Особенности состава и содержания учетных документов в архиве суда

В архив сдаются также печатные издания, сборники устаревших законодательных, нормативно-правовых актов, фотографии. В «дело фонда» формируются описи дел, научно-справочный аппарат, справки по проверке архива государственными органами, акты сверки дел/документов, акты об утрате и повреждении документов и др.Основными задачами архива суда является:- комплектование архива документами структурных подразделений суда и должностными лицами;- учет, обеспечение сохранности и проверка качества обработки документов;- создание учетно-справочного аппарата к архивным документам суда;- использование архивных документов суда;- подготовка и организация передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.В целях выполнения задач архив суда осуществляет следующие функции:принимает на хранение документы структурных подразделений суда;составляет планы взаимодействия со структурными подразделениями суда, являющимися источниками комплектования архива, по приёму-сдаче дел на архивное хранение;учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;создаёт и поддерживает в актуальном состоянии справочно-поисковый аппарат к документам архива;участвует в электронном документообороте суда в рамках действия Государственной автоматизированной системы «Правосудие»;обеспечивает консультативное и информационное обеспечениедеятельности судей и работников аппарата суда;обеспечивает использование архивных документов по запросам судей и работников аппарата суда, граждан, государственных органов и организаций, ведёт учёт и анализ использования единиц архивного хранения;осуществляет необходимую подготовку в решении вопросов, предлагаемых для рассмотрения на заседаниях экспертной комиссии суда;проводит комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, сроки хранения которых истекли;осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях суда при их подготовке к сдаче в архив;организует работу по составлению номенклатуры дел суда, а также внесению в её текст изменений в текущем порядке;участвует в подготовке локальных нормативных актов по ведению архивного делопроизводства в суде, утверждаемых приказами (распоряжениями) председателя суда;во взаимодействии с отделом информатизации суда, специалистами ФГБУ «ИАЦ ГАС «Правосудие» в ХХХ области участвует в создании электронного архива суда, обеспечивает сохранность и использование электронных дел.Деятельность суда по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов осуществляется на основе единых принципов (общих началах, положениях), которыми должны руководствоваться государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане при организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.Организационные принципы архивного дела в судах судебной системы РФ:- принцип историзма – объективный учет особенностейфункционирования отечественного государства и права;- принцип комплексной оценки – оценка каждого документа во взаимосвязи с другими документами суда;- принцип полного изучения документов – исследование всех возможных сторон судебной деятельности, организации судопроизводства и судебного делопроизводства через внутреннее содержание каждой из единиц архивного хранения.Учет документов суда осуществляется в соответствии с поставленными целями, задачами и принципами.2.3. Информатизация архивного дела в судахВ целях развития и конкретизации государственной Программы «Информационное общество» в архивной сфере Президиум Совета судей РФ своим постановлением от 19 февраля 2015 №439 утвердил Концепцию развития информатизации судов до 2020 года.Развитие информационных технологий в судах осуществляется посредством модернизации и развития Государственной автоматизированной системы ГАС «Правосудие» и формирования на её базе единого информационного пространства федеральных судов, мировых судей, органов судейского сообщества и системы Судебного департамента при Верховном Суде РФ.ГАС «Правосудие» включает различные подсистемы, в том числе и программное изделие ПИ «Архивное дело» ИРЦВ.80406-02. Действующее программное изделие ПИ «АРХИВНОЕ ДЕЛО» предназначено для создания электронного архива, автоматизации деятельности работников архива и автоматизации деятельности работников аппарата суда в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.Программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие» позволяет обеспечить автоматизацию функциональных обязанностей работников аппаратов судов: ведение номенклатуры дел; формирование и оформление дел; прием дел на архивное хранение; систематизация дел и документов в архиве; поиск дел и документов; выдача дел во временное пользование, контроль движения дел; проведение экспертизы ценности(контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению); ведение сводных описей дел.Модуль «Архив ПК «Судебно-арбитражное делопроизводство» в качестве одной из своих функций позволяет обеспечить оперативный поиск документов в архиве, а также формирование необходимых справок, выписок, копий и информации справочного характера. Также модуль «Архив ПК «Судебно-арбитражное делопроизводство» предполагает создание архивных номеров, которые присваиваются судебным делам при их передаче на архивное хранение. Данный автоматизированный процесс позволяет минимизировать потери времени при работе экспертных комиссий арбитражных судов по отбору для уничтожения документов, сроки которых истекли, и сделать максимально достоверными и развёрнутыми необходимые отчёты и итоговые показатели о работе архива суда.В целях составления номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов, проводится классификация документов судебного делопроизводства и документов судопроизводства. Классификация осуществляется на основе Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.Экспертиза ценности документов и составление заголовков осуществляется в соответствии с правилами работы архивов (2015).С января 2017 года на портале sudrf.ru в рамках реализации требований Федерального закона от 8 марта 2015 г. №22-ФЗ обеспечена возможность перехода в личный кабинет пользователя, позволяющая зарегистрированному и прошедшему авторизацию участнику судебного разбирательства в рамках административного судопроизводства:- направлять в суд через Интернет заявления, ходатайства и иные документы, связанные с рассмотрением административного дела, в электронном виде, подписанные электронной подписью;- получать через Интернет в личном кабинете пользователя копии судебных актов, извещения, вызовы в суд и иные документы в виде электронных документов, подписанных судьей усиленной квалифицированной электронной подписью.Судебные акты хранятся в системе прошедших деперсонификацию решений в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2008 №262-ФЗ об обеспечении доступа к информационной деятельности судов. При помощи поисковых данных, в системе хранения любой гражданин может получить сведения о ходе рассмотрения дела и принятых решениях в обезличенном виде. Данный вид услуг доступен на сайте ГАС «Правосудие» http://sudrf.ru.Поисковая система работает с хранилищами Верховного Суда РФ и судов общей юрисдикции. Информация на сайтах судов и в поисковой системе идентична. В системе также возможно отслеживать состояние дел и событий по данному делу через аналитические инструменты системы: начало, окончание судопроизводства, назначении дат рассмотрения, переноса дела и др.Автоматизированная информационная система «Административная комиссия» (АИС), разработана для автоматизации деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, которые создаются для рассмотрения административных правонарушений. АИС фиксирует состояние дела от поступления протокола или фиксации факта правонарушения до вынесения решения (в том числе сбор статистических данных, анализ деятельности комиссии и др.).Программой формируются реестры дел, в которых по поисковым данным можно найти дело. Например, по информации: сумма штрафа, дата вступления постановления в силу, вид, дата правонарушения.При необходимости продолжения дела, программа автоматически формирует документы для направления их приставу-исполнителю или финансовой организации (казначейству, ФНС, Сбербанку и др.).В АИС интегрирована система «ПАРКОН», внесение постановлений по административным правонарушениям для рассылки средствами Почты России.Внедрение электронных систем уголовного производства находится только в стадии разработки. В настоящее время автоматизированы лишь некоторые участки уголовно-процессуальной деятельности. Специалисты обращают внимание на то, что прежде всего необходимо исключить риски участия цифровых технологий в решении судеб людей.Таким образом, анализ, проведенный после внедрения системы архивной информационной системы, уменьшает риск организации, связанный с неудачным функционированием системы, а со временем дает возможность предусмотреть существенные изменения в требованиях к документации и организационных потребностях, которые делают необходимым новый цикл разработки. Поскольку рабочие процессы и документационные системы меняются, следует периодически осуществлять мероприятия по анализу работы системы. Благодаря гибкости ее можно применить как в целом для организации, так и для отдельных электронных документационных систем, направлений архивной деятельности или производственных подразделений в зависимости от потребностей организации.ЗАКЛЮЧЕНИЕДелаем следующий вывод, регулирование управлением документацией в судах играет важную роль в формировании информационного общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации. Одной из наиболее актуальных задач архивов судов всех инстанций является обеспечение сохранности архивных документов при возможности предоставления максимально полного и оперативного доступа к архивной информации. Этот важный вопрос неоднократно поднимался на правительственном уровне и отражен в положениях программных стратегических документов Верховного Суда. Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед судебными органами - предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе судебных архивов с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективного оказания информационных услуг в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. Таким образом, решение задач поставленных перед архивной документационной системой может быть достигнуто при наличии следующих мер:- выбраны технические средства, обеспечивающие эффективную работу с архивными документами и электронными данными;- достигнуто долговременное и надежное хранение документов;- существенно сокращено время доступа к документам при условии соблюдения условий доступа к ним;- обеспечена сохранность данных, накопленных на различных носителях.В современных условиях значительно повышается востребованность услуг архивных учреждений, что влечет за собой необходимость развития базы информационно-коммуникационных ресурсов архивов.  Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.Важнейшие направления работы архива суда – обеспечение сохранности документов суда и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ