Управление внутренними коммуникациями организации: структурные элементы, механизмы, способы и средства повышения эффективности

Цель Программы заключается в предложении ряда мероприятий по формированию внутренних коммуникаций.
Учитывая ситуацию по текучести кадров, складывающуюся в ООО ТД «Аскона», для снижения уровня текучести персонала, можно порекомендовать стабилизацию кадровой ситуации с целью повышения эффективности деятельности компании в целом. Реализация данной стратегии возможна за счет решения следующих задач:
1. Проводить 1 раз в 3 месяца диагностику по выявлению причин увольнения путем заполнения специальной анкеты увольняющимся сотрудником и выявлять причины частых увольнений.
2. Адаптация вновь принятых сотрудников. Принято считать, что из общего потока информации, воспринимаемой нами в процессе общения, только 20% составляют сами слова. Большая же часть информации (до 80%) в процессе общения передается на паравербальном и невербальном уровне.
Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта. Слушание составляет 75% эффективной коммуникации, при этом большинство людей тратят на это всего 30-40% времени. Это ведет к многочисленным коммуникативным ошибкам. Многие люди не умеют по-настоящему слушать своих собеседников, озабочены, прежде всего, тем, что они скажут сами, а не тем, что говорят им. Умение слушать, выраженное в объеме понятого и запомненного материала (при попытке воспроизведения через 48 часов после прослушивания 10-минутного сообщения), в среднем не превышает 25%.
Исследование показало, что хотя менеджер ООО ТД «Аскона» придает коммуникациям большое значение, то в других ООО ТД «Аскона»х руководители не утруждают себя составлением отдельных сообщений для работников и еще меньше уделяют внимания обратной связи.
Обратная связь относится к аналитическим инструментам внутренних коммуникаций в ООО ТД «Аскона». Многие сотрудники в организации после прохождения всех этапов собеседований и последующего трудоустройства, еще долгое время поддерживает обратную связь с HR менеджером, курирующим все эти этапы собеседований, процесс оформления и адаптации сотрудника. Возникающее у сотрудника доверие позволяет своевременно узнавать о возникших в период адаптации трудностях и устранять их.
3.2. Средства повышения эффективности управления внутренними коммуникациями в организации

Руководству ООО ТД «Аскона» следует обратить внимание в направлении реорганизации системы управления в развитии коммуникаций с персоналом (таблица 3.1).
Таблица 3.1 – Направления реорганизации системы управления персоналом в ООО ТД «Аскона»
Направления реорганизации Значимость для работников Баллы Снижение степени контроля при снижении подотчетности / ответственности Ответственность и личные достижения 7 Расширение ответственности индивидов за свою работу Ответственность и признание 8 Поручение индивидуального полного естественного блока работ Ответственность, достижения и признание 6 Наделение работника дополнительными полномочиями, правами; рабочей свободой Ответственность, достижения, признание 7 Периодическое прямое информирование самого работника, а не его начальника Внутренне признание 7 Поручение новых более сложных заданий, которые работник ранее не выполнял Рост и обучение 6 Поручение индивидам специальных или специализированных заданий, позволяющих им стать экспертами Ответственность, рост и продвижение/успех 8
Обратная связь касается того, что было сказано, сделано, и как, но не почему. Догадки о чьих-то мотивах привносят в коммуникацию атмосферу недоверия и враждебности. ОС должна быть понятной. Руководитель ООО ТД «Аскона» должен использовать понятный для подчиненного язык, ОС должна быть активной. Подчиненный не должен оставаться пассивным слушателем. Он должен быть активно вовлечен в процесс изменения своего поведения для достижения определенных задач.
Коммуникативные инструменты внутренних коммуникаций ООО ТД «Аскона» должны включать в себя корпоративное обучение, корпоративные вечера, тренинги, соревнования, конкурсы и т.п. Коммуникативные инструменты направлены на подержание корпоративного духа, устранения барьеров в общении. Одним из самых распространенных тренингов, которые проводит служба персонала – это вводный тренинг. В первую очередь он направлен на знакомство новичка с компанией, с ее целями, корпоративной культурой, иерархией и его местом в ней. На данном тренинге сотрудник получает общую информацию, необходимую для начала работы. Так же в большинстве компаний служба персонала организует обучение сотрудников по всем направлениям. Помимо обучения сотрудников, служба персонала занимается организацией корпоративных мероприятий и вечеров.
Оценим продуктивность реализации предложенных рекомендацийв коммуникациях.
Следует учесть, что при внедрении мероприятий по совершенствованию системы организации коммуникаций персонала расширяются функции менеджера ООО ТД «Аскона». В связи с этим, ему назначается ежемесячная доплата в размере 2500 руб. в месяц как наставнику. Итого в год эта сумма составит 2500 х 12 = 30000 руб.
Также следует учесть канцелярские расходы – печать приказов, бланков документации, документов. На это потратится 4000 руб. единоразово. Оплата издержек, связанные с проведением мероприятий по совершенствованию мотивации персонала составит 3000 в месяц, в год 3000 х 12 = 36000 руб.
Смета расходов на организацию процесса внедрения мероприятий представлена в таблице 3.2.
Таблица 3.2 – Затраты на реализацию мероприятий в прогнозном периоде
Наименование операции Затраты,
руб. в месяц/другой период Затраты, руб.
в год Обучающие тренинги, проводимые консалтинговым агентством 29200 232000 Назначение доплат наставнику 2500 30000 Изготовление печатных материалов 4000 4000 Оплата других издержек 3000 36000 Канцелярские расходы 4000 4000 Всего 42700 306000
Затраты, приведенные в таблице 3.2, являются примерными, без учета налоговых отчислений.
Таким образом, разработанные мероприятия являются эффективными по той причине, что социальная эффективность мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания негативных, с социальной точки зрения, изменений в организации.
Итогом внедрения предложенных мероприятий станет:
совершенствование системы организации коммуникаций,
повышение уровня предоставления услуг.
Следует отметить, что практическое воплощение усовершенствованных мероприятий по внутренним коммуникациям, должна происходить благодаря использованию широкого круга методов:
экономических (прямых) – заработная плата (различные формы и системы заработной платы);
экономических (косвенных) – льготное питание; награды ценными подарками; кредиты на жилье и приобретение товаров; возмещения расходов за пользование жильем, транспортом, связью; оплата обучения;
административных – гибкие рабочие графики; изменения в режиме работы; содействие творческим отпускам и командировкам;
организационно-производственных – охрана труда; улучшения условий труда; обогащения труда; программы повышения качества труда;
морально-психологических – благодарности; объявления и сообщения достижений; участие в системе оценки результатов труда; награды почетными отличиями; проведение торжественных собраний;
социальных (неденежных) – продвижение по службе; участие в принятии решений на более высоком уровне; профилактическое и лечебно-оздоровительное медицинское обслуживание; изменение социального статуса работника.
Заключение

Из проведенного исследования следует отметить, что обмен знаниями, информацией является неотъемлемой частью и рабочего процесса сотрудников предприятия. Персонал делятся информацией: по телефону, через электронную почту и пр., и как правило этот процесс не упорядочен. Поэтому повышение качества и скорости этого процесса является первейшей целью, которую должна ставить перед собой любая организация, если она хочет быть конкурентоспособной.
Руководитель организации должен придавать внутренним коммуникациям большое значение, составлять отдельные сообщения для работников, покупателей и поставщиков, уделять внимание обратной связи от контрагентов.
Применение информационных технологий, рассмотренных в данной курсовой работе, позволяет систематически накапливать знания и структурировать их так, чтобы люди получали нужные данные в нужный момент и не отвлекались на несвоевременную информацию или устаревшие данные.
Руководитель ООО ТД «Аскона» имеет возможность выбирать наиболее удобные для него каналы коммуникаций с другими руководителями и рядовыми сотрудниками.
Вышеназванные действия помогут повысить заинтересованность клиентов в покупке товаров в ООО ТД «Аскона». Новое оформление страниц сайта будет привлекать потенциальных потребителей, соответственно спрос на услуги и прибыль возрастут. Кроме того, рекомендации помогут устранить недостатки в работе в плане коммуникаций, и повысит конкурентоспособность предприятия на современном рынке услуг по продажам.
Для выполнения поставленной цели в курсовой работе решены следующие задачи:
рассмотрены организационные коммуникации как процесс;
рассмотрено развитие внутренних коммуникаций на предприятии в рамках применения программы информационного обмена;
отмечена продуктивность и эффективность внутренних коммуникаций;
даны рекомендации по совершенствованию внутренних коммуникаций в системе организации ООО ТД «Аскона». Рассмотрено развитие организационных коммуникаций на предприятии в рамках применения Программы информационного обмена;
отмечена продуктивность и эффективность организационных коммуникаций.
Список использованных источников

Законодательно-нормативная база
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 31.07.2020 № 297-ФЗ). – Ст. 89 ГК РФ и ст. 11, 12// Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 12.
Закон РФ «О защите прав потребителя» от 07.02.1992 №2300-1 (с изм. и доп., вступ. в силу от 08.12.2020 № 429-ФЗ) [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305.
Учебники и учебные пособия
Алавердов А.Р. Управление персоналом: учеб. пособие / А.Р. Алавердов, Е.О. Куроедова, О.В. Нестерова. – М.: МФПУ Синергия, 2014. – 192 c.
Архипова Н.И. Управление персоналом организации. Краткий курс для бакалавров / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. – М.: Проспект, 2016.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: практикум / Т.Ю. Базаров. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 239 c.
Балашов А.П. Основы менеджмента: учеб. пособие / А.П. Балашов. – М.: ИНФРА-М, 2015. – 288 c.
Карлофф, Б. Деловая стратегия: Пер. с англ. [Текст] / Научн. ред.: В.А. Приписнов. – М.: Экономика, 2014. – 293 с.
Ковалев А.И. Маркетинг в системе управления предприятием; Развитие предприятия и конкурентоспособность: сб. научн. стат. МДНТП / А.И. Ковалев, В.В. Войленко. – М.: МДНТП, 2014. – 248 с.
Рубин Ю.Б. Конкуренция в предпринимательстве: учебник / Ю.Б. Рубин. – Изд. 8. – М.: МФГУ «Синергия», 2018. – 912 с.
Сидоренко Е.В. Тренинг коммуникативной компетентности в деловом взаимодействии / Е.В. Сидоренко. – СПб.: Речь, 2013. – 208 с.
Сотникова С.И. Управление персоналом. Деловая карьера: учеб. пособие. – М.: РИОР, Инфра-М, 2016.
Печатные издания
Ахмедов Н.А., Карпушенко П.Б. Маркетинг услуг / Ахмедов Н.А., Карпушенко П.Б. // Маркетинг в России и за рубежом. – 2014. – №3. – С. 36-48.
Герш М.В. Корпоративная культура / М.В. Герш // Отдел кадров коммерческой организации. – 2015. – № 3. – С. 15-20.
Белова Е.О. Эффективная информация и управление знаниями внутри организации / Е.О. Белова // Сб. статей межд. научн.-практ. конф. «Наука, образование и инновации. – Уфа: Изд-во: ООО «Омега Сайнс». – 2016. – С. 25-27.
Мазеин С.В. Оценка информационных потоков / С.В. Мазеин // Менеджмент в России и за рубежом. 2005. – № 5.
Носова М. Мотивация в кризис: новая и очень нужная / М. Носова // Управление персоналом. – 2014. – № 2. – С. 15-18.
Пансков В.Г. Проблемы решаются. Проблемы остаются / В.Г. Пансков // Вопросы экономики. – 2014. – № 1. – С. 18-20.
Симонова И.А. Ошибки корпоративной кадровой политики: пути преодоления / И.А. Симонова // Кадровик. – 2015. – № 2. – С. 10-12.
Труба А.С. Оптимизация методов управления и корпоративной кадровой политики на организациях / А.С. Труба // Управление персоналом. – 2015. – № 3. – С. 18-21.
Источники интернет
Сайт ООО ТД «Аскона» [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.askona.ru.

Приложение Организационная структура управления ООО ТД «Аскона»



Архипова Н.И. Управление персоналом организации. Краткий курс для бакалавров / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. - М.: Проспект, 2016.
Карлофф, Б. Деловая стратегия: Пер. с англ. [Текст] / Научн. ред.: В.А. Приписнов. – М.: Экономика, 2014. – 293 с.
Алавердов А.Р. Управление персоналом: учеб. пособие / А.Р. Алавердов, Е.О. Куроедова, О.В. Нестерова. – М.: МФПУ Синергия, 2014. – 192 c.
Герш М.В. Корпоративная культура / М.В. Герш // Отдел кадров коммерческой организации. – 2015. – № 3. – С. 15-20.
Белова Е.О. Эффективная информация и управление знаниями внутри организации / Е.О.Белова // Сб. статей межд. научн.-практ. конф. «Наука, образование и инновации. – Уфа: Изд-во: ООО «Омега Сайнс». – 2016. – С. 25-27.
Герш М.В. Корпоративная культура / М.В. Герш // Отдел кадров коммерческой организации. – 2015. – № 3. – С. 15-20.
Труба А.С. Оптимизация методов управления и корпоративной кадровой политики на организациях / А.С. Труба // Управление персоналом. – 2015. – № 3. – С. 18-21.
Лазарева Е.Л. Эффективная информация и управление знаниями внутри организации / Е.Л. Лазерева // Менеджмент в России и за рубежом. – 2015. – № 3. – С. 31-36.
Мазеин С.В. Оценка информационных потоков / С.В. Мазеин // Менеджмент в России и за рубежом. - 2005. – № 5.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: практикум / Т.Ю. Базаров. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 239 c.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: практикум / Т.Ю. Базаров. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 239 c.
Носова М. Мотивация в кризис: новая и очень нужная / М. Носова // Управление персоналом. – 2014. – № 2. –С. 15-18.
Ахмедов Н.А., Карпушенко П.Б. Маркетинг услуг / Ахмедов Н.А., Карпушенко П.Б. // Маркетинг в России и за рубежом. – 2014. – №3. – С. 36-48.
Сайт ООО ТД «Аскона» [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.askona.ru.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 31.07.2020 № 297-ФЗ). – Ст. 89 ГК РФ и ст. 11, 12// Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 12.
Закон РФ «О защите прав потребителя» от 07.02.1992 №2300-1 (с изм. и доп., вступ. в силу от 08.12.2020 № 429-ФЗ) [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305..
Рубин Ю.Б. Конкуренция в предпринимательстве: учебник / Ю.Б. Рубин. – Изд. 8. – М.: МФГУ «Синергия», 2018. – 912 с.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: практикум / Т.Ю. Базаров. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 239 c.
Пансков В.Г. Проблемы решаются. Проблемы остаются / В.Г. Пансков // Вопросы экономики. – 2014. – № 1. – С. 18-20.
Сидоренко Е.В. Тренинг коммуникативной компетентности в деловом взаимодействии / Е.В. Сидоренко. – СПб.: Речь, 2013. – 208 с.









2


Коммуникации

Внешние

Внутренние

Вертикальные

Горизонтальные

По нисходящей

По восходящей





Общее собрание учредителей

изготовл
та
ка
таб
п
таблетир

ани



вания №2


Руководитель отдела по работе с персоналом

Руководитель
отдела маркетинга

Руководитель
отдела снабжения

Главный бухгалтер


Начальник отдела АСУ

Зам. директора по качеству

Коммерческий директор

Руководитель
финансово-экономического отдела

Руководитель отдела регистрации и сертификации

Руководитель отдела качества
производства

Руководитель
службы главного инженера

Начальники участков


Начальник
производства

Главный
инженер

Зам. директора по производству

Директор