Проектирование системы документооборота.

Так, все кодовые поля (поля, имена которых начинаются со слова «Код») реализованы как счетчики — такой тип данных поддерживается Microsoft Access. Ниже приводится полное описание структуры реляционных таблиц.Таблица 2. Структура таблицы «Вид документа»Имя поляТипРазмерКодВидаСчетчик4ВидТекстовый30Таблица 3. Структура таблицы «Документ»Имя поляТипРазмерКодДокументаСчетчик4Рег№Длинное целое4КодВидаДлинное целое4НазваниеТекстовый50ОписаниеПоле МЕМО-ДатаРегДата/время8ВАрхивЛогический1Таблица 4. Структура таблицы «Подразделение»Имя поляТипРазмерКодПодрСчетчик4ПодразделениеТекстовый50НачальникТекстовый50ТелефонТекстовый20Таблица 5. Структура таблицы «Связи»Имя поляТипРазмерКакойДлинное целое4КодТипаДлинное целое4СКакимДлинное целое4Таблица 6. Структура таблицы «Тип операции»Имя поляТипРазмерКодОперДлинное целое4ОперацияТекстовый30Таблица 7. Структура таблицы «Тип связи»Имя поляТипРазмерКодТипаДлинное целое4ТипТекстовый30Таблица 8. Структура таблицы «Ход»Имя поляТипРазмерДокументДлинное целое4ДатаДата/время8КодОперДлинное целое4КодПодрДлинное целое4ДатаПрохожденияДата/время8РезультатТекстовый250На рис. 12 представлена схема связи таблиц (окно «Схема данных» СУБД Access).Рисунок 12- Схема связи таблиц3.5. Описание пользовательского приложенияПри открытии файла базы данных на экране автоматически появляется главная кнопочная форма, предоставляющая доступ ко всем возможностям системы. Ниже представлена структура главной кнопочной формы:СправочникиВид документаТип операцииТип связиОперативный учетДокументПодразделениеОтчетыОбрабатываемые документы по отделамДокументы, связанные с заданнымДокументы за периодВыходСтраница Справочники главной кнопочной формы предоставляет доступ к справочной информации. Кнопка «Вид документа» открывает одноименную форму, в которой пользователь может просмотреть и отредактировать виды документов, а также просмотреть полный список документов каждого вида. В правом верхнем углу формы «Вид документа» размещается поле со списком, позволяющее быстро переходить к нужному виду документов. Кнопки «Тип операции» и «Тип связи» открывают одноименные ленточные формы, позволяющие редактировать списки типов операций и связей. Все экранные формы представлены в приложении 1 к данной работе.Страница «Оперативный учет» предоставляет доступ к форме Документ, с помощью которой осуществляется вся работа с документами, а также к форме Подразделение, которая позволяет редактировать перечень подразделений, а также просматривать список документов, проходивших через каждое подразделение. Кроме того, специальная кнопка на форме Подразделение вызывает на экран для просмотра отчет «Документы подразделения по видам»; из режима просмотра этот отчет (как и все остальные отчеты в системе) может быть выведен на печать. Форма Подразделение также обладает полем со списком, предназначенным для выполнения быстрого перехода к записи нужного подразделения.Форма Документ содержит как собственно информацию о документе (дату принятия, номер, название, и т. д.), так и информацию о связанных документах (документах, на которые имеются отсылки в текущем документе) и о движении документа (куда направлялся, когда и с каким результатом). Форма автоматизирует процесс присвоения документу регистрационного номера: после добавления с помощью формы новой записи и выборе типа создаваемого тем самым документа на форме активизируется кнопка «Вписать №». При нажатии этой кнопки определяется последний использованный регистрационный номер документа данного вида в текущем году, и в поле «Рег. №» вписывается следующий за ним номер.На странице Отчеты главной кнопочной формы первая кнопка просто выводит на экран соответствующий отчет, вторая кнопка — вызывает форму, с помощью которой пользователь должен выбрать интересующий его документ, после чего он сможет просмотреть список всех связанных документов (то есть документов, на которые ссылается выбранный документ, а также документов, ссылающихся на него). Третья кнопка вызывает на экран форму, в которой необходимо выбрать интересующий вид документа и указать период времени, за который требуется составить отчет,после определения этих параметров нажатием на кнопку просмотра на форме можно вызвать отчет, содержащий перечень документов заданного вида за заданный период времени.Все страницы второго уровня имеют кнопки, возвращающие пользователя к стартовой странице главной кнопочной формы.ЗАКЛЮЧЕНИЕС целью успешной реализации проекта очень важно разбить собранную информацию на раздельные модули. Чем качественней мы проработаем и нормализуем структуру своей базы данных, тем лучше и производительней станет ее работа. Бесспорно, по сравнению с высококлассными базами данных, данный проект содержит умеренное количество таблиц. Однако именно на примере данного проекта мы можем научиться нормализовать структуру данных. Выстроив схему данных, мы можем наглядно изобразить связь между таблицами и схемами передачи данных.  В ходе выполнения работы была разработана автоматизированная система на языке Access для обработки данных из таблиц базы данных. Обработка данных включает:  1) просмотр имеющихся данных; 2) редактирование данных; 3) дополнение информации; 4) удаление записей из таблиц; 5) поиск данных в таблицах по определенному критерию; 6) просмотр данных из таблицы в виде запросов и отчетов. Также необходимо отметить важную роль сотрудников службы документационного обеспечения управления, которую они играют в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно на предметных специалистов, являющихся носителями экспертных знаний в области работы с документами, рекомендуется возложить проведение разъяснительной работы среди персонала о выгодах от внедрения информационной системы. Кроме того, за специалистами службы ДОУ предлагается закрепить выполнение роли консультантов и наставников при проведении обучения пользователей, а также значительный пласт ответственности в момент формирования функциональных документоведческих и архивоведческих и технических требований к корпоративной СЭД, поскольку именно они могут предоставить наиболее полные данные по видовому составу и планируемому объему документов обществ, по правилам обработки и хранения документов организаций.То есть привлечение специалистов службы документационного обеспечения управления к участию в проекте внедрения СЭД позволит не только повысить качество выполнения некоторых этапов проекта, но и в значительной степени снизить проектные, операционные и технические риски при его реализации.Безусловно, для создания более значимого проекта нужно глубже изучить предметную область. Но для создания проекта достаточно имеющихся у нас знаний. Таким образом, наше задание выполнено и завершено.В процессе выполнения курсовой работы разработана структура базы данных, позволяющей автоматизировать процесс учета документооборота на предприятии. Полученная структура реляционных таблиц отвечает требованиям нормализации и адекватно отражает реалии предметной области.На основании разработанной концептуальной модели средствами СУБД Microsoft Access создано приложение баз данных, обладающее графическим пользовательским интерфейсом и автоматизирующее выполнение тех задач, которые упомянуты в описании предметной области. При создании таблиц базы данных задействованы механизмы обеспечения целостности данных.Созданное приложение может использоваться в организациях малого и среднего масштаба, обладающих одним или несколькими персональными компьютерами. В последнем случае приложение допускает сетевое использование.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОНИКОВАгальцов, В.П. База данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник В.П. Агальцов. - М.: ИД Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т.Т. 1. Локальные базы данных: Учебник В.П. Агальцов. - М.: ИД Форум, НИЦ, ИНФРА-М, 2013. - 352 c.Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие И.П. Карпова. –СПб. Питер, 2013. - 240 c.Агальцов, В.П. Информатика для экономистов: Учебник / В.П. Агальцов, В.М. Титов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 448 c.Балдин, К.В. Информатика для ВУЗов: Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2016. - 395 c.Балдин, К.В. Информатика и информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 218 c.Блиновская, Я.Ю. Введение в информатику: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 112 c.Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 283 c.Васильков, А.В. Информатика: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2017. - 528 c.Велихов, А. С. Основы информатики и компьютерной техники: учебное пособие / А. С. Велихов. – Москва: СОЛОН-Пресс, 2017. – 539 с.Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учебник / В. А. Гвоздева. – Москва: Форум: Инфра-М, 2016. – 541 с.Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2016. - 292 c.Гришин, А.В. Промышленные информационные системы и сети: практическое руководство / А.В. Гришин. - М.: Радио и связь, 2016. - 176 c.Приложения 1Кнопочная формаФорма «Справочники»Форма Оперативный учетФорма Отчеты