Планирование деятельности государственного служащего

С помощью планирования решаются различные задачи.При изучении планирования деятельности государственных служащихДепартамент строительства Москвы были установлены системы планирования. В результате анализа существующих проблем планирования были установлены следующие:- несоблюдение требований порядка разработки, утверждения, реализации и оценки эффективности плановой деятельности;- несоответствие сроков в рамках реализации планов государственными служащимиДепартамент строительства Москвы– наиболее часто встречаемая проблема;- отсутствие обоснования изменения значений целевых индикаторов конкретного управленческого решения в рамках установленного плана;- отсутствие методики расчета индивидуальных целевых показателей.Среди основных проблем можно выделить недостаточную проработку правил и механизмов расчета времени в планах деятельности государственных служащихДепартаментастроительства Москвы отсутствие или невозможность установления связи с результатом.Актуальные на сегодняшний день планов в рамках функциональной деятельности государственных служащихне всегда содержат сведения о самом результате (наименование и значение), установленном в программно-целевых документах. Отчетность о достижении целей и решении задач, поставленных в планах Департаментастроительства Москвы формируется ответственными исполнителями только до конца первого полугодия, следующего за отчетным года, что не позволяет оперативно контролировать выполнение документов в системе планирования.Эффективность же деятельности органов власти в рамках реализации качественных управленческих решений предполагает соотношение между полученными результатами и теми затратами, которые имели место в процессе достижения поставленной цели.Проблема эффективности планированияв работегосударственных служащихс документами в Департаментестроительства Москвыявляется наиболее важной, поскольку именно в рамках данного института решаются глобальные задачи. В первую очередь, стоит обозначить проблемы обобщающего характера, в рамках конкретных направлений, которые в перспективе требуется решить или пересмотреть:соответствие современного законодательства в области планирования деятельности государственных служащихпрактическим задачам цифровой экономики; взаимодействие систем электронного документооборота и информационных систем на межведомственном уровне; взаимодействие систем искусственного интеллекта и человеко-ориентированных информационных систем; взаимодействие граждан и органов власти.Безусловно, список областей взаимодействия в сфере планирования деятельности государственных служащихс документами не может быть исчерпан данным перечнем. Благодаря цифровизации перед учеными и специалистами открывается поистине безграничное, абсолютно новое поле научно-исследовательской деятельности. Причем в рамках проектов цифровой экономики эти исследования имеют шанс стать теми самыми «прорывными решениями», о которых сегодня приходится говорить только в будущем времени. В настоящее время основным направлением преобразований организации планирования в органах исполнительной власти является внедрение информационных технологий, в том числе электронного документооборота.Очень часто в Департаментестроительства Москвыиздается неоправданно много разнообразных организационно-распорядительных документов, возникающих в ходе реализации отдельных элементов управленческого цикла (информационно-аналитической работы, планирования, организации, контроля), а также сопровождающих работу различных коллегиальных и совещательных структурных подразделений.Объемы входящей и исходящей корреспонденции постоянно увеличиваются, причем на всех уровнях управления. Растет нагрузка на государственных служащихДепартаментастроительства Москвы.Ежегодно фиксируемый рост документооборота, связанного со делопроизводством, чаще всего обусловлен объективными причинами. Так, невозможно игнорировать требования законодательства об организации взаимодействия и сотрудничества Департаментастроительства Москвы, влекущие интенсификацию переписки с органами государственной власти, организациями, гражданами, различными ведомствами.Усложнение задач, решаемых Департаментомстроительства Москвы, возрастание значимости юридических последствий ошибок при работе с документами вызывают потребность в обновлении и дальнейшем совершенствовании нормативно-правовой, организационно-методической, а также материально-технической баз планирования, активного внедрения инновационных технологий. Также стоит отметить, такую проблему как: невнимательность к цикличной схеме пиков наполнения объема документооборота и физическая невозможность для государственных служащихДепартаментастроительства Москвыобработать весь объем поступающих документов в период наивысшей нагрузки. Следует отметить, что на современном этапе развития, не используется стратегическое управление в системе планирования Департаментастроительства Москвы. Модель управления должна строиться на основе требований, которые выдвигает современное развитие управления в целом в государстве и в рамках конкретного органа, в частности.Представим проблемы в рамках SWOT анализа, что позволит выработать конкретные меры для решения указанных проблем.Таблица 3.1.SWOT-анализ планирования деятельности государственных служащихДепартаментастроительства МосквыСильные стороны- сформированы автоматизированные системы,- отлажены механизмы взаимодействия как в рамках внутренних, так и внешних взаимосвязей органа власти;- документооборот имеет последовательно сформированные этапы планированияСлабые стороны- высокий уровень нагрузки на государственных служащих, что имеет прогрессирующее значение ежегодно в связи с развитием информационно-коммуникативных технологий,- физическая невозможность обработать весь объем поступающих документов в пики нагрузок и как следствие проблема,- нарушения сроков,отступление от плановых значений- проблема отсутствия у государственных служащихнавыка расстановки приоритетов в выполнении задач Продолжение Таблицы 3.1Возможности- улучшение организации планирования на основе стратегического подхода и тайм менеджмента,- разработка методического обеспечения новой системы планирования- достижение баланса между планируемыми показателями и фактическими в работе с документами- в целом повышение эффективности деятельности на основе повышения компетентности служащихУгрозы- увеличение информационных потоков,-увеличение запросов общества,- усиление проблем в связи с высокими нагрузками.- несвоевременное, недостаточно проработанное принятие нормативных правовых актов-дефицит квалифицированных кадров.Таким образом, SWOT анализ, а также указание существующих проблем позволяет выработать конкретные меры для совершенствования.Цифровая трансформация государственного управления затрагивает деятельность каждого государственного служащего и требует изменения подходов к решению повседневных задач в системе планирования. Любой государственный служащийежедневно в обязательном порядке выполняет какие-либо действия с управленческими документами (в том числе с электронными), начиная от просмотра и изучения готовых материалов, заканчивая полным циклом работ, связанным с подготовкой нового документа. Независимо от того, на каком носителе готовится документ, он должен быть грамотно составлен и правильно оформлен.Таким образом, анализ проблем планирования деятельности государственных служащихв Департаменте строительства г. Москвы показывает, что на систему планирования оказывает влияние наличие общих проблем, которые существуют в целом в России в рамках работы государственных служащих. Данные проблемы в большей степени касаются несовершенства нормативно-правового регулирования, несоответствия процессов планирования современным процессам цифровизации. На уровне Департамента строительства г. Москвыбыли выявлены проблемы нарушения сроков даже при наличии напоминаний, что связано с нагрузкой,физическая невозможность обработать весь объем поступающих документов в пики нагрузок, проблема отсутствия у государственных служащихнавыка расстановки приоритетов в выполнении задач.3.2. Практические рекомендации по совершенствованию организации планирования деятельности государственных служащих в Департаменте строительства Правительства МосквыДальнейшее развитие сферы организации системы планирования в Департаменте строительства г. Москвыдолжно осуществляться за счет устранения имеющихся проблем и недостатков в представленной сфере. Результативность института планирования во многом зависит от эффективности управления, а также на способности принимать и реализовывать решения руководителями- заместителями, которые являются начальниками отелов и управлений в Департамента строительства г. Москвы. Совершенствование организации работы государственных служащихна основе планирования является приоритетной задачей, и представляет собой решение существующих проблем как на общероссийском уровне в целом, так и в рамках отдельных органов, в частности на примере в Департамента строительства г. Москвы, в области: повышения эффективности планирования и компетентности служащих на основе информационных технологий и открытой деятельности, внедрения проектно-ориентированного подхода, а также тайм-менеджмента.В первую очередь, необходимо разработать программуДепартамента строительства г. Москвы «Руководитель новой формации», а также специальные курсы переподготовки в рамках тайм-менеджмента. Данная программа будет нацелена на наращивание потенциала руководителей по трем основным блокам компетенций: «Тайм-менеджмент»; «Эффективноепланирование»; «Трансформационное лидерство». Специальные курсы переподготовки для служащих ориентированы на развитие у них стратегического видения, системного управления.Особенностью современного периода времени является развитие проектно-ориентированного управления (ПОУ) в планировании. Преимущества проектно-ориентированного управления сделали его одним из самых востребованных способов управления. Наличие тех же задач в сфере государственного управления обусловило необходимость использования ПОУ органами государственной власти. Это связано с необходимостью повышать эффективность деятельности государственных органов в части постановки целей и своевременного их выполнения. Методы ПОУ могут и должны применяться в проектной деятельности государственных органов.На общегосударственном уровне основополагающую роль в решении проблем документооборота в органах исполнительной власти, связанных с несовершенством нормативно-правовых актов в данной сфере, должен сыграть Федеральный закон «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Этот Закон должен стать единым официальным документом, который не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота в органах исполнительной власти, , но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления. Принятие подобного закона является необходимой задачей ближайшего будущего.Главная стратегическая линия мер совершенствования процессов планирования в деятельности государственных служащихДепартамента строительства г. Москвы состоит в ее адаптации к постоянно меняющимся экономическим условиям, в организационно-экономическом механизме, в управлении.Необходима разработка и реализация тайм-менеджмента в Департаменте строительства г. Москвы. Тайм-менеджмент – это комплексное понятие, включающее в себя целый ряд методик организации и эффективного использования времени. «Тайм-менеджмент можно охарактеризовать как возможность и механизм, предполагающие использование эффективное временного ресурса в соответствии с целями организации».При построении системы показателей, характеризующих эффективность гражданских служащих Департамента строительства г. Москвы, рекомендуется принимать во внимание следующие моменты: - соответствие целям и задачам, которые являются основным ориентиром органа государственной власти; - степень вклада каждого гражданского служащего в достижение целей и решение поставленных задач; - выполнение основных должностных обязанностей государственного служащего в необходимые сроки и с заданным качеством; - формулировка таким образом, чтобы в максимальной степени быть понятными работникам; - государственный гражданский служащий должен непосредственно влиять на динамику показателей результативности.Таким образом, влияние наиболее частых причин потерь рабочего времени и, как следствие, снижения эффективности деятельности государственных служащихДепартамента строительства г. Москвы можно нивелировать с помощью внедрения различных технологий тайм-менеджмента в деятельность органов исполнительной власти.Необходимо на уровне Департамента строительства г. Москвы принять «Стратегию по повышению эффективности организации работы с документами на основе тайм-менеджмента». В рамках данной стратегии стоит разработать меры в рамках двух направлений: в целом планирования и повышения профессиональной компетентности государственных служащих.Важно создать целостную управленческую политику эффективной деятельностив рамках планирования. Возможно, принять отдельные документы на основе Стратегии в рамках специфики тех или иных процессов планирования для решения соответствующих проблем.Политика должна быть направлена на создание условий, в которых планирование деятельности государственных служащихДепартамента строительства Москвы могло бы эффективнее, чем прежде, извлекать возможности из своей деятельности. В этом смысле, необходим постоянный мониторинг, как документационных процессов, так и деятельности государственных служащихДепартамента строительства Москвы по выполнению своих функций.В основе приоритетных направлений лежит: согласованность действий по обеспечению планов и приоритетов деятельности Департамента строительства Москвы; конструктивное взаимодействие в решении стратегических вопросов организации работы;создания наиболее благоприятных условий в области развития профессиональной компетентности.Главная задача– повысить эффективность, как управления, так и ресурсного обеспечения в системе решения проблем.Разработка нового подхода к решению проблем, должна проводиться в шесть этапов: - анализ проблем, необходимо четко определить, какие возможности есть и какие проблемы нужно решить– такая работа ведется, но она стратегически не дает нужной эффективности – необходимо новый подход к мониторингу, к поиску новых решений; - планирование– на данном этапе необходимо определить формы, цели и задачи развития; - определить участников; определить функции; - разработка новых мер; - реализация мероприятий; - оценка результатов.Для результативного функционирования интегрированной системы планирования в Департаменте строительства Москвы при разработке, внедрении и дельнейшем управлении, орган власти должен идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими.Процесс по управлению качеством планирования заключается в следующем: программного обеспечения направленного на устранение поглотителей времени, эффективное планирование рабочей нагрузки и сокращение неэффективного расходования времени в деятельности государственных служащих. Результатом оптимальной организации деятельности будет эффективная реализация государственными служащимиДепартамента строительства Москвы поставленных перед ними целей и задач.Необходимо осуществлять высокую степень контроля сроков исполнения работы, организовывать работу по результативности деятельности.В современном быстро меняющемся мире профессиональная, компетентная иреагирующая на изменения государственная служба как никогда важна для повышения эффективности иукрепления доверия граждан к институтам власти на муниципальном уровне. Врамках своих стратегий устойчивого развития необходимо адаптировать управленческие практики ко все более сложным экономическим, социальным иэкологическим реалиям ииспользовать человеческие ресурсы икомпетенции наиболее эффективным способом.Государственные служащие должны будут приобретать навыки, выходящие за пределы устоявшейся рабочей среды и подталкивающие их думать и действовать согласно новому междисциплинарному подходу.Необходимо: 1) сформировать кардинально новые подходы к определению компетенций, которыми должны обладать служащие структурных подразделений Департамента строительства Москвы, используя при этом уже имеющийся опыт планирования; 2) разработать механизмы оценки в рамках плановых значений;3) проводить постоянныймониторинг.Для каждой задачи определяется длительность ее реализации, что является основой для дальнейшего планирования и контроля. Подобная оценка позволяет понять, насколько реально выполнение всего запланированного на данный день объема работ, а также выделить крупные и мелкие задачи.Таким образом, в рамках мер совершенствования предлагается повышение уровня организации работы государственных служащих, чтовидится через совершенствование деятельности начальников отделов и управлений, внедрение системы тайм-менеджмента, принятие«Стратегию по повышению эффективности организации работы с документами на основе тайм-менеджмента», которая определит направления совершенствовании в рамках проблем с одной стороны, а с другой повысит профессиональную компетентностьгосударственных служащихДепартамента строительства Москвы в рамках эффективного распределения времени, работы с документами, с гражданами.Важно сформировать кардинально новые подходы к планированию, основанные на тайм-менеджменте, повышать постоянно уровень знаний, умений и навыков в системе планирования, правильного распределения нагрузки. В соответствии с мерами совершенствования, тайм-менеджмент выступает как комплексная система управления деятельностью государственных служащих, включающая структурирование, планирование, организацию времени выполнения задач и распределения ресурсов с целью повышения эффективности работы, как отдельных структурных подразделений, так и Департамента строительства Москвы в целом.Выводы по главе 3.Анализ проблем планирования деятельности государственных служащихв Департаменте строительства г. Москвы показывает, что на систему планирования оказывает влияние наличие общих проблем, которые существуют в целом в России в рамках работы государственных служащих. Данные проблемы в большей степени касаются несовершенства нормативно-правового регулирования, несоответствия процессов планирования современным процессам цифровизации. На уровне Департамента строительства г. Москвы были выявлены проблемы нарушения сроков даже при наличии напоминаний, что связано с нагрузкой,физическая невозможность обработать весь объем поступающих документов в пики нагрузок, проблема отсутствия у государственных служащихнавыка расстановки приоритетов в выполнении задач.В рамках мер совершенствования предлагается повышение уровня организации работы государственных служащих, чтовидится через совершенствование деятельности начальников отделов и управлений, внедрение системы тайм-менеджмента, принятие«Стратегию по повышению эффективности организации работы с документами на основе тайм-менеджмента», которая определит направления совершенствовании в рамках проблем с одной стороны, а с другой повысит профессиональную компетентность государственных служащихДепартамента строительства Москвы в рамках эффективного распределения времени, работы с документами, с гражданами.Важно сформировать кардинально новые подходы к планированию, основанные на тайм-менеджменте, повышать постоянно уровень знаний, умений и навыков в системе планирования, правильного распределения нагрузки. В соответствии с мерами совершенствования, тайм-менеджмент выступает как комплексная система управления деятельностью государственных служащих, включающая структурирование, планирование, организацию времени выполнения задач и распределения ресурсов с целью повышения эффективности работы, как отдельных структурных подразделений, так и Департамента строительства Москвы в целом.ЗаключениеПланирование деятельности государственных служащих представляет собой разработку планов и их реализацию на основании целей и задач деятельности конкретного органа власти. Система планирования на государственной службе рассматривается в науке в двух аспектах. В более широком смысле, как институт государственного стратегического планирования, что предполагает достижение конкретных результатов в рамках решения общенациональных задач развития страны посредством деятельности государственных органов власти. В более узком смысле, планирования деятельности государственных служащихвыступает как регламентированная деятельность в рамках четко обозначенного плана и функциональной реализации действий конкретного государственного служащего.На государственной службе планирование строго регламентировано. На использование тех или иных планов в деятельности государственных служащихоказывает влияние специфика того или иного органа государственной власти. Типология планов на государственной службе осуществляется в зависимости от критериев, положенных в основу классификации. Так, например, по признаку количества субъектов государственных служащих, план может быть личным или в рамках конкретного структурного подразделения, где трудится несколько государственных служащих. На государственной службе используется планы в рамках временных отрезков, недельные, месячные, годовые планы. Планы могут различаться в зависимости от их сложности и масштаба.Организационно-правовая и функциональная деятельность Департамента строительства Москвы показывает, что данный департамент входит в Правительство г. Москвы и в целом, осуществляет градостроительную политику. Также Департамента строительства Москвы координирует деятельность в области отходов строительства на территории Москвы. Анализ организационной структурыДепартамента строительства Москвы показал, что данная структура построена на основе управлений и отделов. Штатная численность имеет нестабильную динамику. Большая часть государственных служащихмужчины – 65 %, что обусловлено спецификой строительной деятельности.Анализ системы планирования деятельности государственных служащихв Департаменте строительства Москвы охватывает большое количество планов, которые можно разделить в рамках плановой деятельности департамента в целом, так и планов деятельности государственных служащих. Департамент строительства Москвы осуществляет проверочную деятельность в области закупок подведомственными организациями, осуществляет контроль за отходами строительства, что предполагает наличие конкретных планов проверок. Планирование деятельности государственных служащихво многом связано с документационной работой, предоставлением государственных услуг. В Департаменте строительства Москвы принят План противодействия коррупции, что предполагает активное взаимодействие отдела по вопросам государственной службы и кадров с другими структурными подразделениями.Анализ проблем планирования деятельности государственных служащихв Департаменте строительства г. Москвы показывает, что на систему планирования оказывает влияние наличие общих проблем, которые существуют в целом в России в рамках работы государственных служащих. Данные проблемы в большей степени касаются несовершенства нормативно-правового регулирования, несоответствия процессов планирования современным процессам цифровизации. На уровне Департамента строительства г. Москвы были выявлены проблемы нарушения сроков даже при наличии напоминаний, что связано с нагрузкой,физическая невозможность обработать весь объем поступающих документов в пики нагрузок, проблема отсутствия у государственных служащихнавыка расстановки приоритетов в выполнении задач.В рамках мер совершенствования предлагается повышение уровня организации работы государственных служащих, чтовидится через совершенствование деятельности начальников отделов и управлений, внедрение системы тайм-менеджмента, принятие«Стратегию по повышению эффективности организации работы с документами на основе тайм-менеджмента», которая определит направления совершенствовании в рамках проблем с одной стороны, а с другой повысит профессиональную компетентность государственных служащихДепартамента строительства Москвы в рамках эффективного распределения времени, работы с документами, с гражданами.Важно сформировать кардинально новые подходы к планированию, основанные на тайм-менеджменте, повышать постоянно уровень знаний, умений и навыков в системе планирования, правильного распределения нагрузки. В соответствии с мерами совершенствования, тайм-менеджмент выступает как комплексная система управления деятельностью государственных служащих, включающая структурирование, планирование, организацию времени выполнения задач и распределения ресурсов с целью повышения эффективности работы, как отдельных структурных подразделений, так и Департамента строительства Москвы в целом.Список использованных источников