Роль документационного обеспечения в управлении.

В данном случае та информация о работе с документацией, которая вводилась с рабочих мест в подразделения, может автоматически собираться и накапливаться на сервере сети. Так формируется база данных о состоянии оборота документов компании. В данном случае требуется использование специальных программ, которые называются системами автоматизации делопроизводства и документооборота (так называемые АС ДОУ). Следует сказать об аналитических справках (отчетах) о состоянии исполнения (заданий) - важный критерий в определении эффективности работы работников, его можно использовать при определении величины материального поощрения того или иного сотрудника в сфере управления. Таким образом, применение различных автоматизированных технологий помогает в значительной степени сократить трудовые, временные и материальные затраты на регистрацию, контроль исполнения, а также справочно-информационное обслуживание.К примеру, если трудозатраты на заполнение какой-либо 1-ой традиционной регистрационной карточки составляли 0,152 ч, то с применением автоматизированной технологии - 0,054 ч. Соответственно, трудовые затраты на поиск текущих сведений составляют 0,11ч и 0,054 ч, составление справки о невыполненной в срок документации в случае с традиционной технологией - от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В этот же момент времени, такую же справку в автоматизированной системе готовят за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может быть создана и распечатываться автоматически с определенной периодичностью.Резервами сокращения объёма документооборота является и размножение, а также копирование документации. С помощью применения такой множительной техники создаются все удобства для работы: ускоряетсяобработка сведений и процесс исполнения решений. Также для минимизации объемов документооборота рекомендуется и разработка с последующим внедрением особого плана по следующим направлениям: Положения о структурных подразделениях и должностных инструкциях должны предусматривать право подписи того или иного документа; Необходимо введение предварительного рассмотрения каждой поступающей корреспонденции; В номенклатурах дел необходимо сокращать число дел при помощи устранения повтора, дублирования; Унифицирование распорядительных документов, замена директивных, инструктивных и др. писем единой формой правового акта «Указание»; Повышение качества подготовки и оформления документации, унифицирование бланков, исходя из действующих стандартов;Расширение практики бездокументного решения служебных вопросов; Разработка табеля необходимых документов с указанием сроков их подготовки, а также сроков исполнения.Таким образом, эффективность управления на сегодняшний момент времени непосредственно зависит от использования на предприятии последних передовых технологий управления документацией (так называемым электронным документооборотом).ЗАКЛЮЧЕНИЕНа сегодняшний день электронные системы являются самыми распространенными и наиболее эффективными средствами оптимизации и рационализации документооборота организаций, как следствие, и документирования управленческой деятельности. Однако, в этот же момент времени, использование системы электронного документооборота не всегда приводит к желаемым результатам, требует постоянного совершенствования методов документирования управленческой деятельности.Организация документооборота на любом предприятии представляет собой очень важную составную часть процессов управления и принятия управленческих решений, которые влияют на показатели оперативности и качества управления. Итак, процесс принятия решения руководителей состоит из следующих этапов: получение информации, её последующая переработка, анализ, подготовка и принятие управленческого решения. Если в компании нет чёткой организации работы с различными документами, то следствием этого будет появление документов низкого качества как по оформлению, так и по полноте и ценности сведений, содержащихся в них. Срок их обработки будет увеличен, т.е. возникают временные, трудовые и, как следствие, материальные затраты.Среди методов, которые направлены на совершенствование документирование управленческой деятельности, выделяют две основные группы: совершенствование технологий и снижение величины объёма документооборота.Данная работа представляет собой анализ проблем, связанных с совершенствованием документирования управленческой деятельности и имеет своей целью систематизацию, а также закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВФедеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». КонсультантПлюс :[Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL:http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL:http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс].URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. Федерального закона от 02.02.2006 № 19-ФЗ). КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Издательство стандартов, 1984. КонсультантПлюс : [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru(дата обращения: 03.01.2022).Бумага и картон. Определение белизны по МКО D65/10° (наружное дневное освещение): СТБ ИСО 11475-2007, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2007)Бумага и картон. Определение белизны по МКО C/2° (освещение в помещении): СТБ ИСО 11476-2007, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2007)Бумага, картон и целлюлоза. Измерение фактора коэффициента отражения при диффузном освещении: СТБ ИСО 2469-2006, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2006)Целлюлоза сульфитная беленая из хвойной древесины. Технические условия: ГОСТ 3914-89, Москва, Гос. комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам (1991)Целлюлоза сульфатная беленая из хвойной древесины. Технические условия: ГОСТ 9571-89, Москва, Гос. комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам (1991)Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства» // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2015. – № 38. – С. 65БасаковМ.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – 245 с.ХрамцовскаяН.А. Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. № 1. С. 6-22.