Информационно-справочные документы. Правила оформления записок в управленческой практике

Для достижения данной цели был определён ряд задач, обозначенных во введении.Входерешенияпервойзадачибылоустановлено,чтобольшинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.К информационно-справочным документам относятся:- докладная записка;- объяснительная записка;- справка;- акт;- протокол.Совершенствование организации текущего документооборота – это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота. Исходящий документопоток составляют: распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся основной деятельности подконтрольных организаций и филиалов); информационно-справочные документы.К корреспондентам относятся: другие организации и физические лица. Документы проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа генеральным директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра документа корреспонденту, подшивка документов в дело. Документы, отправляемые по почте, сотрудник группы по работе с корреспонденцией сортирует, упаковывает, оформляет почтовое отправление и отдает в отделение связи. Работа с документом начинается с составления исполнителем проекта документа, на основании полученного ранее письма-запроса. Затем происходит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями, с заведующей и доработка по замечаниям. Для достижения второй задачи были рассмотрены деловые записки. Так, докладные записки имеют важное значение для контроля за выполнением поручений и заданий. В то же время в докладной записке предполагается наличие выводов и предложений представителя. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями. То есть можно сделать вывод, что основная цель докладной записки – побудить руководителя принять решение.Пояснительная записка – это записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.). Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель. Структура документа: автор (организация, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка); адресат (кому направляется документ); название вида документа (например, «Пояснительная записка»); дата, когда составлялся документ и номер регистрации; заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»); текст; подпись составителя (указать должность).Хоть и форма заполнения должна быть по образцу, на каждом предприятии есть свои правила и требования к оформлению пояснительной записки. То есть записки оформляются по образцу, но с внесением собственных поправок.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВАвтоматизация формирования и управления служебными записками на базе PLMTEAMCENTER / Борзов И.В., Лысенко З.С., Дубенская О.Е., Лесников С.А. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019662086, 17.09.2019. Заявка № 2019661096 от 10.09.2019.Автоматическая рассылка уведомлений о выпущенных служебных записках и технических заданиях / Лысенко З.С., Дубенская О.Е., Лесников С.А. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019662127, 17.09.2019. Заявка № 2019661116 от 10.09.2019.Алиева Е.В. Автоматизация документооборота склада производственного предприятия // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 5. № 58. С. 43-47.Артамонов А.Н. О правовой природе предостережения // Вестник Брянского государственного университета. 2019. № 3 (41). С. 131-135.Бойко О.Е. Моделирование информационного пространства предприятия при проектировании информационных систем // Горный информационно-аналитический бюллетень (научно-технический журнал). 2017. № 1. С. 47-51.Болотова А.С., Бобкова Н.В. Обзор справочно-правовой системы «Консультант плюс» и ее возможности для поиска правовой проблемы // Форум молодых ученых. 2017. № 5 (9). С. 310-314.Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: Вектор социально-экономического развития и правового обеспечения национальных экономических систем Международная научно-практическая конференция. 2017. С. 18-22. Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: современный менеджмент: проблемы и перспективы сборник научных трудов по материалам ежегодной региональной научно-практической конференции. 2017. С. 24-29.Бородин А.В. Технико-экономическое обоснование внедрения технологии обеспечения целостности и подлинности информации на бумажном носителе при отчужденной обработке документов // Кибернетика и программирование. 2017. № 1. С. 30-47. БузанкинаО.А. Системы электронного документооборота - «назад в будущее»? // Вестник научных конференций. 2017. № 1-5 (17). С. 49-50.Варламова Л.Н. Информация - данные - документированная информация - документ: соотношение терминов и их определений в международных стандартах ИСО И МЭК // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 2. С. 27-34.Вышегородская Е.Д. Работа с документами: некоторые вопросы обучения // Тенденции развития науки и образования. 2020. № 65-3. С. 13-19.Горохова А.В. Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) - понятие, особенности составления и оформления // Ростовский научный журнал. 2017. № 1. С. 190-205.Григорьев Д.Г. Разработка корпоративного web-сервиса обслуживания служебных записок // Инженерные кадры - будущее инновационной экономики России. 2020. № 4. С. 50-53.ГрозоваО.С. Делопроизводство: Учебное пособие / Алапаевск, 2017. Сер. 11 Университеты России (1-е изд.).ГрошенковаВ.А. Формирование навыков делового общения у студентов-логопедов // Коррекционно-педагогическое образование. 2020. № 3 (23). С. 48-55.Евтушенко О.А. Письменное воплощение административного дискурса: служебные, докладные, объяснительные записки // Ученые записки Петрозаводского государственного университета. 2017. № 1 (162). С. 46-50.Клюяшкина И.Н., Куриленко Л.В. Комплексный подход к изучению научных дисциплин (от документа, книги и книжной культуры к информации и медиакультуре) // Библиография. Научный журнал по библиографоведению, книговедению и библиотековедению. 2019. № 3 (422). С. 157-159.Корниенко К.Б. Письмо в системе гипержанра «личное дело» // Филология: научные исследования. 2020. № 2. С. 15-25.Мазаева Е.П., Демина И.Д. Внедрение и значимость дискуссионного документа "инициатива раскрытия информации - принципы раскрытия информации" // Форум молодых ученых. 2018. № 4 (20). С. 880-885.МякотниковаЕ.П. Системы управленческих документов в ООО «Научно-производственное предприятие “Сибгеокарта”« // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных наук Материалы Региональной научно-практической конференции студентов, магистрантов, аспирантов и преподавателей. 2019. С. 140-142. Программа визуализации простой электронной подписи в служебных записках СЭД "ДЕЛО" / Пивоварова Наталья Александровна, Разина Светлана Сергеевна, Пискунов Владимир Георгиевич // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2021661578, 13.07.2021. Заявка № 2021660756 от 06.07.2021.Программа сбора, контроля, обработки гидрохимической информации и подготовки информационных документов (гидрохим ПК) / СоноваГ.С., Бутко Ю.С., СказикА.И., Емельянова В.П. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019662863, 04.10.2019. Заявка № 2019661703 от 23.09.2019.РяполоваЕ.И., Коннов А.Д. Программа мониторинга конфиденциальной информации в документах разного уровня секретности // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2018665839, 11.12.2018. Заявка № 2018663467 от 27.11.2018.Сергеев А.В., ХоревП.Б. Обзор и анализ методов скрытия информации в документах PDF и их стегоанализа // Информационно-технологический вестник. 2019. № 1 (19). С. 124-131.СрмикянВ.С., Подберезкина Л.З. Служебная записка как жанр письменной деловой речи (на материале текстов российского университета) // SiberiaLingua. 2017. № 3. С. 175-189.Управление служебными записками / Кузнецова М.В., Саликов Д.Н., Бочаров И.П., АсадулинТ.И., Штундер Е.В., Макаров П.В. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2018666954, 25.12.2018. Заявка № 2018664048 от 06.12.2018.Утилита для добавления дополнительной информации к документу HL7 CDA / Гусарова Н.Ф., Ватьян А.С., Соболев В.О., Карельская К.А. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2018616147, 24.05.2018. Заявка № 2018613420 от 06.04.2018.Филатова Я.В. Служебная записка как основное средство внутренних коммуникаций в организации // В сборнике: Информация - коммуникация - документ (ИКД-2021). Сборник статей по материалам II Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием). Пенза, 2021. С. 192-198.Шувалова М.А., КутуевЭ.К. Штамп для процессуальных документов с автоматической оснасткой и комплектом сменных клише с различной информацией // Патент на полезную модель RU 193918 U1, 21.11.2019. Заявка № 2019121982 от 09.07.2019.Щербакова У.Ю., Большакова А.В. Меморандум как особая форма делового общения внутри организации // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных и социальных наук. Сборник трудов участников Четвертой Международной заочной научно-практической конференции. 2020. С. 219-228.Электронная подпись документов на твердых носителях информации / Елисеев Н.И., Власов К.А., Финько О.А., Евтушенко С.А. / Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2017616710, 13.06.2017. Заявка № 2017613907 от 19.04.2017.Яковлев А.Л., Кадымова Т.В. Программа для учета заявок и служебных записок ведущим специалистом информационно-технического отдела // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019614265, 01.04.2019. Заявка № 2019612633 от 14.03.2019.Eae.doc "организация работы с электронными служебными записками" // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2018615040, 23.04.2018. Заявка № 2018610610 от 24.01.2018.RKIT: управление служебными записками // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2021615144, 05.04.2021. Заявка № 2021614324 от 30.03.2021.