Проект внедрения сервиса электронного документооборота в органах Федерального Казначейства Российской Федерации

Рисунок – Логическая модельИнформационная система предполагает форму с входными документами:- государственный контракт с реквизитами, приведёнными в таблице 7;- платежи по контракту с реквизитами, приведёнными в таблице 9;- счета по контракту с реквизитами, приведёнными в таблице 9.Отчетная информация включает:- Отчет об остатке платежей по контракту со структурой (таблица 11):Таблица – Структура отчета об остатке платежей по контрактуНаименование атрибутаТип данныхПримечаниеНомер контрактаЦелоеНаименование поставщикаТекстовый100Сумма средств по выставленным счетамДенежныйСумма платежей по контрактуДенежный- Отчет по суммам платежей по категориям поставщиков со структурой (таблица 12):Таблица – Структура отчета по суммам платежей по категориям поставщиковНаименование атрибутаТип данныхПримечаниеКатегория поставщикаТекстовый100Сумма платежаДенежный - Отчет по заключенным контрактам со структурой (таблица 13):Таблица – Структура отчета по заключенным контрактамНаименование атрибутаТип данныхПримечаниеНаименование поставщикаТекстовый100Дата контрактаДатаТип контрактаТекстовый100- Отчет по планируемым контрактам со структурой (таблица 14):Таблица – Структура отчета по планируемым контрактамНаименование атрибутаТип данныхПримечаниеНаименование контрактаТекстовый100Дата контрактаДатаТип контрактаТекстовый100На рисунке 34 приведена диаграмма кооперации.Рисунок – Диаграмма кооперацииНа рисунке 35 приведена диаграмма вариантов использования, на рисунке 36 – диаграмма деятельности. Как показано на рисунке 37, в разрабатываемой системе предполагается наличие вариантов использования для специалиста по учету контрактов (в части ввода оперативной информации о государственных контрактов и их исполнении), а также экономиста в части составления аналитической отчётности. Рисунок – Диаграмма вариантов использованияРисунок – Диаграмма деятельностиКак показано на рисунке 36, технологический процесс работы с информационной системой должен включать: определение поставщиков, работу с документами по госконтрактам, определение графика платежей и их проведения, проведение экспертизы контрактов.Как показано на рисунке 37, технологический процесс в работе с интерфейсом информационной системой должен включать работу с пользовательскими формами по вводу, редактированию, корректировке и удалению справочной и оперативной информации.Рисунок – Диаграмма компонентовКак показано на рисунке 37, подсистемы учета государственных контрактов включают: учет поставщиков, учет платежей, модуль отчётности и модуль работы с государственными контрактами. На рисунке 38 представлено дерево функций программных модулей, используемых в работе программного обеспечения информационной системы сопровождения государственных контрактов.Используемые в разрабатываемой системе модули подразделяются на виды:- модуль ввода первичной информации;- модуль обработки информации;- модуль хранения данных (справочники).Рисунок - Дерево вызова программных модулейКак показано на рисунке 38, программные модули системы включают систему обработки первичной документации, модуль обработки информации и модуль хранения справочной информации.Описание программных модулей приведено в таблице 15.Таблица - Описание функций модулей№ п/пНаименование модуляФункции модуляМодуль безопасностиСодержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте.Модуль инициализации интерфейса программыПосле успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учётной записи пользователяМодуль управления деревом объектовСодержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементамиМодуль взаимодействия с базой данныхСодержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данныхМодуль справочной системыСодержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации Модуль «Справочники» Содержит процедуры, функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)Модуль ввода оперативной информацииСодержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявокМодуль «Отчеты»Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчетаМодуль формирования свода по специалистамЗапрашивает интервал дат, формирует отчет по специалистам, включающий данные о количестве государственных контрактов по видамМодуль «Печать документов»Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтереДоработанное программное обеспечение должно включать весь комплекс перечисленных модулей.Рассмотрим основные режимы работы программного обеспечения. На рисунке 39 показана главная форма приложения.В разработанной конфигурации «1С: Предприятие» содержатся:- Справочники: Контрагенты, Виды контрактов;- Перечисления: Статусы контрактов, организационно-правовые формы;- Документы: Государственные контракты, счета по контрактам, платежи по контрактам;- Регистр накопления: остатки по платежам.Рисунок – Главная форма приложенияНа рисунках 40-41 показан режим работы со справочником видов контрактов.Рисунок – Справочник видов контрактовРисунок – Справочник видов контрактов (добавление)На рисунках 42-43 показан режим работы со справочником поставщиков.Рисунок – Справочник поставщиковРисунок – Справочник поставщиков (новая запись)Режим ввода государственных контрактов показан на рисунках 44-46.Рисунок – Журнал государственных контрактовКарточка госконтрактаНомер000000006Дата26.04.2020 16:06:30Вид контрактаПоставка электроэнергииПоставщикПАО МосэнергоОписаниеУслуги энергоснабженияСтатусПланируетсяРисунок – Карточка государственного контракта (печатная форма)Рисунок – Карточка государственного контракта (форма ввода данных)На рисунке 47 показан режим ввода счета по контракту, на рисунке 30 – платежа по контракту.Рисунок – Ввод счета по контрактуРисунок – Ввод платежа по контрактуНа рисунке 49 показан отчет по остаткам платежей по контрактам0000000010ООО СпектрПоставка компьютерного оборудования-60 000ООО СпектрПоставка компьютерного оборудования60 00000000000220 000ПАО РостелекомУслуги доступа к Интернету-15 000ПАО РостелекомУслуги доступа к Интернету35 00000000000317 000ИП МихайловПоставка канцтоваров17 000000000005225 000ООО СтолетовоПоставка лабораторного оборудования250 000ООО СтолетовоПоставка лабораторного оборудования-25 000ИтогоРисунок – Отчет по остаткам платежей по контрактамНа рисунке 50 показан список заключенных, но не исполненных контрактов.Вид контрактаДатаНомерПоставщикПоставка лабораторного оборудования16.04.2020 16:14:35000000005ООО СтолетовоПоставка канцтоваров26.04.2020 16:06:00000000003ИП МихайловУслуги доступа к Интернету16.04.2020 16:14:35000000002ПАО РостелекомПоставка компьютерного оборудования16.04.2020 16:14:35000000001ООО СпектрПоставка электроэнергии26.04.2020 16:09:56000000006ПАО МосэнергоРисунок – Список заключенных контрактовНа рисунке 51 показан список запланированных контрактов.Рисунок - Список запланированных контрактовНа рисунке 52 приведена диаграмма заключенных контрактов по категориям поставщиков.Рисунок - Диаграмма заключенных контрактов по категориям поставщиковДанный отчет необходим для мониторинга доли заключаемых контрактов по субъектам малого предпринимательства. На рисунке 35 показан данный отчет в табличной форме.Сумма контрактаСумма контрактаТип поставщика387 000387 000Индивидуальный предприниматель17 000Публичное акционерное общество35 000Общество с ограниченной ответственностью60 000Общество с ограниченной ответственностью250 000Индивидуальный предприниматель25 000Итого387 000Рисунок – Отчет по заключенным контрактам по категориям поставщиковТаким образом, все поставленные задачи доработки системы документооборотавыполнены.3.Оценка экономической эффективности проектаДостижение экономического эффекта от внедрения системы может быть обусловлено как прямым эффектом (связанным с сокращением временных затрат, связанных с продолжительностью выполнения технологических операций), так и с косвенным эффектом, обусловленным получением дополнительных возможностей развития компании за счет получения аналитической информации, формируемой системой автоматизации документооборота по государственным контрактам ОФК.Оценка экономического эффекта в рамках данной работы будет проводитьсяпосредствомрасчета параметровсокращения трудозатрат, связанных с выполнением операцийпо обмену документами в области учета государственных контрактов, сокращениемтрудозатрат специалистов в сравнении со стоимостью разработки и сопровождения системы. При превышении экономии на трудозатратах значений капиталовложений с учетом дисконтирования проект разработки системы считается эффективным. Экономический эффект от внедрения информационной системы по работе с персоналом предполагается за счет прямых и косвенных факторов.Косвенные факторы включают: - полученные возможности анализа исполнения бюджета, бюджетных обязательств;- повышение надежности работы с информацией;- возможности перспективного планирования работы с государственными контрактами на основании информации, получаемой в разработанном решении. Прямые эффекты автоматизации характеризуются сокращением трудовых, стоимостных показателей.В рамках разработки информационной системы предполагается выполнение следующих этапов:- анализ предметной области, информационных потребностей пользователей;- анализ функциональных требований к системе, включая требования к пользовательскому интерфейсу;- анализ нефункциональных требований к системе, включая соблюдение стандартов эргономичности и охраны труда специалистов, работающих с системой. Требования к техническому обеспечению функционирования системы документооборота:Для серверной части:- Тактовая частота процессора – от 3 ГГц (минимальное количество ядер - 4);- ОЗУ – от 8 GB;- Операционная система: WindowsServer 2008 или выше;Для клиентской части (технические характеристики рабочих станций пользователей системы):- Тактовая частота процессора – от 2,5 ГГц (минимальное количество ядер - 2);- ОЗУ – от 2 GB;- Операционная система: Windows7 или выше; Факторы конкурентоспособности программного продукта:- Соответствие заявленному функционалу;- Возможность адаптации ПО к требованиям заказчика;- Наличие службы поддержки пользователей.Перечень специалистов, задействованных в реализации проекта:- Руководитель, в компетенцию которого входят вопросы организации работы сотрудников, анализ состояния этапов работ по проекту;- Казначей, в компетенцию которого входят вопросы анализа реализованного функционала;- ИТ-специалист (студент), проводящий разработку программного продукта;- Заместитель директора организации, в компетенцию которого входят вопросы утверждения задач разработки, приемка результатов проекта;- Экономист, в компетенцию которого входят вопросы проведения анализа эффективности использования разработки. Таблица - Календарный план проектаНазвание задачиДлительностьНачалоОкончаниеИсполнителиВнедрение ИС60 днейСр 01.04.20Вт 23.06.20 Составление ТЗ4 днейСр 01.04.20Пн 06.04.20Руководитель; Заместитель директора Анализ7 днейВт 07.04.20Ср 15.04.20 Анализ предметной области3 днейВт 07.04.20Чт 09.04.20Казначей; ИТ-специалист Анализ бизнес-процессов3 днейПт 10.04.20Вт 14.04.20ИТ-специалист; Казначей Постановка задач автоматизации1 деньСр 15.04.20Ср 15.04.20ИТ-специалист; КазначейРазработка ТЗ8 днейЧт 16.04.20Пн 27.04.20Определениефункциональных требований4 днейЧт 16.04.20Вт 21.04.20Руководитель; ИТ-специалистОпределениенефункциональных требований4 днейСр 22.04.20Пн 27.04.20Руководитель; ИТ-специалистВыбор ПО24 днейВт 28.04.20Пт 29.05.20Подбор программных решений4 днейВт 28.04.20Пт 01.05.20Руководитель; ИТ-специалистСравнительная характеристика ПО20 днейПн 04.05.20Пт 29.05.20Руководитель; ИТ-специалист Тестирование8 днейПн 01.06.20Ср 10.06.20Заместитель директора; Казначей Разработка документации3 днейЧт 11.06.20Пн 15.06.20ИТ-специалист; Руководитель Внедрение6 днейВт 16.06.20Вт 23.06.20 Установка серверной части2 днейВт 16.06.20Ср 17.06.20ИТ-специалист Установка клиентской части4 днейЧт 18.06.20Вт 23.06.20ИТ-специалистНа рисунке 54 представлен график разработки АИС.Рисунок - Диаграмма Ганта жизненного цикла АИС3.4. Расчет стоимости проведения работ3.4.1. Материалы, покупные изделия и полуфабрикатыДалее определим перечень ресурсов, необходимых для разработки проекта. Также необходимо учитывать расходы на электроэнергию. При разработке системы предполагается задействование двух компьютеров, имеющих потребляемую мощность 0.5кВт. Количество часов работы предполагается равным: 60*8*2=960.Затраты на электроэнергию при тарифе 4 руб./кВт*ч составят:S=4*960*0,5=1920 руб.Перечень материальных затрат приведен в таблице 17.Таблица - Перечень материальных затратНаименование ресурсаКоличество, ед.Цена ед., руб.Стоимость, руб. Флеш-накопитель, ед.1800800Бумага А4, пачка 52001000Диск DVD-R1020200Картридж для принтера HPLJ 1100118001800Комплект канцелярских товаров110001000Итого4800Таким образом, общие затраты на электроэнергию и материалы составят:S=1920+4800=6720 руб.3.4.2. Специальное оборудованиеПо данной статье расходы отсутствуют.3.4.3. КомандировкиПо данной статье расходы отсутствуют.3.4.4. Основная заработная платаСредствами MSProject проведем расчет заработной платы исполнителей.Таблица 18 – Расчет заработной платыТипРесурсыИтогТрудовой Руководитель78000 Заместитель директора26880 Казначей24000 ИТ-специалист84480Трудовой Итог213360Общий итог 2133603.4.5. Дополнительная заработная платаДЗП – это:предусмотренные законодательством о труде выплаты за время, которое не было отработано имея при этом уважительные причины.выплата за время, потраченное на выполнение общественных и государственных обязанностей;выплата за очередные и дополнительные отпуска;выплата вознаграждения за выслугу лет и т.д.ДЗП составляет в среднем около 10-20% от суммы основной заработной платы. Дополнительную заработную плату возьмем равным 20%.ДЗП = 213360 × 0,2 = 42762 руб.3.4.6. Страховые взносыВеличина взносов во внебюджетные фонды составляет 30% от фонда оплаты труда.ФОТ = 213360 + 42762 = 256032 руб.СВ = 256032 × 0,3 = 76810 руб.3.4.7. Полная себестоимость проектаТаблица 19 - Полная себестоимость проекта№Номенклатура статей расходовЗатраты, руб1Материалы, покупные изделия и полуфабрикаты67202Расходы на специальное оборудование03Командировки04Основная заработная плата2133605Дополнительная заработная плата427626Страховые взносы76810Итого:3396523.4.8. Договорная ценаДЦ = себестоимость + прибыль + НДСПрибыль в среднем составляет 20% от себестоимости. Прибыль = 339652 × 0,2 = 67930 руб.Учитывая тот факт, что разработка ведется для коммерческой организации, на разработку возлагается налог в размере 20%.НДС = (себестоимость + прибыль) × 0,2 = (339652 + 67930) × 0,2 = = 81516 руб.ДЦ = 339652 + 67930 + 81516 = 489098 руб.Оценка снижения трудозатрат специалистов, работающих с системой в сравнении с существующей технологией, составляет 15%. Количество специалистов, работающих с системой – 6 человек с заработной платой с учетом отчислений во внебюджетные фонды 62000 р/мес.Таким образом, в денежном выражении величина ежегодного экономического эффекта составит:Период окупаемости проекта:ЗаключениеВ рамках данной работы была проведен анализ технологиидокументооборота в органах Федерального казначейства. В качестве объекта исследования было выбрано рабочее место специалистов, ответственных за учет государственных контрактов. В ходе работы была изучена специфика работы по заключению госконтрактов и требований антимонопольного законодательства, изучена технология работы специалистов.Основной задачей являлся анализ технологии документооборота, выявление недостатков существующей технологии работы с информацией, разработка системы для автоматизации процессов, связанных с деятельностью специалистов, работающих в области учета государственных контрактов, мониторинг лимитов расходования бюджетных средств.На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение доработки автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому, информационному, программному и технологическому обеспечению.В практической части работы проведено моделирование бизнес-процессов работы с государственными контрактами, проведена постановка задач автоматизации.После формулировки технического задания была проведена доработка программного обеспечения на языке 1С: Предприятие.Перспективное развитие разработанной системы возможно через реализацию дополнительных сервисов в рамках документооборота с подключением модулей электронной подписи, работы с файловыми хранилищами, что сделает систему более универсальной.Таким образом, поставленные в дипломном проекте цели достигнуты, а задачи выполнены. Срок окупаемости проекта оценивается в 9 месяцев, что является приемлемым результатом в условиях ОФК.Список использованных источниковСистема автоматизации внутреннего документооборота Docvision. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.docsvision.com/products/deloproizvodstvo-i- arhiv/upravlenie-dokumentami/1C – Делопроизводство. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8/3.htmКабашов С. Ю. Электронное правительство; Электронный документооборот: термины и определения/ С. Ю. Кабашов. - Москва: ИНФРА-М, 2013. – 319 с.Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях : учебник английского языка / Л.В. Яроцкая. - Москва : Триумф, 2017. - 116 с.Куц В. В. Организация электронного документооборота машиностроительного предприятия на основе информационных стандартов : учебное пособие / В. В. Куц, А. Н. Шитиков, М. С. Разумов. - Курск : Университетская книга, 2017. - 288 с.Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному : вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва : Термика, 2016. - 359 с.Штеренберг С. И. Комплексный подход к защите электронного документооборота : учебное пособие / С. И. Штеренберг, Л. А. Виткова, В. И. Андрианов, К. А. Небаева. - Санкт-Петербург :СПбГУТ, 2016. - 91 с.Лубянская Э.Б. Информационные системы в экономике: учебное пособие. - Воронеж : ФГБОУ ВО "Воронежский государственный технический университет", 2017. - 140 с.Одинец М. А. Процессный подход в управлении производственной системой (на примере оценки эффекта в результате интеграции ERP системы)/ Одинец Максим Александрови . - Санкт-Петербург, 2015. - 22 с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Селяничев О. Л. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Череповец: ФГБОУ ВО "Череповецкий государственный университет", 2017. - 99 с. Белобородова Н. А. Документирование управленческой деятельности на платформе 1С : учебное пособие / Н. А. Белобородова; Минобрнауки России, Федеральное гос. бюджетное образовательное учреждение высш. проф. образования "Ухтинский гос. технический ун-т" (УГТУ). - Ухта : УГТУ, 2016. - 51 с. Попов В.Б. Основы информационных и телекоммуникационных технологий. - М.: Финансы и статистика, 2015. – 376 с. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. – 408 с.Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. – М.: «Финансы и статистика», 2002. – 512 с.Румянцев Н. К., Киселев Е. Л. Введение в SAP ERP. Управление бизнес-процессами: учебное пособие / О.Н. Куранов, Н.К. Румянцев, Е.Л. Киселев. - М.: «Финансы и статистика». 2015. - 43 с.Чукарин А. В., Самуйлов К. Е., Яркина Н. В. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / А. В. Чукарин, К. Е. Самуйлов, Н. В. Яркина. - Москва : Альпина Паблишерз, 2016. - 511 с. Морозова О. А., Лосева В. В., Иванова Л. И. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: электронное правительство, межведомственное взаимодействие и электронный документооборот [Электронный ресурс] / О. А. Морозова, В. В. Лосева, Л. И. Иванова. - Москва : Финансовый университет, 2016. – 254с.