Организация работы с документами в выбранном виде организаций (на примере конкретной выбранной организации)»

Предприятие ООО «Лента» тратит много средств на печать и копирование бумажных носителей и в других ситуациях. Например, несколько сотрудников не могут одновременно работать с одним и тем же бумажным документом, приходится множить его, а это – дополнительные финансовые затраты. Если документ откорректировали, нужно печатать новый – снова расходы. Потери или отсутствие документов и не вовремя сданная отчетность приводит к проблемам при налоговых проверках. А это грозит предприятию немалыми штрафами и повторными проверками. То есть даже небольшой сбой в длинной цепочке бизнес-процессов документооборота может привести к серьезным негативным последствиям. Отсутствие одного звена приводит к нарушению работы, к «обрыву» всей цепи. Допустим, нам удалось собрать и обработать все необходимые документы, отчитаться по ним. Казалось бы, теперь все легко и просто: нужно лишь отправить документ в архив, где он будет храниться. Но архив – это отдельный этап документооборота. И здесь организации сталкиваются с новыми проблемами и трудностями. Для компаний с малымдокументооборотом будет достаточно и одного отдельного кабинета, но для такого большого предприятия, как ООО «Лента» этого недостаточно, и нам приходится арендовать здание под архив. Это дополнительные огромные затраты. Но главная проблема: работа с таким бумажным архивом, управление им – дело очень трудоемкое, сложное, затратное и малоэффективное. Компромиссное и верное решение: использовать потенциал своих сотрудников и дополнительно нанять стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота - СЭД.Автоматизация любых рабочих процессов на предприятии всегда оправдывает себя. Не будет исключением и автоматизация учета, обработки, хранения документов. СЭД оптимизирует, совершенствует все рабочие процессы, связанные с бухгалтерскими, финансовыми и прочими бумагами, и делает работу всего предприятия более эффективной. Система электронного документооборота - это полноценная многопользовательская система управления, которая в физическом представлении является большим архивом бухгалтерских документов. Внедрение системы позволяет оптимизировать процессы работы с документами. Организация электронного архива бухгалтерских документов предприятия позволяет создать большую надежную базу данных, где можно не только хранить финансовые бумаги, но и совершать с ними любые операции, которые необходимы для полноценного функционирования системы управления бухгалтерским учетом.Таблица 2.5Задачи, которые решает система электронного документооборота (СЭД)Расчет экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота Оценка эффективности проектов внедрения информационных систем становится обычной практикой, и внедрение системы электронного документооборота не исключение. Тем более наше предприятие уже имеет опыт. Так как с крупными контрагентами по реализации мы уже работаем через СЭД c EDI: Контур, поэтому как с уже сработанными поставщиками программы и их техподдержкой я бы и предложила работать дальше, а также комплексно внедрить СЭД на всем предприятии. СЭД становится все популярнее на российском ИТ-рынке. Но зачастую это узкоспециализированное ПО, разработанное под конкретный перечень задач. Приобретая такой продукт, клиент решает лишь типовые задачи, которые так распространены на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи остаются неразрешенными, а эффект от внедрения близок к нулю. Поэтому для полноценной автоматизации процесса стоит приобретать комплексные системы, которые решат все задачи клиента, учтут все индивидуальные особенности заказчика. В программах электронного документооборота обычно используются высокотехнологичные платформы распознавания, сканирования, обработки бумажных документов. Базовый функционал, который заложен в подобное решение, может легко дорабатываться под потребности любого клиента. Каждый проект когда-нибудь заканчивается успехом или провалом. В особо неудачных случаях руководителям просто надоедает ждать его окончания и они хотят оценить, чего удалось достичь на настоящий момент и стоит ли продолжать внедрение. Но всегда наступает момент, когда возникает желание узнать, какие плоды принес проект. Специалисты утверждают, что оценивать все-таки стоит только реально внедренную систему. Если внедрение не закончено или прошло неудачно, то скорее всего эффект будет низким или вообще отсутствовать. Поэтому, прежде чем расосчитывать отдачу от проекта, нужно понять, действительно ли система внедрена и полноценно вписалась в повседневную работу предприятия. Приблизительно все-таки можно оценить экономический эффект от внедрения СЭД полностью на предприятии. Основные факторы, влияющие на стоимость проекта автоматизации: Количество автоматизируемых бизнес-процессов и необходимый объем доработки типового функционала программного обеспечения. Масштабность внедрения: структура компании, количество автоматизируемых рабочих мест. Объем консалтинговых услуг по вопросам кадрового, бухгалтерского, налогового, управленческого учета, МСФО и др. Стоимость программного и аппаратного обеспечения. Можно сказать, что в организации нет комплексного охвата ЭДО, в бумажном виде создается практически 100% документов. При комплексном внедрении все входящие документы должны переводиться в электронный вид, а исходящие - сразу создаваться в системе, или хотя бы их большая часть. Сократить расход бумаги можно на распечатывании следующих документов: требования накладные, расходные накладные, экземпляры предприятия товарных накладных и счетов-фактур, учитывая, что сейчас можно работать с налоговыми органами через электронный документооборот. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ предполагает возможность составления первичных и сводных документов, как на бумажных, так и машинных носителях информации[2]. На возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что стороны могут обмениваться документами в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском кодексе нет указания на то, что электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал. В связи с этим организация вправе использовать и хранить только электронные документы, которые и будут являться оригиналами. При расчете экономического эффекта, важно учитывать, казалось бы, такую незначительную составляющую, как расход бумаги и тонера. Очевидная экономия достигается, прежде всего, за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу (Таблица 2.6). Как видно из таблицы 2.6, количество используемой, и, соответственно заказываемой бумаги с каждым годом неуклонно растет. ООО «Лента» закупает бумагу у поставщиков по стоимости 188 руб./пачка, то есть в 2016 году предприятие затратило на бумагу на 75 516 руб. больше, чем в 2015 г. Планируется, что при комплексном внедрении СЭД количество, заказываемой бумаги будет сокращено в 2 раза, т.е. планируемая экономия составит: 5 844 / 2 = 2 922 шт. * 188 руб. = 549 336 руб./год. Из-за большого объема, печатаемых документов, нагрузка приходится на принтеры и их расходные материалы. На предприятии на конец 2016 года находится 140 принтеров, средняя цена одного принтера 30 000 руб. 30 000 * 67 140 = 4 200 000 руб. 20 из них подлежали замене (не выдерживают объема печатаемых документов и с периодичностью подлежат своевременной замене). То есть предприятие понесло дополнительные потери: 20*30 000=600 000 руб.Планируется, что при комплексном внедрении СЭД, эти расходы можно будет свести на «нет», нагрузка уменьшится (таблица 3.3). Таблица 2.7 Количество принтеров на предприятии и их стоимостьПосчитаем расход краски для картриджей. Средняя цена 2 000 руб., при заправке 3 раза в месяц получается: 2 000 * 3 * 12 = 72 000 руб. Посоветовавшись с системными администраторами ООО «Лента», выяснилось, что при использовании СЭД на всем предприятии, планируется сокращение этих расходов в 2 раза, т.е. всего 36 000 руб./мес. Посчитаем итог, планируемых сокращений расходов: 549 336+ 600 000 + 36 000 = 1 185 336 руб. Рассчитаем стоимость комплексной установки СЭД на всем предприятии: Количество работников, пользующихся документацией и программой 1С – 175 человек (руководители, специалисты, служащие). Программное средство будет внедрять сторонняя организация. Учитывая наличие на предприятии ООО «Лента» высококвалифицированных системных администраторов и специалистов программного обеспечения стоимость сопровождения программы можно свести к нулю и учитывать ее не будем. Стоимость внедрения составляет 150 000 руб. Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 180 000 руб. Клиентская лицензия на одно рабочее место стоит 4000 руб., то есть 4 000*175=700 000 руб. В итоге капитальные затраты на внедрение составят: К = 150 000 + 180 000 + 700 000 = 1 030 000 руб. (таблица 3.4). Таблица 2.8Расчет стоимости комплексного внедрения СЭДВнедрение программы СЭД окупается примерно за год-полтора работы в компании. К такому выводу пришли эксперты «КОРУС Консалтинг», проанализировав 17 крупных российских проектов по внедрению данной программы. Из наших расчетов, мы можем подтвердить эти исследования. Рассчитаем период окупаемости от внедрения программы на предприятии ООО «Лента»: Берем сумму экономии. Считаем, что на эту сумму за год увеличивается прибыль от обычных видов деятельности. Облагаем прирост прибыли налогом 20 %, получаем увеличение чистой прибыли: 1 185 336 *20% = 237 067,20 руб. → 1 185 336 руб. – 237 067,20 руб. = 948 268,80 руб. Стоимость установки делим на сумму прироста чистой прибыли в год = период окупаемости: 1 030 000 / 948 268,80 =1,1 На предприятии программа окупится за год. Также еще рассчитаем прогнозируемую рентабельность: Rпр - рентабельность продукции; Пр - прибыль; Сс - себестоимость. 948 268,80 руб. / 1 030 000 руб. * 100% = 0,92 Таким образом, можно увидеть точную сумму дохода, полученную под влиянием внутренних факторов. В результате комплексного внедрения СЭД производительность труда в компании повысится в среднем на 15-20%. То есть, например, организация после внедрения системы может либо сократить 20% сотрудников, получив значительную экономию средств на фонде оплаты труда, либо не увольнять сотрудников, но повысить эффективность их труда не менее чем на 20%. Но сокращение сотрудников в ближайшие годы не предполагается, поэтому получить экономию средств на фонде оплаты труда не планируем. А вот эффективность труда действительно значительно повысится. Предприятие ООО «Лента» большое и, соответственно, объем документооборота огромен, на территории предприятия находится 3 архивных помещения, а также один архив предприятие арендует, на чем можно будет дополнительно сократить расходы. При бумажном документообороте работники тратят на поиск необходимых документов около 2 часов в день. При этом в 40% случаях работники не могут найти необходимые документы. Вследствие этого около 10% рабочего времени тратятся безрезультатно. Поиск и ожидание поступления документов отнимает 20% времени сотрудников. Одним из эффектов внедрения СЭД является снижение потерь документов. При бумажном документообороте теряется около 5% всех документов, а на повторное восстановление каждого документа тратится в среднем 2 часа рабочего времени [29]. Прямой эффект от инвестиций в СЭД связан с экономией средств на материалы, а также за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую прибыль для предприятия. А также можно будет распределить обязанности между сотрудниками. СЭД – это система управления документами, позволяющая повышать эффективность электронного документооборота на больших и малых предприятиях. Программа поможет сократить предприятию расходы, разгрузит работников, поможет повысить их эффективность труда, сократит потери документации и время их поиска. Учитывая полезность, функциональность, рациональность и упрощение ведения документооборота, расходы, которые будут затрачены на внедрение программы СЭД можно считать незначительными в сравнении с тем, сколько пользы они принесут предприятию и с учетом того, что они окупятся менее, чем за год. ЗАКЛЮЧЕНИЕВ заключение следует отметить, что управление документооборотом предприятия является важной составляющей работы любой организации. Это объясняется тем, что решение вопросов документооборота призвано максимально упорядочить, систематизировать, улучшить работу предприятия в целом. Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки работы. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Среди способов, направленных на совершенствование документооборота выделяют: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта: сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. В ходе написания работы были получены теоретические и практические навыки в сфере управления документооборотом на исследуемом предприятии ООО «Лента». При этом достигнута поставленная цель и решены следующие обозначенные задачи: -дано определение управление документооборотом предприятия и определена его сущность; -изучена нормативно-методическая база документооборота; -определены общие проблемы управления документооборотом и методы его совершенствования; -дана характеристика организационно–хозяйственной и производственной деятельностям предприятия; -проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия; -рассмотрены и предложены рекомендации по совершенствованию организации и управления документооборотом на предприятии. Актуальность эффективного управления документооборотом в настоящее время очевидна. Это связано с большим ростом документации, затраты времени на их обработку и ведением документооборота. Для улучшения управления документооборотом предприятия считаю целесообразным: -унифицировать и стандартизировать работу с большинством документов на предприятии; -начать работать через электронный документооборот с большим количеством контрагентов; -внедрить программу СЭД для систематизации, улучшения и рациональности работы с документооборотом всего предприятия. Исходя из проведенных исследований и расчетов, можно сказать, что при установке на предприятии ООО «Лента» программы СЭД затраты на ее внедрение окупятся менее, чем за год, и это только учитывая минимальные сокращения расходов, элементарно на бумаге, краске для картриджей и принтерах. За год сокращение общехозяйственных расходов составит 1 185 336 рублей. Из проведенного анализа предприятия можно сказать, что оно вполне успешно, развивающееся, финансово устойчиво и вполне рентабельно. И учитывая, что ООО «Лента» большое растущее предприятие, с современными технологиями, оно всегда будет идти в ногу со временем и не переставать развиваться во всех сферах его производства, а также в совершенствовании документооборота, и использование электронного архива не будет для него исключением. Потому что наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ1. Об информации, информационных технологиях и защитеинформации: Федер. закон [от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, в ред.от 13.07.2015 г.] // Российская газета. – 2006. – 29 июля. – С. 9–13.2. О бухгалтерском учете: Федер. закон [от 06.12.2011]N 402-ФЗ № 69-ФЗ, в ред. от ред. от 26.07.2019 г.// Российская газета. –2011. – 09февраля. – С. 9–12.3. Правила делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти: постановление Правительства РоссийскойФедерации [от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. от 26.04.2016 г.] //Российская газета. − 2009. − 24 июня. − С. 3–6.4.Государственная система документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общие требования к документам и службамдокументационного обеспечения: приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33. – М.: ВНИИДАД, 1991.– 143 с.5.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утратил силу с 01.07.2018 в связи с утверждением нового ГОСТ Р 7.0.97 -2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: СПС «Консультант Плюс». 6.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: СПС «Консультант Плюс». 7.Перечень типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов,органов местного самоуправления и организаций, с указаниемсроков хранения. // [Электронный ресурс]. Режим доступа: СПС «Консультант Плюс». 8.Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу подокументационному обеспечению управления: постановлениеМин.труда РФ [от 25 ноября 1994 г. № 72] // ЦБНТ МинтрудаРоссийской Федерации. – М., 1995. – 26 с.9.Нормы времени на работы по документационному обеспечениюуправленческих структур федеральных органов исполнительнойвласти: Постановление Мин.труда РФ [от 26 марта 2002 г. № 23] - М., 2002. – 113 с.10.Приказ Минкультуры РФ от 31 июля 2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (с изм. от 28 апреля 2011 г.).11. Барановский, В. П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие [Текст] / В. П. Барановский. – Москва: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2012. – 264 с. 12. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления(делопроизводство): учебное пособие для вузов по направлению «Документоведение и архивоведение» и специальности "Документоведение и докумен-тационное обеспечение управления». - 2-е изд., пе-рераб. и доп. - Москва : ИНФРА-М, 2013 .— 304 с.13. Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовкаслужебных документов. - 3-е изд., доп. и перераб. - М., 2010, - 256 с.14. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учебное пособие для вузов по экономическим специальностям; Российская академия государственной службы при Президенте РФ. Сибирская академия государственной службы .- 4-е изд. - Москва : ИНФРА-М, 2011 .- 312 с.15. Клоков, Игорь Владимирович. Эффективное делопроизводство на компьютере. - М. : Питер, 2006. – 236 с. 16. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для вузов по экономическим специальностям.- Москва: Юрайт, 2013 .-576 с.17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) – Изд. 5-е, перераб. и доп. – М. : 2007. 176 с.18. Ларин М. В. Электронные документы в управлении. – М: ВНИИДАД, 2008. – 208 с.19. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. Директор информационной службы [Текст] / А. Пахчанян – 2011. – 315 с. 20. Печникова, Т. В. Практика работы с документами в организации: Учебное пособие для вузов [Текст] / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. – Москва: ЭМОС, 2015. – 208 с. 21. Соколова О. Н. Документационное обеспечение управления в организации : учеб. пособие для вузов по специальности "Антикризисное управление" и др. экон. специальностям / О. Н. Соколова, Т. А. Акимочкина .- М.: КНОРУС, 2010 .- 155 с.22. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизвод-ство) / В. А. Спивак.-2-е изд. - М. [и др.]: Питер, 2010 .- 251 с.23. Стенюков М. В. Делопроизводство в управлении персоналом: Образцы докумен-тов.Рекомендации по составлению с юридической поддержкой / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова.- 4-е изд .- Москва: ПРИОР, 2001 .- 107 с. 24. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. – М. : Приориздат, 2009. 25. Ярошевская Е. Ю. Документационное обеспечение управления : учебное пособие / Е. Ю. Ярошевская; Санкт-Петербургский политехнический университет.Официальный сайт компании ООО «Лента». [Электронный ресурс] Режим доступа: URL: http://www.lenta.com/istoriya/Дата обращения: 12.12.2019Перспективы внедрения автоматизированных технологий в архиве [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.revolution/programming.html Разработка и внедрение электронных архивов [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://efsol.ru/articles/accounting-docflow.html Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства [Электронный ресурс] / В. В. Страстенко. – Режим доступа: http://fb.ru/article/247159/avtomatizatsiya-dokumentooborota-na-predpriyatii-programma-upravleniya-dokumentooborotom-i-deloproizvodstvom