Управление коммуникациями в организации

В культуре ООО «Тойота-Мотор» метод личного общения считается более предпочтительным. ООО «Тойота-Мотор» стремится предоставить руководству и членам команды как можно больше возможностей для открытого и искреннего общения. Хотя на этих совещаниях следует поддерживать неформальную атмосферу, они очень структурированы и являются элементом общей системы управления и стратегии. Система ежедневной коммуникации является хорошим примером того, как отдел кадров и производство сотрудничают, чтобы донести информацию до людей. Отдел кадров выполняет множество важных функций, в частности, способствует созданию справедливой и позитивной среды для всех сотрудников. Прислушиваться к руководству - это одно, но сотрудники также должны высказывать свое мнение. В компаниях, где действуют профсоюзы, эту роль играет профсоюз: он доводит мнение членов команды до руководства. На заводах, где нет профсоюзов, эту функцию выполняет отдел кадров.Одна из таких систем связи называется "Горячая линия": любой член команды может анонимно позвонить непосредственно на телефон с записывающим устройством. Отдел кадров документирует эти сообщения, регистрирует их, а затем проводит последующие мероприятия совместно с руководством отдела, ответственного за эту проблему. Отдел кадров и руководство соответствующего отдела решают эту проблему сообща. Вопросы, связанные с человеческими ресурсами, решаются так же, как и производственные проблемы, следуя тем же шагам. Другими словами, проблема разбивается на компоненты, определяется первопричина, принимаются краткосрочные контрмеры для смягчения остроты ситуации и принимаются долгосрочные контрмеры для предотвращения ее повторения.Одним из элементов культуры ООО «Тойота-Мотор» является целенаправленное создание максимального количества возможностей для взаимодействия в рабочей и нерабочей среде для руководства и членов команды. Одни и те же виды взаимодействия, такие как отдых и развлечения на заводе в течение дня, спортивные мероприятия и корпоративные пикники, дают членам команды и менеджерам возможность общаться друг с другом в нерабочей обстановке, преодолевать барьеры положения и иерархии.Неформальное общение также поощряется в рабочее время. Известная идея о том, что необходимо руководить во время работы, похожа на принцип "иди и смотри": иди к источнику и узнай все сам. Таким образом, оптимизация управления системой организационных коммуникаций позволит более конструктивно организовать процесс коммуникации, повысить эффективность обратной связи, минимизировать влияние коммуникационных барьеров, укрепить организационные ценности, сформировать, поддерживать и развивать корпоративную культуру, что положительно скажется на эффективности управления компанией, позволит сформировать более позитивный имидж организации для различных категорий потребителей информации.3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ В ОРГАНИЗАЦИИ3.1 Основные направления улучшения коммуникаций в организацииСуществует несколько способов улучшения обмена информацией в организации.Регулирование информационных потоков. Менеджеры на всех уровнях организации должны представлять свои собственные информационные потребности, своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер должен научиться оценивать качественные и количественные аспекты своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен попытаться определить, что "слишком много" и "слишком мало" в обмене информацией. Как показано ниже, потребности в информации во многом зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей для оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.[11,C.1201]Управленческие действия. Например, менеджер может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения предстоящих изменений, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель также может, по своему усмотрению, предпочесть вариант периодических совещаний с участием всех подчиненных для рассмотрения одних и тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении таких еженедельных совещаний - совещаний сотрудников высшего звена. Подчиненный может предпринять такие шаги, стремясь связаться с начальником или коллегами по работе по собственной инициативе. Системы обратной связи. В той же степени, в какой обратная связь может способствовать улучшению межличностного обмена информацией, системы обратной связи, созданные в организации, также могут работать. Такие системы являются частью информационной системы контроля и управления в организации. Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Например, руководство Тойоты отправляет сотрудников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по всей стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции.Рассматривая необходимость обратной связи в организации, один из специалистов по обмену информацией пишет: "Эффективный менеджер преодолевает разрыв между собой и своими подчиненными, создавая продуманную систему коммуникации, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и их восприятие там". Опрос сотрудников - еще один вариант системы обратной связи. 3.2 Мероприятия по совершенствованию управления коммуникациями в организацииУлучшение внутренней коммуникации не только влияет на прибыль, но также может повысить вовлеченность сотрудников, создать более сильные команды и повысить конкурентоспособность компании. Эффективные методы внутренней коммуникации помогают повысить производительность, улучшить рабочее место и уменьшить ежедневные конфликты между членами команды.Необходимо:-поощрять обмен, вклад и диалог между сотрудниками.Хорошая коммуникация существует только тогда, когда в ней участвуют обе стороны. Не менее важно давать обратную связь сотрудникам, но также важно научить членов команды давать обратную связь. Ключом к этому шагу является открытая и заслуживающая доверия культура, которая поощряет диалог между командами и отдельными лицами. Когда сотрудники поймут свою роль и ожидания, они будут работать на успех;-чтобы менеджеры были примером. Для того чтобы сотрудники хорошо общались и были честны со своим начальством и друг с другом, руководителю также желательно придерживаться этих норм. Ожидая, что команда открыто поделится информацией, вы должны убедиться, что менеджер делает то же самое;-публичное озвучивание целей и задач. В большинстве случаев компания не всегда озвучивает свои цели и задачи всем сотрудникам, а только руководству, поэтому сотрудники могут не располагать всей информацией о деятельности компании, так как они могли бы использовать ее в своей повседневной работе, из-за этого возникают информационные барьеры. Довольно сложно реализовать стратегию, задуманную компанией, когда у сотрудников нет точной картины дня. Для того чтобыпроинформировать всех сотрудников, полезно опубликовать цели компании, команды и личные цели, то есть сделать их понятными и видимыми для всех;-использование онлайн-систем вместо собраний.При правильном планировании вы можете сделать командные собрания более эффективными. Существуют лучшие способы общения и совместной работы, и одним из вариантов является использование ресурсов онлайн-отчетности. Улучшение сотрудничества с помощью социальных технологий может повысить производительность взаимодействия;-налаживание регулярных коммуникационных процессов.Общение должно быть частью ежедневной или еженедельной рутины, а не только для ежегодного информационного всплеска. Люди должны получать подробные обновления в режиме реального времени. Поэтому настоятельно рекомендуется сделать общение еженедельным процессом в соответствии с определенными правилами;-опрашивать сотрудников. Сотрудники должны регулярно проходить собеседования, чтобы получить ответы на самые насущные вопросы. Полезно знать, что чувствует и думает команда, как онисебя чувствуют. Такая информация может предсказать будущие истории успеха или неудачи;-уметь слушать.Все предыдущие шаги будут бессмысленны, если руководитель и сотрудники не будут знать, как слушать и воспринимать новую информацию, как правильно реагировать на поступающую информацию. Довольно часто слушать важнее, чем публиковать информацию.Недостаточно запрашивать информацию, жизненно важно уметь слушать, принимать и понимать ее.[12,C.823]Анализируя предложенные шаги, мы можем сделать вывод, что управление коммуникациями - это не только теория, но и хорошо продуманная и структурированная практика. Благоприятный имидж компании, конкурентоспособность на рынке, общественное мнение о компании поддерживается эффективной системой коммуникаций. Каждая организация должна развиваться, совершенствоваться в коммуникационных процессах, все это должно быть сделано для эффективной деятельности. Внедрение информационных технологий становится все более важным фактором в процессе управления коммуникациями и позволяет решать многие управленческие задачи быстрее и эффективнее.Также нужно, обратиться к невербальным методам коммуникации для ее улучшения. Создать для всех сотрудников одинаковую форму с логотипом компании и цитатами. Например из книги Дао Toyota «14 принципов менеджмента ведущей компании мира» . К примеру «Люди — единственный актив, который только увеличивает свою ценность с момента приобретения. Все остальные активы начинают обесцениваться с момента покупки».На сегодняшний день невозможно представить день без социальных сетей. По этой причине, необходимо, чтобы компания следила за своими страницами в интернете. Например, чтобы страница была оформлена красиво, посты были написаны информативно и привлекали новых клиентов.Несмотря на то, что живое общение не заменить, можно привлечь искусственный интеллект, который мог бы встречать новых посетителей в дилерских центрах и обращаться по имени к своим клиентам.Таким образом, описывая коммуникационные процессы и информационно-коммуникационные технологии, следует отметить, что политика ООО «Тойота-Мотор» уделяет особое внимание разработке новых моделей продуктов, внедрению новых технологий, развитию подразделений, предоставляющих информационно-коммуникационные услуги, а наиболее важными принципами корпоративного управления в Toyota являются: взаимопонимание внутри компании и сотрудничество с субподрядчиками; тесное взаимодействие правления с профсоюзами для реализации принципов внутрикорпоративных трудовых отношений.ЗАКЛЮЧЕНИЕОриентация коммуникаций в организациях бывает вертикальной и горизонтальной. Вертикальные связи - восходящие и нисходящие - возникают между лицами с разным статусом в организации. Горизонтальные связи в организациях возникают в процессе взаимодействия между лицами равного статуса.Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.Существуют различные типы организаций. Принадлежность организации к определенному типу определяется тем, как сочетаются элементы ее внешней и внутренней среды, а их деятельность направлена на достижение поставленных целей и результатов.В организационных коммуникациях главное - улучшить информационный поток. Существует несколько конкретных способов улучшения обмена информацией в организациях.Коммуникации - это контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией устно или письменно с помощью символов или действий. Цель общения состоит в том, чтобы получить точное представление об отправленном сообщении от принимающей стороны.Успех общения заключается в фактическом получении отправленного сообщения.Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.Существуют различные типы организаций. Принадлежность организации к определенному типу определяется тем, как сочетаются элементы ее внешней и внутренней среды, а их деятельность направлена на достижение поставленных целей и результатов.В организационных коммуникациях главное - улучшить информационный поток.На практике вы можете видеть, что существуют различные виды коммуникаций, которые менеджеры неустанно и, в зависимости от опыта, успешно используют. Каждый вид достаточно специфичен и неоднороден, в нем выделяются особенности, присущие только данному виду. Важность правильного использования определенного вида коммуникации позволяет определить ориентацию и межличностные отношения в конкретной организации.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ1.Асташина, О.В. Коммуникативные стратегии в организации / О.В. Асташина // Вестник науки и образования Северо-Запада России. - 2019. - № 4. - С. 151 - 156.2.Бабосов, Е.М. Особенности коммуникации в организационных моделях различных типов / Е.М. Бабосов, А.А. Трусь // Вестник Московского университета. Серия 18: Социология и политология. - 2020. - № 3. - С. 95 - 114.3.Гавра, Д. П. Основы теории коммуникации : учебник для академического бакалавриата / Д. П. Гавра. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 231 с. 4.Гилева Е.А.Способы совершенствования коммуникаций в компании// Международный журнал гуманитарных и естественных наук.-2019.-№3.- С.45-56.5.Дзялошинский, И. М. Деловые коммуникации. Теория и практика : учебник для бакалавров / И. М. Дзялошинский, М. А. Пильгун. – Москва : Издательство Юрайт, 2019. – 433 с.6.Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.7.Костюкевич, Е. А. Зарубежный опыт организации маркетинговой деятельности фирмы / Е. А. Костюкевич, И. В. Швед, Надежда Костюшко. — Текст : непосредственный // Вопросы экономики и управления. — 2018. — № 5.1 (7.1). — С. 40-42. 8.Костылева, Н. В. Управление коммуникациями в менеджменте : Учебное пособие для студентов вузов/ Н. В. Костылева, И. В. Котляревская, Ю. А. Мальцева. – Екатеринбург : Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, 2018. – 128 с.9.Кравец, М.А. Оценка эффективности развития организационных коммуникаций / М.А. Кравец // Современная экономика: проблемы и решения. - 2020. - № 9. - С. 56 - 62.10.Мольков, А. В. Оценка эффекта от внедрения цифровых технологий и систем управления электросетевыми организациями / А. В. Мольков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 49 (287). — С. 187-194.11.Плакса, Ю.В. Современные методы коммуникации в организациях / Ю.В. Плакса // Экономика и предпринимательство. - 2017. - № 12-2. - С. 1199 - 1203.12.Рафикова, Д.М. О путях и способах повышения эффективности организационных коммуникаций / Д.М. Рафикова // Экономика и социум. - 2019. - № 12-2. - С. 822 - 825.13.Сафина А.А. Коммуникационный менеджмент: учеб. пособие / А.А. Сафина, Э.Г. Никифорова, А.Э. Устинов. – Казань: Изд-во Казан. ун-та.-2018. – 104 с. 14.Серба, В. Я. Коммуникации как основа менеджмента на современных предприятиях / В. Я. Серба, А. Д. Бурыкин // Экономика и управление: проблемы, решения. – 2018. – Т. 7. – № 8. – С. 38-48.15.Официальный сайт https://www.toyota.ru( дата обращения 22.01.2022)