Органиация работы с информационно-справочными документами в ОНКС

Пути совершенствованияработы с информационно-справочными документами в ОНКСДля совершенствования документооборота на предприятии необходимо учесть требования к новой модели управления внутренним документооборотом, принять во внимание рекомендации, предлагаемые в нормативно-технической документации и других источниках литературы, а также дать советы по установке регламента ведения документации. Внедрение системы электронного документооборота позволит контролировать соблюдение регламента сотрудниками предприятия и давать оценку уровню исполнительской дисциплины в коллективе.Внедрение системы электронного документооборота и новая организация делопроизводства на предприятии позволят реализовать разработанную модель информационных потоков управления внутренним документооборотом в выбранной системе «1С:Документооборот». Средствами предлагаемого программного продукта достигаются [3]: ‒ сокращение времени работы с документами и уменьшение трудозатрат на их обработку за счет использования готовых шаблонов и настроенных по каждому виду документа маршрутов, ‒ проверка исполнения и сроковый контроль выполнения задач с помощью встроенных инструментов ‒ исключение дублирования документов за счет автоматического присвоения регистрационных номеров системой и установленных настроек нумераторов, ‒ исключение вероятности нарушения конфиденциальности, благодаря разграничению доступа к документам с использованием настроек прав доступа, созданию рабочих групп и использованию ролевой маршрутизации документов, ‒ ведение истории работы с объектами системы и хранение версий с использованием функций версионирования и отслеживания историй по задачам, ‒ снижение потерь документов, ‒ сокращение количества бумажных копий. Основной применяемый комбинированный подход, предлагаемый в данной работе, позволяет автоматизировать маршруты движения документов с минимальным количеством действий пользователя в системе. Комбинированное решение может применяться для различных видов документов, при этом не требуя большого числа изменений в настройках. Данный подход подразумевает совокупность следующих аспектов:‒ построение уникальных маршрутов по конкретным видам документов с учетом настроенных условий, ‒ реализация автоматических действий (например, отправка на регистрацию или на рассмотрение после наступления заданного события) настройкой механизма бизнес-событий, ‒ установка автозаполняемых шаблонов по видам документов, ‒ автоматическое заполнение рабочих групп, определяющих участников работы с документом, ‒ поддержка электронного документооборота без использования бумажных экземпляров информационно-справочных документов. Настроенная маршрутизация документов представляет определенную последовательность действий и учитывает особенности документов и протекающих процессов. Каждый вид документа имеет уникальные настройки маршрутов. Реинжиниринг процессов обработки информационно-справочных документов подразумевает множество изменений, в том числе и в их перемещении при выполнении различных действий.Для отдельных видов документов могут устанавливаться настройки автозапуска процессов и автоматического прохождения регистрации и согласования. В системе реализовано автоматическое заполнение шаблонов с занесением основных и дополнительных реквизитов в активные поля документа формата Word с учетом предъявляемых в стандартах организации требований к оформлению шаблонов. Разработка новой модели и похода к ее автоматизации типовыми средствами программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» позволят учитывать особенности осуществляемой предприятием деятельности и оперативно получать информацию. Преимуществом разработанной модели и предлагаемого подхода является автоматизация работы с документами путем подбора различных параметров без использования доработок конфигурации «1С:Документооборот». Использование стандартных средств позволяет разрабатывать маршруты движения документов так, чтобы время, затрачиваемое на создание, обработку, передачу, поиск документов, было сокращено, была возможность определить, на какой стадии находится документ, его статус и местонахождение, отследить этапы, на которых возникают ошибки и задержки при работе с документами, а также вероятность потерь документов и утечки информации стремилась к нулю.ЗаключениеПредоставление необходимой информации для целей управления предполагает создание системы информационно-справочного обеспечения управления. Информационно-справочное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. Посредством информационно-справочного обеспечения осуществляется распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решенийУправление делопроизводством некоммерческих организаций опирается на основные законы и положения общего делопроизводства. В связи с этим разработанные подходы к организации делопроизводства на данный период времени не всегда четко сформулированы и широко применяются управляющими органами некоммерческих организаций. Таким образом, современная законодательно-правовая и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления некоммерческой организацией представлена документами федерального уровня, уровня субъекта Российской Федерации и местного самоуправления. Деятельность некоммерческих организаций должна быть обеспечена упорядоченным ведением документации, информации о членах организации, важных принимаемых управленческих решений, возможности предоставить документацию в уполномоченные органы власти и профильные структуры.Список используемых источниковГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – М.: Стандартинформ, 2018. – 32 с.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с. Документирование управленческой деятельности предприятия : учебное пособие / Л. П. Горобцова, И. С. Цыганков. – СПб. : Изд-во СПбГЭУ, 2015. – 79 с. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; М.: Инфра-М — Москва, 2015. — 288 c.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); М.: Управление персоналом — Москва, 2015. — 200 c.Матвеева Г.В. Информационно-документные коммуникации в управленческой деятельности организации / Г.В. Матвеева, Э.Х. Тимуршина // Документ в социокультурном пространстве региона: теория, история и современность: материалы докл. II Межрегион. заоч. науч.-практ. конф. (20 апреля – 20 июня 2019 г.) / Казан. гос. ин-т культуры; сост. Г.В. Матвеева; науч. ред.: А.Р. Абдулхакова, Г.М. Кормишина. – Казань, 2019. – С.38.Санкина Л. В. Контроль исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2017. - № 2. – 34 с.Суровцева Н.Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения. // Вестник архивиста. – № 1. – 2019. – С. 102-113. Ульянцева С.Э. 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 4-я редакция. – М: 1С, 2018. – 318 с. Ульянцева С.Э. Методология постановки документооборота как значимая часть автоматизации. // Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее: материалы Третьей Международной практической конференции, посвященной памяти профессора Т.В. Кузнецовой. – 2017. – С. 21- 28. Усманова, Н. Р. Документооборот предприятия / Н. Р. Усманова. — М.: Приор, 2015. — 400 c.Яшина Н.Г., Камалиев Б.И. Интернет-портал как инструмент информационного взаимодействия // Современные исследования основных направлений гуманитарных и естественных наук: сб. науч. тр. Междунар. науч.-теор. конф. / Казан. кооперативный институт (филиал) АНО ОВО ЦС РФ «Российский университет кооперации».––Казань, 2017. –– С. 133-135.