трехсотлетняя история РАН, которая задокументирована комплексами архивных материалов, экстерриториально хранящихся в многочисленных архивах, документальных фондах музеев, рукописных отделах библиотек РАН (иными словами, в АФ РАН) [5].Задача ЦФК АФ РАН: выявить, информационно обработать и сохранить условную связь между частями мозаики академической истории. По итогам многолетней работы по созданию Электронного ЦФК АФ РАН–ФАНО, можно констатировать, что: в электронный формат переведен традиционный ЦФК времен существования СССР; к пополнению базы данных привлечены и продолжают привлекаться специалисты академических архивов и научных учреждений; на сайте Информационной системы «Архивы РАН» создано единое виртуальное информационное пространство для обеспечения изучения истории науки, культуры и истории РАН.ЗаключениеВ данной курсовой работе нами было рассмотрено понятие о классификации архивных документов. Для этого нами было произведено исследование в нескольких направлениях:- рассмотрено архивное право и архивное законодательство;- выделена классификация архивной документации;- рассмотрены архивные документы в системе ценностей;- рассмотрены сроки хранения документов.На основании рассмотренного материала нами было выявлено, что архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, подлежит хранению в силу в силу значимости указанной носителя и информации для граждан, общества и государства.Кроме того, согласно рассмотренной классификации архивные документы делятся по следующим критериям: по составу документов архивного фонда Российской Федерации, к федеральной собственности, к собственности субъекта РФ, к муниципальной собственности, к частной собственности.Несколько лет назад ВНИИДАД разработал «Предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные» [6]. В них рассматривались многие из перечисленных выше вопросов. До настоящего времени они остаются неиспользованными.Таким образом, практика управления документами в архивах является актуальным и необходимым с научной и с практической точки зрения объектом изучения.Список используемых источников:Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152–ФЗ (в редакции от 29 июля 2017 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3451.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125–ФЗ (в редакции от 28 декабря 2017 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169 (ст. 25, п. 2).Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24–ФЗ (в редакции от 29 июля 2017 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.Аналитический обзор «Дифференцированный подход к определению периода ограничения доступа для различных тематических групп конфиденциальных персональных данных, содержащихся в архивных документах» / ВНИИДАД. М., 2013. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 4 февраля 2014 года, № 252.Баранова Ю.В. Делопроизводство. – СПб, Питер, 2012. – 13 с.Внукова Н.А. Организация архива предприятия. - СПб, Питер, 2012. – 39 с.Глазатова С.А. Архивоведение. – М, Дрофа, 2011. – 56 с.Дегтярева И.А. Доступ к архивной информации: современная нормативно-правовая база и практика // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: сб. ст. VI Всерос. науч. конф. 16–17 июня 2009 г. М., 2009. С. 173–176; Дегтярева И.А. О методических рекомендациях по обеспечению доступа пользователей к архивным документам // Отечественные архивы. 2009. № 5. С. 20–24; Доступ к персональным данным: законодательство и практика (отечественный и зарубежный опыт): метод.пособие / ВНИИДАД; сост. Курникова И.А. (Дегтярева). М., 2005; Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Савина Г.А. Информационная система «Архивы РАН» ИСАРАН: история создания и возможности // Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». – 2014. – № 42. – С. 168–170.Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Драчков А.В., Савина Г.А. Информационная система «Архивы Российской академии наук» // Документация в информационном обществе: Эффективное управление электронными документами. Доклады и сообщения на XX Международной научно-практической конференции 20–21 ноября 2013 г. / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014. – С. 448–457.Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Савина Г.А. Возможности использования информационной системы Архивов РАН в обучении студентов архивных специальностей // Материалы XXV Международной конференции «Применение новых технологий в образовании» 25–26 июня 2014 г. / Департамент образования г. Москвы. – М., 2014. – С. 182–184.КараваевВ.С.Оцифровкаархивных документов: технически и технологические проблемы / В. С. Караваев // Документ. Архив. История. Современность. Вып. 14. Екатеринбург: Изд-во Урал.ун-та, 2014. С. 243–257. http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=832Леонтьев А.А. Архивоведение. – М, Просвещение, 2014. – 9 с.Мазур Л. Н. Профессиональная подготовка документоведов и архивистов в России: от специализации к системе непрерывного образования / Людмила Мазур // Архивы России и Польши: история, проблемы и перспективы развития = ArchiwaRosji i Polski: historia, problemy i perspektywyrozwoju : сб. науч. тр. / под общ.ред. Л. Мазур и Я. Лосовски. Екатеринбург: Изд-во Урал.ун-та, 2013. С. 287–308.Мурашкина А.А. Делопроизводство. – М, Дашков и Ко, 2014. – 27 с.Мустафина Р.Р. Делопроизводство. – М, Просвещение, 2012. – 62 с.Правила организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.Предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные / ВНИИДАД. М., 2014. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 7 апреля 2015 года, № 265.Темейчук Е.В. Организация архива предприятия. – СПб, Питер, 2014. – 57 с.Федюнина М.М. Делопроизводство. – М, ИНФРА – М, 2014. – 8 с.Хакимова Ю.Р. Архивоведение. – Волгоград, ВолГУ, 2014. – 101 с.Шаульская Н.В. Архивоведение. – М, ИНФРА – М, 2013. – 7 с.Якимов А.М. Архивоведение. – СПб, Питер, 2013. – 16 с.