Документированная процедура охраны труда и воинского учета в организации

Процедура документооборота полностью автоматизирована, при этом составление документов и ведение процедур, связанных с их исполнением, может относиться к конечным исполнителям, которые непосредственно работают в программах, но в процесс обработки и ввода документа в действия вовлечен круг лиц, которые обладают необходимой компетенцией для того, чтобы обеспечивать процессы, связанные с согласованием, утверждением, исполнением и контролем документа. К платформе системы электронного документооборота подключаются все прикладные программы, которые используются в деятельности в/ч 98613, что позволяет оперативно передавать документы, для которых устанавливаются признаки, соответствующие этапам обработки и исполнения документа. Преимуществом формы кадрового документооборота, реализуемой в организации, является ее скорость; возможность передачи информации всем лицам, которые подключены к локальной сети; ссылки на текущее состояние документа.2.3. Эффективность организации документооборота в государственной организации (на примере воинской части 98613) Мурманская областьОбъем документооборота В / ч 98613 - это важный показатель, который используется в качестве критерия при принятии решения вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам В / ч 98613, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. В целом, объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата В / ч 98613.Мной был проведен подсчет числа документов В / ч 98613. Данные, полученные по итогам 2017 – 2019 гг., приведены в таблице 2.1.Таблица 2.1.Объем документооборота в В / ч 98613 за 2017-2019 гг.Документопоток20172018 год2019 годВходящие документы506472715407Исходящие документы431041213383Внутренние документы543656847211Всего148101707616001По приведенным данным таблицы 2.1 видно, что объем документооборота за 2018 год по отношению к 2017 год увеличился на 2236 единиц и составил 115,3%, т.е. больше на 15,3%; за 2019 год по сравнению с 2018 годом общий объем документооборота уменьшился на 1075 единиц и составил 93,7%, уменьшение на 6,3%. Для выяснения причин роста (снижения) объема документооборота был проведен сравнительный анализ по каждому виду документопотока.Динамику изменения объема документопотоков В / ч 98613 можно проследить на рисунке (рис.2.2).Рис. 2.2. Динамика изменения объема документооборота в В / ч 98613 за 2017-2019 гг.По полученным данным также был проведен сравнительный анализ документопотоков В / ч 98613 в 2017-2019 гг. Данные сравнительного анализа по входящей корреспонденции В / ч 98613 за 2017-2019 годы  приведена в виде рисунка 2.3.Рис. 2.3. Динамика изменения количества входящей документации в В / ч 98613 за 2017-2019 гг.На данных рисунка 2.3 видно, что в 2018 году количество входящей корреспонденции по сравнению с 2017 годом увеличилось на 12%, что объясняется ростом числа обращений граждан и юридических лиц в В / ч 98613.В 2019 году по отношению к 2018 годом произошло снижение количества входящей корреспонденции на 11%, что связно с упрощением документооборота и внедрением СЭД.Что касается числа исходящей документации В / ч 98613, динамика которой представлена на рисунке 2.4, здесь также прослеживается незначительное сокращение документопотока (на 1%) в 2018 году по отношению к 2017 году, а в 2019 году по отношению к 2018 году сокращение числа документации составило уже 6%. Рис. 2.4. Динамика изменения количества исходящей документации в В / ч 98613за 2017-2019 гг.Динамика внутренней документации В / ч 98613 представлена на рисунке 2.5.Рис. 2.5. Динамика изменения числа внутренней документации в В / ч 98613 в 2017-2019 гг.На диаграмме (рис. 2.5) прослеживается рост количества внутренней документации В / ч 98613 в 2019 г. по отношению к 2018 г. на 8%. Документальный фонд В / ч 98613 составляют документы, созданные в нем, а также полученные В / ч 98613 в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в государственной организации (на примере воинской части 98613) Мурманская область3.1. Рекомендации и мероприятия по совершенствованию деятельности службы делопроизводства государственной организации (на примере воинской части 98613) Мурманская областьВ системе органов Министерства обороны Российской Федерации функционирует Сервис электронного документооборота(CЭД), который предназначен для автоматизации деятельности сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата Министерства обороны России, территориальных органов, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы Министерства обороны, направленных на подготовку, обработку, хранение и использование документов (в том числе и документов в электронной форме), образующихся в ходе деятельности органов Министерства обороны.Основными результатами совершенствования сервиса электронного документооборота в В/ч 98613являются:- обеспечение оперативного взаимодействия подразделений Министерства обороны России;- унификация процессов документооборота по всем подразделениям Министерства обороны России;- сокращение сроков рассмотрения документов;- контроль исполнения документов;- обеспечение информационной безопасности;- повышение уровня информационной поддержки и эффективности административной деятельности подразделений делопроизводства;- повышение уровня информационного взаимодействия в части обмена юридически значимыми электронными документами;- создание единого информационного пространства документационного обеспечения в подразделениях Министерства обороны России;- обеспечение единообразия работы с электронными документами в подразделениях Министерства обороны России с сохранением их защищенности, управляемости и доступности;- обеспечение сквозного контроля прохождения документов и повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников Министерства обороны России;- обеспечение безопасного хранения и разграничения доступа к информации, включая журналирование действий пользователей и электронную подпись.Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности В/ч 98613 позволяет усовершенствовать документационное обеспечение органов Министерства обороны Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства обороны Российской Федерации и территориальных органов Министерства обороны России, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений.3.2. Оценка эффективности разработанных мероприятийОсновные группы пользователей и возможности Сервиса представлены на рисунке 3.1. Рис. 3.1. Основные группы пользователей и возможности СервисаРис. 3.2. Преимущества и недостатки видов документооборотаОбучение сотрудников Министерства обороны России проводится с помощью: Очного обучения в учебном классе ЕЦЭ (Единого центра эксплуатации) ИСОД (информационно-аналитическая система обеспечения деятельности) Министерства обороны России;Дистанционного курса обучения (вебинары);Консультационной поддержки.Обучение сотрудников работе с СЭД:1. Развитие учебных программ дополнительного профессионального обучения в виде повышения квалификации сотрудников Министерства обороны Российской Федерации на базе головного научно-технического подразделения Министерства обороны России - ФКУ НПО (Научно-производственное объединение) «СТиС» (Спецтехника и Связь) Министерства обороны России;2. Создание учебных классов в учебных заведениях системы Министерства обороны России.В соответствии с утвержденной Председателем правительства Российской Федерации дорожной картой развития инфраструктуры обработки данных Министерства обороны России будет проводиться обучение сотрудников работе с общим и специальным программным обеспечением (сервисами) ИСОД Министерства обороны России.В соответствии с проведенным исследованием рекомендуем пути оптимизации работы СЭД:1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2020 г.Следующим предложением по совершенствованию документооборота В/ч 98613 является разработка и принятие в работу графика документооборота.График документооборота представляет собой документ, регулирующий сроки и очередность обработки первичных и сводных документов В/ч 98613 исходя из принципа рациональности и целесообразности, основным критерием которого является объем учетной работы.При составлении графика документооборота В/ч 98613 учитывается:- полный перечень документов участвующих в документообороте учреждения;- перечень сотрудников и их должности в В/ч 98613;- полномочия согласно должностных инструкций;- сроки исполнения документа в соответствии с действующим законодательством;- технологию обработки каждого конкретного вида документа в соответствии с действующим законодательством.График для В/ч 98613 разработан в табличном варианте, содержащую информацию о том, кто что делает с документами поступающими к нему, в какой срок обрабатывает, куда передает дальше.Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя В/ч 98613 и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.При принятии графика документооборота в В/ч 98613, эффект будет следующий:- минимизация временных затрат на обработку информации, содержащейся в документе;- создание условий для максимально эффективной работы с документацией;- повышение эффективности деятельности всей бухгалтерской службы в целом.Кроме того, что внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления В/ч 98613 и кадрами в частности, он позволяет избежать дублирования документов и улучшить качество работы сотрудников. Ошибки, связанные с документооборотом влияют на затраты В/ч 98613 (штрафы, задолженности и т.д.). Снижение затрат это экономический эффект о внедрения графика документооборота в В/ч 98613 и как следствие его исполнение.ЗАКЛЮЧЕНИЕСтруктура понятия «охраны труда» постоянно видоизменяется, но при этом всегда в эпицентре дискуссий продолжают оставаться вопросы безопасности и здоровья трудящихся. В структуру термина «охрана труда» можно включать различные элементы и понятия: безопасность и гигиена труда, условия труда и производственные взаимоотношения, а также элементы, обусловленные трудоустройством людей на работу и проблемы социального обеспечения работников. В отечественной литературе можно обнаружить самые разные объяснения «природы», содержания и определения предмета охраны труда. Это в большей степени объясняется тем, что специалисты различных научных направлений (физиологи, гигиенисты, психологи, социологи, экономисты и другие) при исследовании отдельных сторон этого понятия подчеркивают и выделяют лишь те качества, которые тесным образом связаны с особенностями и спецификой той или иной области человеческой деятельности. В законодательстве Российской Федерации (РФ) охрана труда определяется как система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, которая включает в себя социально - экономические, организационно - технические, санитарно - гигиенические, лечебно - профилактические, реабилитационные и другие мероприятия.Система электронного документооборота (СЭД) на предприятии – это гораздо больше, чем простая база данных в облаке, она является целым функциональным набором программного обеспечения, которое позволяет создавать, хранить, индексировать, защищать, извлекать и отслеживать документацию, данные, формы и другую информацию. Система действует для построения успешного бизнеса. В СЭД каждый документ (на бумажном или электронном носителе) рассматривается в качестве объекта информации [6].Процесс цифровой трансформации можно наблюдать уже на многих предприятиях. Изначально прослеживалась автоматизация отдельных процессов управления на предприятии, затем интеграция систем управления сводилась к тому, что происходило объединение разных составляющих автоматизированных систем управления предприятием (АСУП) [1]. Можно сказать, что современные предприятия работают в глобальной информационной среде. Благодаря развитию Интернета бизнес выходит за рамки одного региона, страны, а иногда даже за пределы континента. Для того чтобы построить эффективный бизнес, предприятия должны быть постоянно на связи как между филиалами собственной организации, так и в отношениях с внешними компаниями. На самом деле, успех на мировом рынке требует повышения эффективности бизнеса во всех аспектах управления деятельности. Одним из направлений по повышению эффективности бизнеса и является внедрение информационных технологий.Среди систем электронного документооборота наиболее часто применяющиеся в работе российских компаний и предприятий города Саранска, в частности, можно выделить:1. Программный комплекс «Дело». Данная система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии. 2. Система от семейства 1С – 1С-ЭДО. 1С-ЭДО является системой электронного документооборота, созданной на платформе 1С:Предприятие 8. По названию уже становится понятно, что система интегрирована со всеми продуктами 1С, что уже является большим преимуществом. Особенно данный продукт приветствуется коммерческими директорами предприятий, так как компания 1С предоставляет своим клиентам подарки с собственной символикой и часто проводит бесплатные семинары. 3. CompanyMedia – универсальная программа, которая включает в себя набор программных решений, предназначенных автоматизировать не только документооборот, но и бизнес-процессы по предприятию в целом. 4. Полнофункциональная платформа электронного документооборота «Documentum». Данная система является лидером на рынке СЭД. Мощный функционал в совокупности с гибкой настройкой отдельных модулей делают «Documentum» одной из лучших иностранных СЭД из доступных на российском рынке. 5. Программа «Логика СЭД». Ранее данная система встречалась под названием «Босс-Референт» и была одной из самых популярных на отечественном рынке систем электронного документооборота. Прямым конкурентом данного программного продукта была СЭД «Дело». 6. ЕВФРАТ. Эта система электронного документооборота полностью соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9000 и российского ГОСТ в области делопроизводства. персональные компьютеры для бесперебойной работы в данной системе.7. СБИС – программный продукт, который обеспечивает предприятиям реализацию документооборота со всеми его составляющими. Число пользователей данной системы с каждым годом увеличивается, все чаще эта система внедряется на предприятия, на предприятия города Саранска в частности. СБИС позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, сдавать электронную отчетность в госорганы и вести с ними переписку, производить сверку. Сервис позволяет создавать и управлять проектами и имеет собственное мобильное приложение. Значительным плюсом системы является возможность обмена документами с контрагентами, у которых стоят другие платформы ЭДО. Среди минусов можно выделить: обязательное наличие стабильного подключения к Интернету и вся отчетность хранится на сервере поставщика, которую он может просматривать [4].8. Система электронного документооборота отечественной компании СКБ Контур. Данная система работает по средствам сети Интернет с применением веб-технологии «тонкий клиент». На персональном компьютере пользователя устанавливается минимум программного обеспечения, а все базы данных хранятся на сервере оператора. Это означает, что система обновляется автономно, никак не останавливая работу пользователя. Вся документация хранится на защищенном сервере оператора бесплатно и бессрочно. Таким образом, процесс управления документами, который предлагают СЭД, предполагает огромные улучшения производительности для персонала предприятия. Объект исследования: Воинская часть воздушно-космической обороны (Мурманская область, г. Североморск)В городе имеется 8 школ и 9 дошкольных образовательных заведений, 1 гимназия. Близость г. Мурманска позволяет получить высшее и среднее профессиональные образования.В функциональные обязанности службы управления персоналом в/ч 98613 входит: планирование персонала; составление банка данных по должностям и профессиям;контроль использования персонала; ведение документооборота по кадрам. Служба управления персоналом в/ч 98613 состоит из трех человек: Руководитель службы персонала и два инспектора по кадрам. В функциональные обязанности руководителя по персоналу является эффективность работы службы и ответственность за конечный результат этой работы. Руководитель службы управления персоналом привлекает в службу необходимых специалистов в том количестве, которое может обеспечить качество работы службы. Он собирает необходимую информацию для высшего руководства о состоянии и качестве рынка труда той рабочей силы, в которой может возникнуть потребность. Объем документооборота В / ч 98613 - это важный показатель, который используется в качестве критерия при принятии решения вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам В / ч 98613, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. В целом, объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата В / ч 98613.Документальный фонд В / ч 98613 составляют документы, созданные в нем, а также полученные В / ч 98613 в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В соответствии с проведенным исследованием рекомендуем пути оптимизации работы СЭД:1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2020 г.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫНормативные материалыУказ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») // «Собрание законодательства РФ», 27 июня 2016 г., № 26 (Ч. I), ст. 4034.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293). П. 1.План деятельности Федерального архивного агентства на 2017–2022 годы, [Электронный ресурс] // URL: htt p://archives.ru/sites/default/fi les/2017-projectplan-rosarchive-2017-2022.pdf.Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (далее — Инструкция по ДОУ), утвержденная приказом МВД России от 20 июля 2012 г. № 615ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения»ГОСТ Р 50922–2006 Защита информации. Основные термины и определения.– Режим доступа: http://consultant.ruПериодические и учебно – методические материалыБелоус Е.С. Информационная составляющая управления документацией: вербализация понятийного аппарата // Известия Волгоградского государственного педагогического университета. Серия филологические науки. – № 2 (56). – 2018. – С. 28 – 31.Залогин Р. А., Рогозин Е. А., Макаров О. Ю. и др. К вопросу оценки рисков реализации угроз НСД в информационных системах // Вестник ВГТУ. 2007. Т. 3. № 4.Пчелов А.К., Борисов Д.Я., Ильина Л.А. Обеспечение информационной безопасности в организациях // Информатика и вычислительная техника сборник научных трудов. Чебоксары, 2016. С. 152-153Терещенко Л.К. Модернизация информационных отношений и информационного законодательства: Монография. Москва: Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ; ИНФРА - М, 2018.Олейников О.А. Комплектование Государственного архива Российской Федерации электронными документами: опыт и перспективы / Архивное дело на современном этапе: проблемы, практика, инновации. Материалы Международной научно-практической конференции (Алматы, 12–13 октября, 2017 г.). С. 17–24.Электронные документы: Программа научных исследований (2001–2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД; рук. темы М.В. Ларин. 35 с. Деп. В ОЦНТИ по документоведению и архивному делу. № 10595.Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике: учебник. Издательство Юнити-Дана, 2019.Электронные ресурсыВершинина Е.С. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел: Учеб.-метод. пособие / Е.С. Вершинина // Электронная библиотека КрУ МВД России. – Н. Новгород: Нижегородская академия МВД России, 2017. – Режим доступа: http://libkrumvd.ruДавыдова Е. В. Электронный документооборот в организации // Отдел кадров коммерческой организации, 2014. – № 1. – [Электронный ресурс]. – Открытый доступ: http://hrportal. ru/article/elektronnyy-dokumentooborot-v-organizacii (Дата обращения: 04.12.2020).Денисов С.А. Краткое пособие по оформлению служебных документов: Практ. пособие / С.А. Денисов, М.О. Хабарин // Электронная библиотека КрУ МВД России. – М.: Московский университет МВД России, 2015 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://libkrumvd.ruДокументационное обеспечение управления и делопроизводство: Учеб.для бакалавров / И.Н. Кузнецов // Электронная библиотека КрУ МВД России. – М.: Юрайт, 2018. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://libkrumvd.ruДокументационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства. URL: http://bmanager.ru/articles/ dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-organizaciya-dokumentooborota-i-deloproizvodstva.html Кадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности. URL: http://infopedia.su/5x3a84.html Каширина Е.И. Реализация концепции «Электронного правительства» / Е.И. Каширина // Научный журнал КубГАУ [Электронный ресурс]. – Краснодар: КубГАУ, 2017. – №127(03). – Шифр Информрегистра: IDA [article ID]: 1271703065 – Режим доступа: http://ej.kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdfРоговая Л.А. Выступление в прениях по докладу «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе» на заседании Совета по архивному делу в Екатеринбурге 26 сентября 2017 г. [Электронный ресурс] // URL: htt p://statearchive.ru/924; Состав и форма документов организации. URL: http://podiart.ru/sostav_i_forma_dokumentov_organizatsii.html Электронная энциклопедия «Википедия» [Электронный ресурс] / Режим доступа - https://ru.wikipedia.org/wiki/Модель_нарушителя (Дата обращения 04.12.2020)Юмашева Ю.Ю. Единая автоматизированная информационная система архивной сферы: от постановки задачи к техническому заданию. Доклад на XXIV Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами», Москва. 22 ноября 2017 г. [Электронный ресурс] // URL: https://www.youtube.com/watch?v=8T06xIF7lc0.Язык и стиль служебного документа. URL: http://lawbook.online/prava-respubliki-osnovyi/yazyik-stil-slujebnogo-43085.html