Анализ деятельности архивов организаций

Согласно Положению об архиве ООО «Терра Моторс», данные сотрудники выполняют следующие функции:ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.В Положении об архиве ООО «Терра Моторс» описаны также задачи архива, а именно: «Основными задачами архива являются:3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.3.1.3. Подготовка и своевременная передача архивных документов постоянного срока хранения в ООО «Терра Моторс» с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел вделопроизводстве ООО «Терра Моторс».3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:3.2.1.Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, документы структурных подразделений ООО «Терра Моторс», оформленные и упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.3.2.2.Разрабатывает и согласовывает с ООО «Терра Моторс» графики представления описей дел на рассмотрение ООО «Терра Моторс».3.2.3.Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии ООО «Терра Моторс».3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам. 3.2.6. Организует использование документов:информирует руководство и работников ООО «Терра Моторс»о составе и содержании документов архива;ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии ООО «Терра Моторс».3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив ООО «Терра Моторс».3.2.9.Ежегодно представляет в ООО «Терра Моторс» сведения о составе и объёме документов по установленным формам:– итоговую запись к номенклатуре дел;– паспорт архива.3.2.10.Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ООО «Терра Моторс» архивные документы постоянного срока хранения.3.2.11. Составляет и согласовывает с ЭК ООО «Терра Моторс» акты об уничтожении документов, осуществляет контроль по погрузке и вывозу на утилизацию документов».Анализ проблем архива приводит к выводу, что на предприятии нет единого электронного ресурса, в котором могут храниться все архивные документы для быстрого доступа к ним руководителей подразделения. Решением данной проблемы является создание единого электронного ресурса «Хранилище документов» доступ к которому будут иметь руководители подразделений без права внесения корректировок в документы. Таким образом, при необходимости руководители подразделений быстро и оперативно смогут найти необходимый им архивный документ.Таким образом, можно сделать вывод, что на предприятии существует четкая структура архивоведения. В роли архивариуса выступают две должности в организации: делопроизводитель и руководитель службы АХО. Была выявлена проблема доступа руководителей подразделений к архивным документам. Также было предложено решение проблемы – создание электронного «Хранилища документов» для оперативного доступа к архивным документам организации руководителей подразделений без права внесения корректировок в документы.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ результате проведенного анализа по теме исследования можно сделать несколько выводов.Цифровая эпоха изменила производство и использование документов во всем мире. В информационную эпоху процесс ввода, доставки, хранения, получения и классификации данных имеет решающее значение. Предприятия все больше полагаются на автоматизированные, надежные решения для обеспечения безопасности и доступности своей информации для эффективного управления. Система управления документами – это компьютерная система, используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или изображений бумажных документов. Этот термин частично совпадает с понятиями систем управления контентом, которые часто рассматриваются как компонент корпоративных систем управления контентом и связаны с управлением цифровыми активами, отображением документов, системами управления документами и системами управления записями.В век информационных технологий большинство предприятий коммерческой сферы используют электронные архивы, однако в России еще имеется небольшая часть предприятий, которые хранят документы на бумажных носителях. Такой организацией является ООО «Терра Моторс». Внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «Терра Моторс» создаст для нее ряд преимуществ, позволит персоналу повысить ее эффективность (у них будет доступ к документам с рабочего места независимо от того, где они были созданы), упростит получение информации о текущем состоянии документа или бизнес-процесса, а также снизит затраты на хранение бумажных документов за счет их хранения в электронном виде, ускорит работу с контрагентами (при условии внедрения внешнего электронного документа управление). СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВОб архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ // справочно-правовая система «Консультант» – Текст : электронный. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (Дата обращения: 17.10.2021).Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Для СПО и НПО. Учебное пособие / М. И. Басаков. – М.: КноРус, 2018. – 596 c. – Текст : непосредственный.Бурова, Е. М. Архивоведение. Теория и методика. Учебник / Е.М. Бурова. – М.: Машиностроение, 2016. – 521 c. – Текст : непосредственный.Быкова, Т. А. Сборник учебно-методической документации по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Базовая часть. Комплекс рабочих программ по документационному обеспечению управления / Т. А. Быкова. – М.: ИЛ, 2015. – 789 c. – Текст : непосредственный.Демченко, С. А. Оценка экономической эффективности при внедрении систем электронного архива и документооборота в проектных организациях / С. А. Демченко // Электронный научный журнал «APRIORI. Серия: Естественные и технические науки». – 2016. - № 6. – С. 1-7. – Текст : непосредственный.ООО «Терра Моторс» - Контрагент.Про. – URL: https://kontragent.pro/organization/пермь/ооо-терра-моторс-1085904020597 (Дата обращения: 17.10.2021). - Текст : электронный.Подповетная, Ю. В. Управление электронным архивом предприятия / Ю. В. Подповетная // Управление в современных системах. – 2019. - №4(24). – С. 55-61. – Текст : непосредственный.Попов, А. В. Архивоведение. Зарубежная россика. Учебник для бакалавриата и магистратуры / А. В. Попов. – М.: Юрайт, 2018. – 585 c. – Текст : непосредственный.Попова, Я. В. Организация архивного хранения документов в архиве коммерческого предприятия: анализ степени изученности / Я. В. Попова, Е. А. Казакулова // Коммуникационные технологии: социально-экономические и информационные аспекты. Материалы Всероссийской (23 ежегодной) молодежной научно-практической конференции. – 2020. – С. 214-217. – Текст : непосредственный.Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. – М.: Юрайт, 2016. – 384 c. – Текст : непосредственный.Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин. – М.: Юрайт, 2016. – 971 c. – Текст : непосредственный.Саманцов, А. П. Цифровые архивы организаций: проблемы хранения данных / А. П. Саманцов // Вестник юридического института МИИТ. – 2021. - №2(34). – С. 143-148. – Текст : непосредственный.Тельчаров, А. Д. Архивоведение. Учебное пособие для бакалавров / А. Д. Тельчаров. – М.: Дашков и К°, 2017. – 408 c. – Текст : непосредственный.Тойота-Центр-Пермь – официальный сайт. – URL: https://toyota59.ru/ (Дата обращения: 17.10.2021). – Текст : электронный.Чудакова, М. О. Рукопись и книга: Рассказ об архивоведении, текстологии, хранилищах рукописей писателей / М. О. Чудакова. – М.: Просвещение, 2019. – 176 c. – Текст : непосредственный.