Система распорядительной документации. Виды и разновидности документов. Анализ требований к оформлению.

Служба в целях реализации своих полномочий имеет право в установленном порядке:1. Запрашивать и получать от подразделений ОМВД России по Боровскому району Калужской области, территориальных органов МВД России на районном уровне документы, справочные и иные материалы, необходимые для принятия решений по вопросам в установленной области деятельности;2. Направлять в случае нарушения законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России в установленной области деятельности в подразделения ОМВД России по Боровскому району Калужской области, территориальные органы МВД России на районном уровне предложения по их устранению, которые подлежат обязательному рассмотрению, и принятию решения по ним соответствующими руководителями;3. Взаимодействовать по вопросам деятельности Службы с подразделениями ОМВД России по Боровскому району Калужской области, территориальными органами МВД России на районном уровне;4. Заслушивать отчеты руководителей ОМВД России по Боровскому району Калужской области, территориальных органов МВД России на районном уровне;5. Проводить проверку организации документационного обеспечения ОМВД России по Боровскому району Калужской области и режима секретности, доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер;6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений ОМВД России по Боровскому району Калужской области к проведению проверок и подготовке документов по поручению руководства ОМВД России по Боровскому району Калужской области;7. Осуществлять другие полномочия, предоставленные Службе в соответствии с нормативными правовыми актами МВД России.Служба возглавляет начальник отдела делопроизводства и режима ОМВД России по Боровскому району Калужской области, назначаемый на должность и освобождаемый от должности начальником ОМВД России по Боровскому району Калужской области в установленном МВД России порядке.Инспектор – делопроизводитель Службы делопроизводства и режима ОМВД России по Боровскому району в соответствии с законодательством Российской Федерации в установленном порядке и в пределах предоставленных нормативными правовыми актами МВД России полномочий:1. Несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на Службу делопроизводства и режима задач и функций и реализацию предоставленных прав;2. Вносит руководству ОМВД России по Боровскому району Калужской области предложения по устранению нарушений в установленной области деятельности в подчиненных органах и структурных подразделениях, выявленных Службой делопроизводства и режима;3. Вносит предложения начальнику ОМВД России по Боровскому району Калужской области о необходимости рассмотрения на коллегии (оперативном совещании) наиболее важных вопросов по документационному обеспечению деятельности ОМВД России по Боровскому району Калужской области;4. Организует своевременное рассмотрение и подготовку наиболее важных документов на доклад начальнику ОМВД России по Боровскому району Калужской области, а также направление поступивших документов, не требующих доклада руководству ОМВД России по Боровскому району Калужской области, на исполнение непосредственно в подразделения;5. Организует контроль за правильностью оформления документов перед предоставлением их на доклад начальнику ОМВД России по Боровскому району Калужской области, обеспечивает их учет и отправку после подписания начальником ОМВД России по Боровскому району или его заместителями;6. Ведет учет поручений начальника ОМВД России по Боровскому району Калужской области по рассмотренным документам и обеспечивает их направление в соответствующие подразделения системы ОМВД России по Боровскому району Калужской области;7. Удостоверяет печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации соответствующие документы, подписанные начальником ОМВД России по Боровскому району Калужской области или его заместителями;8. Вносит предложения руководству ОМВД России по Боровскому району Калужской области о применении мер дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения правил работы с документами, режима секретности подразделениями и должностными лицами подразделений ОМВД России по Боровскому району Калужской области;9.Запрашивает и получает из подразделений, входящих в систему ОМВД России по Боровскому району Калужской области, документы и материалы, необходимые для выполнения служебных задач, возложенных на Службу делопроизводства и режима;10.Вносит предложения по изданию приказов и распоряжений, касающихся организации в установленной области деятельности, в системе ОМВД России по Боровскому району Калужской области;11.Принимает участие в заседаниях коллегии, оперативных совещаниях ОМВД России по Боровскому району Калужской области, а также в иных совещаниях, созываемых руководством ОМВД России по Боровскому району Калужской области, при обсуждении вопросов в установленной области деятельности.2.2. Организация документооборота в органах внутренних делСостав документов в деятельности ОМВД очень специфичен: от документов, составляющих государственную или служебную тайну до командировочных удостоверений Прием корреспонденции, поступающей в ОМВД России по Боровскому району в рабочее время, осуществляется Службой делопроизводства и режима ОМВД России по Боровскому району. Прием документов ОМВД России по Боровскому району включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается сотрудником Службы делопроизводства и режима.Документы ОМВД России по Боровскому району регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов либо в других учетных документах. При рассмотрении документов руководитель ОМВД России по Боровскому району определяет исполнителя и сроки исполнения. После доклада корреспонденции руководству ОМВД России по Боровскому району указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов.Формирование приказов по личному составу в ДОУ ОМВД России по Боровскому району имеет свои особенности. Так, состав их группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания [13, с.115].При подготовке документов в ОМВД России по Боровскому району руководствуются следующими основными требованиями:1. Документы ОМВД России по Боровскому району написаны официально-деловым стилем.2. Изложение содержания документов ОМВД России по Боровскому району логичное, краткое и точное, исключает неоднозначное толкование.3. Документы ОМВД России по Боровскому району основываются на фактах и содержат конкретные и реальные предложения или указания.4. Документы ОМВД России по Боровскому району не дублируют положения ранее изданных нормативных правовых актов.5. Документы ОМВД России по Боровскому району оформлены в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкций, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.6. В документах ОМВД России по Боровскому району не бывают помарки и исправления.Документирование информации в ОМВД России по Боровскому району осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.Каждый вид документа ОМВД России по Боровскому району имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления соответствуют требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 (унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). 2.3 Объем и структура документацииБыл проведен подсчет числа документов ОМВД России по Боровскому району. Данные, полученные по итогам 2018 – 2020 гг., приведены в таблице 2.1.Таблица 2.1.Объем документооборота в ОМВД России по Боровскому району за 2018-2020 гг.Документопоток20182019 год2020 годВходящие документы506472715407Исходящие документы431041213383Внутренние документы543656847211Всего148101707616001По приведенным данным таблицы 2.1 видно, что объем документооборота за 2019 год по отношению к 2018 год увеличился на 2236 единиц и составил 115,3%, т.е. больше на 15,3%; за 2020 год по сравнению с 2019 годом общий объем документооборота уменьшился на 1075 единиц и составил 93,7%, уменьшение на 6,3%. Для выяснения причин роста (снижения) объема документооборота был проведен сравнительный анализ по каждому виду документопотока.Динамику изменения объема документопотоков ОМВД России по Боровскому району можно проследить на рисунке (рис.2.1).Рис. 2.1. Динамика изменения объема документооборота в ОМВД России по Боровскому району за 2018-2020 гг.По полученным данным также был проведен сравнительный анализ документопотоков ОМВД России по Боровскому району в 2018-2020 гг. Данные сравнительного анализа по входящей корреспонденции ОМВД России по Боровскому району за 2018-2020 годы приведена в виде рисунка 2.2.Рис. 2.2. Динамика изменения количества входящей документации в ОМВД России по Боровскому району за 2018-2020 гг.На данных рисунка 2.2 видно, что в 2019 году количество входящей корреспонденции по сравнению с 2018 годом увеличилось на 12%, что объясняется ростом числа обращений граждан и юридических лиц в ОМВД России по Боровскому району.В 2020 году по отношению к 2019 годом произошло снижение количества входящей корреспонденции на 11%, что связно с упрощением документооборота и внедрением СЭД.Что касается числа исходящей документации ОМВД России по Боровскому району, динамика которой представлена на рисунке 2.3, здесь также прослеживается незначительное сокращение документопотока (на 1%) в 2019 году по отношению к 2018 году, а в 2020 году по отношению к 2019 году сокращение числа документации составило уже 6%. Рис. 2.3. Динамика изменения количества исходящей документации в ОМВД России по Боровскому району за 2018-2020 гг.Динамика внутренней документации ОМВД России по Боровскому району представлена на рисунке 2.4.Рис. 2.4. Динамика изменения числа внутренней документации в ОМВД России по Боровскому району в 2018-2020 гг.На диаграмме (рис. 2.4) прослеживается рост количества внутренней документации ОМВД России по Боровскому району в 2020 г. по отношению к 2019 г. на 8%. ЗАКЛЮЧЕНИЕПри ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.Главным достоинством документирования в современных условиях является унификация, которая позволяет на основе существующих требований, закрепленных в соответствующих нормативных документах (ГОСТ, национальный стандарт), применять единые правила расположения и оформления реквизитов, оформления бланков документов. Необходимо отметить, что в разных стандартах по оформлению документов были закреплены разные требования к оформлению бланков. Так, в первом ГОСТ 6.38-72 и в последнем ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепляется требование, согласно которому текст многостраничного документа можно печатать на двух сторонах листа через полтора межстрочных интервала, а также допускается использование одинарного интервала, если документ напечатан на формате А5. Что касается видов бланков, то в первом ГОСТе о них не говорится, а во втором ГОСТ 6.38-90 закрепляется 2 вида бланка: бланк письма и общий бланк. Начиная с третьего стандарта ГОСТ Р 6.30-97 устанавливается три вида бланка: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа. О полях в документах впервые закрепляется требование со второго ГОСТ 6.38-90, которое предусматривает: левое 20мм, верхнее – не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм. Начиная с третьего ГОСТ Р 6.30-2003 поля имеют вид: левое и верхнее 20 мм, правое и нижнее 10 мм. Таким образом, за период с 1972 по 2016 годы (на протяжении 44 лет) меняется структура стандартов, их целевое назначение и требования. Причина состоит в изменяющихся требованиях к унификации, что объясняется научным подходом к единым требованиям, что зависит от меняющейся материальной базы, формы собственности, использования средств документирования (печатные машинки, компьютерные средства, электронная переписка, электронная подпись), влияния международных стандартов (рекомендательный характер стандартов по документированию).СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ