Автоматизация ведения документации и отчетности предприятия

Угрозами технического характера являются:- ошибки в работе программного обеспечения;- проведение внешних DoS- и DDoS-атак;- действие вредоносного программного обеспечения;- осуществление несанкционированного съема информации;- активность сетевых угроз.Мерами защиты от угроз халатности сотрудников могут быть:- максимальное понижение уровня доступа пользователя на рабочей станции;- регламентация временных параметров работы неактивных сеансов;- принятие нормативных документов и определение ответственности пользователей за нарушение регламентов информационной безопасности.Низкая квалификация Зачастую вследствие низкой квалификации пользователю затруднительно понять, с чем он имеет дело; из-за этого даже программные продукты с достаточной степенью защищённости предполагают необходимость тонкой настройки со стороны администраторов безопасности. Таким образом, защитой от угроз, обусловленных недостаточностью квалификации персонала, могут быть:- проведение технических учеб со специалистами по вопросам информационной безопасности;- включение вопросов по информационной безопасности при аттестации сотрудников;- оценка квалификации сотрудника при принятии на работу или кадровом перемещении.Архитектура защиты информации определяется структурой телекоммуникационной сети предприятия, типом обрабатываемой информации, моделью нарушителя. таким образом, средства защиты информации необходимо выбирать в соответствии с актуальными угрозами. Выбор оптимальных решений в области защиты информации необходимо производить на основании результатов моделирования угроз с использованием соответствующего математического аппарата. 2.3. Обоснование выбора средств разработки Это перенести в раздел, где описание существующих решений и обоснование выбора (выше)Основными требованиями к среде разработки системы автоматизации учета расчетов с подотчётными лицами являются:совместимость с подсистемами бухгалтерского учета, Учета кадров и логистики (что в условиях исследуемой компании реализовано на платформе «1С: Предприятие);корректность функционирования в ОС Windows;отсутствие необходимости в дополнительных затратах на приобретение программной платформы;обеспечение необходимых параметров быстродействия в рамках эксплуатации системы;отсутствие необходимости установки дополнительных программ на рабочие места пользователей при развертывании систем;отсутствие необходимости переподготовки администраторов;наличие встроенной системы безопасности приложения;скорость разработки приложения.Сравнительная характеристика наиболее распространенных средств разработки в соответствии с указанными критериями приведена в таблице 12.Таблица - Сравнительная характеристика наиболее распространенных средств разработки1С: ПредприятиеMS Visual StudioQt CreatorСовместимость с приложениями на платформе 1сПолноеНетНетКорректность функционирования в ОС WindowsПолнаяПолнаяПолнаяОтсутствие необходимости в дополнительных затратах на приобретение программной платформыДаДаДаБыстродействиеОптимальноПриемлемоПриемлемоОтсутствие необходимости установки дополнительных программ на рабочие места пользователейДаНетДаОтсутствие необходимости переподготовки администраторовДаНетНетНаличие встроенной системы безопасности приложенияДаНетНетСкорость разработки приложенияОптимальноПриемлемоПриемлемоВ таблице 12 показано, что оптимальным решением для создания системы автоматизации является система «1С: Предприятие», так как в ней реализованы сервисы совместимости с ИС бухгалтерского учета, кадров и др., оптимальные характеристики быстродействия приложений и скорости их разработки.2.4. Описание разработанногоприложения(Здесь надо описать разработанную систему с точки зрения применения пользователем, как инструкция для пользователя. Одних рисунков мало.)Далее приведем описание разработанной конфигурации в среде «1С: Предлприятие 8.3». На рисунке 14 приведена главная форма разработанного приложения.Рисунок – Главная форма приложенияНа рисунках 15-16 приведен справочник подотчетных лиц.Рисунок – Справочник подотчётных лиц (добавление)Рисунок – Справочник подотчётных лиц (список)На рисунке 17 приведен справочник статей расходов.Рисунок – Справочник статей расходов (список)На рисунке 18 приведен документ «Заявка на выдачу средств под отчёт».Рисунок – Документ «Заявка на выдачу средств под отчёт»На рисунке 19 приведена печатная форма данного документа, на рисунке 20 – форма списка документов.Рисунок – Документ «Заявка на выдачу средств под отчёт» (печатная форма)Рисунок – Документ «Заявка на выдачу средств под отчёт» (список)На рисунке 21 приведен режим ввода авансового отчета о расходовании средств.Рисунок – Документ «Авансовый отчет» (режим ввода)Как показано на рисунке 21, в документе доступен ражим расчета текущей задолженности подотчетного лица. На рисунке 22 приведена печатная форма авансового отчета.Рисунок – Документ «Авансовый отчет» (печатная форма)На рисунке 23 приведен список введённых авансовых отчетов.Рисунок – Документ «Авансовый отчет» (режим списка)На рисунке 24 приведен отчет по задолженности подотчётных лиц.Рисунок – Отчет по задолженности подотчётных лицНа рисунке 25 приведен отчет по структуре затрат по статьям.Рисунок – Отчет по структуре расходов по статьямНа рисунке 26 приведен отчёт по расходам подотчётных лиц.Рисунок – Отчет по структуре расходов подотчётных лицЭто уже совсем другое описание – это описание процесса процесса разработки. Надо вынести в отдельный параграф, перед описанием разработанной системы и добавить пояснительный текст. Далее приведем краткое описание проектирования конфигурации. На рисунке 27 приведен реквизитный состав справочника подотчётных лиц. На рисунке 28 приведён конструктор формы ввода авансовых отчетов, на рисунке 29 – режим работы с обработчиком расчета суммы текущей задолженности подотчётного лица.Рисунок – Структура справочника подотчётных лицРисунок – Структура формы документа «Авансовый отчет»Рисунок – Обработчик событий для формы «Авансовый отчет»На рисунке 30 приведен конструктор документа «Заявление на выдачу средств».Рисунок – Структура документа «Заявка на выдаче средств»На рисунке 31 приведен конструктор отчета по задолженности по авансовым отчетам.Рисунок – Конструктор отчета по задолженности по авансовым отчетамВ проектной части выполнено создание информационной модели учета расчетов с подотчетными лицами: определен перечень информационных объектов, их реквизитный состав. далее проведено построение логической модели. В качестве средства разработки системы выбрана «1С: Предприятие». В реализованной системе предусмеотрены возможности работы со справочной, оперативной информацией, формирование отчётности в соответствии с поставелнными задачами. Таким образом, все поставленные задачи проектирования реализованы.3. Оценка экономической эффективности проекта3.1 Эффективность применяемой модели расчета с подотчётными лицамиВ процессе разработки и внедрения нового программного продукта для автоматизации учета расчётов с подотчетными лицами требуется вложение материальных средств, а также отвлечение специалистов. В случае привлечения финансовых и материальных средств необходима гарантия обеспечения окупаемости и прибыльности проекта [21]. Именно вследствие этого возникает необходимость оценки параметров экономического эффекта от внедрения системы. Обоснование экономического эффекта проектного варианта обработки данных позволяет выявлять степень необходимости и целесообразности затрат, вложенных в создание и реализацию новой информационной системы в условиях ИП ШУМЕНКО А.В.; проводить оценку срока окупаемости затрат, вложенных в создание программного продукта в сравнении его с существующими нормативами; определить степень влияния внедренного решения на технико-экономические результаты работы компании. В настоящее время существуют следующие направления проведения оценки экономической эффективности проекта автоматизации [9]:проведение сравнения вариантов организации при использовании различных систем обработки экономических данных по комплексу задач (например, проведение сравнения системы обработки данных, предлагаемых в проекте, с используемой технологией); сопоставление вариантов реализации базы данных по комплексу задач;сопоставление различных вариантов при организации технологического процесса по сбору, передаче, обработке и выдаче данных; сопоставление технологий по проектированию систем, используемых в процессе обработки экономической информации; сопоставление технологий внутримашинной обработки данных.Экономический эффект при внедрении системы достигается за счет сокращения трудозатрат специалистов при выполнении технологических операций.Оценка эффективности проводится путем сравнения вложенных средств в реализацию проекта с последующим сравнением с полученным выигрышем по трудозатратам специалистов на выполнение автоматизированных операций в денежном выражении. Проект признается эффективным при выявлении превышения полученного эффекта над вложенными затратами [7].При разработке проекта автоматизации технологии сопровождения заказов был составлен календарный план внедрения автоматизированной информационной системы, представленный в таблице 13.Таблица - Хронологический порядок внедрения программного продукта в технологию работы Формат текста названия и внутри таблицыНазвание задачиДлительностьНачалоОкончаниеНазвания ресурсовАнализ предметной области5 днейЧт 10.04.21Ср 16.04.21 Изучение функций специалистов2 днейЧт 10.04.21Пт 11.04.21ИТ-специалист; Бухгалтер Моделирование бизнес-процессов2 днейПн 14.04.21Вт 15.04.21ИТ-специалист; Бухгалтер Постановка задач автоматизации1 деньСр 16.04.21Ср 16.04.21ИТ-специалист; БухгалтерРазработка технического задания3 днейЧт 17.04.21Пн 21.04.21ИТ-специалист; БухгалтерРеализация информационной системы21 днейВт 22.04.21Вт 19.05.21ИТ-специалист; Бухгалтер Выбор средств разработки3 днейВт 22.04.21Чт 24.04.21ИТ-специалист; Бухгалтер Разработка ПО7 днейПт 25.04.21Пн 04.05.21ИТ-специалист; Бухгалтер Тестирование приложения5 днейВт 05.05.21Пн 11.05.21ИТ-специалист; Бухгалтер Развертывание ПО6 днейВт 12.05.21Вт 19.05.21ИТ-специалист; БухгалтерОпытная эксплуатация5 днейСр 20.05.21Вт 26.05.21ИТ-специалист; БухгалтерРазработка документации8 днейСр 27.05.21Пт 08.06.21ИТ-специалист; Бухгалтер Разработка руководства пользователя4 днейСр 27.05.21Пн 04.06.21ИТ-специалист; Бухгалтер Разработка руководства администратора2 днейВт 05.06.21Ср 06.06.21ИТ-специалист; Бухгалтер Оформление акта приемки2 днейЧт 07.06.21Пт 08.06.21ИТ-специалист; БухгалтерПервоначально производится анализ специфики технологии учета расчетов с подотчетными лицами, специфики работы с документами. На этом этапе задействован ИТ-специалист, а также сотрудники профильного отдела. Документация для разработки проекта предоставляется специалистами по учету расчетов с подотчётными лицамиИП Шуменко А.В., другими структурными подразделениями, руководителем компании. Также проводится оценка возможностей внедрения готовых программных решений, либо самостоятельной разработки информационной системы специалистами компании.В рамках реализации проектной части проводится проектирование структуры информационной системы (определяется перечень информационных объектов, их свойства, построение логической и физической моделей).Четвертый этап – приобретение информационной системы, в данном случае – разработка программного решения для работы с информационной системой учета расчетов с подотчетными лицами. Задействован разработчик ПО.Следующий этап – опытная эксплуатация программного продукта –разработанное программное обеспечение устанавливается на тестовые рабочие станции и происходит проверка всего функционала программы с целью выявления ошибок в её работе, соответствия заявленной технологии, определения возможностей усовершенствования. На данном этапе задействованы: руководитель организации, специалист отдела бухучета, автор данного проекта.На последнем этапе после исправления неточностей в работе, выявленных в ходе опытной эксплуатации, происходит внедрение программного продукта в промышленную эксплуатацию через развертывание базы данных, установку программы на рабочие станции пользователей. Задействован разработчик данного проекта.3.2 Расчет параметров экономической эффективностиПроведем оценку средств, необходимых для реализации проекта автоматизации.Оценка трудовых затрат.Для реализации проекта привлечены:- Разработчик программного обеспечения;- Специалист отдела бухучета;- Экономист.В таблице 14 приведена оценка трудозатрат специалистов, привлеченных к реализации проекта автоматизации.Таблица - Оценка трудозатрат специалистов, привлеченных к реализации проекта автоматизации №СпециалистКоличествоЧасовая заработная плата, руб.Количество часовИтого, руб.1ИТ-специалист125080200002Специалист отдела бухучета522030330003Экономист227084320Итого 57320Расчет сумм страховых взносов (30% фонда заработной платы):S1 = 0.3*57320=17196 руб.Учет оплаты за электроэнергию.При работе над проектом предполагается использование компьютерной техники, установленной на рабочих местах специалистов. Количество часов использования компьютерной техники составляет 150. Потребляемая мощность – 0,6кВт. Тариф за 1кВт*ч составляет 4 рубля.Расходы на электроэнергию составляют:S2 = 0.6*150*4 = 3600 руб.Расходы на материалы, включающие бумагу, канцелярские товары, картриджи и др. зарезервированы в размере 10000руб.Также необходимо приобретение лицензий на систему «1С: Предприятие» на необходимое количество рабочих мест на сумму 48000руб.Таким образом, общая величина затрат на создание программного обеспечения составляет: 57320+17196+3600+10000+48000=136116 руб.Далее проведем оценку сокращения трудозатрат на выполнение основных технологических операций на рабочих местах специалистов ИП ШуменкоА.В.(таблица 15).Таблица - Оценка сокращения трудозатрат на выполнение основных технологических операций на рабочих местах специалистов ИП ШуменкоНаименование операцииКоличество операций в годВремя выполнения по базовой технологии, час.Время выполнения по внедряемой технологии, час.Сокращение временных затрат на одну операциюОбщее снижение трудозатратУчет статей расходов7000.50.050.45315Учет авансовых отчетов6000.50.050.45270Учет заявлений на выдачу средств под отчет12000.50.050.45540Отчет по статьям расходов1240.23.845.6Формирование отчета по задолженности1240.23.845.6Формирование сводного отчета1240.23.845.6Итого 1261.8Таким образом, оценка годового сокращения затрат на реализацию проекта составляет 1262 часа. В денежном выражении (при средней часовой сумме заработной платы специалистов, использующих ПО в 200 руб.) величина экономии составляет 252400руб.Период окупаемости проекта:Далее проведем оценку внутренней ставки доходности проекта c использованием функции ВСД, аргументы которой приведены на рисунке 33.Рисунок - Аргументы функции ВСДРасчет суммы ВСД показывает величину доходности 11%, что превышает величину ключевой ставки, составляющей 5%. таким образом, проект внедрения системы можно признать эффективным.Вывод по разделуЭкономический эффект от внедрения системы связан с сокращением трудозатрат на выполнение основных технологических операций по учету расчетов с подотчетными лицами. В рамках проведенной оценки показано, что затраты, вложенные в реализацию проекта, будут возвращены через повышение эффективности работы сотрудников и снижение трудозатрат на выполнение основных технологических операций. Внутренняя ставка доходности проекта соответствует 11%, срок окупаемости – 6,5 мес., что является приемлемым результатом в условиях ИП Шуменко А.В.Таким образом, проект внедрения системы учета расчетов с подотчетными лицами в деятельность компании можно считать эффективным.ЗАКЛЮЧЕНИЕС целью автоматизации процесса учета расчетов с подотчётными лицами спроектирован и разработан программный продукт в формате «1С: Предприятие»Для этого были выполнены следующие задачи: - проведен аудит существующей системы учета расчетов с подотчётными лицами;- составлено техническое задание;- на основе анализа специфики поставленных задач и Ит-инфраструктуры компании выбрано средство реализации системы «1С: Предприятие»;- разработано программное обеспечение для решения поставленных задач;- составлена документация (Руководство пользователя и администратора)- профеден анализ экономической эффективности.Основная задача данного проекта- автоматизировать работу ИП Шуменко А.В., создав проект автоматизированного рабочего места специалиста по ведению документации и формированию отчетности по учету расчетов с подотчетными лицами. Результатом выполнение данного проекта является создание приложения для работы с базами данных, которое учитывает все особенности процесса планирования и расходования финансовых ресурсов исследуемой компании.В процессе проектирования была представлена организационная структура предприятия и автоматизируемого отдела, функциональная модель задач, таблица параметров, состав информационной системы. В ходе проведенного анализа бизнес-процессов были определены недостатки существующей технологии учета расчетов с подотчетными лицами, связанные с ошибками в определении цены реализации готовой продукции, невозможностью автоматического расчета затрат по различным статьям в рамках осуществления служебных функций подотчетными лицами. В постановке задачи была описана экономическая и организационная сущность задачи, было составлено формализованное описание первичных и результатных показателей, а для работы с условно-постоянной информацией были разработаны классификаторы справочников.В данной работе представлены формуляры первичных и результатных документов.Автоматизированный вариант решения задачи позволил: буквы, запятыеснизить время обработки информации;снизить трудовые и стоимостные затраты на обработку данных;оптимизировать трудозатраты сотрудников отчета бухучета;увеличить число клиентов.По итогам третьей главы данного проекта были рассчитаны технико-экономические показатели оценки эффективности внедрения автоматизации.Показатели эффективности отображают, что реальная денежная выгода от внедрения программного продукта довольно велика, а уменьшение трудозатрат делает проект наиболее привлекательным, что обеспечит общую эффективность внедряемой разработки. Это перенести в выводы по третьей главеПерспективами развития проекта может стать расширения функционала программного приложения, а именно создание и установки связи с АРМами других сотрудников ИП Шуменко А.В.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВАбросимова, М.А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: Учебное пособие. - М.: КноРус, 2013. - 248 c.Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Проектирование информационных систем: учебно-методическое пособие. - Казань: Университет, 2014. – 200с. Баранников Н. И., Яскевич О. Г. Современные проблемы проектирования корпоративных информационных систем. - Воронеж: Воронежский государственный технический университет, 2014. - 237 с. Барановская Т.П., Яхонтова И. М., Вострокнутов А. Е., Иванова Е. А. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие. - Краснодар: КубГАУ, 2016. - 152 с. Баранчиков А. И. Синтез информационных структур хранения данных на основе анализа предметных областей. - Рязань: РГУ, 2014. - 229 с. Деменков, М.Е. Современные методы и средства проектирования информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2015. – 89с.Инюшкина О. Г. Проектирование информационных систем: (на примере методов структурного системного анализа): учебное пособие: Форт-Диалог Исеть, 2014. - 240 с.Кашаев С. 1С: Предприятие 8.3: программирование и визуальная разработка на примерах. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2015. - 336 с.Костикова А. В. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие. - Волгоград: ВолгГТУ, 2016. – 110 с.Микляев И. А. Универсальные объектно-ориентированные базы данных на реляционной платформе. – Архангельск: ИД САФУ, 2014. – 223с.Надейкина Л. А. Программирование. Обобщенное программирование: учебное пособие. - Москва: Московский государственный технический университет ГА, 2019. - 80 с.Некрасов В. Н., Архипова О. И. Информационно-коммуникационные технологии управления и особенности разрешения их противоречий: монография. - Ростов-на-Дону: Профпресс, 2014. – 105 с.Ощенко И. А. Азбука программирования в 1С: Предприятие 8.3. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2015. - 284 с. Радченко М. Г., Хрусталева Е. Ю. 1С: Предприятие 8.3: практическое пособие разработчика. - Москва: фирма 1С, 2016. – 926с.Терехова А. Е. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие. - Москва: Изд. дом ФГБОУВО "ГУУ", 2016. - 96 с.Широкова Е. В. Разработка простых отчетов в "1C: Предприятие 8.3" с использованием системы компоновки данных: учебное пособие по дисциплине "Модуль аналитической отчетности в КИС 1C: Предприятие". - Калуга: Манускрипт, 2017. - 83 с.Шичкина Ю. А. Методы построения схемы и выполнения запросов в базах данных. - Санкт-Петербург : Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2016. - 205 с.Щеглов, Ю.А. Информационные системы и процессы. - Новосибирск: НИНХ, 2015. - 251 с.