конфигурирование и внедрение системы электронного документооборота организации на базе 1С: Предприятие

Методы проведения функционального тестирования включают (рис.43):Рисунок 43 - Методы проведения функционального тестированияВ рамках проведения тестов разработанной конфигурации проводится определение уровней проверки функционала, перечень которых показан в таблице 14.Таблица 14- Уровни проверки функционала тестируемого ПОУровень проверкиОбъект проверкиЦель проверкиМодульныйПрограммные модулиАнализ функционала отдельных программных модулей ИнтеграционныйРазработанная программа Функционирование приложения полностью, включая взаимодействие модулей СистемныйРазработанная программаАнализ функционирования разработанного приложения в системной средеНа рис.44 показан список методов проведения тестирования.Рисунок 44 – Список методов тестированияВыбор метода тестирования осуществляется в соответствии со спецификой программного продукта, используемых в нем алгоритмов. Для тестирования программного продукта, разработанного в рамках данной ВКР выбраны следующие параметры тестирования:проведение тестирование функционала ПО на соответствие технологии документооборота применительно к специфике исследуемой компании;тестирование проводится на уровне модулей учета входящих, исходящих документов и формирования отчётности;в качестве метода тестирования выбрано эквивалентное разбиение. Определение классов эквивалентности для тестируемых систем приведено в таблице 15.Таблица 15- Определение классов эквивалентности для ИС документооборотаОграничение на значение параметра Правильные классы эквивалентности Неправильные классы эквивалентности  Количество дней в месяце соответствует календарюСправочник "Календарь"Выход за пределы данных справочника "Календарь"Срок отработки документовСоответствие регламенту организации документооборотаНе положительные значения сроков отработкиУникальность реквизита "Код документа"Отсутствие введенного идентификатора документа в журналеЗначение критерия уникальности более 1Каждому документу назначается как минимум один исполнительНа исполнение документа назначены специалистыНа исполнение документа не назначены специалистыНазначение исполнителей исходящих документовУ исходящего документа указан исполнительУ исходящего документа не указан исполнительВ рамках тестирования разработанного ПО методом черного ящика была проверена корректность работы системы. Негативный тест-кейс (таблица 16).Таблица 16- Негативный тест-кейс№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет входящих документовОтсутствие выбранных реквизитов документовПоступили данные о входящем документе1.Нажать «Выбор вида документа»2. Не выбирать ФИО сотрудника 3. Нажать «Запись»Выдать сообщение об отсутствии реквизитов На первоначальном этапе тестирования проведен анализ функционала системы при вводе данных о резолюциях (таблица 17).Таблица 17- Позитивный тест-кейс№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет данных о резолюцияхПроверка корректности заполнения реквизитовПоступили данные о резолюции руководителя1.Нажать «Создать»2. Заполнить реквизиты: тип резолюции, номер документа, дата поступления3. Нажать кнопку «Запись»Объект ИТ-Резолюция на документ установленаПри проведении теста работы режима работы с резолюциями руководства ошибок не было выявлено. Далее проведено тестирование режима регистрации исходящих документов (таблица 18)Таблица 18- Простой тестДействиеОжидаемый результатЗапуск режима регистрации исходящего документа- Режим ввода открыт;- Доступен ввод данных в текстовые поля и выбор значений из списков.Заполнение реквизитов:- Тип исходящего документа;- Дата исходящего документа;Нажатие «Подбор исполнителя»- Поля заполнены- Кнопка «Запись» активнаОтправители документовНажатие кнопки «Запись»- Исходящий документ записан в базуПо результатам проведенного тестирования было показано, что режим автоматизации ввода исходящего документа не содержит ошибок. Далее проведено тестирование режима формирование отчета о документах, находящихся в работе (таблица 19). Как показано в таблице 19, ошибок в формировании отчета при тестировании не выявлено. Таким образом, успешно проведено тестирование основных режимов разработанной системы, ошибок не выявлено, функционал системы соответствует поставленным задачам. Таблица 19- Тестирование режима формирования отчетностиДействиеОжидаемый результатЗапуск режима формирования отчета о состоянии работы с документами- Форма запущена;Выбор реквизита:- статус документа «В работе»- Статус документа выбран- Кнопка «Печать» активнаНажимаем кнопку «Печать»- На экран выведена форма спискадокументов, находящихся на исполнении специалистовВ ходе анализа реализованного функционала в созданной конфигурации показано, что разработанная система соответствует поставленным задачам и включает возможности работы со справочной, оперативной информацией и обеспечивает возможности формирования отчетности, используемой в работе компании.Выводы по разделуВ проектной части работы выполнено создание информационной модели, включающей набор информационных объектов, установленные межтабличные связи. Проведено описание пользовательских сценариев работы с конфигурацией.Далее проведено создание даталогической модели, на основании которой проведено созданиеконфигурации в среде «1С: Предприятие». По итогам тестирования показано соответствие созданной конфигурации поставленным задачам, ошибок не выявлено.3. Оценка экономического эффекта3.1. Анализ факторов обеспечения экономического эффектаВнедрение разработанной конфигурации в технологию документооборота предполагает возможности получения экономического эффекта, связанного с сокращением управленческих затрат на операции, связанные с получением информации, используемой при оформлении документов, а также данных, необходимых для составления аналитической отчетности.Экономический эффект в денежном выражении оценивается через расчет сокращения времени выполнения технологических операций () с учетом стоимости рабочего времени. (1) – продолжительность выполнения операций по учету входящих и исходящих документов без использования программного обеспечения;Т - продолжительность выполнения операций по работе учету входящих и исходящих документов с использованием разработанного программного обеспеченияРасчет экономии (), получаемой компанией за счет внедрения информационной системы, обусловленной снижением продолжительности выполнения технологических операций, проводится из соотношения:С0 – стоимость работы сотрудников, выполняющих технологические операции по обработке документов.Полученное значение экономии необходимо сопоставить с величиной вложений в реализацию проекта автоматизации (Z), которые включают оплату труда разработчикам системы, затраты на приобретение материалов и лицензий на программное обеспечение, расходы на амортизацию техники и электроэнергии. Если полученная выгода от внедрения системы превышает величину вложений в его реализацию, то проект является экономически эффективным. В таблице 20показана оценка расходов на оплату труда сотрудников, участвующих в создании конфигурации системы электронного документооборота.Таблица 20 - Оценка расходов на оплату труда сотрудников, участвующих в создании конфигурации системы электронного документооборотаУчастники проекта Расходы на оплату труда (руб./час)Продолжительность работыИтоговые расходы на оплату труда, руб.Разработчик400300120000Делопроизводитель 3005015000Администратор3506021000Экономист38062280Всего158280Затраты на оплату труда участников проекта автоматизации с учетом взносов во внебюджетные формы:руб.Расчет затрат, связанных с амортизацией используемого в разработке проекта автоматизации компьютерного оборудования, срок полезного использования которого составляет 60 мес. Стоимость используемого на рабочем месте оборудования составляет 75 тыс. руб. С учетом продолжительности проекта в 1,5 мес., величина амортизационных затрат составит:Расчет затрат, связанных с оплатой электроэнергии, включает тариф (6 руб./кВт*ч) и продолжительность использования компьютерной техники (120 час.). Мощность используемого оборудования – 0,7 кВт.Затраты по данной статье составляют:В таблице 21 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица 21 - Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Итого5000В рамках реализации проекта автоматизации системы документооборота были приобретены лицензии на систему «1С: Предприятие» на сумму 50000руб.Суммарные затраты, связанные с реализацией проекта: S = 208080 + 1875 + 504+ 5000 + 50000 = 265459 руб.Далее проведена оценка сокращения временных затрат в денежном выражении, достигаемого за счет внедрения системы в эксплуатацию (таблица 22). Хронометраж производился специалистами экономического отдела компании.Таблица 22 - Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииТехнологияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Регистрация входящих документов200010281600080000Учет сотрудников30015114420021000Учет исходящих документов50004131500075000Учет резолюций, назначения специалистов на исполнение документов50003121000050000Мониторинг состояния исполнения документов50201193801900Расчет просроченных документов10001019900045000Формирование сводов 6010194502250Итого275150На рисунке 45показана диаграмма снижения времени на выполнение операцийпо работе с документами, на рис.46 – диаграмма снижения затрат в денежном выражении.Рисунок 45 - Диаграмма сниженияпродолжительности работ сотрудниками Рисунок 46 - Диаграмма снижения стоимости выполнения работТаким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Окупаемость проекта связана с возможностями сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом документов, учетом выполнения отработки документов, возможностями обработки информации в рамках полученных данных. Срок окупаемости проекта оценивается в 11,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях исследуемой компании. 3.2. Анализ качественных и количественных факторов воздействия проекта на бизнес-архитектуру организацииКосвенный экономический эффект связан с возможностью сокращения времени прохождения документов, сокращение временных затрат на формирование данных о состоянии работы с управленческой документацией. Качественные изменения в работе системы документооборота связаны с возможностью оптимизации нагрузки на сотрудников, перераспределением нагрузки на специалистов на основании отчетных показателей, формируемых в системе. Также предполагается рост уровня исполнительской дисциплины сотрудников в части организации отработки распорядительных документов.Вывод по разделуВнедрение разработанной системы в деятельность фонда обеспечивает возможности снижения продолжительности выполнения операций, связанных с обработкой данных по входящим и исходящим документам, получением необходимой в работе специалистов информации. По результатам проведённых расчетов параметров эффекта было показано, что срок окупаемости проекта составляет 11,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях ООО «Рыбаков Фонд». ЗаключениеЦелью данной работы было создание конфигурации в формате «1С: Предприятие» для автоматизации внутриорганизационного документооборота в условиях ООО «Рыбаков Фонд». Внедрение информационных технологий в технологию работы с распорядительными документами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить качество работы с документами, позволяет отслеживать сроки исполнения документов и качество их отработки.В процессе данной работы был проведен анализ бизнес-процессов работы с документами, проведен анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы работы с внутренними документами, проведена постановка задач автоматизации. Показано, что внедрение системы автоматизации документооборота позволит оперативно осуществлять поиск по журналам регистрации документов, проводить анализ сроков их исполнения, осуществлять выборки данных по исполнителям и отправителям. Проведен анализ существующих решений в области автоматизации документооборота. Показано, что большая их часть соответствует типовой технологии работы с документами, но не учитывает специфику деятельности ООО «Рыбаков Фонд». В проектной части работы определен перечень информационных объектов, определены их свойства, установлены связи между ними. Далее проведено построение логической и физической моделей данных, на основе которых проведено проектирование прототипа программного решения в области автоматизации документооборота. Далее проведена оценка экономической эффективности проекта. Факторы экономической эффективности системы связаны с возможностью оперативного получения данных о состоянии отработки документов, мониторинга исполнения управленческих решений и распоряжений руководства. Работа по автоматизации учета в номенклатуре дел обеспечивает возможности поиска данных по базе документации. Список использованных источниковВасильев В. П. Автоматизация формирования отчетных данных: учебное пособие / В. П. Васильев. - Краснодар: КубГАУ, 2019. - 119 с. Султанова Э.Р. Электронный документооборот в системе "Электронное правительство»: курс лекций/ Э.Р. Султанова. - Казань: Медицина, 2015. – 94с.Завозкин С. Ю. Информационное обеспечение интеграции информационных систем на основе системы электронного документооборота : монография / С. Ю. Завозкин. - Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2015. - 149 с.Задорожнева Ю.В. Автоматизированные базы данных: учебно-методическое пособие / Задорожнева Юлия Владимировна. - Волгоград: Сфера, 2016. - 49 с.Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва: Термика, 2016. - 359 с.Зиновьева Н. Б. Электронный документ и электронная подпись в организации: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева. - Краснодар: КГИК, 2019. - 123 с.Талипов Н. Г., Катасёв А. С. Математическое и программное обеспечение для распределения заданий в автоматизированных системах электронного документооборота: монография / Н.Г. Талипов, А.С. Катасёв. - Казань: Школа, 2017. - 159 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Пьянкова Н.Г. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Г. Пьянкова. - Краснодар: Краснодарский ЦНТИ, 2017. - 102 с.Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Белобородова Н. А. Документирование управленческой деятельности на платформе 1С: учебное пособие / Н. А.Белобородова. - Ухта: УГТУ, 2016. - 51 с.Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях / Л.В. Яроцкая. - Москва: Триумф, 2017. - 116 с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Попов Б. Н. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С.О. Макарова, 2018. - 95 с.Селяничев О. Л. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Череповец: ФГБОУ ВО "Череповецкий государственный университет", 2017. - 99 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике/ 2-е изд. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. - 463 с.Соболева И. А., Криветченко О. В., Мельчукова Л. В. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / И. А. Соболева, О. В. Криветченко, Л. В. Мельчукова. - Новосибирск: Новосибирский государственный университет экономики и управления "НИНХ", 2015. – 199с. Стативко Р. У. Интеллектуальные системы и технологии: учебное пособие / Р. У. Стативко. - Белгород : Изд-во БГТУ, 2018. - 124 с.Стрекалова Н. Б. Современные технологии в профессиональной подготовке специалистов: учебное пособие/ Н.Б.Стрекалова. - Тольятти: Тольяттинская академия управления, 2016. - 128 с.Судаков В. А. Корпоративные информационные системы: учебное пособие: / В. А. Судаков. - Москва: Изд-во МАИ, 2016. - 95 с.Сурушкин М. А. Анализ предметной области и проектирование информационных систем с примерами: учебное пособие/ М.А.Сурушкин. - Белгород: НИУ "БелГУ", 2019. - 155 с.Тагайцева С. Г. Разработка прикладных решений: учебное пособие/ С.Г.Тагайцева. - Нижний Новгород: ННГАСУ, 2016. - 125 с.Уфимцева О. В. Предметно-ориентированные экономические информационные системы : учебное пособие / О. В. Уфимцева ; под редакцией Б. М. Суховилова. - Челябинск : Издательский центр ЮУрГУ, 2019. – 114с.Федоров В. В. Информационные технологии в юридической деятельности таможенных органов: учебник / В. В. Федоров. - Санкт-Петербург: Интермедия, 2015. - 479 с.Федорова Г. Н. Информационные системы: учебник / Г.Н. Федорова. -. - Москва: Академия, 2017. - 206 с.Федотова Е. Л. Информационные технологии и системы: учебное пособие / Е. Л. Федотова. - Москва : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2020. - 351 с.Фролов А. В. Проектирование и разработка информационных систем: учебное пособие / А. В. Фролов. - Пермь: Пермский государственный национальный исследовательский институт, 2016. – 167с.Цветков В. Я. Качество, стандартизация и сертификация информационных систем: монография / В. Я. Цветков. - Москва: МАКС-Пресс, 2017. – 58с. Череватова Т. Ф. Информационные технологии и системы в экономике / Т. Ф. Череватова. - Москва : РГАУ-МСХА, 2017. - 188 с.Швецов А. Н. Агентно-ориентированные системы: методологии проектирования: монография / А. Н. Швецов. - Вологда: ВоГУ, 2016. - 191 с. Широкова Е. В. Разработка простых отчетов с использованием системы компоновки данных: учебное пособие/ Е.В. Широкова. - Калуга: Манускрипт, 2017. - 83 с.Шичкина Ю. А. Методы построения схемы и выполнения запросов в базах данных/ Ю.А.Шичкина. - Санкт-Петербург: Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2016. - 205 с.Шмелева С. В. Информационные технологии в юридической деятельности : конспект лекций / С. В. Шмелева. - Москва: Российский университет дружбы народов, 2018. - 72 с.Шубинский И. Б. Надежные отказоустойчивые информационные системы: методы синтеза / Шубинский И. Б. - Москва: Журнал "Надежность", 2016. - 544 с. Щеглов, Ю.А. Информационные системы и процессы. - Новосибирск: НИНХ, 2015. - 251 с.