Деловые коммуникации сотрудника, уполномоченного на отбор персонала

), определяющие способность кандидата выполнять работу.Мотивация кандидата (группа компетенций «Хочет»). Качества, позволяющие определить, достаточно ли кандидат заинтересован в работе именно в этой должности и в этой компании, будет ли он прилагать серьезные усилия для достижения успеха.Управленческие и личностные качества (группа компетенций «Управляем и совместим»). Качества, определяющие управляемость кандидата и его совместимость со стилем работы руководителя, умение «встраиваться» в отношения, принятые в коллективе.Безопасность кандидата для компании (группа компетенций «Безопасен»). Качества, позволяющие определить, не создаст ли данный господин ненужных рисков.Четыре названные группы не являются догмой. Нет нужды стремиться к строгой, абсолютной систематизации компетенций. Например, «Навыки руководства людьми» логично включить и в раздел «Профессиональные компетенции по профилю должности» (так как руководство подчиненными — обязанность любого руководителя), и в раздел «Управленческие и личностные компетенции».Чтобы перечень не был чересчур длинным и неудобным, допустимо объединять в одну компетенцию близкие по содержанию качества. Например, для оценки претендента на должность директора по маркетингу может быть образована компетенция «Ориентация на результат, целеустремленность, обоснованная амбициозность». В ходе интервью каждая из составляющих оценивается отдельно, но в итоговом заключении по ним дается суммарный балл.2.2 Анализ структуры деловых коммуникаций через документооборотПроизводственная, организационная и социальная деятельность компании сопровождается и подтверждается документами. Организация движения документов с момента создания до момента смерти (окончания исполнения, уничтожения или доставки в архив) называется документооборотом. Документооборот - это система для создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов в бизнесе. Рабочий процесс в компании делится на несколько типов, в зависимости от объема: персонал; промышленный; административно-хозяйственный; управление; бухгалтерский учет. Понятие документооборота взаимосвязано с понятием офисной работы, которое включает в себя все процессы работы с документами. Таким образом, движение документов также контролируется при архивировании, секретной и конфиденциальной офисной работе.Если в компании нет системы документооборота, невозможно: оперативный, грамотный и пунктуальный кадровый, фискальный, управленческий и бухгалтерский учет; оперативное взаимодействие с вышестоящими органами, органами контроля и надзора и государством, дочерними обществами, государственное обучение; управление бизнесом и взаимодействие структурных подразделений; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и пунктуальная заработная плата. Основы документооборота в организациях устанавливаются локальными нормативными актами - положениями, инструкциями.Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное перемещение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными трудозатратами и затратами времени. Следуйте принципам рабочего процесса, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить бумажные отходы: четкая маршрутизация. Налаженные схемы потока для разных типов документов, обеспечивающие быстрое и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении. Непрерывность. Это достигается за счет контроля времени, отведенного участникам на обработку документа, и равномерного распределения нагрузки между ними. Регламент всех процедур оформления документов. Все процедуры от создания или получения, регистрации и дальнейшей обработки документов регламентированы. Это обеспечит необходимый ритм и преемственность. Устранение дубликатов. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающих выполнение дублирующих операций при обработке и оформлении документов.Структура рабочего процесса в компании состоит из трех категорий документов: входящих, исходящих извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту; исходящие, разработанные организацией и отправленные сторонним получателям; внутренние документы для внутреннего пользования, созданные в компании: организационно-распорядительные, образовательные, нормативные и др. Схема документооборота внутри компании имеет вертикальную и горизонтальную ориентацию. Вертикальный документооборот обеспечивает: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные потоки документов перемещаются между отделами одного организационного уровня. Схема документооборота организацииОрганизация документооборота в компании может быть разработана в одной из трех форм: централизованная: все документы хранятся в одном отделе - обычно это часть функций офиса или секретариата; децентрализовано: документация распределяется между структурными подразделениями, которые ее обрабатывают, исполняют и хранят; смешанный: это комбинация первых двух форм. Организационная структура компании и объем рабочего процесса - главные факторы, определяющие выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документооборотом чаще используется централизованная форма. При этом функции делопроизводителя возложены на сотрудника бухгалтерии, отдела кадров и помощника секретаря. Компания, структурные подразделения которой географически удалены друг от друга, использует децентрализованную форму организации документарных потоков. В крупных компаниях желательно организовать документооборот в смешанной форме. Документы хранятся в специализированной службе, а текущая документация находится в работе переводчиков. При этом исполнители должны ознакомиться с требованиями к документообороту, а также с требованиями к делопроизводству, установленными новым ГОСТ Р 7.0.97-2016.Документальная организационная структура организации устанавливается с учетом служб, задействованных в обращении документации, и ее объема. Объем рабочего процесса выражается количеством документов, записанных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. При сохранении бумажного документа в качестве единицы учета используется его копия, независимо от того, является ли он оригиналом или копией, полученной как входящая. С учетом того, что документооборот может состоять из нескольких сервисов, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, это положение следует разработать для каждой из услуг. Документооборот в компании: Пример схемы для небольшой компании с централизованной формой документооборота.Чем выше степень стандартизации операций и процессов, составляющих основу документооборота, тем проще реализовать основные принципы - оптимизацию и непрерывность. Четыре основных принципа офисной работы легко поддаются алгоритмам, так что все процессы можно автоматизировать. Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать с бумагой, сразу можно выделить пять основных преимуществ. Быстрый поиск и перенос документов. Скорость, с которой художник получает требуемый документ, не зависит от того, где этот документ хранится. Вы можете найти его и отправить переводчику в режиме реального времени, то есть сразу. Подрядчик сам может искать необходимые документы по ключевым словам или другим заданным критериям отбора. Документы можно хранить неограниченное время без потери качества или потери информации. Если бумажный документ со временем может потерять свой первоначальный вид, потускнеть, разорваться, то в электронном формате он будет храниться в исходном виде столько, сколько потребуется. Доступ к электронному документу можно легко ограничить. В отличие от бумажных документов, конфиденциальные электронные документы можно легко зашифровать, что ограничивает несанкционированный доступ. Они также могут передаваться по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к сохраненным документам можно легко и быстро настроить в соответствии с правами пользователя. Системы электронного документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документов. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле за исполнением и гарантирует своевременное выполнение заказов и обязательств, что является предпосылкой для правильного функционирования компании. Существенная экономия для компании. Приобретая лицензию на программу один раз или даже покупая ее бесплатно, компания получает право обучать своих сотрудников и обновлять версии. Автоматизация документооборота высвобождает человеческие ресурсы, устраняя ошибки, которых невозможно избежать при ручной обработке документации. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время, необходимое для принятия и исполнения управленческих решений.Организация документооборота - условие деятельности компании. Автоматизация обеспечивает соблюдение основных правил рабочего процесса - оптимальности и непрерывности.ЗаключениеДокумент, как носитель информации, выступает важнейшим элементом внутренней организации любого учреждения, компании, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основой для принятия управленческих решений, служит свидетельством их выполнения и источником обобщений, а также справочным материалом и исследовательской работой.Кроме того, во многих случаях документация является обязательной в соответствии с законом и правительственными актами, поэтому это одно из средств укрепления верховенства закона и надзора.Скорость принятия решений в конечном итоге зависит от четкости и эффективности обработки и потока документов. Документ является основным источником информации для бухгалтера. Поэтому при рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерском учете, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к негативным экономическим последствиям.Список использованной литературы1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения2. Боженкова, Р.К. Русский язык и культура речи: Учебник / Р.К. Боженкова. - М.: Флинта, 2015. - 608 c.3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / Л.А. Введенская, М.Н. Черкасова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 380 c.4. Воеводина Л. П. СТАТУС ДОКУМЕНТА В КУЛЬТУРЕ (К МЕТОДОЛОГИИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ) // Ученые записки Таврического национального университета им. В.И. Вернадского Серия «Философия. Культурология. Политология. Социология». Том 24 (65), 2013. № 3, с. 88-92.5. Голуб, И.Б. Стилистика русского языка и культура речи: Учебник для академического бакалавриата / И.Б. Голуб, С.Н. Стародубец. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 455 c.6. Голубева, А.В. Русский язык и культура речи. практикум.: Учебное пособие для академического бакалавриата / А.В. Голубева, З.Н. Пономарева, Л.П. Стычишина. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 256 c.7. Зверева Е.Н. ОСНОВЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ: Теоретиче- ский курс. - М.: Изд. Центр ЕАОИ, 2008. - 219 с.8. Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа: учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1986.9. Карепина, Саша Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты / Саша Карепина. - Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2017. - 435 c.10. Котюрова, М.П. Культура научной речи: текст и его редактирование: Учебное пособие / М.П. Котюрова, Е.А. Баженова. - М.: Флинта, 2016. - 280 c.11. Круглый стол на тему: «Статус документа в современной культуре: теоретические проблемы и российские практики» 14 апреля 2009 г. ИГИТИ ГУ-ВШЭ // Постоянный URL текста: http://igiti.hse.ru/announcements925308.html12. Куликова, Т.А. Формирование понятия «культура оформления делового документа» Текст. / Т.А. Куликова // Терминология документоведения и смежных отраслей знаний: сб. науч. статей. -- Киев: КНУКИМ, 2008. -Вып. 2.-С. 116-120.13. Черкасова, М.Н. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / М.Н. Черкасова, Л.Н. Черкасова. - М.: Дашков и К, 2015. - 352 c.18. Бобылева М. П. Управленческий документооборот от бумажного к электронному [текст]: учебное пособие / М. П. Бобылева. – Спб.: Самиздат, 2015. – 327 с. 19. Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [текст]: Учебное пособие — 2-е изд., перераб. и доп. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ИНФРА-М, 2018. — 304 с. 20. Демин Ю. М. Подготовка служебных документов [текст]: учебное пособие. – 4-е изд., доп. – СПб.: Питер, 2017. – 260 с. 21. Доронина Л. А. Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении [текст]: учебник / Л. А. Доронина. – М.: КноРус, 2018. – 360 с.22. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел [текст]/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. – 2008. – №3. С. 17-20 23. Жильников А. Ю., Михайлова О. С. Электронный документооборот [текст] // Территория науки, 2017, С. 116-120 24. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства [текст] // Гуманитарий Юга России, 2017, №1. С. 196-206 25. Каширина Е. И. Анализ документооборота [текст] // Политематический сетевой электронный журнал КубГАУ, 2017, №129. С. 1-11 26. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство [текст]: учебное пособие. – 4-е изд. / М. В. Кирсанова. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 312 с. 27. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления [текст]: Терминологический словарь. / Н. А. Кривошеева. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 19 с. 28. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности [текст]: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА Издательский Дом, 2014 – 268 с. 29. Кузнецов И.Н. Делопроизводство [текст]: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c. 30. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство [текст]: учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c.