Особенности организации учета и аудита на малом предприятии.

Кроме того, персонал может не всегда правильно понимать, как выполнять и/или документировать ту или иную операцию. Зачастую установленные процедуры просто игнорируются. Менеджеры малых предприятий (и ООО «Центр-Гранд» здесь не является исключением) не имеют достаточного времени и ресурсов для проверки исполнения всех заданий, данных подчиненным. Кроме того, для подобных проверок часто необходимы специфические инструменты. Своевременно необнаруженные недостатки в работе и отклонения от установленного порядка могут привести к печальным последствиям для компании.
Постепенно руководство ООО «Центр-Гранд» пришло к мысли, что проверку деятельности отдельных подразделений, сотрудников, отделов лучше проводить силами специально выделенных для этого специалистов. Внутренние аудиторы должны хорошо знать специфику бизнеса, а также все внутренние политики, регламенты, процедуры. Проверяющие должны быть независимы от проверяемых отделов и неподконтрольны им.
Задачи внутренних аудиторов в ООО «Центр-Гранд» можно свести к следующему:
обеспечить защиту от ошибок и злоупотреблений
определить “зоны риска”
просчитать возможности устранения будущих недостатков или недостач
идентифицировать и “усилить” слабые места в системах управления
найти те контроли в системе управления, которые не работают или работают недостаточно эффективно
Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшим руководством компании. Обычно в обсуждении участвуют генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер.
Внутренние аудиторы должны ориентироваться прежде всего на нужды и предложения заказчиков. С учетом требований последних и определяются процедуры внутреннего аудита.
Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению предприятием, прежде всего контрольные.
Создание эффективной системы внутреннего аудита в коммерческой организации позволяет:
обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и поступательное развитие организации в условиях жесткой конкуренции
максимально эффективно использовать трудовые и финансовые ресурсы организации, увеличивать и развивать ее потенциал
своевременно выявить и нивелировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении организацией
сформировать адекватную постоянно меняющимся рыночным условиям систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде
В ООО «Центр-Гранд» зонами риска считается правильность распределения затрат, а также соблюдение менеджерами по продажам и партнерами ключевых показателей деятельности. Поскольку премии менеджеров по продажам прямо пропорциональны величине ключевых показателей деятельности, то у них неизбежно возникает искушение эти показатели завышать.
В качестве внутреннего аудитора в ООО «Центр-Гранд» обычно выступает помощник руководителя или учредители. Они не связаны ни с одним из отделов и, соответственно, являются наиболее независимыми лицами.
Иногда проводится кросс-проверка отделов. В этом случае сотрудники одного отдела проверяют обоснованность и целесообразность расходов другого отдела. Это помимо прочего способствует лучшему пониманию коллегами специфики деятельности друг друга и функционирования бизнеса в целом. Впрочем, в ООО «Центр-Гранд» такие проверки проводились всего 2 раза, последний раз – в кризисном 2008 г.
Внутренний аудитор призван оценить адекватность систем контроля. Практически он проводит проверку звеньев управления и по результатам представляет обоснованные предложения по устранению выявленных недостатков и дает рекомендации по повышению эффективности управления.
Например, в 2009 помощник руководителя, получив соответствующие полномочия, проверял участки банк и касса, т.е. проводился функциональный аудит. В процессе проверки выяснилось, что по некоторым операциям кассовые ордера не подписаны. Кроме того, в ведомостях на выплату зарплаты отсутствовали подписи некоторых сотрудников.
В иных случаях бухгалтер самолично расписывался за некоторых работников. В объяснительной записке бухгалтер мотивировал этот факт тем, что некоторые люди второпях просто забывали или отказывались расписываться. Главный бухгалтер не придавал значения такого рода нарушениям, считая, что раз нет никому материального ущерба, не стоит слишком уж буквально следовать правилам – ведь налоговая все равно никогда не докажет, кто именно черкнул ручкой в ведомости.
По итогам проверки с главным бухгалтером состоялась беседа, а всем сотрудникам были заново разъяснены правила взаимодействия с бухгалтерией.
На практике распространено деление внутреннего (как, впрочем, и внешнего) аудита на три вида:
операционный аудит (управленческий аудит)
аудит на соответствие требованиям
аудит финансовой отчетности.
В ООО «Центр-Гранд» аудит финансовой отчетности не проводится, поскольку нет в наличии независимых сотрудников, достаточно компетентных в вопросах учета.
Главный бухгалтер проводит постоянный мониторинг затрат представительств в других городах. Расходы проверяются на их обоснованность, правильное оформление. В частности, проверяется наличие подписей уполномоченных лиц. Разнесение затрат по категориям осуществляется в центральной бухгалтерии.
Представители на местах еженедельно направляют в центральный офис отчеты о расходах. Формы отчетов едины для всех подразделений. На основании отчетов делаются проводки по затратам. Ежеквартально оригиналы первичных документов отправляются в центральный офис. Вместе с тем иногда требуется более оперативная проверка документов. Здесь на помощь приходит внутренний аудит.
Организован процесс достаточно просто. Представители на местах сканируют первичные документы и направляют по электронной почте в московский офис. Здесь бухгалтер проверяет первичные документы на правильность оформления, соответствие бюджету, своевременность представления. Если при проверке обнаруживается, что представители на местах направили документы в бухгалтерию с опозданием, то они штрафуются на 50% месячной премии.
Внутренними аудиторами может проводится более глубокий контроль организации, который выражается в совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой, - например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. В ходе такой проверки определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы ее развития.
Такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления организацией. В ООО «Центр-Гранд» такой аудит не проводится, поскольку на малом предприятии часто достаточно текущего контроля.
Анализируя внутренний аудит более детально, можно выделить следующие его виды:
функциональный (межфункциональный) аудит систем управления
организационно-технологический аудит систем управления
всесторонний аудит систем управления организацией
аудит видов деятельности, аудит на соответствие (можно также выделить аудит на предмет соответствия каким-либо конкретным требованиям или предписаниям и аудит на предмет соответствия общей целесообразности).
Впрочем, для малого предприятия не все эти виды актуальны. Обычно такие компании внутренний аудит не проводят вовсе или же ограничиваются функциональными проверками, т.е. проверяют какие-либо операции, выполняемые подразделением или сотрудником в разрезе его функций (как в приведенном выше примере с кассиром).
При развитии бизнеса и повышении потребности в контроле, повышаются и требования к аудиту. Внутренний аудитор должен углублять свои компетенции, сохраняя независимость и непредвзятость.
2.4 Недостатки системы учета в ООО «Центр-Гранд»
Поскольку учётная политика играет огромную роль в организации учёта, то, на мой взгляд, в ООО «Центр-Гранд» ей не уделяется должного внимания. Она проработана недостаточно детально, и многие её элементы требуют дополнения или уточнения.
По словам главного бухгалтера, в учетной политике отражаются только те моменты, которые действительно актуальны для организации. Например, поскольку приобретения активов не за денежные средства не было, переоценка не производилась и т.п., то прописывать эти моменты в учетной политике не имеет смысла.
Инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей в сроки, указанные в учетной политике, не проводится. Инвентаризация остальных активов и обязательств также проводится чисто формально. При этом, согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
С одной стороны, для налогового учета это упущение не слишком важно, поскольку доходы и расходы при УСН признаются по кассовому методу. Однако с точки зрения информации для руководства, это большой недостаток, так как может искажаться реальное положение дел в компании путем завышения суммы активов.
Согласно новому ПБУ 1/08, в учетной политике теперь необходимо закрепить все формы первичной документации (ранее это относилось только к формам, разрабатываемым фирмой самостоятельно).
Унифицированные формы можно просто перечислить, а формы, разработанные фирмой самостоятельно, оформить в виде приложений. В ООО «Центр-Гранд» этого не сделано.
Перейдем к проблеме учета нематериальных активов и проанализируем некоторые изменения в законодательстве. До 01.01.2008 начисление амортизации по НМА могло отражаться в бухгалтерском учете одним из двух способов:
с использованием счета 05 «Амортизация нематериальных активов»
без применения счета 05 «Амортизация нематериальных активов»
В первом случае остаточная стоимость НМА формировалась как дебетовое сальдо по счету 04 «Нематериальные активы» за минусом сумм, учтенных по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов», по состоянию на отчетную дату. При втором способе сумма начисленной амортизации относилась непосредственно в кредит счета 04 «Нематериальные активы». В этом случае остаточная стоимость НМА представляла собой дебетовое сальдо по счету 04 «Нематериальные активы» по состоянию на отчетную дату. Заметим, что начисление амортизации по деловой репутации всегда производилось без использования счета 05.
Новое ПБУ 14/2007 не содержит указаний по применению конкретных счетов бухгалтерского учета. Следовательно, если компания приняла решение продолжать вести учет в таком порядке, то необходимо зафиксировать это в учетной политике. Впрочем, большинству бухгалтеров, как мне кажется, будет более удобно и привычно пользоваться счетом 05 – аналогично учету амортизации основных средств. ООО «Центр-Гранд» продолжает вести учет в прежнем порядке без каких-либо ссылок на это в учетной политике.
Акты сверки расчетов с поставщиками и покупателями запрашиваются нерегулярно и обычно по инициативе контрагента.
Инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами проводятся формально и неэффективны. Отчеты по результатам инвентаризации готовятся «для галочки» и не служат основой для принятия управленческих решений. В некоторых случаях результаты инвентаризаций вообще никак не оформляются.
Не слишком эффективная система управленческого учета заставляет менеджмент нерационально тратить время и средства на сбор информации о состоянии расчетов с контрагентами. Параллельно сверкам с дебиторами и кредиторами, проводимым бухгалтерией, коммерческий директор часто вынужден лично обзванивать дилеров, запрашивая ту или иную оперативную информацию. При этом сведения по таким запросам часто предоставляются с задержками, поскольку учет у дилеров тоже не всегда ведется на должном уровне.
В итоге своевременно и без разногласий провести сверки удается лишь с небольшим числом дистрибьюторов. В результате менеджмент часто попадает в информационный вакуум, слабо представляя себе реальное положение дел в компании.
В ООО «Центр-Гранд» не разработана предусмотренная законодательством документация, а именно график документооборота и формы первичной документации. При налоговой проверке могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов по поводу ненадлежащего оформления первичной документации, что может повлечь за собой налоговые санкции.
В бухгалтерском учете регулярно случаются ошибки, связанные с несвоевременным отражением операций в системе. Причинами этому служат в основном несвоевременно предоставленные бухгалтерам документы.
Необходимо помнить, что такого рода огрехи в налоговом учете влекут за собой подачу уточненной декларации. Систему документооборота необходимо отладить. С ростом компании и увеличением числа операций будет все сложнее контролировать учет, если весь процесс учета не будет четко регламентирован.
ООО «Центр-Гранд» периодически допускает задержки выплаты зарплаты сотрудникам, а также просрочки налоговых платежей и взносов в ПФР и ФСС. Недостатки такой практики очевидны: налоговые санкции и снижение лояльности сотрудников, повышение финансовых рисков в случае инициации судебных исков против компании.
Наконец, сама цель ведения бухгалтерского учета в полном объеме четко не определена. Такой учет требует большего количества людских и временных ресурсов, а польза от этого неочевидна. ООО «Центр-Гранд» по размеру выручки еще чрезвычайно далеко отстоит от критического порога, перешагнув который можно утратить право на УСН.
В управленческой деятельности данные бухгалтерского учета также не часто применяются. Руководство предпочитает оперировать данными движения денежных средств по счетам и оперативными отчетами менеджеров.
Итак, основные недостатки учета в ООО «Центр-Гранд» можно резюмировать следующим образом:
Несовершенство учетной политики
Несоблюдение всех законодательно установленных процедур
Неопределенность целей учета
Бесполезность данных учета для принятия управленческих решений
Глава 3. Совершенствование вопросов учета и аудита
3.1 Предложения по дальнейшему совершенствованию учета
Учетная политика является для компании основополагающим внутренним документом, определяющим порядок организации учета. ООО «Центр-Гранд» необходимо более детально проработать методологический раздел учетной политики, в котором закрепляются конкретные методы учета, выбранные компанией из нескольких, допускаемых законодательством. Так, в налоговой политике необходимо четко прописать, что учет расходов ведется кассовым методом. Также следует зафиксировать способ учета ТМЗ (без использования счетов 15 и 16), способы учета процентов по кредитам и т.п.
К разработке учетной политики на ООО «Центр-Гранд» практикуется чисто формальный подход. Шаблон берется из Интернета, распечатывается и подшивается просто «для галочки». Такую позицию нельзя признать эффективной, так как при появлении нестандартных операций (например, приобретения актива по договору мены) возникнет необходимость пересмотра и дополнения учетной политики, менять которую по закону можно лишь раз в году.
Согласно новому ПБУ 1/08, в учетной политике теперь необходимо закрепить все формы первичной документации (ранее это относилось только к формам, разрабатываемым фирмой самостоятельно). Унифицированные формы можно просто перечислить, а формы, разработанные фирмой самостоятельно, оформить в виде приложений. Приложением можно оформить и рабочий план счетов, который обязательно должен содержать названия синтетических и аналитических счетов, включая все открытые к счетам субсчета.
Определение графика документооборота необходимо для своевременного отражения операций в учете и правильного закрытия отчетных периодов.
Несоблюдение положений учетной политики может привести к искажению сумм начисленных налогов. Если искажения составят больше 10%, то на должностных лиц может быть наложен административный штраф по ст. 15.11 КоАП РФ в размере от двух до трех тысяч рублей. Помимо административных санкций организация может подвергнуться штрафам, предусмотренным статьей 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения. Для целей налогового учета под грубым нарушением понимается систематическое неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика (п.3 ст. 120 НК РФ).
Инвентаризация активов и обязательств должна проводиться ООО «Центр-Гранд» как минимум раз в год - перед составлением годовой отчетности. Она заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Все плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. В ООО «Центр-Гранд» график утверждается, но ему никто не следует. Это надлежит исправить.
Кроме плановых инвентаризаций предприятие может при необходимости проводить и внеплановую выборочную инвентаризацию, например, если подозревается мошенничество.
Существует три основных документа, которыми ООО «Центр-Гранд» обязан руководствоваться, а именно:
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Минфина РФ
Постановление Госкомстата РФ N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
Постановление Госкомстата РФ N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также с обособленными подразделениями компании
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.
Как активы, так и обязательства проверяются на правильность отнесения их к краткосрочным или долгосрочным. Помимо этого, в ходе инвентаризации расчетов уточняется их оценк
Грамотное оформление результатов инвентаризации строго обязательно, даже если считать фактически почти нечего. Если у компании всего с десяток объектов ОС, их все равно необходимо проверить. Так могут быть выявлены, например, нерабочие объекты ОС, которые надлежит списать с учета.
Важной составляющей улучшения организации учета в ООО «Центр-Гранд» является ее документационное обеспечение, которое должно включает в себя
разработку внутренних рабочих документов компании
налаживание эффективного первичного учета
контроль всего процесса документооборота от кассового ордера вплоть до формирования налоговой декларации
Согласно действующему законодательству, ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без наличия подтверждающих документов. ООО «Центр-Гранд» необходимо обеспечить контроль на всех стадиях учетного процесса с тем, чтобы обеспечить достоверность, точность и полноту финансовой отчетности.
Недопустимым является большое количество ошибок в учете, выражающихся в несвоевременном отражении операций. Подобная практика является грубым нарушением учетной дисциплины и должна быть прекращена.
Необходимо помнить, что порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете строго регламентирован. Данный порядок изложен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Методы исправления ошибок зависят от того, когда они были обнаружены по отношению к моменту формирования отчетности.
Ошибки, допущенные и обнаруженные в одном и том же отчетном периоде, исправляются последним числом этого отчетного периода. В зависимости от характера ошибки исправления можно внести методом сторно, дополнительной или обратной записью в бухгалтерском учете.
Ошибки, обнаруженные после утверждения бухгалтерской отчетности правятся уже в отчетности, составляемой за тот отчетный период, в котором были обнаружены эти ошибки. Изменения в утвержденную и представленную пользователям бухгалтерскую отчетность не вносятся. Методы исправления таких ошибок также могут включать сторнировочные записи, дополнительные проводки и т.д.
Ошибки, которые привели к искажению финансовых результатов прошлых лет, подлежат обособленному отражению на счете 91 в составе внереализационных доходов (расходов) как прибыль (убыток), выявленная в отчетном году, но относящаяся к операциям прошлых лет.
В налоговом учете ошибки, допущенные при исчислении налоговой базы, исправляются путем подачи уточняющей налоговой декларации. В данной ситуации компании могут грозить штрафы и пени. Лекарство в данной ситуации одно – налаживание системы документооборота и повышение учетной дисциплины не только среди бухгалтеров, но и среди всех лиц, задействованных в процессе учета.
Помимо указанных выше мер, руководству ООО «Центр-Гранд» рекомендуется также рассмотреть вопрос прохождения повышения квалификации персоналом бухгалтерской службы с целью ознакомить работников с порядком применения последних изменений в законодательстве.
3.2 Предложения по дальнейшему совершенствованию внутреннего аудита
Система внутреннего аудита не является широко распространенной в практике управления малым бизнесом. При этом контрольные процедуры в том или ином виде существуют в любой организации, каждый менеджер осуществляет контрольные функции в своей работе.
По данным научных исследований, на долю бухгалтерской информации приходится более 70% общего объема информационных потоков, поступающих в систему управления экономического субъекта. Степень же использования этой информации при принятии управленческих решений составляет всего около 12%. Внутренний аудит способен помочь исправить ситуацию.
Результативность процесса внутреннего аудита в ООО «Центр-Гранд» следует определять его организацией, в основу которой должны быть положены следующие принципы:
движение от простого к сложному
не ограничивать искусственно время аудита
обеспечивать материальное и моральное поощрения аудиторов
поддерживать квалификацию аудиторов
обеспечение непредвзятости аудиторов
регулярность внутреннего аудита
Первый принцип реализуется последовательным переходом от аудита одного документа в одном подразделении к аудиту процесса и затем к комплексному аудиту, когда проверке подвергается весь бизнес-процесс. Например, следует проследить весь путь от формирования заявки на ПО до отражения финальной оплаты клиентом выставленного счета. К сожалению, этот принцип очень часто нарушается. Это объясняется желанием высшего руководства сфокусироваться на отдельных вопросах или аспектах деятельности, интересующих его в данный момент.
Для реализации второго принципа необходимо при планировании проверок учитывать их возможную сложность и согласовывать сроки проведения с проверяющими, необходимо реально оценивать объем работ. Это особенно актуально для ООО «Центр-Гранд», где отдельная должность аудитора не предусмотрена, и проверяющим помимо аудита приходится еще выполнять свои непосредственные обязанности.
Высшее руководство обычно считает ненужным поощрять аудиторов, считая что их рабочее время и так оплачивается. Однако стоит учитывать возросшую интенсивность труда, психологические нагрузки, частые переработки. Материальное поощрение здесь нельзя считать лишним. Иногда достаточно просто соблюдать нормы ТК в части оплаты за совмещение должностей и оплаты сверхурочных работ.
Обеспечение квалификации аудиторов достигается периодическим обучением, проведением специальных совещаний по обмену опытом. По возможности стоит учитывать опыт других компаний. На начальном этапе на малых предприятиях аудитору часто необходимо суметь за короткий срок изучить работу незнакомого участка. В этом случае помощь самих проверяемых может оказаться неоценимой.
Допустимым альтернативным критерием результативности процесса внутреннего аудита может быть число рекомендаций по улучшению деятельности ООО «Центр-Гранд».
В дальнейшем стоит рассмотреть вопрос привлечения внешних консультантов, которые смогли ли грамотно отстроить систему внутреннего аудита.
В процессе выполнения работ внешними консультантами можен быть произведен:
Анализ текущего состояния внутреннего аудита организации:
оценка контрольной среды организации
ознакомление с внутренними нормативными документами, относящимися к регламентации контрольных функций
изучение деятельности структурных подразделений Организации, осуществляющих контрольные функции, а также порядка их взаимодействия с другими подразделениями организации.
Определение целей и задач функции внутренний аудит в организации с учетом текущих и перспективных целей организации.
Формирование концепции развития внутреннего аудита организации.
Разработка нормативно-методического обеспечения внутреннего аудита организации:
документов, определяющих структуру функции внутренний аудит, а также закрепляющих ее права, уровень подчиненности и подотчетности
документов, регламентирующих порядок взаимодействия внутреннего аудита с другими структурными подразделениями организации
Разработка предложений и автоматизация процесса внутреннего аудита организации
Главными характеристиками системы внутреннего аудита ООО «Центр-Гранд» должны стать следующие:
Независимость и объективность. Независимость, как правило, достигается путем разделения функционального и административного подчинения службы внутреннего аудита (административное подчинение руководству, а функциональное - учредителям). В ООО «Центр-Гранд» реализовать этот принцип полностью сложно, поскольку на малом предприятии разделение функционала часто затруднительно. Кроме того, следует учитывать дружеские или напротив, враждебные отношения между сотрудниками. В идеале личные отношения не должны влиять на процесс и результаты проверки. Объективность рассматривается в данном контексте как способность работника службы внутреннего аудита формировать беспристрастные оценки и выводы на основе своих профессиональных знаний и компетенций.
Реальная оптимизация и повышение эффективности деятельности ООО «Центр-Гранд». В данной ситуации внутренний аудит выполняет, в первую очередь, не контрольную функцию, а оценочную. Иными словами, он служит не только для выявления слабых мест в системах управления, внутреннего контроля и управления рисками, для формирования рекомендаций по повышению эффективности этих систем и процессов. Внутренний аудит становится мощным инструментом контроля происходящих в организации процессов во всей полноте. Каким бы профессиональным ни был менеджмент, для учредителей, руководствующихся принципом «доверяй, но проверяй», актуальным становится вопрос контроля за состоянием дел в организации и оценки эффективности их ведения.
Предоставление гарантий и консультаций. Сущность деятельности внутреннего аудита заключается в предоставлении гарантий и консультаций заказчикам (клиентам) внутреннего аудита в областях управления рисками, внутреннего контроля, управления организацией.
Рассмотрим принципы и требования к организации внутреннего аудита в ООО «Центр-Гранд».
Ключевым условием успешного функционирования системы внутреннего аудита в ООО «Центр-Гранд» является соблюдение следующих принципов его эффективности.
1. Принцип ответственности: каждый внутренний аудитор, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным проверяющим. В противном случае аудитор не сможет эффективно осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности: аудитору нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств давления на проверяемых, не связанных той или иной функцией. При определении обязанностей проверяющих должен быть четко прописан объем их полномочий.
3. Принцип своевременного сообщения об отклонениях: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются, эффективность контроля слабеет. В случае предварительного контроля несвоевременное сообщение о выявленных нарушениях лишает смысла сам контроль.
4. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем: степень сложности системы внутреннего аудита должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы.
5. Принцип комплексности: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным внутренним аудитом; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив аудит только над относительно узким кругом объектов.
6. Принцип разделения полномочий: функции между работниками распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности аудита эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.
7. Принцип разрешения и одобрения: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.
Основные требования к организации системы внутреннего аудита, перечисленные ниже, также определяют его эффективность.
1. Требование ущемления интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают этих лиц к регулированию «узких мест».
2. Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица, это может привести к искажению учета в интересах данного лица.
3. Требование заинтересованности администрации. Функционирование системы внутреннего аудита не может быть эффективным без должной заинтересованности и активного участия друководства.
4. Требование приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Необходимо целесообразное распределение контрольных функций. Программы внутреннего аудита и применяемые методы должны быть адекватными целям и ситуации.
5. Требование непрерывности развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий деятельности ООО «Центр-Гранд», и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.
6. Требование приоритетности. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты-эффект».
7. Исключение ненужных этапов процедур в проведении контроля. Контроль необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств.
8. Требование единичной ответственности. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо.
Например, отдельной контрольной функцией главного бухгалтера является контроль осуществляемых хозяйственных операций на предмет их соответствия законодательству Российской Федерации. Он же должен нести ответственность за сокрытие от руководства информации о нарушениях. Контрольная функция внутреннего аудитора в этом случае – это проверка на предмет качества исполнения бухгалтером своей контрольной функции. Аудитор оценивает также законность отраженных операций, но ответственность он должен нести за необнаружение недопустимых операций, отраженных бухгалтером.
Данное требование не распространяется на ситуации, когда во избежание ошибок и/или злоупотреблений отдельных должностных лиц (центров ответственности) принимается коллегиальное решение (например, принятие решений по сбытовой политике).
9. Требование потенциального функционального замещения. Временное выбытие отдельных аудиторов не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый внутренний контролер должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их выбытия. Данный принцип распространяется и на центры ответственности. Разумеется, на текущем этапе для ООО «Центр-Гранд» это не слишком актуально – крупный отдел внутреннего контроля здесь еще не скоро появится. Однако всегда необходимо смотреть на шаг вперед, мыслить стратегически.
10. Требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего аудита прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Насколько деятельность подчинена четкому регламенту, настолько эффективна она будет. Конечно, все предусмотреть невозможно, и часто приходится принимать решения в условиях неопределенности. Тем не менее, там, где возможно, необходимо формально установить правила и процедуры и обеспечить их соблюдение.
Наконец, при организации и отладке полноценной системы внутреннего аудита, самостоятельно или же с помощью сторонних консультантов, следует ориентироваться на основную цель внутреннего аудита - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в своевременном получении контрольной информации по различным интересующим их вопросам. Если эта задача выполнена, то система внутреннего аудита работает эффективно.






Заключение
В данной работе были проанализированы теоретические и практические аспекты бухгалтерского учета и аудита малого предприятия на примере ООО «Центр-Гранд».
Вопросы учета и аудита на малых предприятиях не теряют актуальности в условиях современной российской действительности.
Несмотря на важность грамотно поставленного бухгалтерского и управленческого учета, на малых предприятиях до сих пор этим вопросам уделяется недостаточно внимания. В настоящей работе это было убедительно проиллюстрировано примером малого предприятия ООО «Центр-Гранд».
В целом успешное и стабильно развивающееся предприятие, как оказалось, имеет существенные просчеты в организации учета и системы внутреннего контроля. Впрочем, эти «болезни» характерны для абсолютного большинства небольших компаний.
Причин у такого положения дел несколько.
Во-первых, руководство не придает особого значения учету как таковому, полагая, что все это делается исключительно «для налоговой», «для отчета», но никак не для самих собственников и управляющих. Бухгалтерия при этом мыслится как исключительно вспомогательная, маловажная функция, дополнительный расход и головная боль. При этом роль главного бухгалтера часто сознательно нивелируется до уровня сотрудника, только напоминающего о налоговых платежах.
Во-вторых, при применении УСН компании часто не утруждают себя скрупулезным соблюдением законодательства. Зачем? Ведь на «упрощенке» все так просто, налог на прибыль считать не надо! При этом при проверках налоговый инспектор скорее всего не поленится спросить у вас такие документы, как штатное расписание, учетная политика, образцы первичных документов, приказы на инвентаризацию и множество прочих «ненужных» бумажек.
В-третьих, на малых предприятиях руководство не считает нужным отлаживать систему внутреннего контроля. Объясняется это тем, что в маленькой компании вроде бы и так все сотрудники на виду. На каком-то этапе такой подход может сработать, но с ростом компании отсутствие четкой регламентации операций и процедур будет способствовать нарастанию неэффективности управления.
В ООО «Центр-Гранд» имеются все перечисленные проблемы, кроме первой. Роль главного бухгалтера в компании высока. Кроме своих непосредственных функций, он выполняет еще ряд смежных обязанностей, а именно казначея, финансового менеджера и частично юриста.
В ООО «Центр-Гранд» применяется УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». С одной стороны, данный спецрежим достаточно эффективен с налоговой точки зрения. Однако в случае с ООО «Центр-Гранд» у него имеется как минимум два существенных недостатка.
Во-первых, у ООО «Центр-Гранд» имеется около 30 представительств в городах РФ. Эти представительства не обозначены в учредительных документах компании, иначе будет утрачено право на применение УСН. Соответственно, имеются определенные налоговые риски.
Очевидно, что в скором времени компании, возможно, придется пересмотреть свою организационно-правовую структуру. Например, учредить несколько юрлиц вместо одного.
Во-вторых, клиенты ООО «Центр-Гранд» не смогут возместить НДС, уплачиваемый при покупке ПО компании. Поскольку цены на ПО достаточно высоки, этот факт может оказать негативное влияние на выбор клиентов и заставить последних предпочесть продукцию других разработчиков. В условиях ужесточающейся конкуренции это может в перспективе лишить ООО «Центр-Гранд» рыночных преимуществ.
В ООО «Центр-Гранд» представлен широкий спектр мелких нарушений законодательства, например:
Несовершенство учетной политики
Несоблюдение сроков проведения документов
Отсутствие четкого графика документооборота
Формальное отношение к проведению инвентаризаций
Отсутствие контроля со стороны бухгалтерии над уровнем дебиторской и кредиторской задолженности
С целью уменьшить негативное влияние этих недостатков на деятельность компании, руководство предприняло попытки внедрить в рабочий процесс отдельные процедуры внутреннего аудита. Это достаточно редкий случай для малого предприятия и такое начинание следует признать весьма полезным и дальновидным.
Вместе с тем о полноценной системе внутреннего контроля говорить пока еще рано. В ООО «Центр-Гранд» нарушаются как минимум следующие базовые принципы внутреннего аудита:
Независимость проверяющего
Компетентность проверяющего
Ответственность внутреннего аудитора
Регламентация деятельности аудитора
Объективно, на малом предприятии очень сложно создать полноценную систему внутреннего аудита. Вероятно, это и не требуется. Однако отдельные элементы внутреннего контроля обязательно должны присутствовать. В конце концов, малый бизнес не обязан навсегда оставаться малым. Начиная внедрять отдельные процедуры внутреннего контроля на ранних этапах жизни компании, менеджмент поступает очень предусмотрительно, поскольку этим закладывается фундамент будущей эффективной и гибкой системы управления.



Список литературы
Нормативные акты
Гражданский кодекс Российской Федерации
Налоговый кодекс Российской Федерации
Письмо Минфина РФ от 27 января 2009 г. N 03-03-06/1/33
Письмо ФНС РФ от 30.10.2007 N ВЕ-6-16/836@ «О проведении переоценки основных средств и нематериальных активов» (вместе с Письмом Минфина РФ от 02.10.2007 N 02-14-10а/2480)
Положение по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008)
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утверждено приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н, с изменениями от 18.09.2006 № 115н
Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденное приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153
Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17/02)
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 №22н
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
Постановление Госкомстата РФ №71а от 30.10.1997 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»
Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Аудиторские доказательства»
Правило (Стандарт) аудиторской деятельности «Документирование аудита»
Правило (Стандарт) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита»
Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Оценка риска и внутренний контроль. Характеристика и учет среды компьютерной и информационной систем»
Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Планирование аудита»
Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Существенность в аудите»
Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Цель и основные принципы аудита»
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете»
Письмо Минфина России от 11.03.2004 N 04-02-05/3/19
Письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-11-04/3/251, от 19.03.2007 N 03-11-04/3/70
Письмо Минфина России от 19.03.2007 N 03-11-04/3/70
Письмо Минфина России от 18.12.2008 N 03-11-04/2/197
Учебные пособия и материалы периодической печати
Handbook of International Standards of Auditing, Assurance, and Ethics Pronouncements. – USA, New York, 2009.
Insights into IFRS. KPMG’s Practical Guide to International Financial Reporting Standards. –UK, CPI BATH, 2009. – 866 c.
Антошина О.А. Об учетной политике для целей налогообложения // Главная книга. 2009. №1
Бычкова С.Н., Фомина Т.Ю. Практический аудит. - М.: Эксмо, 2009– 279 с.
Генералова Н.В. Как работать с МСФО в России. – М.: Бухгалтерский учет, 2008. – 208с.
Годовой отчет 2009 под ред. А.В. Касьянова.- М.: ГроссМедиа, 2009 – 1100 с.
Ендовицкий Д.А., Рахматулина P.P. Бухгалтерский и налоговый учет на малом предприятии: учебное пособие- М. : КНОРУС, 2008. - 256 с.
Захарьин В.Р. Нематериальные активы: бухгалтерский и налоговый учет.- М.: ГроссМедиа, 2008– 506 с.
Изотова Л. Тестируем НМА на обесценение // Расчет № 9/2008 от 15.12.2008
Каланов А. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и налоговых декларациях // Финансовая газета. 2003. №1
Методика проведения аудита операций с нематериальными активами // Консалтинговая группа «Термика» [электронный ресурс] URL: http://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/44366.html (дата обращения 15.10.2009)
Определение уровня существенности при планировании аудиторской проверки // Аудитор. 2002. № 10
Особенности учета программного обеспечения // В курсе правового дела. 2009. №4
Первичные документы // Практическая энциклопедия бухгалтера / Под общей редакцией В.И. Мещерякова – М.: Бератор-пресс, 2007. – 516 с.
Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: ИНФРА-М, 2006.- 495 с.
Семенихин В.В. Упрощенная система налогообложения. – М.: Налоговый вестник, 2009. – 97 с.
Соколова Е.С. Учебное пособие по курсу “Аудит” - М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003 – 97 с.
Сотникова Л.В. Бухгалтерская отчетность организации. 2008 – 2009. под ред. А.С. Бакаева. – СПб.: ПИТЕР, 2009. – 704 с.
Сроки и порядок проведения инвентаризации, документальное оформление //AUDIT-IT.ru [электронный ресурс]– 30.03.2007. URL: http://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/44366.html (дата обращения 17.11.2009)
Умрихин С. А. Международные стандарты финансовой отчетности: российская практика применения / С. А. Умрихин, Ю. В. Ильина. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007. – 432 с.
Универсальный рецепт учетной политики // В курсе правового дела. 2009. №1
Феоктистов И.А. Упрощенная система налогообложения в общественном питании и торговле. М.: ГроссМедиа, 2009– 159 с.
Приложения











2














Административный и вспомогательный персонал

Сотрудники бухгалтерии

Отдел маркетинга

Дилерский отдел

Группа тех.поддержки

Отдел разработки ПО

Главный бухгалтер

Коммерческий директор

Главный программист

Генеральный директор





Внештатные программисты, тестеры, консультанты

Редакция