Аудит документов, регламентирующих управление персоналом в организации

По итогам проведения аудита были сделаны рекомендации: разработать план внесения корректировок в кадровые документы; запросить в МБДОУ штатное расписание по форме № Т- 2; оформить график отпусков по форме № Т-7; рассмотреть предложенные Положения о ведении кадрового документооборота и должностную инструкцию, разработанные в рамках курсовой работы; дооформить незаполненные графы в личных карточках; ознакомить под роспись работников с Положением об оплате труда; принять меры к обеспечению к исключению несанкционированного доступа к документам, содержащих информацию о персональных данных сотрудников; опломбировать Книгу учета движения трудовых книжек голограммой. Данная курсовая работа позволяет сделать вывод о некомпетентности в вопросах ведения и оформления кадровой документации в учреждении . В заключении нужно отметить, что положение по кадровой работе требует более серьезного и внимательного отношения. Так как ведение кадровой документации требует профессионализма, твердых знаний законодательства РФ, изучение новых нормативно-правовых документов, необходимо иметь квалифицированного специалиста по кадрам, отсутствие которого может привести в дальнейшем к большим штрафам и санкциям, как на заведующую, так и на организацию. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВКонституция Российской Федерации [Электронный ресурс]: (принята всенародным голосованием 12.12.2003) (с учетом поправок внесенными Законами о поправках к Конституции РФ от 20.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014№ 11-ФКЗ. – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. Гражданский кодекс Российской федерации. Часть первая (принят Государственной Думой 21.10.1994) [Электронный ресурс]: федеральный закон РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ. – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. Трудовой кодекс Российской Федерации (принят Государственной Думой 21.12.2001, одобрен Советом Федерации 26.12.2001) [Электронный ресурс]: федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020). – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. О персональных данных [Электронный ресурс]: федеральный закон РФ 27.07.2006 № 152-ФЗ. – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. О трудовых книжках [Электронный ресурс]: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [Электронный ресурс]: постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 – Режим доступа: Консультант Плюс, в локальной сети вуза. Журнал регистрации инструктажей по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности [Текст]: документ Службы социально бытового обеспечения, дата начала 01.10.2017. –100 с. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним [Текст]: документ Службы социально-бытового обеспечения, дата начала 01.10.2017. – 100 с. Трудовые книжки [Текст]: документ Службы социально-бытового обеспечения. – 2018 г - 40с. Карсетская Е.В. Трудовые книжки [Текст]: практическое пособие. – АйСи Групп, 2019. – 143 с. Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика [Текст]: практическое пособие. – АБАК, 2019. – 432–с.41. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика – Изд. 3-е, перераб.и доп. – Москва: Альфа-Пресс, 2018. – 320 с. Cooke, T.E. and Kikuya, M. Financial Reporting in Japan: [Text]// Regulation, Practice and Environment. – Oxford, UK: Blackwell Publishing, 1992. Murase, G. The present status of the public accounting profession in Japan [Text]// The Accounting Review. –1962. – Vol. 37, No. 1. – P. 88-91. Shimme, S. Introduction to double entry bookkeeping in Japan [Text]// The Accounting Review. –1937. – Vol. 12, No. 3. – P. 290-295. Гайсина А.В. Проводим внутренний кадровый аудит: [Электронный ресурс]. – Режим доступа:https://www.profiz.ru/kr/1%20_2016/vnutrenniy_audit/, свободный. Рогожина А. Как провести аудит кадровой документации: [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://hr-portal.ru/article/kak-provestihttps://hr-portal.ru/article/kak-provesti-audit-kadrovoy-dokumentacii-svoimi-silamiaudit-kadrovoy-dokumentacii-svoimi-silami, свободный. Аудит кадровой документации: методика проведение подготовительной работы: [Электронный ресурс]. – Режим доступа https://www.sekretariat.ru/article/210316-qqe-16-m5-audit-kadrovoy-dokumentatsiihttps://www.sekretariat.ru/article/210316-qqe-16-m5-audit-kadrovoy-dokumentatsii-metodika-provedeniya-podgotovitelnoy-raboty/metodika-provedeniya-podgotovitelnoy-raboty/, свободный. Организация кадрового делопроизводства: [Электронный ресурс]. – Режим доступа:https://menedzh/vvedenie/, свободный. Внутренний аудит кадровой документации: [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://proverkatruda.ru/2019/01/09/vnutrennij-audit-kadrovojhttps://proverkatruda.ru/2019/01/09/vnutrennij-audit-kadrovoj-dokumentacii/dokumentacii/, свободный. Кадровое делопроизводство. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.audit-it.ru/terms/trudugly/de/kadrovoe_deloproizvodstvo.html, свободный. Кадровик обязан знать, как провести кадровый аудит. Кадровик практика: [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://pravo-vhttps://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html/dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html/, свободный. ПРИЛОЖЕНИЯПРИЛОЖЕНИЕ АПРИЛОЖЕНИЕ БПРИЛОЖЕНИЕ ВПРИЛОЖЕНИЕ ГПРИЛОЖЕНИЕ ДПРИЛОЖЕНИЕ ЕПРИЛОЖЕНИЕ ЖПРИЛОЖЕНИЕ ЗПРИЛОЖЕНИЕ ИПоложение по кадровому документообороту1ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1.Настоящее Положение по кадровому делопроизводству (далее – Положение) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в № 6 (далее – ) Федерального государственного казенного учреждения «Служба социально-бытового обеспечения (далее – МБДОУ) и направлено на совершенствование кадровой работы в . 1.2.Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.3.Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в возлагаются на начальника . 1.4.Начальник определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в , обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству. 1.5.Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Положения, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику. 1.6.Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства определяются должностными инструкциями. 2ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ2.1 В соответствии с действующим законодательством в МБДОУ создаются: приказы (распоряжения); инструкции; трудовые договоры (контракты); акты; протоколы; письма; должностные инструкции; документы по личному составу; и другие документы, которые далее высылаются в ы для исполнения. 2.2 готовит следующие кадровые документы: акты; протоколы; письма; должностные инструкции; документы по личному составу. Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы. 2.3Все виды организационно-распорядительных документов в печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа, общий бланк , бланк распоряжения 2.4Датой документа является дата его подписания. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.). 2.5Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с начальником , при необходимости – с другими структурными подразделениями. Согласование кадрового документа оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 2.6Кадровые документы подписываются руководителем или лицом, исполняющим его обязанности по доверенности, выданной начальником МБДОУ. 2.7На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. 3ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХДОКУМЕНТОВ3.1Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы . Приказ (распоряжение) оформляется на бланке или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается начальником или уполномоченным им лицом. 3.2Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в . Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. 3.3Акт – документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема – передачи трудовой книжки), происходящие в . Акт оформляется на общем бланке . Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается начальником . 3.4Деловая переписка – неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма – запросы, письма – ответы и другие. 3.5Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника . На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником . 3.6Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников , называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки унифицированной формы № Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате. Приказы по личному составу оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые Начальником МБДОУ. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров: прием на работу (форма № Т-1); перевод на другую работу (форма № Т-5); увольнение (форма № Т-8) предоставление отпусков (форма № Т-6); график отпусков (форма № Т-10а); поощрение (форма № Т-11). ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в МБДОУ. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника на работу. Личное заявление работника о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата. На заявлении оформляется виза начальника МБДОУ. Личная карточка работника является документом, содержащим персональных сведениях о работнике в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личная карточка работника хранится в . Автобиография является документом для получения дополнительных данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1 в МБДОУ и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка . Форма № Т-1 Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в МБДОУ, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа № Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника № Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые). Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой № Т-5 издается в МБДОУ и направляется в для исполнения. Форма № Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы начальника и начальника МБДОУ. Приказ о переводе объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в личном деле сотрудника в МБДОУ, копия передается в бухгалтерию . Увольнение работника , т.е. прекращение трудового договора, документируют формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» издается в МБДОУ, копия направляется в бухгалтерию Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении. Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить» указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст. 77 ТК РФ). Проект приказа об увольнении визируют начальником МБДОУ. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в МБДОУ, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой № Т-6 в МБДОУ. Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в . По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечения 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника: женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма № Т-10а), утверждаемым начальником МБДОУ не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала. Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой № Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед МБДОУ и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.) Подлинник приказа остается на хранение в , на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку формы № Т-2 работника Общества. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции начальника . Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. Первый экземпляр приказа остается на хранение в в деле приказов. До применения взыскания должно быть затребовано от работника объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения на основании объяснительной записки работника для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания. 5ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ5.1Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изменениями от 06.02 2004 г.) и хранятся в . 5.2.Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе. Все личные дела сотрудников хранятся в МБДОУ. 5.2.1 Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. 5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность. 5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копия документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристика или рекомендательное письмо; заявление о приеме на работу; трудовой договор (контракт); копия приказа о приеме на работу. В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности: подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.); характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.). 5.2.4 Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно. 5.2.5 Личные дела хранятся в МБДОУ как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника МБДОУ. 5.3.Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава хранятся в . К учетным документам относятся: личные карточки формы № Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов на отпуск; журнал регистрации входящей документации; журнал регистрации исходящей документации; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 5.3.1 Личная карточка работника оформляется унифицированной формой № Т-2 и хранится в организации . Личная карточка заполняется работником в одном экземпляре, формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке. 5.3.2 Работник в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет. 5.4.При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст. 62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения. Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч. 2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89 ТК РФ). Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАВся поступающая в корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. Документы, подписанные руководителем МБДОУ, регистрируются в журнале исходящих документов, и рассылаются по м, где они регистрируются в Журнал входящих документов. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛОрганизация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве, и их передачу в Центральный архив МБДОУ в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. С момента заведения и до передачи в Центральный архив МБДОУ дела хранятся по месту их формирования Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта – заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя или МБДОУ, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ ВЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МБДОУ8.1Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в Центральный архив МБДОУ и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов. Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. 8.2На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. 8.3Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив. Передача дел производится по описям. УТВЕРЖДАЮ: ПРИЛОЖЕНИЕ КНачальник МБДОУ №21 «Теремок»г. Ханты-Мансийск _________________ (личная подпись) «___»___________ 20__ г. Должностная инструкция Администратора 1ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1Администратор подчиняется непосредственно начальнику. 1.2Администратор назначается и освобождается от занимаемой должности начальником. 1.3На должность администратора принимается лицо, имеющее высшее, либо среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю. 2ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИАдминистратор: 2.1.Обеспечивает организацию и осуществляет руководство хозяйственной и производственной деятельности вверенных ему объектов питания. 2.2.Обеспечивает рациональную организацию технологических процессов приготовления и отпуска пищи, подбор и расстановку кадров, совершенствование форм и методов обслуживания посетителей, эффективное использование торгово-технологического оборудования, производственного и мерного инвентаря, столовой посуды и приборов. 2.3.Составляет заявки на необходимые материальные средства статьям расхода, продовольственные товары, полуфабрикаты и сырье, обеспечивает их своевременное поступление, контролирует их ассортимент количество и сроки их поступления и реализации. Совместно с начальником склада, заведующим производством организует регулярный контроль качества сырья, поступающего в , соответствующих его требованиям стандартов, не допуская использования для приготовления блюд недоброкачественного сырья. 2.4.Совместно с представителями организации, занимающихся ремонтом и обслуживанием технологического оборудования, осуществляет осмотр на предмет безопасной эксплуатации и списания неисправного и выслужившего сроки эксплуатации, морально-устаревшего оборудования с оформлением дефектных актов. 2.5.При производстве ремонта и технического обслуживания технологического и холодильного оборудования представителями обслуживающей организации контролирует выполнение ими работ, замену деталей, узлов и агрегатов. 2.6.Обеспечивает соблюдение персоналом санитарных требований, правил личной гигиены, своевременное прохождение медицинских осмотров. 2.7.Контролирует соблюдение правил охраны труда, пожарной и электробезопасности, проводит инструктажи с занесением сведений в Журналы. 2.8.Обеспечивает выполнение предписаний надзорных органов и учреждений. 2.9.Выполняет все поручения начальника . 3ПРАВА3.1.Администратор имеет право подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 3.2.Вносить на рассмотрении начальника представления о назначении, перемещениях и освобождении от занимаемой должности работников. 4 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ4.1Администратор несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством и нормативными актами РФ. 4.2 За правонарушения, совершенными в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ, за соблюдение трудовой дисциплины работниками. 4.2За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3За последствие своих действий и принимаемых решений при выполнении должностных функций. 4.4За соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной и электробезопасности, в том числе и сотрудников. 5ДОЛЖЕН ЗНАТЬ 5.1Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации и технологии производства продукции общественного питания. 5.2Действующие ГОСТы и ТУ, методы определения качества сырья, продукции собственного производства, сроки их хранения и реализации. 5.3Современные виды механического, теплового и холодильного оборудования, принципы работы, технические характеристики, условия и сроки его эксплуатации. 5.4Производственную санитарию и гигиену. 5.5Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты и требовать их соблюдения от сотрудников . Начальник «___»________2020 г. ______________ / / С регламентом ознакомлен: «___»________2020 г. ______________ / /