Разработка информационной системы отдела кадров по управлению персоналом

На втором месте – проблема разумного, рационального распределения руководителями исполнения того или иного документаЧтобы сделать работу муниципальных служащих более результативной, по их мнению, необходимо в первую очередь справедливо распределить объемы работы (39,7%), четко ставить задачи (38,9 %) и повысить заработную плату (38,3%).Таким образом, большинство муниципальных служащих стремятся работать в стабильной рабочей среде и иметь четкую инструкцию для выполнения текущих задач. Для определения ориентиров действия муниципальным служащим также было предложено указать, какие критерии оценки эффективности деятельности администрации и самих служащих применяются на практике. По мнению ответивших, используются следующие критерии:- выполнение работы в установленные сроки – 44 % ответивших;- качество работы – 45 % ответивших;- выполнение должностных обязанностей – 13 % ответивших;- проявление различных качеств при выполнении работы (знание нормативных правовых актов, «мобильность», компетентность, «оперативность, быстрота принятия решений», ответственность, «доверие руководства») – 23 % ответивших;- исполнительность – 15 % ответивших;- количество выполненных заданий – 11 % ответивших;- сложность работы – 13 % ответивших.Рис. 2.5. Организационные проблемы, с которыми сталкиваются муниципальные служащиеТаким образом, по мнению служащих, основными критериями оценки эффективности деятельности органов власти и самих служащих на практике является соблюдение сроков и качество работы. Значительная часть исследования была посвящена изучению практики применения различных кадровых технологий в администрации Малмыжского района. Большинство служащих проходили повышение квалификации (79,9%), аттестацию (75,3%), сдавали квалификационный экзамен (61,7%). Около половины служащих проходили конкурс при приеме на муниципальную службу (54,1%) и конкурс при включении в кадровый резерв (53%) Таблица 2.10 - Приходилось ли Вам участвовать в следующих процедурах и мероприятиях?Таким образом, результаты опроса муниципальных служащих позволили выявить доминирующие установки, которые соответствуют модели управления персоналом, например, установка на точное, доскональное выполнение условий письменного трудового контракта, установление ясных и четких правил, инструкций, разработанные процедуры, нормы, опыт, мониторинг и контроль. В части кадровой работы признаками модели управления персоналом являются: отбор персонала как автономная функция, задача не первого порядка, контролируемый доступ к программам обучения и развития, центральными направлениями кадровой работы являются процедуры управления персоналом.3. ПРОЕКТ МЕРОПРИЯТИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ МАЛМЫЖСКОГО РАЙОНА3.1. Рекомендация мероприятий по разработке информационной системы отдела кадров по управлению персоналом администрации Малмыжского районаОсновными результатами совершенствования сервиса электронного документооборота в Отделе кадров администрации Малмыжского района являются:- обеспечение оперативного взаимодействия подразделений Администрации;- унификация процессов документооборота по всем подразделениям Администрации;- обеспечение единообразия работы с электронными документами в подразделениях Администрации с сохранением их защищенности, управляемости и доступности;- обеспечение сквозного контроля прохождения документов и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников Администрации;- обеспечение безопасного хранения и разграничения доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись.Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности Отдела кадров администрации Малмыжского района позволяет усовершенствовать документационное обеспечение отдела, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений.Рисунок 3.1. Направление повышения эффективности управленияПродуманное, эффективное использование современных технологий работы документами Отдела кадров администрации Малмыжского района позволяет повысить качество управления документами и управленческой деятельности в целом. Однако, автоматизировать процессы работы с документацией - не значит управлять документальным фондом Отдела кадров администрации Малмыжского района .Достоинства и недостатки систем традиционного и электронного документооборота, представлены в таблице 3.1.Таблица 3.1Достоинства и недостатки систем документооборотаВ современных системах используется шифрование данных, позволяющее пресечь попытки создания утечки информации. Грамотно построенная система ДОУ выступает эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных специальных вопросов при работе с документами. По моему мнению, из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что нужно устранить еще достаточное количество «пробелов», чтобы полностью отказаться от бумажного документооборота, в первую очередь государству нужно создать достойную нормативно-методическую базу, регламентирующую работу СЭД.Таблица 3.2Проблемы перехода на безбумажный документооборот1Отсутствие тенденции сокращения количества документов на бумажных носителях (существенное увеличение объема документооборота за счет электронных копий)2Продолжение параллельного применения бумажных и электронных документов (дублирование)3Вынужденное изменение рабочих функций:- требуется специальное обучение сотрудников – руководителей и рядовых пользователей- необходимость разработки новых регламентирующих документов- внесение в инструкцию по делопроизводству изменений4Необходимость построения общего информационного пространства5Возникновение проблемы хранения электронных документов в информационной системе, отсутствие стандартных форматов хранения документов в СЭД и единого Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронной форме6Отсутствие регламентированных требований, содержащих как минимум структуру электронного документа в информационной системе или набор его обязательных реквизитов атрибутов, соответствующих метаданных с учетом информационной безопасностиВ современных условиях большую роль в достижении стратегических целей Отдела кадров администрации Малмыжского района играют информационные системы и технологии. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Критерий«Автоматизации бизнес-процессов» применительно к документообороту в рассматривается в аспекте реализации следующих процессов документооборота в Отдела кадров администрации Малмыжского района [3]:Процесс обработки Входящих документов;Процесс обработки Исходящие документы;Процесс обработки Договорные документы;Процесс обработки Дополнительные соглашения к договору;Процесс обработки Заявки на техническую поддержку;Процесс обработки Заявки на подключение к ресурсам;Процесс обработки Заявки на выдачу временного пропуска;Процесс обработки Заявки на выдачу постоянного пропуска;Процесс обработки Служебные записки.Процесс обработки Устное поручениеПроцесс создания и обработки Отчетные документыОперативность обмена документами между отделениями Отдела кадров администрации Малмыжского района , гарантия защиты передаваемой информации и документов, контроль в том числе и процессов обработки документов на каждом этапе от момента отправки от одного ИОГВ другому все это возможно решить при наличии единой СЭД у Отдела кадров администрации Малмыжского района и подведомственных им учреждений.С помощью СЭД в Отдела кадров администрации Малмыжского района решаются следующие задачи:— уменьшение сроков согласования документов;— уменьшение бумажного документооборота;— сокращение времени поиска документов;— увеличение уровня безопасности с использованием различных уровней доступа, во избежание несанкционированного просмотра документов;— делегирование полномочий при отсутствии сотрудников;— просмотр документов, созданных в территориально-удаленных филиалах. [2]Вместе с тем, существуют проблемы организации делопроизводства и документооборота характерные как для страны в целом, так и для нашего региона. В Отделе кадров администрации Малмыжского района основной проблемой является значительное увеличение объема документооборота, связанное с широким использованием компьютерной техники, что приводит к дублированию документов на бумажном носителе и в электронном виде. Отсутствие в инструкциях четких критериев о разделении по типам документов, приводит к тому, что, по прежнему, в обороте находятся большое количество документов на бумажных носителях, хотя большую часть внутренней документации, такую как, служебные записки, можно перевести только в электронный вид. Кроме того, рост объема документооборота увеличивает количество действий и потоков документов в системе документационного обеспечения. При использовании электронного документооборота, зачастую не учитываются системные требования для программного обеспечения, как для пользователей, так и для системы в целом, что значительно замедляет процесс работы.Для решения вышеперечисленных задач необходимо, в первую очередь, переработать действующую Инструкции по делопроизводству в Отдела кадров администрации Малмыжского района с учетом изменений, произошедших в законодательстве Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела и актуализировать Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Отдела кадров администрации Малмыжского района. С целью повышения эффективности документооборота в Отдела кадров администрации Малмыжского района , необходимо организовать и провести с работниками отвечающими за делопроизводство цикл семинаров-совещаний по актуальным вопросам делопроизводства и документооборота.3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятийНа основании Постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. №890 Отдела кадров администрации Малмыжского района было принято решение полностью перейти на электронный документооборот.Основные группы пользователей и возможности Сервиса представлены на рисунке 3.2. Рисунок 3.2. Основные группы пользователей и возможности СервисаРисунок 3.3. Преимущества и недостатки видов документооборотаОбучение сотрудников Отдела кадров администрации Малмыжского района проводится с помощью: Очного обучения в учебном классе ЕЦЭ (Единого центра эксплуатации) ИСОД (информационно-аналитическая система обеспечения деятельности);Дистанционного курса обучения (вебинары);Консультационной поддержки.Обучение сотрудников работе с СЭД:1. Развитие учебных программ дополнительного профессионального обучения в виде повышения квалификации сотрудников Отдела кадров администрации Малмыжского района ;2. Создание учебных классов ИСОД Отдела кадров администрации Малмыжского района .В соответствии с утвержденной Председателем правительства Российской Федерации дорожной картой развития инфраструктуры обработки данных будет проводиться обучение сотрудников работе с общим и специальным программным обеспечением (сервисами) ИСОД Отдела кадров администрации Малмыжского района .В соответствии с проведенным исследованием рекомендую пути оптимизации работы СЭД:1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2019 г.Следующим предложением по совершенствованию документооборота Отдела кадров администрации Малмыжского района является разработка и принятие в работу графика документооборота.График документооборота представляет собой документ, регулирующий сроки и очередность обработки первичных и сводных документов Отдела кадров администрации Малмыжского района исходя из принципа рациональности и целесообразности, основным критерием которого является объем учетной работы.При составлении графика документооборота Отдела кадров администрации Малмыжского района учитывается:- полный перечень документов участвующих в документообороте учреждения;- перечень сотрудников и их должности в Отделе кадров администрации Малмыжского района;- полномочия согласно должностных инструкций;- сроки исполнения документа в соответствии с действующим законодательством;- технологию обработки каждого конкретного вида документа в соответствии с действующим законодательством.График для Отдела кадров администрации Малмыжского района разработан в табличном варианте, содержащую информацию о том, кто что делает с документами поступающими к нему, в какой срок обрабатывает, куда передает дальше.Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя Отдела кадров администрации Малмыжского района и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.При принятии графика документооборота в Отделе кадров администрации Малмыжского района, эффект будет следующий:- минимизация временных затрат на обработку информации, содержащейся в документе;- создание условий для максимально эффективной работы с документацией;- повышение эффективности деятельности всей бухгалтерской службы в целом.Кроме того, что внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления Отдела кадров администрации Малмыжского района и кадрами в частности, он позволяет избежать дублирования документов и улучшить качество работы сотрудников. Ошибки, связанные с документооборотом влияют на затраты Отдела кадров администрации Малмыжского района (штрафы, задолженности и т.д.). Снижение затрат- это экономический эффект от внедрения графика документооборота в Отделе кадров администрации Малмыжского района и как следствие его исполнение.ЗАКЛЮЧЕНИЕВсе программное обеспечение, применяемое в организации системы автоматизации управления кадрами, является качественным средством для аналитической работы. Это позволяет не только улучшить процесс автоматизации проведения расчетов зарплаты, но и способствует качеству ведения кадрового делопроизводства и организации полноценного HR-менеджмента.На российском рынке услуг существует большое количество ИТ-компаний, целью деятельности которых стала автоматизация управленческого труда на предприятии. К их работе относится автоматизация процессов, которые напрямую связаны с руководством кадрового состава при помощи внедрения самых эффективных и востребованных HR-систем, разрабатываемых при помощи «1С: Предприятие 8.2 или 8.3». Выполнение автоматизации системы руководства кадрами предприятия на базе 1С проводится с использованием решений отраслевого или прикладного характера, ориентируясь на бизнес-задачи клиента.Самыми типичными инструментами в работе ИТ-компаний стали следующие конфигурации:«1С: Управление торговлей»;«1С: Оценка персонала»;«1С: Электронное обучение»;«1С: Кадровое агентство»;«1С: Комплектная автоматизация»;«1С: Зарплата и управление персоналом»;«1С: Управление производственным предприятием».Функционал решений от ИТ-компанийСовременные ИТ-компании используют дополнительные средства составления отчетности и доступа к информации кадрового отдела, которые также входят в состав автоматизированной информационной системы управления персоналом. Кроме этого, специалисты предлагают клиентам определенный список инструментов, помогающих эффективнее анализировать данные и принимать правильные решения в управлении кадрами.В разработке управленческих решений определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями [4]. Информационные процессы разделяются на три группы: - информационные процессы, обеспечивающие выбор и формирование цели; - информационные процессы, предназначенные для разработки программных действий; - информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану. Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений. Часть фактических данных можно получить в процессе анализа ситуации и формулировки самой проблемы. Информационные технологии в муниципальном управлении представляют собой процессы которые, используют совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.Полное наименование - муниципальное казенное учреждение администрация муниципального образования Малмыжский муниципальный район Кировской области. Сокращенное наименование – администрация Малмыжского района.Население района составляет 1,8% от численности населения Кировской области в целом. По данным отчётности Кировстатачисленность постоянного населения Малмыжского района на 01.01.2018 год составила 23141 человек, в т.ч. городское население – 7422 человека, сельское население – 15719 человек. Средний возраст населения Малмыжского района (на начало года) составляет 43,77 г., у женщин – 46,51 г., у мужчин – 40,78 г.Основную долю удельного веса в общей численности населения занимают женщины –52,2% (12080 человек), соответственно мужчины – 47,8% (11061 человек). Всего на 1000 мужчин приходится 1092 женщины.Численность постоянного населения района имеет устойчивую тенденцию к снижению, данный факт подтверждается естественной убылью населения, а также увеличением количества граждан, мигрирующих за пределы района.В целом текучесть кадров Администрации Малмыжского района минимальна, из этого можно сделать некоторые выводы, в целом это говорит о стабильной заработной плате, о грамотном управлении персоналом, об удовлетворительном социально-психологическом климате.Анализ качественного состава муниципальных служащих Администрации Малмыжского района по стажу и опыту работы показывает, что на должностях муниципальной гражданской службы Администрации Малмыжского района примерно в равных частях сочетаются группы служащих, имеющих достаточный опыт работы, и работников, сравнительно недавно пришедших в Администрации Малмыжского района. Необходимо также отметить, что стаж работы на муниципальной службе Администрации Малмыжского района не коррелирует с занимаемой должностью.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫФедеральный закон от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» // СПС Консультант Плюс Закон Республики Башкортостан от 18 июля 2005 года №206-з «О государственной гражданской службе Республики Башкортостан» // СПС КонсультантПлюсУказ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» О федеральных кадровых резервах федеральных государственных органов, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 13 декабря 2012 г. № 1653 // СЗ РФ. 17.12.2012. № 51. Ст. 7170.Об утверждении временного положения о кадровом резерве федеральных государственных гражданских служащих федерального агентства по управлению государственным имуществом: Приказ Росимущества от 1 июня 2009 г. № 148 // Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». Административное право Российской Федерации: учебник для бакалавров / Ю.И. Мигачев, Л.Л. Попов, С.В. Тихомиров. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд-во Юрайт, 2016. - 447 с.Антипова В. М. Компетентностный подход к организации дополнительного педагогического образования в университете II Педагогика. 2016. № 8. С.57-62.Балкаров А.Я. Кадровый резерв как институт реализации сотрудниками органов внутренних дел права на продвижение по службе // Труды Академии управления МВД России, 2015. № 4 (36). С. 86-89.Барциц И.Н. Подготовка кадров для государственного управления: от бакалавра до доктора // Государственная служба. - № 1 (93). – 2015. – С. 40-47.Бахрах Д.Н. Административное право России: Учебник для вузов. М.: Норма, 2015. – 768 с.Беляев А. В., Герасимов В. М. Аттестация государственных служащих : юридико-психологический аспект. — М. : ИТПИ, 2015. — 34 с.Бобиенко О. М. Теоретические подходы к проблеме ключевых компетенций II ТИСБИ [Электронный ресурс]. URL: http://www.tisbi.ru/science/ vestnik/2003/issue2/cult3.html (датаобращения: 24.06.2019).Вукович Г.Г., Беляева Т.А., Задорожная Л.И., Бортникова О.С. Оценка перспектив роста инвестиционной привлекательности промышленного сектора краснодарского края // Современная экономика: проблемы и решения. 2015. № 9(57). С. 115-127.Граждан В.Д. Государственная гражданская служба: учебник. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2015. - 544 с.Губанов А. В. Полиция Запада. — М., 2014.Гукова Ж.А. Совершенствование административно-правового статуса государственных гражданских служащих. // Актуальные проблемы российского права. - 2016. - № 4. - С. 78-83.Иванов Д. И. Компетенции и компетентностный подход в современном образовании II Завуч. 2016. № 1. С. 4-24.Митрохин В.В. Административно-правовой статус сотрудника органов внутренних дел как федерального государственного служащего и проблемы его реализации // Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».Набиев В.В. Формирование кадрового резерва в системе государственной службы в ОВД // Наука и практика, 2016. № 2 (67). С. 166-168.Савченко И. А., Устинова О. Е. Актуальные проблемы интернет-коммуникации между органом государственного управления и гражданами: социологический анализ // Политика и Общество. 2016. №9. С. 1233-1243.Комаров М. А. Ресурсный потенциал экономического роста М.: Путь России, 2018.552 с.Савченко И. А. Доверие к государственным служащим в современной России // Человек в экономических и социальных отношениях: материалы Всероссийской научной конференции. М: Институт психологии РАН, 2012. С. 259 -261. Иванов В. Н. Муниципальная кадровая политика. М.: Инфра-М, 2016. 282 с.Иванова С. П., Данилина М. В. Система оплаты труда 2017: Экономический и законодательный аспект // Нормирование и оплата труда в промышленности. М: Панорама, 2018. С. 35-41. Вотинова Л. В., Марков С. Н. Проблемы кадрового обеспечения в органах муниципального управления // European Research: сборник статей победителей VII международной научно-практической конференции. Пенза: Наука и Просвещение, 2016. С. 477-481. Николаева А. А., Минакова С. С. Эффективность конкурсного отбора на должность государственной гражданской службы // Научный журнал Дискурс. 2018. №7 (21). С. 44-53.Слинько А. А., Полтавская Т. Н. Модернизация института местного самоуправления в современной России: проблемы и перспективы // Вестник Воронежского государственного университета Серия: История. Политология. Социология. 2015. №1. С. 116-121.Токарева А. А., Николаева А. А. Специфика мотивации персонала в системе государственной службы и некоммерческой организации // Научный журнал Дискурс. 2018. №7 (21). С. 191-206. Егоров В. А., Филатова Л. Б. К вопросу кадрового обеспечения органов государственной и муниципальной власти // Молодежный научный форум: Общественные и экономические науки: сб. ст. по материалам XXVI студ. междунар. заочной науч.-практ. конф. М.: МЦНО, 2015. Иванова С. П., Данилина М. В. Условия формирования культуры безопасности // Формирование культуры безопасности жизнедеятельности в образовательной среде: приоритеты, проблемы, решения: сборник материалов по итогам Международной научной конференции. М., 2018. С. 226-229.Исаков А. Р. Обеспечение качества государственных услуг: административно-правовой аспект: дис. канд. юрид. наук. Саратов, 2016. С. 45— 46.Карташова Л. В. Управление человеческими ресурсами: учеб. пособие. М.: Инфра-М, 2014. 238 с.Кибанов А. Я. Управление персоналом организации. М.: Инфра-М, 2015. 638 с.Комиссарова Т. А. Управление человеческими ресурсами: учеб. посoбие. М.: Дело, 2018. 312 с.Кирсанов С. А., Янковский В. В. Государственное и муниципальное управление. М.: КноРус, 2014. 200 с.О муниципальной службе в Российской Федерации: федеральный закон от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗХабибуллина С. А. Служба управления персоналом: от теории к практике // Управление человеческим потенциалом. 2017. № 02 (18). С. 130—137. Armstrong M. Armstrong’s Handbook of Human Resources Management Practice. London: Kogan Page, 2014. 1089 с.Цирин А. М. Перспективные направления развития законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции // Журнал российского права. 2016. N 2