Анализ и Совершенствование системы контроля в организации

В работе предложим проект совершенствования управленского контроля.Девиз проекта совершенствования управленского контроля.ООО «МПЗ Окраина»» - «Совершенство достижимо!».Концепция проекта изложим в таблице 4.Таблица 4Концепция проекта совершенствования управленского контроля. ООО «МПЗ Окраина»№ ппНаправление проекта1Оценка проблем в работе предприятия с учетом изменений внешней среды2Формирование новой системы контроля по центам ответственности3Формирование или актуализация центров ответственности4Обучение персонала новым методам работы5Утверждение бюджетного регламента6Создание проекта «Моя жизнь – моя организация»БюджетированиеООО «МПЗ Окраина»представляет собой технологию финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, которые получает предприятие на разных уровнях управления. Оно дает возможность анализировать планируемые и фактические финансовые показатели.В настоящее время в основном вся нагрузка по руководству бюджетным управлением лежит на генеральном директоре. Как обычно принято, в малом бизнесе, отделы не отвечают за свою продленную работу, и вся нагрузка лежит на руководящем звене. Для разгрузки руководителя я создам функцию «Распределения ответственности по уровням управления».Необходимо создание центров финансовой ответственности (ЦФО). В результате такой работы для управления деятельностью отдельных подразделений предприятия сформируется необходимая информация. За выполнение функций в рамках бюджетного процесса ответственность будет закрепляться за каждым участником системы бюджетирования, т.е. ответственность за достижение планового уровня бюджетных показателейРезультаты установления персональной ответственности обозначены в таблице (табл.5).Таблица 5Руководители ЦФОООО «МПЗ Окраина»Наименование ЦФО Ф.И.О. Должность Центр дохода «Продажи» Семен В.К.Директор по продажам Центр затрат «Управление» Сомов С.МГенеральный директор Центр затрат «Закупки»Аткин М.ЕНачальник отдела закупокЦентр затрат «Производство»»Николаев П.Е.Начальник производстваЦентр затрат «Кадры»Дорох А.Н.Менеджер отдела персонала Центр затрат «Финансы» Трушина М.Р.Финансовый директор Отчеты центров затрат, которыми выступают отдельные структурные подразделения бизнес-процессов, должны содержать детальную информацию о видах запланированных и фактических расходов за период (месяц, год), об отклонениях в их объемах.Прежде всего, организационный аспект управленческого учета следует рассматривать с позиции адекватности организационной и финансовой структуры. Организационный аспект построения коммуникации учетного процесса включает совокупность исполнителей учетного процесса, представляет собой систему и подлежит упорядочению во времени и в пространстве.Итак, данные учета по местам возникновения затрат используются в значительной степени для оценки конечных результатов работы предприятия. Как мы уже упоминали, бюджетирование является частью системы контроля на предприятии, поэтому необходимо рассмотреть текущую процедура контроля организации ООО «МПЗ Окраина»для оценки возможности интегрирования в нее новой системы бюджетирования в систему оказания услуг и выпуска продукции (рис.5).Рисунок 5. Система бизнес-процессов ООО «МПЗ Окраина»с учетом новой системы бюджетирования Для целей контроля в компании могут проводиться ревизии, целевые проверки, проверки наличия и фактического состояния имущества дочерних компаний. В результате проверки главный бухгалтер оценивает всю совокупность контрольных действий организации по отношению к своим подразделениям,Регулярно проводимые мероприятия в соответствии с планом и детализированной программой контроля обеспечивают безопасность организации Предприятию следует внедрять систему риск-ориентированного финансового менеджмента. Составим схему контроля по отклонениям, представлена на рисунке 6.Рис6. Схема контроля в ООО«МПЗ Окраина»Как показывает практика работы по качеству реализации проекта напрямую зависит от действий, которые руководитель предпринимает после оценки плана проведения проекта.План реализации проекта совершенствования бюджетирования ООО «МПЗ Окраина»» приведем в табл.7, Таблица 7План реализации проектапо повышения эффективности работы малого предприятия ООО «МПЗ Окраина»№ ппНаправление проектаОтветственный Срок выполнения1Использование новой технологии оперативного планирования. Актуализация ЦФО.Финансовый отдел. Производственный отдел. Отдел кадров01.07.2022-31.12.20222Обучение персонала новой технологии оперативного планированияОтдел кадров, линейные руководители01.09.2022 -0111.20223Создание учебных пособий оперативному по планированиюОтдел кадров, IT-отдел15.06.2022- 15.07.20224Снижение регламента подготовки плановОтдел кадров, линейные руководители01.07.2022-31.12.20225Формирование новой программы анализа плановых данныхЛинейные руководители01.07.2022-31.12.2022Коммуникационные взаимодействия в организации в проектной деятельности (табл.8).Таблица 8Коммуникационные взаимодействия в организации в проектепо повышения эффективности работы ООО «МПЗ Окраина»Виды коммуникационных взаимодействийПример коммуникационного взаимодействияВнешнеорганизационныеС контрагентамиВертикальные:- нисходящиеРуководитель - подчиненный- восходящиеПодчиненный - руководительГоризонтальныеМежду отделами и подразделениямиФормальныеСтрогая иерархия, делегирование полномочийНеформальныеНеформальные лидерыМежличностныеМежду персоналом компанииОсновным вопросом внедрения современных форм работы остается обеспечение качественного обучения персонала.  Важно гарантировать наглядность и лаконичность учебных материалов, а само обучение должно сопровождаться технической поддержкой и кураторством со стороны наставника, занимающегося организацией обучения, а также постоянным мониторингом обратной связи.Таким образом, в процессе работы финансовый отдел организует и осуществляет контроль за движением денежных средств, контролирует движение товароматериальных ценностей, денежных документов и т.д.Реализация разработанных рекомендаций позволит снизить нагрузку финансового отдела и повысить результативность работы финансового отдела.Разработанные методические основы организации управленческого контроля по центрам ответственности позволят повысить эффективность функционирования и реализовать механизм эффективного контроля.Бюджетирование, учет и оценка деятельности центра ответственности должны быть регламентированы. Для этого создаются положения по центру ответственности, инструкции по учету, графики документооборота.Для упрощения процедуры формирования бюджетов и обработки управленческих данных целесообразно каждому центру ответственности присвоить идентификационный номер (код). Он должен содержать условное обозначение вида центра ответственности, уровня подчиненности, а также его порядковый номер.По окончании каждого месяца отчет представляется службе, ответственной за ведение управленческого учета, для проверки и для выявления условного финансового результата центров ответственности и бизнес-процессов с учетом кодов причин выявленных отклонений, которые проставляются в соответствии с классификаторами причин и виновников отклонений от норм, разработанных в организации. Причин отклонений от норм анализируются, выявляются виновники, если их причиной стал непосредственно центр ответственности. Таким образом, система организации контроля по центрам ответственности позволяет использовать принцип управления по отклонениям. Суть такого принципа заключена в анализе текущих отклонений фактических показателей от запланированных. На основе полученных данных принимают управленческие решения корректирующего воздействия, направленных на устранение причин, появления отрицательных отклонений.Итак, преимущества обновленного бюджетного контроля состоят в том, что оно позволяет:производить регулярное систематическое сравнение достигнутых показателей с плановыми показателями;контролировать работу с учетом выделения центров ответственности;оперативно осуществлять анализ отклонений с последующим принятием управленческих решений;вовлекать персонал в управление результатами работы подразделений.ЗАКЛЮЧЕНИЕБольшое значение стоит придавать и финансовому управлению. Не вызывает сомнения тот факт, что в период кризиса происходит передел собственности — наиболее успешные, сильные компании поглощают слабые копании. В рыночной экономике управляющие компаний не могут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать и аккумулировать информацию, как о состоянии целевых рынков, положения на них конкурентов, так и о собственных перспективах и возможностях. Решение вопросов организации финансов и оптимального движения финансовых ресурсов на предприятиях в настоящее время и прогнозирование хозяйственных процессов и развития предприятия играет большую роль в постановке правильного и эффективного управления предприятии в целом.Повышение будет обеспечиваться реализацией ряда основных принципов:Использованием бюджетного планирования и управленияВыделением ЦФОВысокая оперативность получения отчетной информации за прошедший месяцКачественным анализом отклонений от планаСвоевременным принятием управленческих решений, направленных на повышение эффективности. В процессе развития системы контроля большинство предприятий сталкивается с множеством проблем, так как необходим отлаженный набор инструментов, позволяющих сопровождать и анализировать новые методы работы.В заключение отметим, что руководство и собственники организации «МПЗ Окраина»должны понимать значимость тех финансовых рисков, которые берет под контроль эффективно работающий финансовый отдел, обеспечивая эффективность использования ресурсов и экономическую безопасность жизнедеятельности компании.Таким образом, построение и качественный своевременный анализ оперативного планового бюджета ООО «МПЗ Окраина»является сложным многоуровневым процессом, основанным на взаимодействии производства и других структурных подразделений предприятия с отделом планирования и руководством предприятия В связи с развитием рыночной экономики, изменениями внешней среды руководство современных компаний использует основы менеджмента, однако, современный менеджмент носит постоянно развивающийся стратегический характер. Сделаем заключительные вывод по второй главе работы: и сформируем собственную позицию относительно повышения эффективности контроля малого предприятия ООО «МПЗ Окраина».В основе повышения эффективности контроля лежит система бюджетного планирования и управления. Бюджетирование ООО «МПЗ Окраина»» строится на основании правильно выделенных основных бизнес-процессов и центров финансовой ответственности организации и построенной в соответствии с этим финансовой структуры.Построение контроля в бюджетной модели не регламентируется государством и выстраивается предприятием самостоятельно.Утверждается бюджетный регламент.В системе бюджетирования для контроля особенно важны центры финансовой ответственности и порядок их отчетности и ответственности Предприятия может изменять приоритеты и использовать рациональную систему контроля руководствуясь принципами разумности и целесообразности.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВГражданский кодекс Российской Федерации (части первая и вторая) с изм. и доп. Федеральный Закон РФ Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».Методические рекомендации по разработке финансовой политики предприятия (утв. приказом Министерства экономики РФ от 01.10.97 № 118). Управление затратами на предприятии: учебное пособие / Г.Г. Серебренников. –Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2018. – 80 с.Керимов В.Э. Управленческий учет: Учебник. – Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2018. -268 с.Ковалев В.В. Введение в финансовый менеджмент. – М.: Финансы и статистика, 2019. – 768с.Котляров С.А. Управление затратами. – СПб: Питер. 2017.-160 с.Краюхин Г.А. Управление затратами на предприятии. – СПб: Бизнес-пресса, 2017– 256с.Михайлова Н.В. «Затраты и прибыль предприятия: теория и практика управления» -С-Пб. Химиздат, 2020. – 200 с.Владымцев Н.В., Черная А.И. Использование современных управленческих моделей в технологии бюджетирования // Экономический анализ: теория и практика. 2021. N 15. с. 7 - 10.Красова О.С. Бюджетирование и контроль затрат на предприятии. - 2-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2019. - 169 с.Сорина Г.В. Основы принятия решений. М: Экономистъ, 2017. 187 с.Лихачева О.Н., Финансовое планирование на предприятии: Учебно-практическое пособие, 2020. 81 с.Теплова Т.В. Эффективный финансовый директор: учебно-практическое пособие. – М.: Юрайт,2019. -480 с. Бобрышев А.Н., Дебелый Р.В. Трансформация данных учетной системы с целью повышения эффективности аналитических действий // Kant. 2021. N 3. С. 56 Смольский. E.В. Бюджетирование в управлении предприятиями. [Электронный ресурс] Режим дoступa:http://www.flm.su/?actions=main_content&id=871. Харевич Г.Л. Моделирование достижимого роста предприятия. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/plan/plan0125.htm. Журнал «Проблемы современной экономики», № 4 (2020), Терещенко Н.Н., Емельянова О.Н. – «К вопросу об оценке эффективности деятельности предприятий».http://www.consultant.ru/online/base/ - справочно-правовая система. СигидовЮ. И. Управленческий учет [Электронный ресурс]: Учебное пособие. - М.:НИЦИНФРА-М, 2018. - 240 с.- Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=462905.ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1Классификация основных типов центров финансовой ответственности ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ Центры финансовой ответственности │└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ ┌──────────────────┴──────────────────────┐ \│/ \│/┌─────────────────┴────────────────┐ ┌──────────────┴─────────────┐│В зависимости от объема полномочий│ │ В зависимости от функций, ││ и ответственности │ │ выполняемых центром │└──┬───────────────────────────────┘ └──┬─────────────────────────┘ │ ┌────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐ ├─────>│ Центр затрат │ ├──>│ Основные │ │ ├────────────────────────┘ │ └─────────────────────┘ │ ┌─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──┐ │ ┌─────────────────────┐ │ ├ ─> Центр регулируемых └──>│ Вспомогательные │ │ │ затрат │ └─────────────────────┘ │ │ └─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──┘ │ ┌─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──┐ │ └ ─> Центр произвольных │ │ затрат │ │ └─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──┘ │ ┌────────────────────────┐ ├─────>│ Центр продаж │ │ └────────────────────────┘ │ ┌────────────────────────┐ ├─────>│ Центр прибыли │ │ └────────────────────────┘ │ ┌────────────────────────┐ └─────>│ Центр инвестиций │ └────────────────────────┘Приложение 2Основные цели и функции отдела логистикиООО «МПЗ Окраина»№ ппЦелиФункцииПодразделение отдела логистики1Своевременная достатка грузовОрганизация доставки грузов Отдел транспортного обслуживания2Отсутствие претензии со стороны покупателей по качеству полученных товаров (порчи, потерь, опозданий)Качество организация доставки 3Сокращение затрат на перевозку грузов до 5% от грузооборотаВыбор видов транспорта Организация обслуживания4Отсутствие потерь продукции из-за некачественного храненияУправление складом Погрузо-разгрузочные работОтдел складского хозяйства5Отсутствие излишков и недостачи продукции и сырьУпаковочные работы6Контроль сроков и годности продукции, сырья и материаловДоработка продукции7Своевременное выполнение заявок клиентовУчет и обработка заказовОтдел информационного обеспечения8Сокращение времени обслуживания клиентовКонтроль доставки но заявкам. Прием заявокПриложение 3 Схема формирования прибылиООО «МПЗ Окраина»Приложение 4Основные регламентирующие документы, используемые в процессе управления персоналом «МПЗ Окраина»Элемент системыуправленияРегламенты управления1. Организация в целом Устав организацииДоговор учредителей Правила внутреннего трудового распорядка Штатное расписание 2. ПерсоналДолжностная инструкция Контракт / Трудовой договор Положение об оплате труда Положение об аттестации персонала Положение о системе управления персоналом 3. Информация управления Положение по организации делопроизводства, Положение о служебной тайне.