Проектирование бизнес-процесса осуществления контроля и проведение анализа исполнения внешней кредиторской задолженностью на предприятии

Таким образом, были рассмотрены все аспекты методологий IDEF0 и IDEF3 для того чтобы провести полный анализ бизнес-процессов компании ООО “ОТИС”.Рис 2. Графики операции по размещению и оплате заказаРис 3 Графики операций при получении заказа на лифты2УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ2.1 Концепция проекта1. Краткое описание проекта 1.1 Название проекта: Организация процесса планирования в компании ООО “ОТИС”1.2 Суть проекта: Необходимо прописать последовательность действий при согласовании новых заказов, ввести операцию по проверке наличия кредиторской задолженности, а также описать организацию регулярных совещаний по долгосрочному планированию производства.1.3 Бизнес-окружение проекта: один крупный клиентзначительная индивидуализация комплектации - лифт практически полностью может состоять из редких деталей, отсутствующих на складесезонность спроса1.4 Цель и задачи проекта: Целью проекта является формирование бизнес-процесса, обеспечивающего объединение департаментов для эффективной работы, создания единого информационного поля.Задачи проекта:оценить слабые звенья текущего процесса по планированию мощностейразработать схему взаимодействия между отделами1.5. Ключевые показатели целевых результатов проекта: Экономический (финансовый) эффект: количество дней простояпотери от брака1.6. Риски проекта: потеря конкурентного преимущества в связи с увеличением времени ожидания для клиента2. Описание продукта проекта: изменение взаимодействия между подразделениями закупок, производства и продаж3. Ограничения проекта:спрос непостоянен - возможны простои в виду отсутствия заказов3.1. Вехи и ограничения проекта:Описание вехиДата вехиДокументПроект запущен1.06.2021Приказ о запускеКоманда сформирована, обучена14.06.2021Распоряжение, приказ сертификатРазработаны и утверждены устав и концепция проекта21.06.2021КонцепцияУтверждена программа взаимодействия при долгосрочном планировании28.06.2021Программа взаимодействия при долгосрочном планированииУтверждены затраты и финансирование проекта, календарное планирование5.07.2021Смета, график ГантаПрезентация результатов работы команды над проектом12.07.2021ПрезентацияЗапуск проекта19.07.2021Приказ о запускеПлановое окончание проекта26.07.2021Итоговый отчет, приказ о закрытии3.2. Общий бюджет проекта составляет 61тыс. руб., который распределяется на следующие затратные статьи проекта:а) формирование и обучение команды – 10 тыс. руб.;б) оплата за разработку документации по проекту – 5 тыс. руб.;в) представительские затраты (канцелярия и пр.) – 1 тыс. руб.;г) оплата за введение проекта – 30 тыс. руб.;д) премия по результатам реализации проекта – 15 тыс. руб.4. Руководитель проекта и его полномочия4.1. Назначенный руководитель проекта: Иванов ВалерийКонстантинович – руководитель проекта, ответственный за реализацию проекта в срок, в обозначенных пределах и с заданным качеством.4.2. Полномочия руководителя проекта: назначение задач команде проекта и контроль за их исполнением;распределение ответственности и содержания работ для каждого участника команды;установление необходимых коммуникационных связей для реализации проекта;обеспечение выполнения плана проекта;Стейкхолдеры и ресурсы:5.1. Заказчик проекта:отделы производства и закупок5.2. Спонсор проекта: отдел по оптимизации процессов5.3. Команда проекта:представитель отдела по работе с клиентамипредставитель отдела продажпредставитель отдела закупокзаместитель начальника производстваруководитель отдела планирования5.4. Партнеры компании:крупный застройщик ПИК5.5. Прочие сотрудники компании:логисты, отдел качестваТаким образом планируется реализовать проект за 2 месяца силами сотрудников компании за дополнительную компенсацию. Более подробно этапы проекта будут рассмотрены в следующем параграфе.2.2 Планирование и реализация проекта1.1. Определение целей проекта и постановка задачЦелью проекта является формирование бизнес-процесса, обеспечивающего объединение департаментов для эффективной работы, создания единого информационного поля.Задачи проекта:оценить слабые звенья текущего процесса по планированию мощностейразработать схему взаимодействия между отделами1.2. Формирование структуры проектаФормирование структуры проекта начинается с разделения целей проекта на значительно меньшие блоки работ, вплоть до достижения самых мелких позиций, подлежащих контролю. Таким образом, формируется структура декомпозиции работ, устанавливающая логическую связь между ресурсами и объемами работ, которые предстоит осуществить (приложение А).В нашем проекте можно выделить три блока работ:организация регулярных встреч по долгосрочному планированиюсогласование нового заказасхема работы при срочных заказахОрганизационная структура проекта будет представлена пятью специалистами (рисунок 1).Рисунок 1 – Схема взаимодействия между сотрудникамиУ каждого участника проекта будет своя роль, что позволит добиться наилучшего результата. Таблица 1 – Матрица задачных и процессных ролей в команде проектаПроцессная рольЗадачная рольСпециалист по продажамСпециалист по работе с клиентамиСпециалист по планированиюЗакупщикЗаместитель начальника производстваГенератор идейХХКоординаторХМенторХХРазработчик документовХКонтролер реализации проекта в своем отделеХХХХХМетодика RACI является удобным и наглядным средством проектирования и планирования изменений, а именно участия различных ролей в процедурах и задачах процесса (таблица 2).Таблица 2 – Матрица ответственности (методика RACI)Этапы проектаРоли проектаСпециалист по продажамСпециалист по работе с клиентамиСпециалист по планированиюЗакупщикЗаместитель начальника производстваРазработка устава проектаARIРассмотрение и утверждение проектаRCПринятие решения о начале проектаIRРазработка и утверждение концепции проектаAAКалендарное планирование проектаRCПланирование затрат и финансирование проектаICRРазработка и утверждение проектаIIIRIРазработка программы по долгосрочному планированиюRФормирование команды проектаRCОбучение команды проектаCRРаспределение функциональных обязанностейCRCДокументирование и анализ опыта выполнения проектаRРоспуск команды проектаRПрезентация результатов работы по проектуRCIII1.3. Распределение проектных работПлан по вехам – это ключевое событие проекта, последовательность вех проекта с предполагаемыми датами их наступления. Он помогает руководству принять решение о запуске проекта, на его основе осуществляется контроль за его выполнением (таблица 3).Таблица 3 – План по вехамОписание вехиДата вехиДокументПроект запущен1.06.2021Приказ о запускеКоманда сформирована, обучена14.06.2021Распоряжение, приказ сертификатРазработаны и утверждены устав и концепция проекта21.06.2021КонцепцияУтверждена программа взаимодействия при долгосрочном планировании28.06.2021Программа взаимодействия при долгосрочном планированииУтверждены затраты и финансирование проекта, календарное планирование5.07.2021Смета, график ГантаПрезентация результатов работы команды над проектом12.07.2021ПрезентацияЗапуск проекта19.07.2021Приказ о запускеПлановое окончание проекта26.07.2021Итоговый отчет, приказ о закрытииК концу июля 2021 проект должен быть запущен, т.е. все участники бизнес-процесса действуют в соответствии с новым регламентом неукоснительно. 1.4. Формирование команды проекта Принципы формирования команды проекта:участники работают в компании более одного годаналичие опыта проектной деятельности является преимуществомвозможность работать сверхурочно в период с июня по июльЭтапы формирования команды проекта:объявление о наборе командысогласование с руководителямисогласование рабочего расписанияКоманда проекта:1) Руководитель проекта – Специалист по планированию- должностные обязанности руководителя проекта:контроль выполнения плана проектаоперативный поиск решений возникающих проблем2) Специалист по закупкам- должностные обязанности Специалиста по закупкам:составление проектной документацииконтроль ввода новой схемы в отделе закупок3) Специалист по планированию- должностные обязанности Специалиста по планированию:координация процессовконтроль ввода новой схемы в отделе планирования4) Специалист по работе с клиентами, Специалист по продажам- должностные обязанности:контроль ввода новой схемы в отделе продаж2.3 Управление проектом1.1. Управление стоимостью и продолжительностью работРасширенное календарное планирование помогает детально спланировать задачи проекта до уровня отдельных работ.Календарное планирование в управлении проектами представим диаграммой Ганта.Из диаграммы Ганта видно, что работы будут выполняться как последовательно, так и параллельно друг другу, в результате чего длительность проекта составляет48 дней. Круговая диаграмма структуры затрат на проект представлена на рисунке 3.Рисунок 3 – Круговая диаграмма затратОсновная часть затрат - это оплата руководителю проекта, на втором месте - выплата премии сотрудникам по результатам работ.1.2. Управление рисками проектаКачественный анализ рисков включает в себя рассмотрение внешних рисков (связанных с изменением экономической ситуации) и внутренних (связанных с деятельностью по проекту) (таблица 30).Таблица 30 – Риски проекта и пути их преодоленияРискиПричины возникновения рисковМеханизм нейтрализации или сокращения рисковСила воздействияВероятность наступленияСнижение платежеспособного спроса- Понижение уровня доходов населения- Остановка строительства- Повышение общего уровня ценПостоянный поиск новых корпоративных клиентов50,2Снижение планируемых объемов производства- Несвоевременная поставка сырья- Сбои в работе технологического оборудования- Недостаток персонала- Неудовлетворение сроками производства со стороны клиентов- Альтернативные поставщики сырья - Система планово- предупредительных мероприятий - Создание резерва кандидатов - Оперативное реагирование на изменение в кадровом составе60,4Снижение планируемых объемов реализации- Неплатежеспособность контрагентов - Изменение конъюнктуры рынка - Появление большого числа конкурентов - Невыполнение договорных обязательств со стороны покупателя- Проверка контрагентов на платежеспособность - Маркетинговый мониторинг - Постоянный поиск новых корпоративных клиентов80,5Выпуск некачественной продукции- несоблюдение технологического процесса;- нарушений условий хранения деталей или готовых лифтовПри приеме материалов будет осуществляться жесткий контроль, а также соблюдаться условия хранения на территории предприятия 40,3В целом, можно сказать, что уровень риска находится на низком уровне. Возможные риски подходят под классификацию «средний».1.3. Оценка эффективности проектаТаким образом можно прийти к выводу о высокой эффективности (потенциальной) данного проекта - при небольших финансовых вложениях можно достичь значительного положительного долгосрочного эффекта.Проблемы могут возникнуть в связи с потерей такого конкурентного преимущества как скорость выполнения заказа, однако при налаживании с клиентами долгосрочных отношений, в процесс планирования включаются и партнеры, что позволяет все сроки оговорить заранее, с учетом пожеланий всех заинтересованных лиц.ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯВ результате проведенной работы была решена цель исследования - предложены рекомендации по оптимизации процессов компании. Для её решения были решены следующие задачи:проведен анализ текущей организации работы в компаниипредложена альтернативная модель организацииоценена эффективность предложенной моделиОсновная идея новой схемы заключается в настройке взаимодействия между подразделениями, создание единого информационного поля. Оптимизация ERP системы может значительно упростить этот процесс - направления для дальнейшей разработки.Работа состоит из двух блоков - в первой главе представлена технико-экономическая характеристика компании, разработана система мероприятий по оптимизации. Во второй - представлена концепция проекта по внедрению предложенных мер.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫСалихзянова Н. А., Галлямова Д. Х. Методология моделирования бизнес-процессов организации // Вестник Казанского технологического университета. 2012. №5. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/metodologiya-modelirovaniya-biznes-protsessov-organizatsii (дата обращения: 20.03.2021).Кольцова Ольга Владимировна, Меньщикова Вера Ивановна Бизнес-процесс как основа процессного подхода в управлении // Вестник ТГУ. 2008. №5. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/biznes-protsess-kak-osnova-protsessnogo-podhoda-v-upravlenii (дата обращения: 25.03.2021).Акименко Вера Анатольевна Интеграция механизмов совершенствования процесса управления человеческими ресурсами // Статистика и экономика. 2013. №4. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/integratsiya-mehanizmov-sovershenstvovaniya-protsessa-upravleniya-chelovecheskimi-resursami (дата обращения: 25.03.2021).Угрюмова Н. В. Реинжиниринг бизнес-процессов в условиях внедрения современных методов управления предприятием // ТДР. 2010. №6. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/reinzhiniring-biznes-protsessov-v-usloviyah-vnedreniya-sovremennyh-metodov-upravleniya-predpriyatiem (дата обращения: 25.03.2021).Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / Владимир Репин, Виталий Елиферов. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544 с.Cаати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. - М.: Радио и связь, 1989. - 316 с.Робсон М., Уаллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов: Пер. с англ. – М.: Аудит. ЮНИТ, 1997. – 224 с.грюмКулябов Д.С., Королькова А.В. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов: Учебное пособие. - М.: РУДН, 2008. - 173 сН. В. Реинжиниринг бизнес-процессов в условиях внедрения современных методов управления предприятием // ТДР. 2010. №6. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/reinzhiniring-biznes-protsessov-v-usloviyah-vnedreniya-sovremennyh-metodov-upravleniya-predpriyatiem (дата обращения: 25.03.2021).