Методика ведения дела фонда

Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном,  составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.История фондообразователя должна содержать следующие сведения:название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;дату создания фондообразователя и его местонахождение;название организации - предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все   последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;название организации - правопреемника.Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.История фонда должна содержать следующие сведения (рисунок 8)Рисунок 8. Содержание истории фондаИсторическая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.3.2Образцы документов, помещаемых в дело фондаАкт об утрате документов:АКТ УТВЕРЖДАЮ 14.12.2020 N 37Директор ООО «Проект»об утрате документов ________________/________________/ подпись расшифровка14.12.2020Фонд N 1038В результате служебного расследования установлено отсутствие в фондеперечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску делположительных результатов не дали, в связи с чем, считаем возможным снять сучета: N п/пОпись NЕд. хр. NЗаголовок ед. хр.Крайние датыКоличество листов (объем, Мб)Предполагаемые причины отсутствия1234567 1 14 35 Опись дел постоянного хранения 31.12.2017 94 утрата Итого 1 (одна) ед. хр.Содержание утраченных документов может быть частично восполненоследующими ед. хр.: №37Руководитель архива Иванов /Иванов А.Б./СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организацииот 14.12.2020 N 58 от 14.12.2020 N 17 Изменения в учетные документы внесены Иванов /Иванов А.Б./Акт о технических ошибках в учетных документахАКТ УТВЕРЖДАЮ 14.12.2020 N 37 Директор ООО «Проект»об утрате документов ________________/________________/ подпись расшифровка14.12.2020Фонд N 1038В ходе выполнения выверки учетных документов обнаружены техническиеошибки в записях:Название документаСуществующая записьСледует записать123Опись № 14 дел постоянного храненияВ опись внесено 376 (триста семьдесят шесть дел) с №1 по № 000В опись внесено 384 (триста восемьдесят четыре дела) с №1 по № 000, в том числелитерные номера 4а, 11а, 10б, пропущенные номера -В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)на 3 (три) ед. хр.Примечания:в итоговой записи к описи не были учтены 3литерных дела.Изменения в учетные документы внесеныРуководитель архива Иванов /Иванов А.Б./3.3 Обложка дела фонда для организации ООО «Проект»ООО «Проект»Дело № 01-12ДЕЛО ФОНДА(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)Начато: 01.01.2020Окончено: 31.12.2020На 90 листахХранить: постоянноЗАКЛЮЧЕНИЕСохранение и учет такого колоссального информационного ресурса, каким является Архивный фонд Российской Федерации, всегда было и остается приоритетным направлением деятельности развитого государства. Однако, несмотря на повышенное внимание государственных и общественных структур к историко-документальному наследию, проведение крупномасштабной реформы архивного дела, сложные социально-экономические условия 1990-х гг. не лучшим образом отразились на положении архивов.В 2004 г. в целом по России началась масштабная административная реформа, повлиявшая и на архивную отрасль. Федеральная архивная служба России преобразовывается в Федеральное архивное агентство с подчинением Министерству культуры России. Принятие закона «Об архивном деле в Российской Федерации и архивах» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ завершает архивную реформу в России.Информатизация и цифровизация позволяют увеличить доступ и открытость населения к архивным документам. В целях реализации данного направления архивЫ существенно улучшают материально-техническую базу: закупают новые компьютеры, сканеры, создают сервера со своей локальной сетью. Все это позволяет начать работу по переводу архивных документов в цифровой формат, с дальнейшим введением в единую базу архива.Так же невозможно отметить, что для любого предприятия важнейшей задачей является качественная организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая оперативные и результативные работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполненияСПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВЗаконодательные, нормативно-методические актыФедеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 08.06.2001).Постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. №1463 «Об использовании в названиях организаций наименований “Россия”, “Российская Федерация”» (в ред. от 26.07.2004).Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».Основные правила работы архивов организаций. – М. :Росархив, ВНИИДАД, 2002.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД. – М. : Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002.Основная литератураВойцехович Т.В. Что нужно знать об инструкции по делопроизводству. URL: http://naar.ru/articles/chto-nuzhno-znat-ob-instruktciipo/Галкин В.И. Повышение эффективности использования ресурсов в процессах технологического документооборота с использованием оптимизационных экспериментов на имитационной модели. М. : МАТИ: ИНФРА-М, 2015. С. 222–235Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 233 с.Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.Медведева А.В., Кожушкова Н.В. Составление и оформление инструкции по делопроизводству в организации. URL: http://www.scienceforum.ru/2014/438/1027Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие. М. : НИЦ ИНФРА-М, 2016. 304 с.Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб.-практ. пособие. – М. – Берлин: ДиректМедиа, 2015.Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общ.ред. Н. Н. Шуваловой. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 375 с.